建筑工程檔案資料有效管理方法思考

沈　茜/濟南市歷下區(qū)房屋建設(shè)綜合開發(fā)公司

建筑工程檔案資料有效管理方法思考

沈茜/濟南市歷下區(qū)房屋建設(shè)綜合開發(fā)公司

隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，檔案資料信息化管理的不斷加深，傳統(tǒng)的建筑行業(yè)內(nèi)部檔案管理方式和管理理念已經(jīng)難以適應(yīng)時代發(fā)展的需要，進一步完善建筑工程檔案資料的管理方法是現(xiàn)代建筑行業(yè)發(fā)展過程中必須解決的一個問題，同時也是建筑行業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)保障。管理人員必須從根本上認識到對建筑工程檔案資料實行科學(xué)有效管理的重要性，不斷的優(yōu)化自己的管理方法，讓建筑工程的檔案資料管理變得更加科學(xué)化和規(guī)范化。

建筑工程；檔案資料；管理方法

1.建筑工程檔案資料管理工作的重要性

檔案資料的完整性是保證建筑工程施工質(zhì)量的基礎(chǔ)，由于建筑工程的施工工序復(fù)雜、涉及范圍廣泛，這在一定程度上增加了檔案資料管理工作的難度，也正是因為如此，更應(yīng)該不斷強化和完善建筑工程的檔案資料管理工作，讓其管理更具有科學(xué)性，同時檔案資料的管理工作也是建筑企業(yè)內(nèi)部控制體系整體水平的一種提現(xiàn)，它可以很好的反映出檔案資料管理者對于企業(yè)內(nèi)部管理的重視程度。對于部分建筑工程項目來說，如果其存在著檔案資料管理上的問題，則將整個工程的當(dāng)作是不合格工程來處理，這也從另一個方向上說明了建筑工程檔案資料管理工作的的重要性。

除此之外，建筑工程的檔案資料管理工作還包括了對建筑工程建設(shè)中所使用到的技術(shù)、存在著的問題、以及解決措施等的記錄工作，這對日后的工程分析、檢驗和審核帶來了很大的幫助，同時也可以為下次工程項目的建設(shè)提供寶貴的經(jīng)驗。對建筑工程的檔案資料進行詳細的分析和研究，還可以知道本次工程施工中具有的優(yōu)點和存在著的缺點，這對提升將來的建設(shè)效率和建設(shè)質(zhì)量有非常大的幫助。

2.建筑工程檔案資料管理存在的問題

雖然在近些年中，我國的建筑行業(yè)有了非常迅速的發(fā)展，但在建筑工程的檔案資料管理工作上依舊存在著不少問題，再加上建筑工程周期長、檔案資料復(fù)雜、數(shù)量種類多等特點，讓建筑工程檔案資料管理工作的缺陷更加明顯的暴露出來，這主要體現(xiàn)在以下三個方面上。

第一，檔案資料管理模式混亂。在目前的建筑工程項目中，普遍存在著各部門各自為政的情況，使得建筑工程的檔案資料得不到一個統(tǒng)一的資料，這在一定程度上增加檔案管理的工作的難度，同時也加大了資料丟失的情況，在真正需要查找相關(guān)檔案資料時，經(jīng)常要花費大量的時間才可以找到相關(guān)的資料，這就大大的降低了檔案資料的利用率。

第二，對檔案資料管理工作不夠重視，管理人員專業(yè)知識薄弱。部分企業(yè)對檔案資料管理的工作的重視度不夠，認為檔案資料管理是一項非常簡單輕松的工作，這就出現(xiàn)了許多檔案管理人員是身兼數(shù)職的情況。在建筑工程的檔案資料管理人員中，絕大部分都是由其他崗位臨時調(diào)任的，嚴(yán)重缺乏檔案資料管理的基礎(chǔ)專業(yè)知識，是的檔案資料的管理工作難以科學(xué)、全面。

第三，檔案資料缺乏準(zhǔn)確性和完整性。由于建筑工程的工作內(nèi)容復(fù)雜、涉及部門廣泛、工作周期長，在進行其使檔案資料管理時，如果沒有足夠的耐心和細心是無法將其工作做好的，導(dǎo)致其檔案資料經(jīng)常出現(xiàn)不完整和錯誤的情況，再加上管理人員專業(yè)技能的缺乏和管理方式不統(tǒng)一，導(dǎo)致許多檔案資料都沒有能夠技及時的進行歸檔，這就加大了重要資料丟失的概率。

