提升檔案管理水平的對策研究

李娜

摘 要：水泥研究設計院檔案是對水泥生產(chǎn)線建設整個過程信息記錄的載體，能夠真實地反映水泥生產(chǎn)線建設過程中的各種情況。檔案的齊全完整既可以推進水泥生產(chǎn)線日常管理、事故分析檢修、工程改造等工作的進行，還能夠為后期工程改造、工程技術的研究發(fā)展起到借鑒作用。本文在此首先介紹了檔案管理在水泥生產(chǎn)線建設中的重要意義，指出了水泥工程項目檔案的特殊性，然后結合實際工作分析了當前水泥工程項目檔案管理中存在的一些問題，并針對這些問題提出了相應的對策，提升檔案管理。

關鍵詞：存在問題；提升對策；檔案管理

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）29-43-2

0 引言

水泥項目檔案是水泥生產(chǎn)線建設的文本圖像的保存價值，報告文件，音頻和視頻等數(shù)據(jù)記錄，是水泥工程項目調(diào)查設計、施工管理、竣工驗收和以后的維護工作，如主要依據(jù)現(xiàn)階段，我國水泥工程項目檔案在管理工作上逐漸規(guī)范化，在檔案管理方式上不斷更新，使水泥工程項目檔案管理效率有了質(zhì)的提高。但同時，水泥工程項目檔案管理中還存在著一些問題，比如檔案管理制度需進一步完善和落實、檔案信息化建設的投入需進一步加大、檔案的收集整理需進一步規(guī)范、檔案管理人員素質(zhì)需進一步提高等問題，因而，提升水泥工程項目檔案的管理水平對加快水泥工程建設來說具有重要意義。

1 水泥工程檔案的重要意義和特殊性

1.1 水泥工程檔案的作用

水泥工程項目檔案管理是一個不可或缺的混凝土工程施工管理，可以有效地保證項目施工過程的高效率和高質(zhì)量。

首先，在水泥工程項目建設計劃擬定、工程進程總結、水泥設計等環(huán)節(jié)中，水泥工程項目檔案能夠為其提供基礎理論依據(jù)；能夠為水泥工程科學研究及改造擴建等提供精確理論數(shù)據(jù)和歷史資料，避免工程設計與施工的盲目性，減少水泥建設施工成本，實現(xiàn)經(jīng)濟效益的最大化；為工程質(zhì)量評估、日常維護檢修、事故責任追究等提供歷史憑據(jù)。

1.2 檔案信息化建設的投入需進一步加大

水泥工程檔案管理不同于其他企事業(yè)單位的檔案管理，所有的承包商，完成所有建設分散，企事業(yè)單位檔案的長期，穩(wěn)定，有本質(zhì)區(qū)別。水泥工程建設規(guī)模、性質(zhì)和不同的地區(qū)，其檔案的復雜性也相應不同，常用的水泥企業(yè)文件管理軟件通常不是一個常見的文件管理開發(fā)適用于水泥工程項目檔案特殊需要的管理軟件又需要耗費企業(yè)大量的資金成本。因此，目前大多數(shù)從事水泥工程建設單位檔案管理只是在內(nèi)部使用一個小型管理軟件，對外仍使用紙質(zhì)文件，盡管一些施工單位已經(jīng)建立檔案信息化建設的意識但基于資金和人員方面的壓力，也僅僅只是將紙質(zhì)文檔數(shù)字化后轉變?yōu)殡娮游募鏅n。

1.3 檔案的收集整理需進一步規(guī)范

在水泥工程項目建設過程中，由于參建單位眾多，檔案涉及領域多、牽連面較廣，文件資料復雜繁多，容易造成檔案資料收集不齊全。另外，現(xiàn)階段我國大部分水泥工程項目參建單位檔案的歸檔，都是在施工完工后再著手收集、整理和歸檔，在檔案資料收集上并不及時，造成檔案資料不能夠齊全完整歸檔。檔案信息具備一定的累積性和真實性特征，屬于工程項目中的重要部分，檔案的自身特征決定了它和其他信息形式的差異性，也決定了其無法替代的地位。還可以真實客觀的記錄生產(chǎn)發(fā)展的全過程。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)需進一步提高

水泥建筑承包商不夠重視檔案管理工作，只有文件管理作為一個集合的數(shù)據(jù)倉庫，與兼職檔案管理人員。首先，文件管理人員整體素質(zhì)參差不齊，很多沒有收到檔案管理專業(yè)培訓，人事管理能力和質(zhì)量水平不滿足國家需求和水泥工程檔案管理的規(guī)定。第二，文件管理人員管理意識不足，對檔案材料即將到來。他們，而不是真正地實現(xiàn)文件管理。

