大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理提升策略

李麗

摘要：文章介紹了大數(shù)據(jù)的概念及其特征，結合高校檔案工作特點，分析了大數(shù)據(jù)背景下高校檔案工作面臨的挑戰(zhàn)和機遇，并從完善基礎設施建設、夯實工作基礎、加強人才培訓等方面提出了應對策略。

關鍵詞：大數(shù)據(jù) 云計算 檔案管理

隨著計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術的迅猛發(fā)展，數(shù)字化、信息化手段突飛猛進。近年來大數(shù)據(jù)、云計算的運用和飛速發(fā)展，全方位改變了人們的生產(chǎn)和生活方式。

一、大數(shù)據(jù)及其特點

2015年8月，國務院印發(fā)了《促進大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》，指出“大數(shù)據(jù)是以容量大、類型多、存取速度快、應用價值高為主要特征的數(shù)據(jù)集合”。文件從戰(zhàn)略全局高度，明確了頂層設計，是指導我國未來大數(shù)據(jù)發(fā)展的綱領性文件。

按照麥肯錫全球研究所的定義，大數(shù)據(jù)是在獲取、存儲、管理、分析等方面大大超出了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫軟件工具處理能力范圍的數(shù)據(jù)集合，是以體量巨大（Volume）、類型繁多（Variety）、存取速度快（Velocity）、價值密度低（Value）為基本特征的數(shù)據(jù)集。根據(jù)大數(shù)據(jù)的概念界定及其“4V”特征，大數(shù)據(jù)并不直接或者完全意味著大價值，其應用本質(zhì)是披沙瀝金，關鍵是數(shù)據(jù)的分析、挖掘過程，以求釋放大數(shù)據(jù)潛在的價值。

隨著近幾十年來我國高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校信息化日益完善。高校檔案具有種類多樣、內(nèi)容廣泛，存儲形式多，資源體量大、數(shù)據(jù)冗余度較高，調(diào)閱頻繁、綜合利用率較高等特點，與大數(shù)據(jù)特征比較吻合。大數(shù)據(jù)的海量信息、多數(shù)據(jù)類型、快速存取、低價值密度特征為高校檔案信息資源的數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析提供了技術支撐。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與機遇

互聯(lián)網(wǎng)技術、計算機技術的發(fā)展給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來了巨大的變革。特別是大數(shù)據(jù)、云計算的快速發(fā)展，檔案管理工作既需要應對嚴峻的挑戰(zhàn)，又面臨嶄新的發(fā)展機遇，有廣闊的發(fā)展前景。

1.大數(shù)據(jù)時代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（1）網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)安全的挑戰(zhàn)。一定程度上說，信息技術是一把雙刃劍。復雜系統(tǒng)和海量數(shù)據(jù)的存在，網(wǎng)絡安全、信息安全、數(shù)據(jù)安全問題也日趨緊迫。從實踐看，黑客攻擊、系統(tǒng)漏洞、網(wǎng)絡癱瘓層出不窮，數(shù)據(jù)外泄、個人信息泄露、隱私非法傳播等也時常發(fā)生。檔案錄入、存儲、復制的信息化手段越高，安全風險越大，沒有安全保障的信息化是沒有存在價值的，檔案管理工作尤其如此。

（2）檔案處理技術與標準的挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字化檔案面臨著歸檔難和分類存儲問題，尤其是多媒體技術的發(fā)展，電子檔案成為復雜的多種檔案信息的混合物，很難明確歸類，相關標準亟待完善。如電子文本檔案可以圖文批注，可以插入音頻、視頻、圖像等，其歸屬較難區(qū)分。同時，電子檔案信息與載體分離，既具有可控性，又有可變性特點，數(shù)據(jù)的更改、復制等很難被察覺，電子檔案在復制、傳播過程中，與傳統(tǒng)檔案相比，原件和復制件較難區(qū)分，給檔案管理工作增加了難度。

