淺析科研院所會(huì)計(jì)檔案電算化管理

黃曉云

【摘要】會(huì)計(jì)管理工作是管理學(xué)科的一個(gè)重要組成部分，而電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理是諸多會(huì)計(jì)管理工作中的一個(gè)重要分支?？蒲性核陔娝慊碌臅?huì)計(jì)檔案管理同樣是其會(huì)計(jì)管理工作中不可缺少的一部份。

科研院所當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理方式存在借閱查詢效率低、空間占用大、保管環(huán)境要求高、資源浪費(fèi)大等問(wèn)題，已不適應(yīng)新時(shí)期會(huì)計(jì)電算化管理的發(fā)展。為進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)電算化在科研院所的應(yīng)用程度，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電算化已成為科研院所會(huì)計(jì)管理工作中面臨的新課題。

本文從提高科研院所對(duì)會(huì)計(jì)檔案電算化建設(shè)的認(rèn)識(shí)、重視軟硬件設(shè)施建設(shè)，完善會(huì)計(jì)檔案電算化管理制度、培養(yǎng)會(huì)計(jì)檔案電算化管理人才、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電算化的安全性等方面積極探索會(huì)計(jì)檔案電算化管理在科研院所的可行性，說(shuō)明科研院所實(shí)行會(huì)計(jì)檔案電算化管理，能夠使科研院所未來(lái)的會(huì)計(jì)檔案管理工作更加高效、規(guī)范、環(huán)保，在會(huì)計(jì)信息共享方面有更大的提升。

【關(guān)鍵詞】科研院所 會(huì)計(jì)檔案 電算化管理

科研院所會(huì)計(jì)檔案信息是科研院所經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是認(rèn)識(shí)和把握科研院所經(jīng)濟(jì)規(guī)律的重要依據(jù)。隨著時(shí)間的推移，科研院所經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日趨復(fù)雜，會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容、檔案信息量驟增，檔案信息服務(wù)對(duì)象也逐漸擴(kuò)大。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方式的局限性越來(lái)越明顯，已不適應(yīng)新時(shí)期會(huì)計(jì)信息化管理的發(fā)展?？蒲性核?cái)務(wù)人員在新形式下如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電算化管理工作是其面臨的新挑戰(zhàn)。

一、科研院所現(xiàn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問(wèn)題

科研院所現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案管理方式普遍存在借閱查詢效率低、空間占用大、資源浪費(fèi)大、管理難度大等問(wèn)題，已不適應(yīng)新時(shí)期會(huì)計(jì)信息化管理的發(fā)展。

（一）會(huì)計(jì)檔案查尋和調(diào)閱不便，效率較低

科研院所會(huì)計(jì)記賬憑證、賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表均已實(shí)現(xiàn)電算化，但對(duì)會(huì)計(jì)檔案保存形式及管理方式仍以紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案為主，尤其是原始會(huì)計(jì)憑證為紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。因大部份會(huì)計(jì)檔案查閱需要翻查原始憑證，需要專人根據(jù)歸檔后的檔案目錄進(jìn)行不同年度、不同月份的查找翻閱，查尋和調(diào)閱不方便，調(diào)閱后也需要一本一本的按照檔案目錄、不同年度、不同月份進(jìn)行歸檔，查詢歸檔效率較低，影響到會(huì)計(jì)檔案信息的利用效率。

（二）紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案空間占用大，保管環(huán)境要求高

科研院所紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、銀行對(duì)賬單、合同資料、稅務(wù)資料等會(huì)計(jì)檔案十分厚重，數(shù)量多，體積大，需要占用大量檔案保管空間。隨著時(shí)間的推移，科研院所經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日趨復(fù)雜，會(huì)計(jì)檔案越來(lái)越多，符合檔案管理要求的會(huì)計(jì)檔案保管空間已不足。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案在保管過(guò)程中對(duì)保管環(huán)境要求較高，需要防盜、防火、防塵、防潮、防有害生物、防其他毀損等，保管和管理難度較大，需要建立符合上述保管條件的專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房和庫(kù)房管理制度。

