關(guān)于規(guī)范和加強(qiáng)物資設(shè)備采購(gòu)管理的探討

劉存生

【摘要】物資及設(shè)備采購(gòu)中權(quán)利與責(zé)任、資金與物資的交叉與運(yùn)轉(zhuǎn)。如何降低材料成本，加強(qiáng)物資采購(gòu)管理的監(jiān)督，直接關(guān)系到采購(gòu)單位的未來(lái)發(fā)展和效益。采購(gòu)的制度體系完善、流程建設(shè)、單位相關(guān)部門(mén)與工作人員控制和監(jiān)督都十分重要，不僅要進(jìn)行事后監(jiān)督，更要在事前、事中進(jìn)行監(jiān)督，才能實(shí)現(xiàn)采購(gòu)事項(xiàng)的順利平穩(wěn)開(kāi)展。

【關(guān)鍵詞】物資設(shè)備 采購(gòu)管理 相關(guān)建議

一、物資設(shè)備采購(gòu)基本概述

從事生產(chǎn)管理活動(dòng)的單位為實(shí)現(xiàn)每一環(huán)節(jié)的順利開(kāi)展，物資設(shè)備采購(gòu)必不可少。通過(guò)制定計(jì)劃補(bǔ)充生產(chǎn)工作過(guò)程中需要的生產(chǎn)生活資料，最終為采購(gòu)單位的目標(biāo)服務(wù)。物資及設(shè)備采購(gòu)非單一部門(mén)之力能實(shí)現(xiàn)，需要單位內(nèi)部的物資設(shè)備需求部門(mén)、財(cái)務(wù)審計(jì)部門(mén)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)、物資設(shè)備采購(gòu)部門(mén)等通力合作。同時(shí)，采購(gòu)產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)的選擇是采購(gòu)活動(dòng)另一個(gè)主要因素，其提供產(chǎn)品質(zhì)量好壞，成本高低及未來(lái)售后服務(wù)等問(wèn)題也將決定整體采購(gòu)行為的優(yōu)劣。

二、物資設(shè)備采購(gòu)管理面臨的問(wèn)題

（一）制度不完善滋生尋租空間

物資設(shè)備采購(gòu)是一項(xiàng)龐雜繁復(fù)的工程，這一過(guò)程涉及采購(gòu)單位內(nèi)外部多部門(mén)溝通與合作，如果沒(méi)有制度的相互制約與保障就會(huì)導(dǎo)致問(wèn)題的產(chǎn)生，我們選取經(jīng)常性典型問(wèn)題闡述如下：

供應(yīng)商的選擇暗箱操作。采購(gòu)物資設(shè)備的廠商選擇是多樣的，并且提供商品的質(zhì)量及其信用質(zhì)量資質(zhì)不僅相同，加之中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中人情成分較重，往往使得采購(gòu)部門(mén)容易滋生腐敗，產(chǎn)生市場(chǎng)尋租行為，產(chǎn)生個(gè)人牟利空間。

采購(gòu)價(jià)格操作空間較大。物資及設(shè)備采購(gòu)價(jià)格在受供求影響的同時(shí)，還受到很多其他因素影響，如產(chǎn)品質(zhì)量等級(jí)與功能結(jié)構(gòu)、技術(shù)配置、交貨時(shí)間與條件及售后服務(wù)等等，而這其中如果沒(méi)有制度制約將會(huì)出現(xiàn)低質(zhì)量高價(jià)格的貪腐行為。

