我國檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略

張金龍

摘 要：數(shù)字化也被我們叫做是一種資訊的信息，這種信息所關(guān)系到很多的資料，因此無法使用當(dāng)前市面上的軟件對(duì)其在短時(shí)間內(nèi)去進(jìn)行收集和管理，總的來說數(shù)字化對(duì)于經(jīng)營決策有著非常主要的信息引導(dǎo)作用。在數(shù)字化時(shí)代對(duì)檔案進(jìn)行管理建設(shè)的時(shí)，不僅需要對(duì)的檔案信息化建設(shè)給予加強(qiáng)，同時(shí)還要對(duì)檔案信息的資源進(jìn)行整合與使用，還要真正的完成檔案數(shù)字化建設(shè)管理的制度建立，對(duì)檔案管理體制進(jìn)行模式上的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；建設(shè)；發(fā)展策略

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的主要含義

數(shù)字化時(shí)代，是指利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，信息技術(shù)和通信技術(shù)以及現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，去實(shí)現(xiàn)信息資源的收集與整理，并且對(duì)各類分散的利用信息資源分類的有效存儲(chǔ)和加工之后用統(tǒng)一的管理方式和面向網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行連接，讓用戶使用互聯(lián)網(wǎng)可以方便快捷地獲取的個(gè)人資料，以及相關(guān)的法律合規(guī)操作的授權(quán)，以提高資源利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享。

通常的情況下，檔案的數(shù)字化建設(shè)主要涉及到了以下的幾個(gè)方面：一是現(xiàn)有存檔和數(shù)字資源。文件管理將紙文件，包括文本，圖像，圖形和其他原始文件通過現(xiàn)代技術(shù)掃描，縮微膠片等納入電子資源數(shù)據(jù)庫的手段，建立信息資源庫，需要快速查詢存檔的索引信息，改變紙質(zhì)檔案散亂的局面，優(yōu)化檔案管理一體化，提高工作效率。另一種是通過整合，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，文件管理信息必須集成到網(wǎng)絡(luò)建設(shè)面對(duì)面的方式對(duì)信息服務(wù)方式進(jìn)行改變使其變成一體的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，減少人力、財(cái)力、物力、時(shí)間和占用的其他資源。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)不是一個(gè)單純的技術(shù)問題，而是一個(gè)技術(shù)水平和相互結(jié)合過程的一個(gè)復(fù)雜性的系統(tǒng)工程。

2 數(shù)字化時(shí)代檔案信息在資源上的管理

2.1 檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化建設(shè)是基于檔案的全面而有效的數(shù)字化管理，使數(shù)字化能夠?yàn)楣芾矸?wù)提供更好的檔案信息。檔案數(shù)字化建設(shè)是信息發(fā)展的目標(biāo)，是數(shù)據(jù)積累可持續(xù)發(fā)展的重要組成部分。在檔案進(jìn)行進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)過程中，主要應(yīng)該對(duì)檔案數(shù)字化管理人員的素質(zhì)加以完善。涉及信息技術(shù)的管理檔案信息，只有提高管理人員素質(zhì)，以文件信息管理有序開展。其次，檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，我們要建立檔案信息科學(xué)的模式，保障運(yùn)營的有序性。

2.2 檔案數(shù)字化的整合以及使用

傳統(tǒng)檔案管理也有許多缺點(diǎn)：缺少檔案的深刻理解，檔案管理不健全，人事檔案管理人員的素質(zhì)低，檔案管理不夠重視等。伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展，以往的檔案管理以經(jīng)不能夠與現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展相互適應(yīng)。當(dāng)前數(shù)字化文件的時(shí)代已經(jīng)出現(xiàn)，能夠以全面的方式對(duì)自身的數(shù)字化信息進(jìn)行整合并且加大深度的進(jìn)行使用。在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)在，對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)，能夠以現(xiàn)代科學(xué)管理去為內(nèi)部管理者進(jìn)行服務(wù)。當(dāng)前現(xiàn)代化的檔案管理不但數(shù)據(jù)量大、內(nèi)容復(fù)雜、涉及面廣、分類不科學(xué)等，傳統(tǒng)的基于筆或卡的檔案文件管理已經(jīng)落后于現(xiàn)代的社會(huì)發(fā)展?，F(xiàn)在的數(shù)字化建設(shè)是以云計(jì)算為核心的技術(shù)上的創(chuàng)新，對(duì)復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行組合，進(jìn)行信息歸檔的一體化管理。

