芻議電網(wǎng)企業(yè)差旅費(fèi)報(bào)銷分析

杜尚春 王超男

摘要：本文針對電網(wǎng)企業(yè)差旅費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀，結(jié)合信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用情況，確定差旅費(fèi)數(shù)據(jù)分析基礎(chǔ)、框架與內(nèi)容并提出改進(jìn)建議，對于提高差旅費(fèi)管理水平，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控具有較強(qiáng)的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：差旅費(fèi)；報(bào)銷；分析

企業(yè)差旅費(fèi)是指員工因公出差期間而發(fā)生的住宿費(fèi)、交通費(fèi)、伙食費(fèi)和公雜費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用，是一項(xiàng)重要性常規(guī)支出項(xiàng)目。電網(wǎng)企業(yè)員工差旅費(fèi)主要包括參加各類會議和培訓(xùn)、線路巡視、營銷推廣、物資招標(biāo)及駐廠監(jiān)造等各類支出，一般占企業(yè)可控管理費(fèi)用總額的比例較高，費(fèi)用發(fā)生頻繁，管控難度較大。

一、差旅費(fèi)報(bào)銷基本流程

隨著電網(wǎng)企業(yè)信息化建設(shè)工作的不斷深入，差旅費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)已實(shí)現(xiàn)線上處理，業(yè)務(wù)部門員工通過在員工報(bào)銷系統(tǒng)中填寫報(bào)銷信息，包括出差事由、天數(shù)、地點(diǎn)、收款人等要素，系統(tǒng)根據(jù)有關(guān)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)自動計(jì)算伙食費(fèi)和公雜費(fèi)補(bǔ)助金額并生成待報(bào)銷單據(jù)。同時(shí)，還需要上傳報(bào)銷發(fā)票影像，并與報(bào)銷單據(jù)完成掛接后生成正式報(bào)銷單據(jù)，單據(jù)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)線上審批后在ERP系統(tǒng)中生成預(yù)制憑證，經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核后生成記賬憑證。業(yè)務(wù)人員通過查詢單據(jù)流轉(zhuǎn)信息了解審批狀態(tài)，確認(rèn)審批通過后到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷收款。

二、管理中存在的主要問題

電網(wǎng)企業(yè)是資產(chǎn)資金密集型企業(yè)，計(jì)量裝置涉及千家萬戶，供電線路跨越河流山川，資產(chǎn)分布廣泛分散，供電營業(yè)所一般在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)均有設(shè)立。為不斷增供擴(kuò)銷，提高優(yōu)質(zhì)服務(wù)質(zhì)量，并確保企業(yè)安全生產(chǎn)，上級單位和本級企業(yè)每年均會安排各類營銷檢查、施工監(jiān)理、線路巡視及業(yè)務(wù)培訓(xùn)等工作。這種生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)，特別決定了電網(wǎng)企業(yè)差旅費(fèi)報(bào)銷具有發(fā)生頻次高、報(bào)銷人員廣、單次報(bào)銷金額低，但年度費(fèi)用發(fā)生總額高的特點(diǎn)。以線路巡視工作為例，安全管理部門按月制定巡線計(jì)劃，巡視工人每月均會按計(jì)劃開展線路巡視，做好鳥害防范、設(shè)備缺陷記錄等工作。而供電線路短則幾十公里，長則上百公里，完成一次巡視工作需要幾天甚至一周才能完成，導(dǎo)致此類差旅費(fèi)發(fā)生十分頻繁。特別是檢修公司，年發(fā)生差旅費(fèi)報(bào)銷單據(jù)上千筆，總金額一般占可控費(fèi)用的比例會超過20%。對財(cái)務(wù)部門而言，差旅費(fèi)報(bào)銷占用了日常成本管理較多工作量，審核難度大，工作效率不高。在預(yù)算及成本管理方面，電網(wǎng)企業(yè)一般按照差旅費(fèi)定額核定業(yè)務(wù)預(yù)算，根據(jù)單位定編人數(shù)，區(qū)分管理人員和一般人員比例，按照每人每年費(fèi)用定額標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算確定差旅費(fèi)年度預(yù)算。受物價(jià)水平和實(shí)際出差頻次變動影響，科學(xué)合理的年度定額標(biāo)準(zhǔn)很難制定，如制定過高則不利于費(fèi)用控制，存在費(fèi)用套取空間，不利于風(fēng)險(xiǎn)防范；如制定過低又不能保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際業(yè)務(wù)需求，擠占其他可控費(fèi)用空間。在員工報(bào)銷系統(tǒng)上線應(yīng)用以前，差旅費(fèi)出差頻次、各類人員人均實(shí)際年發(fā)生金額難以計(jì)算，制定費(fèi)用定額標(biāo)準(zhǔn)只能依靠大致估算，缺乏歷史數(shù)據(jù)支持。