（3）人才缺乏。大數(shù)據(jù)和云計算的快速發(fā)展和在檔案管理方面的廣泛應用，對從業(yè)人員提供了更高的要求，檔案管理工作面臨人才緊缺的挑戰(zhàn)。特別是在高等院校中，專業(yè)檔案人員本身就缺乏，從業(yè)者屬于教輔人員，在崗位設置、職稱評聘、個人發(fā)展、待遇薪酬等方面難以與教學一線相比，本身缺乏吸引力，難以引進高素質(zhì)人才。另外，傳統(tǒng)檔案管理者往往信息技術水平不高，系統(tǒng)軟件、工具軟件不熟練；而掌握信息技術的網(wǎng)絡、系統(tǒng)方面人才往往不懂檔案，既懂檔案管理，又熟悉信息技術的復合型人才非常缺乏。隨著信息化手段的日新月異，大數(shù)據(jù)的飛速發(fā)展和應用，檔案管理的人才瓶頸將日益突出。

2.大數(shù)據(jù)時代檔案管理面臨的機遇

（1）信息化技術和大數(shù)據(jù)的發(fā)展優(yōu)化提升了檔案的儲存保管手段。數(shù)字化、信息化的檔案管理是對傳統(tǒng)檔案儲存、保管方式的根本性變革，大數(shù)據(jù)、云計算的發(fā)展更是使檔案管理有了質(zhì)的飛躍。電子檔案既能客服傳統(tǒng)檔案保管易受外界環(huán)境影響的弊端，也能減少因檔案反復查詢、借閱等容易造成的遺失、損壞等隱患，檔案保管的時效性甚至能無限期延長，查詢、借閱、復制等的成本甚至能忽略。信息化發(fā)展給檔案管理帶來革命性的變革。

（2）易于查詢、復制，更能充分發(fā)揮檔案的信息資源功能。檔案是重要的信息資源，這自然已成共識。隨著信息化手段的運用，檔案的重要性不僅體現(xiàn)在提供佐證和相關資料，促進規(guī)范管理和科學決策，而且隨著檔案信息共享的提升，“死檔案”將變成“活數(shù)據(jù)”，其重要性、使用價值將獲得極大提高，檔案作為寶貴的信息資源，在經(jīng)濟社會發(fā)展中將發(fā)揮越來越大的作用。

（3）大數(shù)據(jù)與云計算的應用將為檔案管理帶來革命性的飛躍。孤立的檔案價值再大，往往只是自身價值，發(fā)揮的是“點”的效應。在互聯(lián)網(wǎng)平臺上通過聯(lián)網(wǎng)共享，“點”聯(lián)接成線，“線”編織成“網(wǎng)”，發(fā)揮的將是“網(wǎng)”的巨大效應。特別是大數(shù)據(jù)、云計算技術的應用，數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析更加方便，從海量數(shù)據(jù)中去偽存真，去粗存精，發(fā)現(xiàn)蛛絲馬跡，產(chǎn)生一加一大于二的效果，檔案管理和檔案功能將產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，其重要性如何評價都不為過，而且將隨著信息技術、計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展而逐步顯現(xiàn)。

三、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理提升策略

地方院校雖然在財力、基礎設施等方面有局限，但在大數(shù)據(jù)時代，在檔案管理信息化方面一樣能有所作為。

1.高度重視檔案信息化工作，完善基礎設施建設

高度認識、加強領導是加強檔案信息化工作的前提。首先從思想上重視檔案信息化工作，認識到檔案信息化是檔案工作的必由之路和發(fā)展趨勢。真正重視檔案信息化工作才能舍得投入，完善檔案場館、管理系統(tǒng)等基礎設施建設，配備必需的軟硬件設備，為檔案信息化提供必要條件。

2.因地制宜，從易到難，夯實信息化工作基礎

結合辦學基礎和學校實際，首先做好紙質(zhì)檔案的管理工作，建章立制，完善標準，實現(xiàn)管理的規(guī)范化、科學化。提高信息化處理率，逐步開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工和信息化處理，實現(xiàn)紙質(zhì)文件、照片圖紙、音像資料的數(shù)字化存儲，然后從校內(nèi)查詢、檢索、共享到網(wǎng)絡共享和在線利用，為檔案信息化打好基礎。

3.強化人才培訓，建設高素質(zhì)人才隊伍

人才是檔案信息化工作的基礎。通過人才引進和繼續(xù)教育、職業(yè)培訓，提高從業(yè)人員信息化水平。營造從業(yè)者專業(yè)發(fā)展的良好環(huán)境，既能引進人才，又能留住人才。

參考文獻

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