對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的思考

原源　鄧菀菁　李昕

摘 要：在改革發(fā)展的新時(shí)期，高校內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生巨大變化，院校合并、校園規(guī)模擴(kuò)張、設(shè)施更新、人數(shù)增多，隨之而來的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)復(fù)雜繁多，高校在財(cái)務(wù)管理方面做了很多工作，而財(cái)務(wù)檔案正是記錄和反映這些經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、財(cái)務(wù)工作的重要史料和證據(jù)，對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)決策起著重要作用。因此，保管好、利用好財(cái)務(wù)檔案，將有效促進(jìn)高校健康有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校 財(cái)務(wù)檔案管理 內(nèi)容 特點(diǎn) 存在問題 建議

中圖分類號(hào)：F233 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2016）01-247-03

一、高校財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)容

高校財(cái)務(wù)檔案是高校在從事教學(xué)、科研、后勤等財(cái)務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的文字材料、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，高校財(cái)務(wù)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，具體包括：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、電算化會(huì)計(jì)檔案以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。

二、高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)

高校財(cái)務(wù)檔案既是高校財(cái)務(wù)工作的重要史料和證據(jù)，也是高校檔案的重要組成部分，具體有以下幾點(diǎn)特性：

1.關(guān)聯(lián)性。高校實(shí)行的是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理”或“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的財(cái)務(wù)管理體制，根據(jù)學(xué)校發(fā)展的需要統(tǒng)籌安排和使用學(xué)校的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)和資源，各部門、單位是統(tǒng)一的有機(jī)整體，在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中共同厲行節(jié)約、增收節(jié)支，形成聯(lián)系性較強(qiáng)的財(cái)務(wù)檔案，不可分割，有效體現(xiàn)了高校整體財(cái)務(wù)情況。同時(shí)，財(cái)務(wù)檔案也可為預(yù)算等提供依據(jù)，關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)。

2.多樣性。隨著電算化的普及，財(cái)務(wù)檔案管理模式發(fā)展為紙質(zhì)檔案和電子媒介檔案共存，既保存了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)憑證、賬冊(cè)、銷毀冊(cè)和報(bào)表等紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料，也保留了存儲(chǔ)在電腦硬盤、光盤等存儲(chǔ)媒介中的財(cái)務(wù)資料、軟件數(shù)據(jù)等。存儲(chǔ)的方式、類型多樣化。

3.規(guī)律性。高校財(cái)務(wù)工作較為繁瑣，工作量大，但是每一會(huì)計(jì)年度從開始到結(jié)束，產(chǎn)生的財(cái)務(wù)檔案類型相對(duì)規(guī)律，主要包括兩大類：一是會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，例如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等；二是收入票據(jù)類，例如服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù)、行政事業(yè)單位的非稅統(tǒng)一收入票據(jù)、往來款票據(jù)、校內(nèi)業(yè)務(wù)收據(jù)等。這兩大類財(cái)務(wù)檔案完整反映了高校日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的收支情況。

4.易破壞性。主要體現(xiàn)在兩方面，一是人為破壞，例如出于某些原因，如果管理人員素質(zhì)不高或疏于管理讓一些另有所圖的查閱人有機(jī)可乘，可能會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案被篡改、丟失、損毀、系統(tǒng)紊亂等情況；二是自然破壞，由于自然災(zāi)害等原因?qū)е缕茐?，例如地震、火?zāi)等，也有可能檔案存儲(chǔ)本身材質(zhì)發(fā)生老化，使得財(cái)務(wù)檔案受到不同程度的破壞。

三、高校財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問題

1.財(cái)務(wù)檔案管理模式落后，檔案利用率低。如圖1所示，目前高校主要保存的是紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案，只重?cái)?shù)量不重質(zhì)量，工作量大時(shí)，有些管理人員未必能做到嚴(yán)格按照規(guī)范認(rèn)真審核裝訂憑證及歸檔，還有可能存在歸檔不及時(shí)的情況。因此，使用最原始的方法對(duì)大量財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行歸檔、檢索，直接導(dǎo)致管理效率和使用效率低下。

2.財(cái)務(wù)檔案管理制度不完善，銷毀工作滯后。財(cái)政部、國家檔案局頒布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，但是在實(shí)際工作中關(guān)于財(cái)務(wù)檔案管理的制度并不完善，缺乏統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)性，存在以下問題。一是很多高校不重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，沒有設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案管理崗位和檔案存放空間及設(shè)施，讓財(cái)務(wù)部門自己查閱財(cái)務(wù)檔案，保存地點(diǎn)分散，極易出現(xiàn)存放混亂、丟失情況。二是管理工作的相關(guān)制度不夠完善，沒有制定專門的財(cái)務(wù)檔案查閱和使用制度，存在有章不循、有章難循、隨意查閱復(fù)制的情況。三是大多數(shù)高校的財(cái)務(wù)檔案銷毀工作普遍滯后，大量超期存放的財(cái)務(wù)檔案占用了檔案庫房，加大了檔案管理部門的工作量，嚴(yán)重影響檔案管理和利用效率。隨著財(cái)務(wù)工作量的龐雜，這些問題更加凸顯。

3.財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍專業(yè)性差，缺乏專門硬件設(shè)施。目前，大多數(shù)高校財(cái)務(wù)檔案先由財(cái)務(wù)部門暫存，達(dá)到一定期限后才會(huì)移交學(xué)校檔案管理部門。在財(cái)務(wù)部門暫存檔案期間，沒有設(shè)置專門的管理人員，多由財(cái)務(wù)人員兼職，在財(cái)務(wù)工作量大、繁雜的情況下分工不明確，財(cái)務(wù)檔案的收集、整理工作往往被忽視。學(xué)校檔案部門工作人員也并未全都受過專業(yè)培訓(xùn)，做不到利用先進(jìn)方法管理檔案，與信息時(shí)代高科技發(fā)展脫節(jié)。有的財(cái)務(wù)部門辦公條件有限，沒有專門的庫房，把檔案堆放在辦公室，可隨意翻閱，達(dá)不到檔案存放的安全性要求，不能確保檔案的真實(shí)性和完整性。同時(shí)，普通辦公室的存儲(chǔ)條件在防水、防火、防光、防潮、防蛀等方面難以滿足檔案資料的保存要求。