三、差旅費(fèi)數(shù)據(jù)分析基礎(chǔ)

差旅費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)信息化處理后，為深入開展數(shù)據(jù)分析提供了可能，分析數(shù)據(jù)主要來源于四個(gè)方面。一是員工報(bào)銷系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。對于出差事由、地點(diǎn)及報(bào)銷人等報(bào)銷業(yè)務(wù)具體信息字段，可通過員工報(bào)銷系統(tǒng)單據(jù)查詢整理；二是差旅費(fèi)賬務(wù)數(shù)據(jù)。因報(bào)銷會計(jì)憑證在ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊生成，可通過查詢差旅費(fèi)明細(xì)賬和記賬憑證獲取報(bào)銷賬務(wù)處理信息；三是員工崗位信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。ERP系統(tǒng)上線后，人資模塊實(shí)現(xiàn)對各單位全覆蓋，人員崗位分類中的大類、中類和小類基本信息可通過人資模塊獲得；四是原始憑證影像信息。在辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)時(shí)，業(yè)務(wù)人員掃描了有關(guān)發(fā)票影像并按報(bào)銷單據(jù)號進(jìn)行掛接，可通過對會計(jì)憑證的穿透查詢進(jìn)一步查看報(bào)銷發(fā)票影像信息。

四、差旅費(fèi)數(shù)據(jù)分析內(nèi)容

綜合員工報(bào)銷系統(tǒng)基本業(yè)務(wù)信息及ERP系統(tǒng)人資模塊和財(cái)務(wù)模塊有關(guān)信息，可對電網(wǎng)企業(yè)差旅費(fèi)報(bào)銷開展多維度分析。一是費(fèi)用構(gòu)成分析。差旅費(fèi)報(bào)銷從內(nèi)容上可劃分為住宿費(fèi)、交通費(fèi)、公雜費(fèi)及伙食補(bǔ)助四類。實(shí)際工作中，電網(wǎng)企業(yè)對不同級別人員住宿費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)有明確規(guī)定，對伙食費(fèi)及公雜費(fèi)補(bǔ)助按照供電區(qū)域內(nèi)、省會城市及省外城市制定不同補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)。簡而言之，按照差旅費(fèi)管理標(biāo)準(zhǔn)，四類報(bào)銷項(xiàng)目之間以及單項(xiàng)報(bào)銷項(xiàng)目與報(bào)銷總額之間存在一定比例關(guān)系，如比例關(guān)系異常，則差旅業(yè)務(wù)報(bào)銷的合規(guī)性及管理的規(guī)范性應(yīng)予以重點(diǎn)關(guān)注。特別是對于沒有住宿費(fèi)及交通費(fèi)報(bào)銷發(fā)票，僅通過填寫單據(jù)報(bào)銷公雜費(fèi)及伙食補(bǔ)助的業(yè)務(wù)，存在報(bào)銷管控不嚴(yán)，濫發(fā)補(bǔ)助的可能性；二是組織機(jī)構(gòu)分析。在ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊，電網(wǎng)企業(yè)一般按照本部管理部門、二級管理單位及不同班組劃分成本中心，系統(tǒng)對差旅費(fèi)報(bào)銷記賬憑證數(shù)據(jù)自動按成本中心歸集。通過分析成本中心報(bào)銷數(shù)據(jù)，并比對歷史報(bào)銷發(fā)生數(shù)據(jù)情況，可確定差旅費(fèi)管理的重點(diǎn)機(jī)構(gòu)、部門及班組。確定費(fèi)用發(fā)生重點(diǎn)成本中心后，可進(jìn)一步通過追蹤員工報(bào)銷系統(tǒng)報(bào)銷單據(jù)，分析報(bào)銷數(shù)據(jù)發(fā)生的合理性和規(guī)范性；三是崗位構(gòu)成分析。按照電網(wǎng)企業(yè)員工崗位分類標(biāo)準(zhǔn)，員工崗位劃分為經(jīng)營類、管理類、技術(shù)類、技能類及服務(wù)類五類，并在ERP系統(tǒng)人資模塊集成。通過導(dǎo)出員工報(bào)銷系統(tǒng)報(bào)銷單據(jù)，應(yīng)用Excel有關(guān)函數(shù)以報(bào)銷人為關(guān)鍵字段，與人資模塊員工崗位分類信息進(jìn)行匹配，可統(tǒng)計(jì)分析出電網(wǎng)企業(yè)每類員工差旅費(fèi)發(fā)生實(shí)際情況，為進(jìn)一步細(xì)化完善差旅費(fèi)定額提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)；四是時(shí)間進(jìn)度分析。電網(wǎng)企業(yè)生產(chǎn)作業(yè)和氣候季節(jié)因素密切相關(guān)，并有較強(qiáng)的計(jì)劃性。對東北地區(qū)，檢修業(yè)務(wù)一般以春檢、秋檢的方式安排，而培訓(xùn)業(yè)務(wù)一般在冬季開展，招標(biāo)業(yè)務(wù)按照年初規(guī)定批次進(jìn)行。差旅費(fèi)報(bào)銷費(fèi)用的發(fā)生，應(yīng)與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際情況相吻合，如在年底出現(xiàn)費(fèi)用集中報(bào)銷，則存在突擊花錢的可能性，應(yīng)重點(diǎn)給予關(guān)注和審核；五是業(yè)務(wù)綜合分析。對于通過費(fèi)用構(gòu)成、組織機(jī)構(gòu)、崗位分類及時(shí)間進(jìn)度分析，初步確定存在報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)，可通過系統(tǒng)遠(yuǎn)程追蹤查看報(bào)銷原始發(fā)票影像，進(jìn)一步分析業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)性，必要時(shí)針對這些業(yè)務(wù)開展現(xiàn)場檢查和審計(jì)。

