試議人事檔案現(xiàn)代化的管理手段

代慧敏

摘 要：人事檔案管理現(xiàn)代化，是以現(xiàn)代化的管理意識、管理方法和手段應(yīng)用于人事檔案的管理，使之科學(xué)化、高效化，以充分發(fā)揮人事檔案的作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案；現(xiàn)代化；管理手段

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化必將給人事檔案工作帶來巨大的變化，大大提高工作效率，使人事檔案情息資源得到更加充分的開發(fā)利用，又可延長檔案壽命；檔案管理人員也將從繁瑣的手工勞動中解放出來，以更充足的精力在更高層次上學(xué)習(xí)研究新的科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，進(jìn)一步提高科學(xué)管理水平。

1.隨著社會主義各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的發(fā)展，學(xué)生、工人、干部隊(duì)伍日益壯大，人事檔案材料不斷增加，社會各方面對人事檔案的利用也越來越頻繁和迫切，要求也更高。而目前我國人事檔案的管理意識、設(shè)備和技術(shù)方法都比較落后，基本處于經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作狀況。管理人員很難準(zhǔn)確掌握所頹檔案和社會利用需求的情況；設(shè)備簡陋，保管條件差，手工作業(yè)，工效不高等，給管理和利用帶來許多難題，使人事檔案的作用難以充分發(fā)揮，與觀代化的發(fā)展形勢很不適應(yīng)。這些矛盾突出地?cái)[在我們面前，解決的辦法只有一條，就是不斷更新管理意識，改革管理方法，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，從手工勞動種解脫出來，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。

2.社會主義現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)偉大的事業(yè)，需要發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就一大批建設(shè)人才，而人事工作是做人的工，只有詳細(xì)全面地占有人事檔案材料，才能合理使用人才，做到知人善任，充分發(fā)揮其所長，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)盡心盡喪地工作。為了迅速、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地提供人事檔案材料，維護(hù)檔案安全，提高管理工作效率和科學(xué)水平，必須實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，這是社會主義建設(shè)事業(yè)的需要，也是人事檔案工作自身發(fā)展的需要。

人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案工作發(fā)展的必然趨勢，但又不可能一蹴而就，需要在不斷的改革中逐步前進(jìn)。新管理理意識，用科學(xué)的態(tài)度學(xué)習(xí)管理科學(xué)；從我國的實(shí)際情況出發(fā)，把學(xué)習(xí)和創(chuàng)造結(jié)合起來；要打好基礎(chǔ)，做好標(biāo)準(zhǔn)化和人員專業(yè)化的工作，為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化準(zhǔn)備條件。

1 更新管理意識

社會生產(chǎn)力的提高，要求從多方面改變同生產(chǎn)力發(fā)展不相適應(yīng)的生產(chǎn)關(guān)系和上層建筑，其中包括改變一切不適應(yīng)的管理意識和管理方式。我們要立足本國面向世界，用科學(xué)的態(tài)度學(xué)習(xí)管理利學(xué)技術(shù)，博采眾長，學(xué)習(xí)、吸收、消化國外好的管理經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)技術(shù)手段，為建立社會主義人事檔案管理現(xiàn)代化所用。

2 從我國國情出發(fā)，把學(xué)習(xí)和創(chuàng)新結(jié)合起來

我國是個大國，又是一個窮國，科學(xué)技術(shù)也比較落后，不可能一下于拿出很多的物力、財(cái)力和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)去裝備人事檔案管理。另外，我國各級、各地人事檔案的管理范圍、檔案的數(shù)量、保管和利用的情況，人力物力條件等都不盡相同，需要從各自不同的實(shí)際情況出發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。有條件上的項(xiàng)目，要積極地抓緊完成，沒有條件的要創(chuàng)造條件，有計(jì)劃分步驟地安排，切不可生搬硬套，一哄而上。