（二）流程不夠優(yōu)化導(dǎo)致效率低下

從根本上說(shuō)，物資設(shè)備采購(gòu)是為單位內(nèi)部連續(xù)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)周期中實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)運(yùn)營(yíng)提供基礎(chǔ)保障的行為。不同的采購(gòu)單位因其從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)不同采購(gòu)的對(duì)象會(huì)大相徑庭，但是，其背后的基本原理是殊途同歸的。好的采購(gòu)流程會(huì)實(shí)現(xiàn)每一個(gè)環(huán)節(jié)的緊密銜接，并順暢運(yùn)轉(zhuǎn)，從需求的提出立項(xiàng)何時(shí)提出、采購(gòu)的數(shù)量多少、商家如何確定、采購(gòu)合同簽訂、貨款支付金額與方式等等，如果沒(méi)有制度的明確規(guī)定，制度的約束將產(chǎn)生很多問(wèn)題，并會(huì)在很大程度上影響采購(gòu)的效率，最終使得生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)受到影響。

（三）部門(mén)職能劃分不清及采購(gòu)人員貪腐問(wèn)題

部門(mén)職能職責(zé)與交叉不清將導(dǎo)致部門(mén)推諉及責(zé)任推脫問(wèn)題發(fā)生。職責(zé)不明確的情況下，從部門(mén)到人員都謀求自身利益最大化，而對(duì)怎樣實(shí)施采購(gòu)、采購(gòu)的數(shù)量多少及實(shí)際的物資需求和庫(kù)存物資是否平衡都并不關(guān)注，同時(shí)，部門(mén)職責(zé)與制約不明確也會(huì)導(dǎo)致為實(shí)現(xiàn)自身利益使得實(shí)際不需要的物品加入采購(gòu)之中。同時(shí)，采購(gòu)人員是實(shí)際過(guò)程的執(zhí)行與操作者，如果人員出現(xiàn)問(wèn)題將導(dǎo)致個(gè)人腐敗問(wèn)題產(chǎn)生及整個(gè)采購(gòu)過(guò)程效率低下。

三、規(guī)范和加強(qiáng)物資設(shè)備采購(gòu)的建議

（一）完善采購(gòu)制度管理

從管理學(xué)角度看，制度的重要性在于約束并彌補(bǔ)人與人之間信息不對(duì)稱(chēng)所導(dǎo)致的無(wú)效率或認(rèn)為因素導(dǎo)致事件失衡。因此，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在全球的發(fā)展，制度的重要性越發(fā)顯現(xiàn)。完善采購(gòu)管理制度可以從根本上杜絕貪腐與尋租事件的發(fā)生。具體來(lái)說(shuō)應(yīng)該建立以下采購(gòu)管理制度：

1.領(lǐng)導(dǎo)干部及親屬回避制度。這是從源頭上對(duì)物資及設(shè)備采購(gòu)的監(jiān)督與管理?；疽笈c做法是禁止領(lǐng)導(dǎo)參與采購(gòu)的任何環(huán)節(jié)。

2.集體決策原則。成立采購(gòu)工作專(zhuān)業(yè)執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，采購(gòu)實(shí)際運(yùn)營(yíng)中實(shí)行集體決策原則。同時(shí)，權(quán)利要實(shí)現(xiàn)分化與制約，開(kāi)展有限授權(quán)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)決策權(quán)利透明化、分散化。

3.公開(kāi)招標(biāo)與集中采購(gòu)制度。公開(kāi)招標(biāo)就是引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過(guò)質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面的競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)方案的最優(yōu)化。同時(shí)，通過(guò)開(kāi)展集中采購(gòu)工作，防止分散采購(gòu)滋生腐敗的渠道，集中采購(gòu)更加專(zhuān)業(yè)、規(guī)范與透明。

4.定期盤(pán)點(diǎn)與定期審計(jì)制度。要定期開(kāi)展盤(pán)點(diǎn)，制定完善材料盤(pán)存單，適時(shí)查看賬物是否相符。同時(shí)，定期開(kāi)展審計(jì)工作，通過(guò)審計(jì)督查物資需求計(jì)劃的提報(bào)、采購(gòu)渠道選擇、價(jià)格確定、質(zhì)檢驗(yàn)收、貨款支付等重點(diǎn)環(huán)節(jié)執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度情況，預(yù)防腐敗問(wèn)題的發(fā)生。