五、有關(guān)啟示與建議

一是提升完善系統(tǒng)功能。從目前財(cái)務(wù)信息化建設(shè)和應(yīng)用實(shí)際情況看，現(xiàn)有信息系統(tǒng)功能還不能有效支撐差旅費(fèi)數(shù)據(jù)分析需求，實(shí)際分析工作更多依賴人工導(dǎo)出基礎(chǔ)數(shù)據(jù)后，應(yīng)用Excel有關(guān)函數(shù)及數(shù)據(jù)透視表功能實(shí)現(xiàn)，工作效率有待進(jìn)一步提高。未來應(yīng)通過系統(tǒng)開發(fā)，集成人資模塊崗位設(shè)置、人員分類等信息，包括集成財(cái)務(wù)稽核模塊在內(nèi)的有關(guān)數(shù)據(jù)，通過系統(tǒng)功能完善開發(fā)，自動開展差旅費(fèi)分析。

二是完善細(xì)化定額管理。目前電網(wǎng)企業(yè)差旅費(fèi)定額按照管理人員和一般人員兩類人員制定，未按照供電企業(yè)崗位分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)一步細(xì)分。從分析結(jié)果看，輸電運(yùn)維及信息通信等小類人員年差旅費(fèi)發(fā)生金額高于管理人員，與實(shí)際定額水平差距較大。未來應(yīng)通過差旅費(fèi)分析計(jì)算，參照歷史費(fèi)用實(shí)際發(fā)生水平，進(jìn)一步完善細(xì)化定額管理，按崗位大類或中類甚至小類制定定額標(biāo)準(zhǔn)，提高差旅費(fèi)定額管理的科學(xué)性。

三是強(qiáng)化報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)防控。在當(dāng)前形勢下，電網(wǎng)企業(yè)對業(yè)務(wù)招待費(fèi)及福利費(fèi)等重要敏感性費(fèi)用支出管控日益嚴(yán)格，如費(fèi)用預(yù)算下達(dá)寬裕，基層單位存在通過差旅費(fèi)報(bào)銷，變通處理相關(guān)費(fèi)用或發(fā)放補(bǔ)貼的可能性。為有效防范風(fēng)險(xiǎn)，一方面應(yīng)強(qiáng)化差旅費(fèi)日常報(bào)銷審核和內(nèi)部常規(guī)審計(jì)，加強(qiáng)日常過程管控；另一方面應(yīng)通過對差旅費(fèi)開展數(shù)據(jù)分析，查找有無突擊集中報(bào)銷、頻繁報(bào)銷等高風(fēng)險(xiǎn)報(bào)銷行為，進(jìn)一步強(qiáng)化報(bào)銷分析管控，有效規(guī)范業(yè)務(wù)處理，提高風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)控水平。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：國網(wǎng)吉林省電力有限公司）