談高校財(cái)務(wù)“報(bào)銷難”的原因與解決對策

張娟娟　馬巧選

摘 要：目前，我國高等教育事業(yè)飛速發(fā)展，高校經(jīng)費(fèi)來源渠道日益多元化，經(jīng)費(fèi)收入規(guī)模不斷擴(kuò)大，而財(cái)務(wù)人員不可能同比增加，加之財(cái)務(wù)報(bào)銷日益復(fù)雜，“報(bào)銷難”已經(jīng)成為困擾各高校財(cái)務(wù)的重要問題。文章就高校財(cái)務(wù)“報(bào)銷難”的現(xiàn)狀及原因進(jìn)行剖析，并給出提升財(cái)務(wù)報(bào)銷效率的措施及建議。

關(guān)鍵詞：高校財(cái)務(wù) 報(bào)銷流程 報(bào)銷分流

中圖分類號：F234 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）03-100-02

近年來，我國高等教育事業(yè)飛速發(fā)展，高校師生規(guī)模不斷擴(kuò)大，國家對高校的經(jīng)費(fèi)投入力度也持續(xù)增加，財(cái)務(wù)收入日益多樣，財(cái)務(wù)支出更加復(fù)雜，使得高校財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)量及難度大大增加，財(cái)務(wù)“報(bào)銷難”的問題已經(jīng)逐漸凸顯?，F(xiàn)階段，如何規(guī)范高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，提升高校財(cái)務(wù)報(bào)銷效率，已經(jīng)成為高校財(cái)務(wù)管理的一個(gè)重要課題。

一、高校財(cái)務(wù)“報(bào)銷難”的原因剖析

1.國家監(jiān)管嚴(yán)格，各類政策影響重大。高校的資金來源大多以國家財(cái)政撥款為主，輔以學(xué)費(fèi)收入、科研經(jīng)費(fèi)收入、聯(lián)合辦班收入、校辦產(chǎn)業(yè)的上繳收入等形式。高校經(jīng)費(fèi)來源的特殊性，決定了經(jīng)費(fèi)支出要接受國家的嚴(yán)格監(jiān)管。財(cái)政部針對高校各項(xiàng)資金、資產(chǎn)的管理政策，多達(dá)幾十種，例如，“國家科技重大專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理辦法”、“國家科技支撐計(jì)劃專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理辦法”、“關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范和加強(qiáng)行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理的指導(dǎo)意見”等。不同的政策側(cè)重點(diǎn)不同，所管理的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)在報(bào)銷范圍、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)上各有差異，這給高校財(cái)務(wù)人員帶來一定的難度。另外，隨著全球經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國經(jīng)濟(jì)政策的制定依據(jù)與背景也在不斷發(fā)生變化，在執(zhí)行過程中可能與實(shí)際情況不相符或出現(xiàn)滯后性，影響著財(cái)務(wù)人員的判斷力，從而增加了報(bào)銷的難度。例如，碰到政策中沒有明確規(guī)定的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，財(cái)務(wù)人員不僅要檢查發(fā)票的真實(shí)性，還要判斷事項(xiàng)發(fā)生以及報(bào)銷范圍的合理性等問題。

2.會(huì)計(jì)核算與預(yù)算脫離，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷日益復(fù)雜。高校經(jīng)費(fèi)來源日益廣泛，經(jīng)費(fèi)規(guī)模不斷擴(kuò)大，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)關(guān)系也愈加復(fù)雜，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷難度大大增大。同時(shí)，高校經(jīng)費(fèi)使用具有特定性的特點(diǎn)，而經(jīng)費(fèi)預(yù)算又不可能具體到每筆經(jīng)費(fèi)如何使用上，導(dǎo)致會(huì)計(jì)核算在實(shí)務(wù)操作中越來越復(fù)雜，經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的設(shè)置呈現(xiàn)批量性增加的趨勢，這就要求高校財(cái)務(wù)人員在核算過程中掌握各類經(jīng)費(fèi)的支出要求和范圍，不僅增加了財(cái)務(wù)報(bào)銷的工作量，也使得報(bào)銷的過程更加復(fù)雜。