同時，我國人事檔案管理工作也積累了一些好的經(jīng)驗(yàn)和做法，有一支人數(shù)眾多的專業(yè)隊(duì)伍。我們要盡力發(fā)揮這些優(yōu)勢，揚(yáng)長避短，善于總結(jié)自己的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷創(chuàng)造新經(jīng)驗(yàn)，開拓出新路子。

3 實(shí)現(xiàn)管理業(yè)務(wù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化、人員專業(yè)化

人事檔案管理的現(xiàn)代化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不是單靠行政手段所能辦到的，也不是有了先進(jìn)設(shè)備就能奏效的；而是必須保持高度的統(tǒng)一協(xié)調(diào)，形成有機(jī)的整體，有條不紊地循序漸進(jìn)。在這個漸進(jìn)過程中，首先要打好人事檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，主要的是盡快實(shí)現(xiàn)管理業(yè)務(wù)和技術(shù)的標(biāo)難化，管理人員的專業(yè)化。

（一）管理業(yè)務(wù)和技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化

人事檔案管理業(yè)務(wù)和技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化，是指在人事檔案管理的業(yè)務(wù)技術(shù)活動中，制訂和實(shí)行科學(xué)的統(tǒng)一規(guī)則和技術(shù)規(guī)范，使管理工作趨向統(tǒng)一化、規(guī)范化。

標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各自為政、我行我素的混亂狀態(tài)，不可能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。因此，標(biāo)準(zhǔn)化也是管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)，必須制訂一系列標(biāo)準(zhǔn)，使人事檔案管理的各項(xiàng)工作和各個環(huán)節(jié)、程序、規(guī)格，有個統(tǒng)一的章法，一致的規(guī)定，大家氰按照規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)要求去工作，互相協(xié)調(diào)，達(dá)到高效化。

人事檔案管理業(yè)務(wù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)包括以下兩個方面：

1.管理業(yè)務(wù)方面的標(biāo)準(zhǔn)，如檔案材料收集、整理、鑒別、統(tǒng)計(jì)、提供利用工作的標(biāo)準(zhǔn)，著錄標(biāo)準(zhǔn)，檔案室的管理標(biāo)準(zhǔn)等.

2.技術(shù)和設(shè)備方面的標(biāo)準(zhǔn)，如電子計(jì)算機(jī)的語言標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，縮微復(fù)制品的質(zhì)量規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，保護(hù)技術(shù)設(shè)備和檔案裝具標(biāo)準(zhǔn)等。

（二）人員的專業(yè)化

先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備只不過是由人掌握的工具，人在現(xiàn)代化管理中，始終起主導(dǎo)作用。人事檔案管理人員專業(yè)化的根本途徑是發(fā)展教育事業(yè)，建立—支具有高度政治素質(zhì)和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)以及業(yè)務(wù)管理知識的專業(yè)隊(duì)伍，懂得電子計(jì)算機(jī)、縮微等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的理論和技能，能操作，會管理，勇于為社會主義人事檔案事業(yè)努力進(jìn)取。

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展將給人事檔案管理傳送越來越多的先進(jìn)科學(xué)手段。不管采用哪種科學(xué)技術(shù)手段，都要注意：一、辦事要量力而行.不能不顧人力物力條件，盲目購置現(xiàn)代化設(shè)備造成浪費(fèi)：二、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理觀代化需要一個漸進(jìn)過程。在這個過程中，在采用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的同時，不能忽視可行的傳統(tǒng)技術(shù)方法，兩方面要結(jié)合起來。一時不具備條件的地方和單位，一方面要為采用現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)手段積極創(chuàng)造條件；同時，要善于總結(jié)自身的經(jīng)驗(yàn)，管好用好現(xiàn)有的設(shè)備和技術(shù)，并對它們進(jìn)行改造革新。通過不懈的艱苦努力，立志改革創(chuàng)新，我們—定能夠開拓出一條具有中國特色的人事檔案管理現(xiàn)代化的新路來。

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