3 檔案管理的數(shù)字化制度建設(shè)

首先，建立現(xiàn)代管理制度，檔案需要提高業(yè)務(wù)流程和文件的數(shù)字化管理意識(shí)，文化是由人針對(duì)數(shù)字化管理上創(chuàng)建的，只有提高對(duì)數(shù)字化檔案管理在管理中的作用，全面發(fā)展文化檔案，以便為對(duì)未來發(fā)展更好的整體規(guī)劃的數(shù)字化檔案管理。

其次，除了要擁有對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)管理的知識(shí)，還應(yīng)該更為全面的掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、外語、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全技術(shù)、生產(chǎn)和管理經(jīng)驗(yàn)以及如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理人員的優(yōu)化配置。

再次，從具體的數(shù)字化發(fā)展情況，尋找適合自身發(fā)展的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)不僅要滿足對(duì)文件管理的功能，也需要對(duì)內(nèi)部的制度建設(shè)進(jìn)行一致化的統(tǒng)一。這需要針對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部整體發(fā)展情況進(jìn)行調(diào)整。

最后，建立相關(guān)部門建立了現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。優(yōu)化檔案信息的分配與發(fā)展，在檔案管理系統(tǒng)建立時(shí)，可以設(shè)置相關(guān)職能部門對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)

4 檔案數(shù)字化建設(shè)的體制與模式上的創(chuàng)新

4.1 體制和模式的創(chuàng)新的含義

檔案管理系統(tǒng)和模式上創(chuàng)新主要是在檔案管理時(shí)，處于探索開始階段，對(duì)管理體制模式進(jìn)行開發(fā)，實(shí)施合理的創(chuàng)新，這種創(chuàng)新進(jìn)行與科學(xué)的結(jié)合。檔案管理制度以及模式的創(chuàng)新是創(chuàng)新的文化的一部分。

4.2 系統(tǒng)以及需要?jiǎng)?chuàng)新模式

檔案管理數(shù)字化建設(shè)和創(chuàng)新模式是記錄管理決策變化的方式轉(zhuǎn)變。從檔案管理開始產(chǎn)生，直到結(jié)束的全過程。檔案管理系統(tǒng)與創(chuàng)新在發(fā)展中有著重要的地位。在另一方面，數(shù)字化發(fā)展還需要對(duì)發(fā)展模式進(jìn)行創(chuàng)新。如果檔案管理還停留在以前的模式舊模式下，檔案管理的創(chuàng)新模式不能改變，那么發(fā)展必將受阻。

4.3 完成檔案數(shù)字化建設(shè)體制與模式創(chuàng)新方式

首先，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的發(fā)展模式，要求檔案管理相關(guān)人員具備一定創(chuàng)新意識(shí)。沒有創(chuàng)新的思想就無法進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，因此創(chuàng)新檔案數(shù)字化制度和模式的建立，就必須有創(chuàng)新意識(shí)。

其次，需要有創(chuàng)新的檔案數(shù)字化建設(shè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的核心是信息技術(shù)，檔案數(shù)字化建設(shè)的時(shí)代，使電子信息更加的便捷，節(jié)省空間的同時(shí)運(yùn)用檔案數(shù)字化建設(shè)的形式去對(duì)信息技術(shù)的管理效率加以提升，帶去更好的內(nèi)部效益。

最后，我們需要?jiǎng)?chuàng)新檔案數(shù)字化建設(shè)。進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)可以使內(nèi)部的信息管理更加的快捷，例如，我們可以在進(jìn)行信息的登記與對(duì)信息進(jìn)行審計(jì)的階段，或是在進(jìn)行瀏覽器的查詢階段，對(duì)于數(shù)據(jù)進(jìn)行更新。在進(jìn)行相關(guān)的文件檢索時(shí)，增加聯(lián)絡(luò)功能，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行情況說明，填補(bǔ)內(nèi)部樓案管旦上的漏洞。

5 結(jié)束語

當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代的產(chǎn)生，能夠看出傳統(tǒng)的檔案管理形式對(duì)發(fā)展存在制約，需要積極應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)，可以說這是實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的方式。檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)內(nèi)部信息進(jìn)行管理。為持續(xù)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

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