3.財(cái)務(wù)報(bào)銷流程繁瑣，程序簡化需要過程。如何簡化財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，是近幾年來各學(xué)者探討高校財(cái)務(wù)報(bào)銷問題的一個(gè)重要方面。其中，無現(xiàn)金報(bào)銷、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷、公務(wù)卡報(bào)銷等是現(xiàn)階段備受關(guān)注的成果。無現(xiàn)金報(bào)銷方式在出納清點(diǎn)現(xiàn)金以及報(bào)銷人領(lǐng)取現(xiàn)金的環(huán)節(jié)簡化了程序，但是，并沒有減少高校與銀行之間的對賬工作；網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷方式的關(guān)鍵在于把發(fā)票的分類、粘貼工作分?jǐn)偨o經(jīng)費(fèi)報(bào)銷人，而財(cái)務(wù)人員仍然需要對票據(jù)進(jìn)行審核；公務(wù)卡報(bào)銷方式有效地減少了現(xiàn)金支付的風(fēng)險(xiǎn)，但是，如何將公務(wù)卡使用進(jìn)行普遍性的推廣仍需要一個(gè)過程。

4.報(bào)銷時(shí)間過于集中，尤為年底更加突出。圖1列示了“某高校近五年平均每月制證數(shù)量”，可以看出，報(bào)銷時(shí)間集中在6、9、10、11、12月，尤其是11月和12月更加嚴(yán)重。分析原因，6月份是暑假放假前一個(gè)月，9月份是暑假開學(xué)第一個(gè)月，暑假期間學(xué)生實(shí)習(xí)、教師外出出差、培訓(xùn)任務(wù)多；10月、11月和12月則是會(huì)計(jì)年度上的最后一個(gè)季度，部分財(cái)政經(jīng)費(fèi)撥款等支出不理想，有可能會(huì)被收回。平時(shí)，教師由于教學(xué)任務(wù)及科研工作的忙碌，疏忽了財(cái)務(wù)報(bào)銷，而在經(jīng)費(fèi)要被收回時(shí)才產(chǎn)生緊迫感，將積攢已久的發(fā)票集中報(bào)銷。而集中報(bào)銷并不能達(dá)到預(yù)期的效果，一方面，集中報(bào)銷導(dǎo)致財(cái)務(wù)大廳嘈雜、擁堵，每日解釋問答的聲音互相掩蓋，如同集市，在如此嘈雜的報(bào)銷環(huán)境中，教師等待時(shí)間又很長，難免會(huì)引發(fā)情緒焦躁；另一方面，面對擁擠的人流，加之復(fù)雜、繁重的報(bào)銷工作致使財(cái)務(wù)人員大腦超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，在嘈雜的環(huán)境中久坐，勢必會(huì)影響工作質(zhì)量和效率。

5.財(cái)務(wù)報(bào)銷信息不對稱，發(fā)票整理不規(guī)范。高校的各類報(bào)銷制度，大到財(cái)經(jīng)法規(guī)，小到報(bào)銷程序，由于信息不對稱，宣傳不到位，導(dǎo)致師生們無法及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握，嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)報(bào)銷的準(zhǔn)確度和效率，這也是很多教師口中所說的“報(bào)銷難”的一個(gè)重要原因。由于信息不對稱，部分師生獲取的發(fā)票信息不準(zhǔn)確、不完整、不規(guī)范，例如付款單位名稱錯(cuò)誤、缺少費(fèi)用清單或明細(xì)、發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章沒有加蓋，類似發(fā)票無法報(bào)銷，只能重新?lián)Q取，客觀上導(dǎo)致了“報(bào)銷難”的情況時(shí)有發(fā)生。

二、提升財(cái)務(wù)報(bào)銷效率的措施及建議

1.增加財(cái)務(wù)人員人數(shù)，加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。目前來看，高校經(jīng)費(fèi)收入成逐年增長趨勢，而財(cái)務(wù)報(bào)銷人數(shù)不可能同比增長，為了緩解經(jīng)費(fèi)增長與報(bào)銷人員缺乏之間的矛盾，應(yīng)當(dāng)適度擴(kuò)大財(cái)務(wù)人員的規(guī)模，增加人數(shù)，才能將報(bào)銷人員從繁瑣、高強(qiáng)度的報(bào)銷工作中解脫出來。在保證報(bào)銷人員有足夠的時(shí)間進(jìn)行思考和判斷之后，才談得上提高報(bào)銷效率、加快報(bào)銷速度等問題。

報(bào)銷效率的提高離不開高水平的業(yè)務(wù)能力。一方面，當(dāng)國家出臺(tái)新的政策和法規(guī)時(shí)，高校要及時(shí)組織財(cái)務(wù)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，準(zhǔn)確、全面地掌握新政策、新法規(guī)的各項(xiàng)規(guī)定及內(nèi)涵，做到與時(shí)俱進(jìn)；另一方面，高校要增加財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，可以聘請銀行、稅務(wù)、審計(jì)等單位的專家來講授工作中的問題及解決辦法，也可以在單位內(nèi)部各個(gè)科室之間開展業(yè)務(wù)交流，對實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行集體討論，形成解決方案，避免出現(xiàn)同一報(bào)銷業(yè)務(wù)不同人處理口徑不同的情況。