4.財(cái)務(wù)檔案電子化管理起步晚，信息化建設(shè)水平低。受經(jīng)費(fèi)所限和重視程度影響，目前我國大多數(shù)高校未實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案電子化，與銀行等部門的財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)水平相距甚遠(yuǎn)。雖然有些高校已經(jīng)建立了電子賬務(wù)系統(tǒng)，但這些信息化工作主要集中在財(cái)務(wù)軟件上，忽略了將紙質(zhì)檔案影像化儲(chǔ)存。并且財(cái)務(wù)軟件僅限財(cái)務(wù)部門使用，學(xué)校其他部門人員無法及時(shí)查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，這無疑又加大對(duì)紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案的查閱頻率，增加財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作量。

四、提高高校財(cái)務(wù)檔案管理工作水平的建議

1.重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，改善提升硬件設(shè)施。高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視，保證管理工作需要的人力和物力。應(yīng)設(shè)置財(cái)務(wù)檔案管理崗位，培養(yǎng)既有職業(yè)道德又有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的高素質(zhì)管理隊(duì)伍，通過多種方式調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，經(jīng)常開展職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)等方面的交流和培訓(xùn)。為了財(cái)務(wù)檔案保管的安全性、規(guī)范性和保密性，高校應(yīng)提供合適的空間和檔案柜架等設(shè)施存放檔案，配備空調(diào)，使庫房?jī)?nèi)溫度保持在15～30℃，重視防水、防磁、防蛀、防蟲、防潮、防盜、防曬、防火等工作。

2.完善財(cái)務(wù)檔案管理制度，加強(qiáng)制度化建設(shè)。高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的有序開展有賴于完善的管理制度。首先應(yīng)建立財(cái)務(wù)檔案日常管理制度、借閱制度以及檔案銷毀制度，明確管理人員的工作職責(zé)，理清管理工作流程，嚴(yán)禁隨意丟放、復(fù)制、損毀財(cái)務(wù)檔案，定期監(jiān)督檢查檔案存放情況；建立內(nèi)控制度，杜絕財(cái)務(wù)檔案工作的違規(guī)違紀(jì)行為；對(duì)損毀破壞、復(fù)制財(cái)務(wù)檔案、泄露檔案信息等行為實(shí)行責(zé)任追究制，嚴(yán)懲不怠。

3.選用高素質(zhì)財(cái)務(wù)管理人員，提高管理規(guī)范性。隨著高校財(cái)務(wù)工作量的日益龐大，財(cái)務(wù)檔案資料日益增多。財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)要求應(yīng)由職業(yè)道德高、專業(yè)素質(zhì)過硬的工作人員專職管理。在職業(yè)道德方面，財(cái)務(wù)檔案管理人員必須嚴(yán)謹(jǐn)、敬業(yè)，既要有原則性，也有較好的人際交往能力；在專業(yè)素質(zhì)方面，不僅要了解財(cái)務(wù)部門的工作情況，及時(shí)采用科學(xué)方法分類整理檔案材料，還應(yīng)掌握財(cái)務(wù)軟件的相關(guān)功能操作，保存、備份好電算化財(cái)務(wù)檔案，保證財(cái)務(wù)檔案的完整性。要采取多種方式、途徑提高管理人員的綜合素質(zhì)，例如舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)、校際交流工作經(jīng)驗(yàn)等。（下轉(zhuǎn)第251頁）（上接第248頁）

4.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)，提高檔案利用率。財(cái)務(wù)工作的信息化為財(cái)務(wù)檔案管理奠定了基礎(chǔ)，為了能夠提高財(cái)務(wù)檔案的利用率，提供更好的檔案服務(wù)，高校應(yīng)重視財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理軟件的開發(fā)，使得檔案管理工作整個(gè)流程能夠通過信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)。例如開發(fā)附有財(cái)務(wù)檔案管理的財(cái)務(wù)軟件，能夠使財(cái)務(wù)人員在做賬時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)資料影像化保存，上傳至軟件中，自動(dòng)生成賬務(wù)附件，檔案管理人員可通過搜索憑證編號(hào)、項(xiàng)目名稱、經(jīng)手人等信息得到相關(guān)財(cái)務(wù)資料，提供給查詢?nèi)藛T，也可根據(jù)實(shí)際情況授權(quán)給部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人等，創(chuàng)建財(cái)務(wù)資源信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化共享。

總之，高校財(cái)務(wù)檔案反映了高校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，體現(xiàn)了高校整體發(fā)展情況，為領(lǐng)導(dǎo)層做出決策提供了基礎(chǔ)信息。應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作的制度建設(shè)，提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，改善管理環(huán)境和硬件設(shè)施，采用現(xiàn)代化技術(shù)和科學(xué)的管理方法，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化，提高財(cái)務(wù)檔案利用率，更好地服務(wù)于高校發(fā)展。

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（作者單位：中國地質(zhì)大學(xué)（北京）財(cái)經(jīng)處 北京 100083）

（作者簡(jiǎn)介：原源，女，碩士研究生，現(xiàn)工作于中國地質(zhì)大學(xué)（北京）財(cái)經(jīng)處。）（責(zé)編：玉山）