（三）資源浪費(fèi)大

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案需要消耗大量的紙張、碳粉，對(duì)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)等辦公設(shè)備磨損嚴(yán)重，資源浪費(fèi)較大。電子會(huì)計(jì)檔案更符合國(guó)家“節(jié)約資源”、“低碳環(huán)?！钡某h。會(huì)計(jì)憑證、賬簿封面封底的填制，會(huì)計(jì)資料的裝訂成冊(cè)，各種資料加蓋印章、歸檔并登記入冊(cè)等工作都需要專門(mén)的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行處理。大量繁瑣的工作消耗了會(huì)計(jì)人員的寶貴時(shí)間和精力，會(huì)計(jì)檔案管理人力資源消耗浪費(fèi)大。

二、科研院所實(shí)行會(huì)計(jì)檔案電算化管理的意義

科研院所開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電算化管理工作，符合會(huì)計(jì)電算化、信息化要求，可以提高會(huì)計(jì)檔案信息查詢、利用的效率，減少會(huì)計(jì)檔案保管面積的占用，節(jié)約紙張、人力等資源，使財(cái)務(wù)人員將更多的精力放在更加重要的財(cái)務(wù)管理工作上。

（一）符合會(huì)計(jì)電算化、信息化要求

科研院所實(shí)行會(huì)計(jì)檔案電算化管理，改變了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理工作方式。會(huì)計(jì)檔案電算化是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)樵谟?jì)算機(jī)等介質(zhì)上進(jìn)行存儲(chǔ)和應(yīng)用的記錄著企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的電算資料，包括電算憑證、電算賬簿、電算報(bào)表、電算文檔及其他資料等?？蒲性核鶎?shí)行會(huì)計(jì)檔案電算化管理，是新時(shí)期會(huì)計(jì)信息化管理發(fā)展的需要，符合會(huì)計(jì)電算化、信息化的要求。

（二）會(huì)計(jì)檔案查詢、清理效率提高

科研院所實(shí)行會(huì)計(jì)檔案電算化管理，方便會(huì)計(jì)檔案的查詢和分析，能夠提高會(huì)計(jì)檔案查閱、清理效率，提高會(huì)計(jì)檔案信息的利用率，同時(shí)提高了財(cái)務(wù)管理效率。科研院所會(huì)計(jì)檔案電算化管理在合理地授權(quán)下，會(huì)計(jì)檔案使用人員可在計(jì)算機(jī)設(shè)備上對(duì)歸檔后的電算會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行靈活方便的查詢、搜索、調(diào)閱。同時(shí)，檔案管理人員在清理會(huì)計(jì)檔案時(shí)，只需按符合清理要求的條件檢索，就能夠輕松找到符合保管期限屆滿或其他清理?xiàng)l件的會(huì)計(jì)檔案，極大地提高清理效率。

（三）減少會(huì)計(jì)檔案空間占用，降低了保管環(huán)境要求

科研院所實(shí)行會(huì)計(jì)檔案電算化管理，會(huì)計(jì)檔案資料大部份以電子化形式存儲(chǔ)、保管，能夠減少會(huì)計(jì)檔案空間占用，同時(shí)也降低了對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管環(huán)境的要求。會(huì)計(jì)檔案電算化管理便于會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)和保管，能夠節(jié)約紙張等資源，符合當(dāng)前綠色辦公、低碳辦公的環(huán)保趨勢(shì)。

三、科研院所實(shí)行會(huì)計(jì)檔案電算化管理的建設(shè)意見(jiàn)

科研院所會(huì)計(jì)憑證、賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表均已實(shí)現(xiàn)電算化，為適應(yīng)新時(shí)期會(huì)電算化管理的發(fā)展，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的信息化變革就自然地成為了下一個(gè)電算化目標(biāo)。近年來(lái)財(cái)政部積極推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電算化管理的試點(diǎn)工作，會(huì)計(jì)檔案電算化管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范也逐步完善，這為科研院所開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電算化工作提供了依據(jù)。同時(shí)，國(guó)內(nèi)許多單位也在會(huì)計(jì)檔案電算化管理這一領(lǐng)域做了積極探索和實(shí)踐，為科研院所開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電算化工作提供了可資借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

（一）提高會(huì)計(jì)檔案電算化建設(shè)管理認(rèn)識(shí)

在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)時(shí)代，會(huì)計(jì)信息化管理是會(huì)計(jì)管理工作的一個(gè)趨勢(shì)?？蒲性核鶓?yīng)當(dāng)充分重視會(huì)計(jì)信息化工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)和人才培養(yǎng)，提高會(huì)計(jì)檔案電算化建設(shè)管理認(rèn)識(shí)，不斷推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電算化在本單位的應(yīng)用。

