五屆中國濟南國際攝影雙年展檔案的管理與思考
——兼論重大活動檔案的管理

文/劉忠華

五屆中國濟南國際攝影雙年展檔案的管理與思考
——兼論重大活動檔案的管理

文/劉忠華

濟南國際攝影雙年展至今已在濟南成功舉辦了五屆展覽，并獲得社會各界的肯定。作為主辦單位之一，對所產(chǎn)生的檔案進行了收集、整理。在思考如何科學(xué)管理這五屆雙年展檔案的同時，探討了與之相類似的重大活動檔案的管理與利用問題。

濟南國際攝影雙年展 ；檔案收集； 重大活動

由中國藝術(shù)攝影學(xué)會、文化部對外交流中心、濟南市委宣傳部和山東工藝美術(shù)學(xué)院主辦的第五屆濟南國際攝影雙年展于2014年11月5日在濟南落下帷幕。與此同時，此次展覽所產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料的收集整理工作正式開啟，目前已圓滿完成歸檔任務(wù)。本屆雙年展共收集紙質(zhì)、電子、音視頻、實物等各種載體檔案60余卷（件、張）

濟南國際攝影雙年展自2006年以來已經(jīng)連續(xù)舉辦了四屆（如圖），已逐步成為一個影響范圍廣泛、特色鮮明和學(xué)術(shù)水平較高的國際攝影文化盛會。2013年，該展覽被文化部評為“文化部國家美術(shù)發(fā)展工程——全國美術(shù)館扶持計劃優(yōu)秀成果”。其中，第五屆雙年展經(jīng)正式批準，獲得國際攝影藝術(shù)聯(lián)合會（FIAP）的大力支持。

歷屆濟南國際攝影雙年展詳細內(nèi)容

濟南國際攝影雙年展促進了中國乃至世界攝影藝術(shù)事業(yè)的繁榮與發(fā)展，加強了國際間的攝影文化交流與合作。參加歷次展覽，豐富了學(xué)校舉辦國際性盛

一、濟南國際攝影雙年展的基本情況

會的經(jīng)驗，同時也開闊了師生眼界，豐富了師生學(xué)術(shù)文化生活。雙年展產(chǎn)生內(nèi)容豐富的檔案資料，不僅是學(xué)校的寶貴歷史財富，也是濟南市乃至國家的珍貴文化活動記錄。作為主辦單位之一，積極收集、科學(xué)管理、合理利用濟南國際攝影雙年展檔案是我們義不容辭的責任與義務(wù)。

二、濟南國際攝影雙年展檔案的管理

（一）檔案收集

根據(jù)2011年12月30日山東省人民政府頒布的《山東省重大活動檔案管理辦法》第二條，“重大活動檔案，是指在重大活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子、標志性實物等不同形式的歷史記錄?！保?］

作為一項重大活動，本次展覽共收集了舉辦活動的上報請示、展覽方案/展覽分工、展覽日程表、宣傳海報、秩序冊、邀請函 、組委會專家聘書、會刊展覽圖錄、發(fā)言稿、貴賓證/工作證/嘉賓證等證件、各國攝影組織申請入會表、簽到表（含嘉賓親筆簽名）、大會用餐券、照片、視頻、錄音、外宣媒體報道、通訊錄、紀念品、獲獎名單、客座教授名單、著名攝影家訪談記錄、優(yōu)秀攝影作品集等資料。

（二）檔案整理

根據(jù)學(xué)校檔案管理制度規(guī)定，重大活動資料建立專題檔案進行管理。紙質(zhì)材料按照時間順序分為準備展覽、舉辦展覽、后期工作三個階段，錄入系統(tǒng)，生成目錄，打印裝訂后入盒存放。圖片檔案挑選整理后按照形成的時間為縱向，以單項活動內(nèi)容為橫向，建立文件夾標示清楚時間、地點、主要人物與活動內(nèi)容等相關(guān)事項，錄入系統(tǒng)管理軟件一套，磁盤陣列存放一套，光盤刻錄兩套分開存放。視頻資料因當前的檔案管理系統(tǒng)自身功能所限無法錄入，存放磁盤陣列一套，不破壞文件完整性的前提下，刻錄光盤兩套。實物檔案標識清楚名稱來源后，錄入檔案管理系統(tǒng)，粘貼標簽存放實物檔案柜。

三、雙年展檔案管理工作的思考

（一）工作中存在的問題

材料歸檔不夠齊全。主辦單位，協(xié)辦單位多，許多工作多家分工，或牽扯知識產(chǎn)權(quán)等問題導(dǎo)致材料無法移交比如電臺播放的關(guān)于活動的視頻等；個別部門或者工作人員的檔案意識不強，資料愿意存放于部門或者個人手中，即便接到檔案材料征集通知，也認為那是別的部門或別人的事，與己無關(guān)；在活動中，各個組織、部門都付出了艱辛勞動來保障重大活動的順利進行，在此過程中形成的資料極少歸檔，比如膳食方案、禮儀方案與安保方案等，認為活動結(jié)束工作即為結(jié)束，沒有及時形成書面材料加以保存，以便今后參考。