2.規(guī)范財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，細(xì)化財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位。財(cái)務(wù)報(bào)銷流程繁瑣、難以理解，是現(xiàn)階段高?！皥?bào)銷難”的一個(gè)重要原因，高校要從基礎(chǔ)環(huán)節(jié)做起，不僅要把財(cái)務(wù)報(bào)銷流程規(guī)范成文本性的文件，更要通過繪制報(bào)銷流程圖來簡單、明了地列示出各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷操作過程，以方便經(jīng)費(fèi)報(bào)銷人查詢。筆者以差旅費(fèi)和教學(xué)設(shè)備維修費(fèi)為例，繪制報(bào)銷流程圖（見圖2）?？梢钥闯觯霾钋邦A(yù)借差旅費(fèi)、出差后返回報(bào)銷差旅費(fèi)或是教學(xué)設(shè)備維修費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)，報(bào)銷人可直接按照流程圖所示辦理手續(xù)，簡潔、明了，容易理解。這樣，可以有效避免因手續(xù)不齊全而多次往返財(cái)務(wù)部門的情況發(fā)生。

按照報(bào)銷業(yè)務(wù)類型的不同，高?？梢苑謩e設(shè)置事業(yè)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷崗、國撥專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷崗、橫向科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷崗、縱向科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷崗以及其他經(jīng)費(fèi)報(bào)銷崗等，通過細(xì)化報(bào)銷崗位，細(xì)化財(cái)務(wù)人員的工作內(nèi)容，明確分工，在既有分工又能合作的前提下，財(cái)務(wù)報(bào)銷效率才能大幅提升。

3.構(gòu)建新型報(bào)銷模式，有效銜接三項(xiàng)成果。前面提到，無現(xiàn)金報(bào)銷、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷、公務(wù)卡報(bào)銷等是近年來學(xué)者在研究如何簡化財(cái)務(wù)報(bào)銷流程上取得的三項(xiàng)重要成果，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷的關(guān)鍵在于讓經(jīng)費(fèi)報(bào)銷人參與到財(cái)務(wù)報(bào)銷的前期工作中，讓報(bào)銷人進(jìn)行票據(jù)的簡單分類、計(jì)算與粘貼工作，減輕了財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，是一種配合、協(xié)作的報(bào)銷形式；無現(xiàn)金報(bào)銷的優(yōu)勢是減少了現(xiàn)金支付的風(fēng)險(xiǎn)，簡化了財(cái)務(wù)出納清點(diǎn)現(xiàn)金以及報(bào)銷人領(lǐng)取現(xiàn)金的環(huán)節(jié)；公務(wù)卡報(bào)銷則直接有效地規(guī)避了現(xiàn)金支付的風(fēng)險(xiǎn)。由此看來，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在報(bào)銷前的準(zhǔn)備上，經(jīng)過這一環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)人員可直接進(jìn)行票據(jù)的審核與制單，省時(shí)、提高效率，而無現(xiàn)金報(bào)銷和公務(wù)卡報(bào)銷的重點(diǎn)是報(bào)銷完成后的支付方式，規(guī)避現(xiàn)金支付風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范支付環(huán)節(jié)，通過銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)，直接將報(bào)銷資金打入公務(wù)卡中，省時(shí)、省力。因此，高校財(cái)務(wù)報(bào)銷可以考慮把網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷、無現(xiàn)金報(bào)銷和公務(wù)卡報(bào)銷結(jié)合起來，構(gòu)建新的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式。

