淺談貴州大學檔案館（校史館）管理改革

文/唐圣琴

淺談貴州大學檔案館（校史館）管理改革

文/唐圣琴

針對貴州大學檔案館（校史館）存在的主要問題，在管理上采取了一系列改革措施，改善了工作條件，激發(fā)了館員的職業(yè)自信心、自豪感，提高了工作效率和學術(shù)水平，使本館工作實現(xiàn)了跨越式發(fā)展。

貴州大學；檔案館（校史館）；管理改革

貴州大學檔案館成立于2004年11月，由原貴州大學和原貴州工業(yè)大學兩校干部人事檔案室、綜合檔案室合并而成。2013年9月檔案館與校史館合并更名為檔案館（校史館）。為了較好地適應時代發(fā)展對檔案工作的新要求，我館針對發(fā)展中存在的主要問題，積極探索適合本館發(fā)展的管理措施，努力實現(xiàn)檔案工作的新跨越。

一、十年發(fā)展中存在的主要問題

本館經(jīng)過十年發(fā)展，已積累了較豐富館藏資源、一定設施設備以及豐富實踐經(jīng)驗的館員隊伍，截止2013年8月，有在職人員10人，館藏檔案6萬余卷，配有計算機、復印機等設備，但因存在一些問題，導致工作人員工作效率較低，發(fā)展較為緩慢。

（一）學習理念較滯后

一個組織、一個隊伍的競爭力、生命力，主要表現(xiàn)在學習能力上，而檔案館的競爭力不僅在于館員學歷水平高低，更重要的是其學習能力強弱。長期以來，由于館內(nèi)學術(shù)氛圍較缺乏，部分館員忽視學習，憑經(jīng)驗行事；有的懶于學習思考；有的為職稱而學追求不高。如萬方數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)10年僅收錄本館8位著者的10篇論文（表1），直到 2012年才有了第一個檔案系列副高職稱。由于館員學習觀念滯后、學習能力較弱，既阻礙了自己進步，也影響了本校檔案事業(yè)發(fā)展。

表1 本館論文、科研及獲獎情況

（二）科研意識較為淡薄

合并前全館僅1人曾參與過科研課題，多數(shù)人科研意識十分淡薄，原因是：一是沒有把科研工作納入日常工作體系，僅滿足于“守門看攤”，簡單應付式工作；二是科研課題申報難經(jīng)費少，使部分人產(chǎn)生畏難情緒，不愿申報，因此，直到2013年10月才有了第一個廳局級立項課題。

（三）所需人才匱乏

兩館合并前，本館職稱結(jié)構(gòu)（副研究館員1人，高級政工師1人，館員7人）和專業(yè)結(jié)構(gòu)（檔案專業(yè)碩士1人，大專2人，其余為其他專業(yè)）均不夠合理，加上館員學習深造機會少、待遇低，沒有職業(yè)滿足感，存在人才外流（唯一的檔案專業(yè)碩士于2013年10月調(diào)離）；此外，社會對高層次人才的大量需求，也使檔案館很難引進信息化所需人才，導致本館與信息化相關的工作如網(wǎng)站設計、更新等難于開展，檔案信息化進程十分緩慢。

（四）工作效率不高

一是工作條件較差?，F(xiàn)有設備如電腦、復印機等從建館購進后大多未更新，已嚴重老化，故障頻發(fā)，不僅威協(xié)檔案安全，也影響?zhàn)^員的工作興趣和效率；二是不太重視學術(shù)活動。沒有加入省級以上任何檔案學會，外出學習、交流少，存在閉門造車；加之在學校的地位、待遇偏低，等等。致使館員被動、坐等歸檔，工作效率較低，出現(xiàn)學校部分學生學籍檔案10余年未歸檔，新校區(qū)一期工程建設項目檔案幾乎未歸檔等現(xiàn)象。

二、管理改革措施

思路決定出路，沒有觀念創(chuàng)新就沒有管理、服務創(chuàng)新，只有更新觀念，創(chuàng)新管理及服務，才能適應新常態(tài)，實現(xiàn)新跨越。2013年9月與校史館合并，新班子到任后采取了一系列改革措施，努力構(gòu)建一個積極向上、自覺學習、勤于學習的學習型團隊。