（二）優(yōu)化采購(gòu)流程管理

物資設(shè)備采購(gòu)涉及部門(mén)范圍較廣，整個(gè)環(huán)節(jié)貫穿采購(gòu)部門(mén)、實(shí)際使用部門(mén)、物資設(shè)備供應(yīng)商，需要判斷決策的環(huán)節(jié)繁復(fù)，因此，科學(xué)合理的采購(gòu)流程就顯得十分重要。通過(guò)科學(xué)的采購(gòu)流程設(shè)計(jì)，不僅將所有采購(gòu)環(huán)節(jié)囊括在一起，還能通過(guò)嚴(yán)密的環(huán)節(jié)銜接設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)有效的事前控制、事中監(jiān)督和事后管理，提高資金使用效益。在基本流程基礎(chǔ)上還可根據(jù)采購(gòu)物資與設(shè)備的不同適當(dāng)進(jìn)行環(huán)節(jié)的調(diào)整與增減，實(shí)現(xiàn)效率的提高與整個(gè)采購(gòu)運(yùn)行的平穩(wěn)有效。

整體基本流程為：采購(gòu)需求的提出→采購(gòu)計(jì)劃的制定→物資設(shè)備計(jì)劃采購(gòu)會(huì)議決定→采購(gòu)供應(yīng)商的選擇→商務(wù)交流及公開(kāi)招標(biāo)會(huì)的開(kāi)展→采購(gòu)價(jià)格的確定→領(lǐng)導(dǎo)審批→合同簽訂→驗(yàn)收物資設(shè)備質(zhì)量與數(shù)量→貨款結(jié)算與支付→合法合規(guī)檢查的開(kāi)展。

（三）加強(qiáng)采購(gòu)部門(mén)與人員監(jiān)督管理

1.采購(gòu)人員的監(jiān)管。從整個(gè)采購(gòu)流程來(lái)看，涉及的人員有具體采購(gòu)人員、物資與設(shè)備驗(yàn)收人員、具體使用物資人員、財(cái)務(wù)人員，因此，要針對(duì)涉及人員進(jìn)行定期檢查與考核，檢查是否按制度規(guī)定執(zhí)行、物資采購(gòu)是否規(guī)范、采購(gòu)物資質(zhì)量是否優(yōu)良，保存是否完好等。

2.明確采購(gòu)涉及部門(mén)職能。從整個(gè)采購(gòu)流程來(lái)看，采購(gòu)設(shè)計(jì)需求申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃部門(mén)、財(cái)務(wù)審計(jì)部門(mén)、項(xiàng)目管理部門(mén)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)、物資設(shè)備采購(gòu)部門(mén)等一系列部門(mén)，只有明確部門(mén)在采購(gòu)過(guò)程中的職責(zé)才能更好地實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的透明高效。采購(gòu)部門(mén)，主要負(fù)責(zé)單位日常物資設(shè)備的采購(gòu)計(jì)劃審核、采購(gòu)，并對(duì)相關(guān)流程進(jìn)行規(guī)范，從而使物資供給及采購(gòu)流程更加科學(xué)化、專(zhuān)業(yè)化；財(cái)務(wù)審計(jì)部門(mén)，主要是制定及執(zhí)行單位內(nèi)部的各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作，并對(duì)財(cái)務(wù)管理制度、成本控制制度及財(cái)產(chǎn)管理制度進(jìn)行統(tǒng)一管理；項(xiàng)目管理部門(mén)主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目計(jì)劃及目標(biāo)的制定，并在相關(guān)運(yùn)行過(guò)程中提供一定的技術(shù)服務(wù)，從而提高運(yùn)營(yíng)效率。

綜上所述：合理高效的物資設(shè)備采購(gòu)必須立足于制度體系完善、流程建設(shè)、單位內(nèi)部的相關(guān)部門(mén)與工作人員等每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化、控制和監(jiān)督，不僅要進(jìn)行事后監(jiān)督，更要在事前、事中進(jìn)行監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)事項(xiàng)的順利平穩(wěn)進(jìn)行。

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