2 提高水泥工程項目檔案管理水平的對策

2.1 建立健全檔案管理規(guī)章制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理

為了加強水泥工程檔案規(guī)范化管理，推動水泥工程建設的高速發(fā)展，政府相關部門須建立水泥工程項目檔案指導意見，健全水泥工程檔案管理的工作體系。水泥工程項目各參建單位須積極主動的響應相關規(guī)章制度，建立相應的符合各自工作實際的水泥工程檔案管理具體制度，并落到實處。根據(jù)檔案的發(fā)展和國家相關規(guī)章制度的修訂，及時更新本單位檔案工作制度，建立健全本單位檔案管理工作體系。

2.2 落實檔案收集整理工作，實現(xiàn)規(guī)范化管理

水泥工程建設項目一般工程量都比較大，工程建設周期較長，，建設過程產(chǎn)生的文件也煩瑣復雜。由于時間跨度也比較長，在施工期間往往會產(chǎn)生較大的人員流動，導致工程檔案資料混亂不堪，甚至出現(xiàn)資料遺失的情況。因此，為了實現(xiàn)水泥工程檔案管理的規(guī)范化，在進行管理時可以對資料進行分類收集，具體可分為以下幾類：①前期文件，主要包括項目建議書、可行性研究報告、設計基礎資料等；②設計文件，主要包括工程總體設計、方案設計、初步設計、技術設計、施工圖設計等；③項目管理文件，主要包括征地、移民、計劃、投資、統(tǒng)計、管理、招投標、合同、質(zhì)量、安全文件等；④施工文件，主要包括開工報告、技術交底、施工組織設計、施工方案、原材材料出廠證明、試驗報告、質(zhì)量評定、驗收記錄、施工日志施工總結、竣工報告、竣工圖等；⑤監(jiān)理文件，主要包括監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、組織協(xié)調(diào)和控制文件等；⑥竣工驗收文件，主要包括各種報告、評審、驗收文件等。對水泥工程檔案管理進行分類管理，能夠實現(xiàn)管理工作的規(guī)范化，使文件材料歸檔上更加及時、更加明細、更加完整，不僅可以提高管理工作效率和質(zhì)量，還能夠為日后的檔案運用提供便捷。

2.3 強化檔案管理的信息化建設，實現(xiàn)科學化管理

當前信息化已經(jīng)逐漸滲入了社會各行各業(yè)，水泥工程檔案的信息化管理已經(jīng)成為當前管理發(fā)展的必然趨勢[3]。水泥工程相關檔案資料規(guī)模較大，以往的紙質(zhì)文檔不僅占據(jù)了較大的儲存空間，還極易受環(huán)境影響導致?lián)p壞。并且，大量的紙質(zhì)文檔在管理上需要投入巨大的人力資源和物資消耗，導致檔案管理工程成本費用的提高。而水泥工程項目檔案管理的信息化建設卻能夠有效解決上訴問題和缺點。信息管理模式和高質(zhì)量的量化管理手段和電子存儲方法的幫助下，可以避免紙質(zhì)文件管理中存在各種弊端，不僅可以提高文檔的完整性和安全性，減少資源的浪費和管理成本，可以大大提高水泥工程檔案管理工作的質(zhì)量和效率，鼓勵開發(fā)文件管理，實現(xiàn)水泥工程檔案管理工作的信息化和科學化。

2.4 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，實現(xiàn)高效化管理

水泥工程的檔案管理工作是一個長期工作，管理人員起到很重要的作用，其工作優(yōu)劣程度直接影響著項目進度和質(zhì)量。因此，提高檔案管理的有效就得加強檔案管理工作人員的素質(zhì)針對管理人員的培訓，培養(yǎng)人員的責任心和服務意識提升，同時還提升管理人員的專業(yè)管理技能，保證水泥工程項目檔案管理能夠科學、有效地進行。

3 結語

簡而言之，雖然水泥工程項目檔案管理工作的本質(zhì)是邊緣化，但它是水泥項目實施的根源，是基準測試水泥工程建設質(zhì)量。作為檔案管理員水泥項目檔案管理工作乏味，無趣，但必須確保準確性和效率。因此，除了掌握相關專業(yè)管理技能，還必須具有良好的綜合素質(zhì)和強烈的責任感，以水泥工程檔案管理工作做得好，為水泥鋪平道路工程建設，建立方向。

參 考 文 獻

[1] 劉偉.論如何加強水泥工程檔案管理[J].科技資訊，2015（16）：115-116.

[2] 陳群.對于水泥工程檔案管理工作的幾點認識[J].中國管理信息化，2014（13）：101-102.

[3] 宋丹.水泥工程檔案管理信息化建設思考[J].信息系統(tǒng)工程，2015（05）：44.