（一）樹立共同愿景，提高凝聚力

貴州大學是本省唯一一所“211工程”、“一省一?！苯ㄔO大學，檔案館理應是全省最好、全國有一定影響力的，但本館總體水平與全國大多數(shù)院校相比差距甚遠。為此，新班子首先制定了年度和中長期發(fā)展目標，將館員發(fā)展與本館目標結(jié)合起來；并通過宣傳、教育等方式，引導館員理解并認可，以此激發(fā)其內(nèi)心愿望和意志力，提高凝聚力，形成驅(qū)動力，提升學習力、創(chuàng)造力和競爭力，使其愿意為達到共同目標而努力。

（二）狠抓基礎設施建設，創(chuàng)造良好工作條件

良好工作條件有利于激發(fā)館員工作積極性和創(chuàng)造性。針對本館基礎設施較落后現(xiàn)狀，通過多方呼吁，積極爭取，一年內(nèi)新購計算機14臺、多功能一體機4臺，還有攝像機等共計近30萬元的設施設備，使檔案工作所需設施設備大多更新且一應俱全，工作條件明顯改觀。

（三）完善規(guī)章制度，努力以法治館

檔案館管理也需隨時代變化與時俱進，適時制定和修訂有關規(guī)章制度。為此，本館對原有規(guī)章制度進行重新修訂（新增23個），編制檔案業(yè)務指導手冊若干，使館內(nèi)各項工作有章可循，管理從人治向法治轉(zhuǎn)變，為決策科學化、工作制度化、流程規(guī)范化、業(yè)務指導高效化打下了堅實基礎。

（四）以人為本，滿足館員合理需求

人事管理的立足點應是充分調(diào)動館員積極性，開發(fā)其潛能，發(fā)揮館員的創(chuàng)造精神，盡量做到人盡其才，才盡其用，用其所長，避其所短的以人為中心的管理。［1］館員既是檔案價值的創(chuàng)造者，又是實現(xiàn)者，檔案館運行好壞關鍵就在于管好用好館員。為此，本館確立了以尊重人、信任人、激勵人為出發(fā)點和歸宿的人本管理思想。館領導把館員當成服務對象，采取尊重、激勵、溝通等人性化管理手段，盡可能使其感受到民主、平等、鼓舞和幫助，體會到做人的尊嚴及工作樂趣；同時還關心館員，設法提高其待遇，努力創(chuàng)造具有親和力的人文生態(tài)環(huán)境。如館領導主動了解館員的思想、生活狀況，縮短與下屬的心理距離；工作上注意發(fā)揮館員長處，幫助其規(guī)劃職業(yè)生涯；在工作要求上盡量根據(jù)館員個人能力（如給高學歷、工作能力強的壓擔子，給學歷較低但實干精神較強的更多關心和幫助等）；工作檢查時注意肯定優(yōu)點，淡化不足等。同時，盡量滿足館員合理需求，如館員反映強烈的設備陳舊、學習資料缺乏等，均是出于對工作負責和學習需求。為此，本館及時更新設施設備，訂購檔案專業(yè)報刊，組織外出參觀學習等，較好地滿足了館員需求；等等。從而提高了館員的認同感和滿足感，使其潛力得到較好發(fā)揮，工作效率明顯提高。

（五）搭建學習平臺，營造良好學習氛圍

人力資源增值和提高工作效率的重要途徑是鼓勵館員學習、培訓，提高其綜合能力。為此，我館搭建了良好學習平臺：一是成立館內(nèi)學術(shù)委員會，組織并指導館員撰寫論文、申報課題，開展培訓等；二是創(chuàng)新學習模式，采取如下舉措：（1）會議培訓：加入全國檔案學會、全國高校校史研究會等并積極參會。僅2014年就有11人次參加了有關會議。（2）學習培訓：利用國內(nèi)、校（館）內(nèi)教學資源開展館員培訓，一年內(nèi)有28人次分別參加了“檔案數(shù)字化與信息資源利用及網(wǎng)絡安全”等國內(nèi)或校（館）內(nèi)培訓。（3）學習匯報：外出參會、學習培訓人員回館后以PPT形式，匯報別館值得借鑒的經(jīng)驗及自己的收獲、體會，這既能讓外出人員將所見所聞消化、內(nèi)化成自已的知識，培養(yǎng)其文字組織、語言表達等能力，也能讓其他館員拓展視野，取得1人外出全館受益的倍增效應，僅2014年就有24人次到全國公共或?qū)W校檔案館（如上海浦東新區(qū)館，浙江大學館等10余館）參觀學習，召開館內(nèi)學習匯報會6次。（4）活動模式：推出“三個一”學習活動（即一周學一個概念，一月學一個人物，一年寫一篇論文），通過活動助推學習，等等。從而在館內(nèi)營造出安心學習、善于學習和樂于學習的良好氛圍。

