淺談檔案資料的歸納和利用對于基層檔案管理的作用

季垚

摘 要：檔案資料對我們是非常重要的，檔案資料關系著我們的個人信息和國家機密，一定要重視檔案資料的歸納與整理，如果沒有將檔案資料進行歸納與整理，就會導致檔案發(fā)生混亂，對基層檔案的管理是十分不利的?，F(xiàn)代化技術在各個領域中被不斷的應用，檔案資料的存儲也不例外，現(xiàn)代化的存儲方式為檔案資料的歸納與整理帶來了便利，基層檔案資料的管理工作也會更加方便，人們一定要重視基層檔案的管理工作。

關鍵詞：檔案資料；歸納和利用；基層檔案管理

檔案資料的數(shù)量在不斷地增加，現(xiàn)代化技術的發(fā)展，為檔案的歸納與整理提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展的需要，尤其是在檔案資料的歸納與整理上，應該將現(xiàn)代化的技術結(jié)合在基層檔案資料歸納與管理中，只有將檔案資料歸納和利用好，基層檔案管理工作才能順利進行。

一、提高檔案管理人員的基本素質(zhì)

檔案管理人員的基本素質(zhì)對檔案管理工作是非常重要的，想要提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，就要提高檔案管理人員的基本業(yè)務水平。檔案管理人員應該對檔案的基本知識了如指掌，尤其是在檔案的歸納和利用上，作為檔案管理人員，應該不斷的提高自身的素質(zhì)，加強政治學習，培養(yǎng)良好的政治素養(yǎng)，提高對檔案管理的認識，工作人員要不斷地總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)自身存在的問題，加強檔案的法制觀念。正確認識到檔案工作的重要性，檔案管理人員的素質(zhì)得到提高，檔案資料的歸納與利用才能更好，檔案管理工作的程度決定了單位的管理水平，如果沒有將檔案的管理工作做好，作為單位的領導就要為強化員工的責任意識，讓員工認識到檔案管理工作的重要性，領導在這種思想指導下，才會強化檔案管理工作的指導。領導重視是搞好全館檔案管理工作的有力保證。

要想在實際行動上增加檔案管理人員的基本素質(zhì)，就要讓檔案管理人員提高對檔案的認識程度，單位應該加大對檔案資料知識的宣傳工作，在培訓的時候，為檔案管理人員講解檔案的收集、歸納與整理工作的各個步驟，工作人員要將各個步驟都了解透徹，每一個檔案管理人員都應該有這樣的一個概念：如果沒有將檔案資料歸納和和利用好，檔案的管理工作就不能按時的完結(jié)，只有將檔案歸納好，檔案資料的管理是真正的完成，否者就會為后續(xù)的工作留下隱患，因此，檔案資料的歸納與利用是檔案管理人員基本素質(zhì)的體現(xiàn)。

二、完善檔案管理制度，建立檔案管理工作的新模式

檔案管理工作要想做好，就要完善檔案管理制度，檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)，如果沒有將檔案的制度制定好，檔案管理工作就沒有了法律依據(jù)。要想完善檔案管理制度，就要在這些方面來補充檔案管理制度：建立檔案收集制度，讓檔案的收集工作變革更加合理，與新時代的技術結(jié)合，讓檔案管理更加合理；在檔案的保管和利用方面完善制度，針對現(xiàn)代化的檔案管理制定新的制度；還要在檔案的歸納范圍上做出規(guī)定，對每一個工作人員都限制檔案的歸納范圍，可以提高歸納的效率，將這些補充的制度加入到檔案管理制度中，與管理人員的日?？己寺?lián)系在一起，這樣就可以提高員工工作的積極性，嚴格的按照檔案管理制度來做好每一項工作。

檔案工作也是有著區(qū)分的，企事業(yè)單位的檔案管理工作與普通的檔案資料的管理是不同的，在歸納與利用上，也有著自身的獨特性，因此建立符合本單位和本部門實際情況的檔案管理模式——信息一體化的管理，就顯得更為重要。在所有的檔案管理過程當中，領導決策都需要各部門及時準確地提供信息。而檔案、圖書資料等一體化管理是適應現(xiàn)代化管理的新模式。因此，單位建立檔案室，對單位檔案、圖書資料實行一體化管理，這不但可以節(jié)省人力、財力、物力，而且能夠提供更多綜合信息，實行信息一體化管理是單位動態(tài)管理的需要。因此在貫徹檔案各項管理制度的基礎上，制定專職檔案人員的工作職責以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴密的制度規(guī)范檔案制作程序，保證檔案質(zhì)量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲等每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，為規(guī)范、高效地開展檔案管理工作奠定基礎。

三、多渠道、多途徑收集文件材料，加強檔案利用反饋信息的管理

檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟效益和社會效益。因此單位檔案工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為單位各項工作，特別是提高管理水平和開發(fā)利用檔案信息，為本單位和本部門內(nèi)部領導決策服務，為干部選拔任用和晉升以及職稱等提供服務。收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，檔案人員可以了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提高檔案利用率。

檔案管理工作還可以根據(jù)服務對象的差異，以及服務需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多少，價值的大小，直接影響現(xiàn)代檔案材料的利用率。為從源頭上保證館檔案室收藏資源，我在單位日常管理檔案的過程中反復多次修改歸檔范圍，保管期限，使之更加合理化，同時檔案的載體也實行多樣化，除紙質(zhì)外還包含了照片、錄音、錄像、實物等。

四、加強檔案人員計算機知識和相關計算機使用技能的培訓

新的歸檔方法是以檔案工作的現(xiàn)代管理為前提的，沒有現(xiàn)代化的計算機設備，不具備操作計算機的能力的檔案管理人員是不能勝任本職工作的。對文件級檔案管理，業(yè)務人員要加以正確認識，不僅要加強新的檔案整理辦法，而且要學習和掌握計算機知識和操作技能。努力創(chuàng)造條件，爭取早日實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

要促進檔案信息化管理，除了計算機及其配套設施必須跟上外，首先必須強化信息意識和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動態(tài)信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。其次，要加快開發(fā)和利用現(xiàn)有信息資源。同時，要通過現(xiàn)代信息處理技術對現(xiàn)有的各種檔案進行數(shù)字化處理和存儲，加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設。當然加強電子檔案歸檔管理和人才建設是不可或缺的一條。

抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊伍建設是做好檔案工作的關系，建設一支高素質(zhì)的檔案隊伍是奠定檔案事業(yè)長足進步的根基。要加強人才專業(yè)培訓，吸收各方面人才，善于發(fā)現(xiàn)人才，壯大充實檔案信息服務的人才隊伍。

五、結(jié)論

檔案管理是檔案日常工作中重要部分，本文對于基層檔案室中資料的分析和利用情況進行了分析研究。本文認為要提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，增強對檔案的意識；健全檔案管理制度，建立檔案管理一體化的管理新模式；多渠道、多途徑收集文件材料，加強檔案利用反饋信息的管理，將檔案資料的歸納和利用做好，提高管理人員的基本素質(zhì)，只有將以上這些方面做好，檔案的管理工作才是事半功倍的，檔案管理才能為社會做出更大的貢獻。

參考文獻

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