（二）重視會(huì)計(jì)檔案電算化管理軟硬件建設(shè)

會(huì)計(jì)檔案管理工作主要包括：前期會(huì)計(jì)檔案的收集整理、歸檔保存等工作，后期會(huì)計(jì)檔案的借閱、授權(quán)、跟蹤、檢索、共享等應(yīng)用管理工作和會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的保密、查詢控制、病毒防護(hù)、輔助安全管理等?？蒲性核鶓?yīng)重視會(huì)計(jì)檔案電算化管理軟硬件建設(shè)，通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀、磁盤(pán)等電算化設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)相關(guān)會(huì)計(jì)文字、圖表、圖像，在電算化形式下進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料的查詢、翻閱、分析。如可以通過(guò)掃描儀等影像采集設(shè)備對(duì)紙質(zhì)原始憑證及需要保存的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行電子掃描上傳，將原始憑證等會(huì)計(jì)檔案以電子化形式納入信息存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行保存?？蒲性核鶎?shí)施會(huì)計(jì)檔案電算化管理，還應(yīng)不斷加強(qiáng)關(guān)于電算化會(huì)計(jì)檔案管理方面的人員配備、保密教育、職業(yè)教育等方面的軟環(huán)境建設(shè)。

（三）制定會(huì)計(jì)檔案電算化管理制度

科研院所應(yīng)當(dāng)制定會(huì)計(jì)檔案電算化管理制度，建立健全適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案電算化管理工作環(huán)境的制度體系。如建立會(huì)計(jì)檔案電子備份制度，對(duì)電算化會(huì)計(jì)資料建立完善的索引體系，建立防止相關(guān)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)被篡改的有效內(nèi)控機(jī)制等。

（四）培養(yǎng)專業(yè)會(huì)計(jì)檔案電算化管理人員，提高電算化會(huì)計(jì)檔案的共享能力

科研院所應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案電算化管理工作，培養(yǎng)專業(yè)會(huì)計(jì)檔案電算化管理人員，打造會(huì)計(jì)電算化人才隊(duì)伍，全面推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化工作。會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作，將要逐步地轉(zhuǎn)變?yōu)橐员O(jiān)控會(huì)計(jì)電算化檔案的生成，以及保障會(huì)計(jì)電算化檔案的可讀性和安全性為首要任務(wù)，建立各類會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高計(jì)算機(jī)對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息的采集、檢索、查閱、分析服務(wù)的工作力度。同時(shí)，借助于錄放機(jī)、監(jiān)視器、多媒體電腦技術(shù)等手段，使會(huì)計(jì)檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中快捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果?；緦?shí)現(xiàn)科研院所內(nèi)部會(huì)計(jì)信息資源共享，提高電算化會(huì)計(jì)檔案的共享能力。

（五）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電算化的安全性

科研院所應(yīng)當(dāng)遵循內(nèi)部控制規(guī)范體系要求，提高會(huì)計(jì)檔案電算化管理的內(nèi)部控制水平。如通過(guò)影像電子技術(shù)掃描上傳，進(jìn)行驗(yàn)證和多層管理復(fù)核，在源頭上保證歸檔的會(huì)計(jì)電子檔案的真實(shí)性。對(duì)需要?dú)w檔保存的相關(guān)會(huì)計(jì)資料電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，建立電子備份制度，備份頻率不得低于每月一次，有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。充分顧及電子設(shè)備的防盜、防磁、防雷電等安全要求。對(duì)會(huì)計(jì)檔案建立保密等級(jí)，設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，設(shè)置防篡改多層級(jí)校驗(yàn)。保管部分紙質(zhì)實(shí)物檔案，作為會(huì)計(jì)檔案電算化管理的輔助和補(bǔ)充。通過(guò)以上措施，加強(qiáng)科研院所會(huì)計(jì)檔案電算化管理的安全性。

四、結(jié)論

科研院所實(shí)行會(huì)計(jì)檔案電算化管理，積極推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電算化管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，能夠使科研院所在未來(lái)的會(huì)計(jì)檔案管理工作中更加高效、規(guī)范、環(huán)保，在會(huì)計(jì)信息共享方面能夠有更大的提升，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化操作、無(wú)紙化辦公，自動(dòng)化處理，智能化分析等先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理模式，進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)管理效率，更符合新形式下會(huì)計(jì)電算化管理發(fā)展的需要。

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