3.改善建筑工程檔案資料管理的相關(guān)對策

檔案資料管理工作對整個建筑工程有著非常重要的意義，要想進一步改善建筑工程的檔案資料管理工作的質(zhì)量，可以從以下幾個方面著手。

3.1提高建筑工程檔案管理工作的重視度

要進行提升建筑工程檔案質(zhì)量管理工作的質(zhì)量，首先企業(yè)內(nèi)部和管理人員必須對其管理工作給予足夠的重視。由于檔案資料管理工作與經(jīng)濟利益沒有直接的聯(lián)系，導(dǎo)致部分建設(shè)施工單位沒有將其檔案資料管理工作放在心上，進程都是在工程完工程驗收時才進行檔案資料的收集與整理。從表明上看，是可以節(jié)約建筑工程施工過程中的人力和時間，但由于許多資料沒有能在第一時間進行整理和收集，使得許多重要的資料出現(xiàn)丟失或不完整的情況，這對日后的工程維護、經(jīng)驗總結(jié)非常不利。所以，只有加強建筑工程檔案管理工作的重視程度，才可以讓其管理工作變得更加科學(xué)嚴(yán)謹，才可以確保資料的完整與準(zhǔn)確。

3.2建立并不斷完善檔案資料管理制度

管理制度是建筑工程檔案資料管理的重要指導(dǎo)，一個良好的管理制度是檔案質(zhì)量準(zhǔn)確性與完整性的重要保障。所以必須建立起一個科學(xué)合理的檔案資料管理制度，并嚴(yán)格的將其落實到實際的管理工作中，并在實行過程中不斷的進行制度完善，設(shè)立一個專門的管理部分來對其檔案資料進行統(tǒng)一的管理，同時，還要明確建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位以及監(jiān)理單位等項目管理該工作中的職能，將檔案資料的收集、整理、存檔工作進行規(guī)范化，并注重每一個環(huán)節(jié)中檔案資料的的及時性、準(zhǔn)確性與有效性，嚴(yán)格的進行檔案資料的借閱制度，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況。

3.3嚴(yán)格進行竣工驗收檔案資料的檢查與審閱

在建筑工程的竣工驗收階段，檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性對其驗收工作有著非常大的影響，所以必須嚴(yán)格的做好工程竣工驗收檔案資料的檢查與審閱。檔案管理人員應(yīng)該在工程項目管理人員的陪同下，根據(jù)建筑工程的檔案歸檔的要求去對所有相關(guān)文件進行檢查、審閱，一旦發(fā)現(xiàn)其中存在著任何問題都應(yīng)該馬上進行解決，查漏補缺，確保所有竣工材料都符合真實情況。同時，還要將《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》《工程竣工驗收備案制》等相關(guān)條例落實到實際的工程驗收檔案資料的審核、移交中，使竣工的驗收工作和檔案的驗收可以同步進行。對不符合規(guī)定要求的移交工作，應(yīng)該采取相應(yīng)的處理措施，例如：不給予《建設(shè)工程檔案合格證》、建設(shè)單位不結(jié)清尾款等。從而更有力的保證建筑工程檔案的完整性與準(zhǔn)確性。

3.4加強檔案資料管理人員進行定期的培訓(xùn)

檔案資料管理人員的專業(yè)技能和綜合綜合素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量有著非常大的影響，所以相關(guān)部門應(yīng)該對其檔案資料管理人員進行定期的培訓(xùn)，提升管理人員的管理意識和專業(yè)知識，并對其進行定期的考核，無法通過考試的工作人員應(yīng)該給予二次培訓(xùn)的機會，除此之外，還應(yīng)不斷的引入先進的管理方式，將先進的科學(xué)技術(shù)運用到建筑工程的檔案資料管理中，有效的提高檔案資料的管理效率和管理質(zhì)量，并積極搭建相關(guān)的溝通交流平臺，讓管理人員可以通過溝通交流來提升自己的管理水平，促進建筑行業(yè)的不斷發(fā)展。

4.結(jié)束語

總的來說，建筑工程的檔案管理資料對提高工程施工效率、改善工程整體質(zhì)量、提升企業(yè)經(jīng)濟效益都有非常重要的意義。在建立和完善管理制度的同時，還必須確保將管理制度落實到實際的管理工作中，及時的進行檔案資料的收集與整理，這樣才可以更好的確保資料的準(zhǔn)確性與完整性，并注重對管理人員的培訓(xùn)工作，為改善檔案資料管理方法提供最有利的基礎(chǔ)保障。

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