4.督促師生報(bào)銷分流，合理安排報(bào)銷時(shí)間。為解決報(bào)銷時(shí)間過于集中的問題，緩解集中報(bào)銷帶來的壓力，高?？梢圆扇?bào)銷分流措施，給暫付款清理、催回發(fā)票、往來費(fèi)用等常規(guī)性的業(yè)務(wù)設(shè)置清理期限，以督促師生及時(shí)辦理；對橫向科研等項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，可以同科研管理部門一起協(xié)商，共同引導(dǎo)師生將項(xiàng)目開展過程中用到的辦公用品、勞保用品、試驗(yàn)材料及試劑、實(shí)驗(yàn)設(shè)備等費(fèi)用結(jié)算業(yè)務(wù)分散開，盡可能安排在上半年相對輕松的時(shí)間進(jìn)行辦理，并逐步實(shí)現(xiàn)由學(xué)校統(tǒng)一采購、統(tǒng)一報(bào)銷；在財(cái)務(wù)報(bào)銷任務(wù)重的月份，可以設(shè)置兼職的財(cái)務(wù)報(bào)銷秘書崗位，大多數(shù)高校都有經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)，在財(cái)務(wù)部門設(shè)置學(xué)生實(shí)習(xí)崗位，對他們進(jìn)行簡單的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓其了解學(xué)校的各類經(jīng)費(fèi)報(bào)銷管理辦法，掌握財(cái)務(wù)報(bào)銷流程以及發(fā)票合規(guī)性檢查要求，由他們負(fù)責(zé)接待并解決各類財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)的咨詢、解釋及引導(dǎo)工作。這樣，財(cái)務(wù)人員就能有更多的時(shí)間去判斷和思考資金來源的合理性、簽字手續(xù)的完備性、會(huì)計(jì)科目的選擇以及憑證摘要的書寫準(zhǔn)確性，搭建起報(bào)銷人與財(cái)務(wù)人之間有效的溝通橋梁。

5.普及財(cái)務(wù)報(bào)銷知識，解決信息不對稱問題。首先，各高校財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)網(wǎng)站建設(shè)，將報(bào)銷中涉及的法律法規(guī)、國家政策、高校財(cái)務(wù)制度、經(jīng)費(fèi)收支管理規(guī)定、費(fèi)用審批程序、科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷規(guī)定、經(jīng)費(fèi)支出范圍、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程、原始單據(jù)粘貼要求、學(xué)費(fèi)收繳系統(tǒng)等系統(tǒng)、文件的功能、使用方法與要求通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行公開，以方便報(bào)銷人查詢；其次，高校財(cái)務(wù)部門可以設(shè)置專門的答疑解惑時(shí)間或是電話熱線，為報(bào)銷人提供咨詢服務(wù)；第三，高校財(cái)務(wù)部門可以通過向全校師生開展報(bào)銷業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)或講座等多種形式，宣傳增加財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的透明度，讓全校師生全面地掌握財(cái)務(wù)報(bào)銷知識，了解財(cái)務(wù)報(bào)銷的流程與要求，也可以鼓勵(lì)各學(xué)院配備專職的報(bào)銷人，對于科研業(yè)務(wù)比較多的教師配備報(bào)銷秘書，定期對他們普及財(cái)務(wù)報(bào)銷知識，著重培養(yǎng)。

6.查詢發(fā)票真?zhèn)悟?yàn)證，共同接受監(jiān)督與檢查。高校經(jīng)費(fèi)來源的特殊性，決定了經(jīng)費(fèi)支出要接受國家的嚴(yán)格監(jiān)管。財(cái)務(wù)人員審核的發(fā)票、單據(jù)、制過的憑證等都要接受教育部、稅務(wù)機(jī)構(gòu)、審計(jì)機(jī)構(gòu)等多個(gè)方面的監(jiān)督與檢查，且憑證存放時(shí)間長達(dá)15年。因此，為了盡量減少不必要的財(cái)務(wù)審核風(fēng)險(xiǎn)和會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)，高校財(cái)務(wù)報(bào)銷須知中可以明確要求報(bào)銷人自行提供其報(bào)銷發(fā)票的真?zhèn)尾樵冏C明，在報(bào)銷之前，自行網(wǎng)上查詢真假并打印出查詢結(jié)果，秉持發(fā)票“誰報(bào)銷、誰負(fù)責(zé)”的原則，財(cái)務(wù)人員不再進(jìn)行查詢。這樣，不僅可以節(jié)約財(cái)務(wù)人員的時(shí)間，提高報(bào)銷效率，也可以引導(dǎo)師生共同監(jiān)督發(fā)票真?zhèn)?，抵制假發(fā)票。

隨著高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的逐步規(guī)范、報(bào)銷崗位的逐步細(xì)化、報(bào)銷模式的逐步創(chuàng)新、報(bào)銷信息的逐步透明化及財(cái)務(wù)管理水平的逐步提升，再加上人員業(yè)務(wù)能力的進(jìn)一步提高，財(cái)務(wù)“報(bào)銷難”將不再是困擾高校財(cái)務(wù)的難題。

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（作者單位：中國石油大學(xué)（華東），中國石油集團(tuán)海洋工程（青島）有限公司 山東青島 26600）

（責(zé)編：若佳）