（六）建立激勵機制，鼓勵館員參與管理

激勵機制是誘導館員產(chǎn)生持續(xù)追求成功、強化責任和不斷勝任工作的直接動力。我館建立了有效的激勵機制，如設置學術(shù)科研、學習培訓、服務等獎項，激勵館員努力學習、工作。且館領導的學識、業(yè)務能力等個人魅力，對聚集人才并使其愿意努力工作也是重要因素。為此，館領導帶頭開拓創(chuàng)新、努力工作、學習等，并獲得了全國檔案學會“優(yōu)秀論文”和省檔案局科研立項，在全館起了較好示范帶動作用。此外，還引導館員參與管理，通過“合理化建議獎”、召開務虛會、談心等方式，讓館員獻計獻策，營造人人關心本館發(fā)展，積極參與管理的民主氛圍。這既使館員將個人利益與全館利益結(jié)合起來，滿足其被重視和自我實現(xiàn)需要，又提高了領導決策的科學性。以上措施不僅極大地刺激了館員的學習欲望，提高了工作主動性和積極性，也使其樹立了參與管理意識，絕大多數(shù)人已由“要我工作”轉(zhuǎn)變成“我要工作”，并主動提出合理化建議。

（七）加強宣傳教育，提高奉獻精神

為進一步增強館員凝聚力和奉獻精神，主要采?。焊戮W(wǎng)站，拓寬和豐富欄目內(nèi)容；舉辦檔案宣傳活動、編制工作簡報等多種方式開展網(wǎng)上網(wǎng)下宣傳，以擴大影響力，提高知名度。僅2014年網(wǎng)上報道簡訊達70余篇，網(wǎng)站月均點擊率從175次上升到368次；組織館員到本校早期校友紅色特工冷少農(nóng)紀念館等接受愛國主義教育，觀看《焦裕祿》等影片，使館員從心靈深處受到洗禮，從而提高了奉獻精神和工作主動性、積極性。

三、管理改革成效

以上改革措施經(jīng)過一年的實踐已初見成效，全館工作取得了跨越式發(fā)展，主要體現(xiàn)在：

（一）學術(shù)水平明顯提升

2014年全館公開發(fā)表學術(shù)論文13篇，會議交流論文5篇（其中4篇獲全國或省級學會獎），廳局級立題課題1項。一年取得的學術(shù)成績超過了過去10年的總和（表1），是跨越發(fā)展的一年。

（二）工作效率大幅度提高

為較好完成“海峽兩岸三地校長聯(lián)誼會”參觀接待，一個月內(nèi)設計制作了24塊新展版，征集展出教職工論著近百冊；半年完成了5萬余卷綜合檔案的整理、清點，支撐材料準備等，順利通過全省檔案工作行政執(zhí)法檢查并受到書面表彰；年度目標考核在25個單位中名列第五；獲本?！拔逡唤韼綐吮鴯彙薄ⅰ拔逡唤韼綐吮保?人），等等。這極大地提升了館員的自信心和自豪感，工作效率大幅度提高。

（三）地位有所提高

本館已成為學校外賓來訪的主要參觀地和學生愛校教育重要基地；在學校出版的“百年貴大，十年跨越”圖冊、工作計劃等工作中也有了一席之地；有關工作已得到校領導重視，分管領導組織召開教學、基建等專題會；學校撥出150余萬元?？钪С指刹繖n案信息化，等等。這充分體現(xiàn)了“有為才有位”。

雖然本館管理改革已初見成效，但路還很漫長，任務還很艱巨。管理的下一步目標就是要建立一個有持續(xù)學習及創(chuàng)新能力，能不斷創(chuàng)造未來的學習型團隊，使本館獲得健康可持續(xù)發(fā)展，最終達到個人、檔案館（校史館）、學校三贏。

（責任編輯：仝建平）

［1］ 劉轉(zhuǎn)平.人本原理視閾下的檔案館工作審視［J］.北京檔案，2012，（1） .

The Management Reform of Archives （History Museum） in Guizhou University

Tang Sheng-qin

G271.6

A

1005-9652（2016）02-0140-03

唐圣琴（1962—），女，貴州遵義人，貴州大學檔案館（校史館）副館長，研究館員，碩士。