收集歸檔的材料雖多，但部分標識不夠清楚。部分歸檔的資料或者翻譯不清，比如，歸檔的聲像檔案文件夾僅注明時間或地點或人物簡稱。作為一項國際活動，參加活動的外國嘉賓多，國籍、組織名稱與人員稱謂翻譯復(fù)雜，資料第一經(jīng)手人不標注清楚完整，時過境遷，靠檔案員的事后整理，既費時又不能保證準確性。

雙年展檔案價值雖大，但對其開發(fā)利用不夠。雙年展檔案不僅是學(xué)校重要檔案內(nèi)容之一，也是山東省文藝界重要國際文化活動歷史記錄，更是國內(nèi)外攝影界交流合作的歷史見證，其重大意義不言而喻。雖然比較完整地保留下檔案資料，但是對其的開發(fā)利用有待加強。從目前而言，對其利用最多的是展覽后出版的攝影作品集的借閱與照片檔案的利用，其他內(nèi)容利用則較少。檔案館也未對其進行深層次的加工與挖掘。在服務(wù)教學(xué)與科研等中心工作中未發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二）科學(xué)管理重大活動檔案的舉措

雙年展檔案的管理問題普遍存在于其他重大活動檔案的管理中。提出科學(xué)、可行的舉措，不僅能對今后將繼續(xù)舉辦的雙年展檔案進行規(guī)范管理，對其他重大活動檔案的管理同樣適用：

第一，從制度上保證檔案部門在重大活動中的提前介入與全程參與。重大活動在籌備階段，就要抽調(diào)專職檔案工作人員參與其中。檔案工作人員根據(jù)活動的范圍與內(nèi)容詳細列出在會議的籌備、召開、總結(jié)各個階段的歸檔范圍與歸檔期限。指定各個工作小組的兼職檔案員，對兼職檔案員進行業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)與檔案意識的宣傳，并全程進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與督促，確保材料應(yīng)歸盡歸。第二，廣開征集渠道，建立重大活動檔案管理的通報與獎懲制度。檔案館在征集展覽資料時，除了專兼職檔案員之外，還應(yīng)該注重從個人手中征集資料。比如，學(xué)生或者教師甚至社會公眾參與活動中的見證、現(xiàn)場講座手寫記錄、與中外攝影家合影、師生與攝影家面對面的交流心得等。重大活動檔案在歸檔期后通過學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺或者報紙公開通報本次活動的材料歸檔情況，批評應(yīng)歸未歸者，表揚應(yīng)歸盡歸者，對不在征集材料范圍內(nèi)而積極主動上交材料的個人進行獎勵。第三，檔案部門創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，積極主動提供服務(wù)。檔案部門也要主動轉(zhuǎn)變提供服務(wù)的思維模式，由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)化；不是等待服務(wù)對象上門索取服務(wù)，而是主動告訴服務(wù)對象，我這里有什么，我能為你做什么。因此，重大活動檔案整理完畢后檔案部門可以在公開的平臺上主動發(fā)布簡報，報告本次活動的檔案歸檔結(jié)果，本次活動都留下了哪些檔案記錄，編研了什么成果，以便利用對象日后查找。第四，深化檔案信息資源開發(fā)程度，強化重大活動檔案利用意識。對重大活動檔案進行管理的最終目標是提供服務(wù)。檔案館對重大活動檔案的管理不能僅限于實體管理，應(yīng)該針對利用者的需求，對重大活動檔案進行深層次開發(fā)。雙年展所展示的攝影作品無疑都是一定范圍內(nèi)精挑細選的精品，可否將歷屆雙年展作為攝影專業(yè)課程的一個專題在教學(xué)中進行展示與品評，檔案館可以根據(jù)專業(yè)教師的上課需求對存檔的作品進行挑選、編輯，讓檔案館也成為教師備課查閱資料的去處之一。檔案館還可將世界著名攝影家或攝影組織的簡介、聯(lián)系方式、加入資格（申請）及攝影家在講座中的主要觀點與重要攝影手法編輯成冊，供相關(guān)專業(yè)師生查閱。

總之，攝影雙年展將會繼續(xù)舉辦，隨著舉辦經(jīng)驗的積累會越來越成熟，影響范圍也會越來越大，雙年展檔案的管理也會在不斷積累與總結(jié)的基礎(chǔ)上更加完善。今后在管理其他重大活動檔案之時，可借鑒濟南國際攝影雙年展檔案的管理經(jīng)驗與方法。

（責任編輯：聞 道）

［1］ 山東省人民政府.山東省重大活動檔案管理辦法［Z］.2011-12-30.

Management of the Archives for the 5th Biennial China Ji’Nan International Photography

Liu Zhong-hua

G275

A

1005-9652（2016）02-0106-03

劉忠華（1980—），女，山東招遠人，山東工藝美術(shù)學(xué)院檔案館館員，碩士。