淺談做好工程檔案管理工作的重要性

汪晶

摘 要：隨著工程項目在各地以不同的形式展開建設(shè)，工程檔案管理工作的重要性就日益凸顯出來。工程檔案管理全面反映了建筑工程建設(shè)的詳細情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此，做好建筑工程檔案管理工作非常必要。

關(guān)鍵詞：工程；檔案；管理；重要性

在工程建設(shè)過程中會形成各種各樣的文檔材料、有建設(shè)前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維護檢修記錄等。這些文檔材料全面反映了建筑工程建設(shè)的詳細情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此，認真做好工程檔案管理工作是非常重要的。

一、在建項目檔案管理存在的突出問題

1.工程檔案不能及時歸檔

工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負責工程技術(shù)檔案資料的接收和移交按工程項目管理要求，檔案應(yīng)隨工程項目竣工而及時歸檔，但在實際工作中，由于檔案管理人員不能及時整理，領(lǐng)導(dǎo)對工程檔案的不夠重視往往造成工程檔案遲遲不能及時歸檔。

2.檔案資料經(jīng)常缺失

在建工程項目檔案涉及專業(yè)面廣、數(shù)量巨大，從前期到最后的竣工備案移交。任何一個環(huán)節(jié)疏忽都有可能造成資料丟失，且經(jīng)過多層環(huán)節(jié)傳遞移交，最終到達檔案人員手上就已缺乏，特別是對于工程中的一些細節(jié)資料，普遍不被人們重視，或因人員的變動所以在實際工作中的遺失幾率較高。造成最后工程竣工時檔案歸檔率偏低，檔案的嚴重缺失。

3.歸檔信息與實際不相符

該類問題主要體現(xiàn)在設(shè)計與實際產(chǎn)品的不一致或替代性信息資料方面。一些設(shè)計單位不了解設(shè)備廠家產(chǎn)品信息，而設(shè)備廠家定型產(chǎn)品沒能按典型設(shè)計生產(chǎn)產(chǎn)品，一些集成廠商只提供設(shè)備總裝資料，而沒能提供單元設(shè)備資料或提供的是通用替代性資料。

二、工程檔案在工程建設(shè)施工階段的重要性

1.工程檔案是建設(shè)工程的重要組成部分

在一個工程項目開工前就已有大量的資料形成，這部分與工程建設(shè)是不可分的，所以這部分文件材料作為工程檔案的一部分而進行歸檔管理。在前期的工程資料都是十分重要的，比如在前期建筑工程所需要的材料方面，對這些材料的質(zhì)量把好關(guān)是至關(guān)重要的，對工程中所需要的材料在進場除了有出廠合格證以外，還要進行相關(guān)的檢驗，通過對材料的各種能進行檢測，從而保證材料的質(zhì)量，這部分檢測文件對工程是十分重要的依據(jù)。

2.工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映

工程檔案不僅可以直接反映工程的質(zhì)量，還可以間接的反映隱蔽工程的質(zhì)量。在工程建設(shè)中，有些工程的前一道工序后被后一道工序所掩蓋，所以在工程完成后對這部分隱蔽工程的質(zhì)量我們是無法直觀看到的，所以只有通過照片、錄像及現(xiàn)場記錄等內(nèi)容即工程檔案的記錄來對工程質(zhì)量進行評價，針對這部分隱蔽工程，工程檔案的作用是無可替代的。

3.工程檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

影響質(zhì)量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環(huán)境”等五大方面。從“人”的因素來看，建設(shè)工程資料員是工程建設(shè)中不可缺少的技術(shù)人員。要經(jīng)過專門培訓(xùn)后持證上崗，而且要保證資料員的穩(wěn)定。從“材料”的因素來看，所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設(shè)工程質(zhì)量保證資料的主體從“機械”的因素來看，機械設(shè)備的使用和現(xiàn)場調(diào)度是施工組織設(shè)計的重要內(nèi)容：從“方法”的因素來看，對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志；從“環(huán)境”的因素來看，我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環(huán)境進行拍照和錄像，反映場地環(huán)境的變化；上述幾個方面的資料都在建設(shè)工程檔案的收集編制范圍內(nèi)，所以工程質(zhì)量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。

4.工程檔案管理是促進建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段

首先，由項目管理單位把關(guān)，在建設(shè)工程取得《施工許可證》之前，項目管理單位一定要與施工單位簽訂《工程竣工檔案責任書》，并填寫《工程竣工檔案責任人登記表》，從一開始就把工程檔案的要求、責任告知施工單位，要求他們明確分管領(lǐng)導(dǎo)和專門資料人員，對工程資料終身負責，提高對檔案責任意識；其次，對工程檔案實行專人負責、全程跟蹤、經(jīng)常性業(yè)務(wù)指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改；第三，是工程竣工前對建設(shè)工程檔案預(yù)驗收，預(yù)驗收合格后方能舉行竣工驗收會，由質(zhì)量監(jiān)督站查驗資料備案后，再完整向檔案部門移交工程竣工檔案，辦理移交簽證手續(xù)。

三、工程檔案在工程建設(shè)完成后的重要性

1.工程檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)

現(xiàn)代化城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內(nèi)容很廣泛很復(fù)雜。隨著城市現(xiàn)代化進程的加快，各種矛盾也將呈現(xiàn)出來，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地下、地上空間利用率越來越高，除現(xiàn)有的管線外，地下建筑物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來越多，而對這些工程的維護、管理、改建、擴建單靠人的記憶是不行的。只有以城市建設(shè)重點工程檔案為依據(jù)，才能進行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。

2.工程檔案是城市防災(zāi)、挽災(zāi)、減災(zāi)和戰(zhàn)爭破壞后恢復(fù)重建的重要依據(jù)

工程檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力。通過對它的管理、編研、開發(fā)和利用，必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動城市建設(shè)發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的財富。

四、結(jié)語

建筑工程的檔案管理對于城市的建設(shè)和城市后續(xù)的維護工作有著重要的作用，因此，認真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。我們應(yīng)增強各級人員對工程檔案重要性的認識，增強專職檔案管理員的管理水平和業(yè)務(wù)水平，將工程檔案管理工作納入到現(xiàn)場質(zhì)量管理范圍中去，保證工程檔案的原始性；實行嚴格的審查監(jiān)督體制，保證工程檔案管理工作的順利開展；加強檔案工作人員的檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提高檔案管理意識。

參考文獻：

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