試析人事檔案管理改革若干問題的思考

林建文

摘要：隨著社會的不斷進步和發(fā)展，我國的人才流動速度已經越來越快，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經不能適應當前社會經濟的發(fā)展，改革人事檔案管理已成為必然趨勢。本文通過對當前人事檔案管理存在的問題進行分析，提出了一些合理的應對措施和創(chuàng)新設想，以供大家商榷。

關鍵詞：人事檔案 管理改革 思考

隨著我國社會經濟的飛速發(fā)展，尤其是機構改革和人事制度改革的深入推進，人力資源的流動日益加快，人口流動已成為一種無法逆轉的事實，給原有的人事檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。在新時期如何改革創(chuàng)新人事檔案管理，適應市場經濟發(fā)展的需要，顯得尤為重要。

一、人事檔案管理工作的重要性

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，能全面準確地記載一個人的經歷、業(yè)務能力、工作表現、工作實績等信息，并對此人的工作效率、社會閱歷以及個人的綜合素質等進行鑒定，是真實考察和了解一個人的依據。

具體來說，它的重要性主要體現在以下五個方面：一是管理者“知人善用”的客觀依據；二是澄清個人歷史問題的真實憑證和依據；三是人才開發(fā)的重要信息來源；四是某些歷史事實的佐證；五是其他工作的參考資料。

總之，人事檔案無論對國家、單位和個人都有著不可替代的作用。

由此可見，人事檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性，加強對人事檔案的管理。

二、人事檔案管理改革的若干問題

1.人事檔案管理理念落后

管理理念對于人事檔案管理具有重要影響。但遺憾的是，很多人對檔案管理工作缺乏認識，忽視了管理工程的重要性。管理者對人事檔案管理不夠重視，使相關管理制度缺乏實施力度，導致檔案管理發(fā)展停滯不前。具體表現為兩點：

一是思想認識陳舊片面。隨著各項工作重心的轉移，過去的組織人事政審工作相對減少，很多人便因此片面地認為人事檔案沒什么用處了，可以棄之不理；

二是受一些私營企業(yè)、公司用人不建檔案的影響，滋生“要不要人事檔案無所謂”的錯誤認識。同時，在實際工作中，一些領導也對人事檔案工作不予重視，檔案工作自然無法做好。

2.人事檔案的所有權模糊

我國人事檔案管理所有權形式包括：國家所有、集體所有與個人所有。然而，目前，我們對于人事檔案所有權問題的歸屬，仍然還比較模糊。正是因為這樣，造成了企業(yè)與員工在人事檔案管理中出現混亂，人們不清楚人事檔案管理所有權屬于誰，從而就出現了一系列疑問和誤解，嚴重制約了我國人事制度的創(chuàng)新改革。

3.人事檔案人權保障存在問題

目前，我國所推行的人事檔案管理制度，從某種意義上講，已經剝奪了人事檔案相對人應當享有的基本民主權利。例如，幾乎所有的人事檔案管理制度都清一色地規(guī)定：不允許本人查閱自己的人事檔案。由此，帶來了個人的基本數據真假存在疑問、檔案管理中有損害人的權益的問題、人事檔案內容上無法進行動態(tài)的管理、不知道自己最新的信息是否記錄在案等等一系列問題。現有的人事檔案制度剝奪了相對人的知情權，公民的工作熱情和發(fā)展都受到了嚴重影響。

4.人事檔案的管理權存在爭議

現行的人事檔案管理權制度不能很好地適應我國當前社會經濟的發(fā)展：

首先，我國人事檔案的管理權存在著多頭管理問題，很多的部門或者公開或者間接地管理著，無論是勞動就業(yè)部門、事業(yè)管理部門還是相關的社會保險經辦機構，都在管理相對人的檔案，甚至將檔案的管理和控制變成了謀取私利的手段。

其次，還有一個現象就是存在著無人管的問題，很多機構只是履行著一些收發(fā)的手續(xù)，缺乏動態(tài)的管理機制，導致人事檔案內容的陳舊，無法應對當前的新的人事情況。

5.人事檔案的管理模式落后

人事檔案的管理模式，就目前來說基本上是沿用計劃經濟時代的封閉式管理。但是，隨著社會的發(fā)展，人員的流動性也越來越大，這種封閉的管理模式已經不能適應現在的人事檔案管理需求。封閉式的檔案管理模式存在著很多的弊端，例如導致人才不能合理的流動、內容陳舊、功能程式化、結構失衡等；由于人事檔案管理模式的封閉性，各個檔案管理機構之間缺乏聯系，在人事檔案的轉移過程中檔案丟失、棄檔，擅自扣檔、擅自帶檔等情況也非常普遍。這些弊端與當前社會經濟的發(fā)展越來越不協(xié)調。

三、解決人事檔案管理改革問題的措施分析

1.轉變檔案管理理念

促進我國人事檔案管理的第一步在于及時轉變檔案管理理念，充分突出人事檔案的公共服務功能，將之前的政治控制與個人身份之間的關系進行轉變，對人事檔案信用管理功能逐步進行強化。提高檔案管理人員的政治水平、業(yè)務素養(yǎng)，這是提高人事檔案管理水平的關鍵因素，同時，人事檔案管理人員應該及時補充和完善人事檔案材料，創(chuàng)新人事檔案的內容管理。根據社會發(fā)展，制定不同類型的人才歸檔標準，改變過去千人一面的管理狀態(tài)。

2.明確所有權歸屬

我國政策制定部門應該根據相關法律對檔案的所有權進行正確厘定，明確所有權屬于國家，檔案管理是為了更好地落實我國的人才戰(zhàn)略，為了更好地維護國家利益，必須注重對檔案的管理，將人事檔案的管理費用納入政府的財政預算。

3.改革人權保障制度

針對人事檔案管理中存在著人權保障的問題，需要進行以下幾方面的改革：

首先，修改人事檔案管理當中的不合理制度，保障人事檔案相對人應該享有的最基本的權利以及獲得權力的最基本方式。

其次，需要明確人事檔案中的相對人對自己檔案知情的權利，允許個人根據工作需要，依照完善的手續(xù)和規(guī)范的程序，隨時查閱個人的檔案信息。

再次，制定有關的規(guī)定，允許相對人可以對自己的檔案的內容提出相關的修改意見，檔案管理部門應該充分尊重檔案相對人的要求并提供最大的幫助，服務個人需求。

4.落實檔案管理權

針對當前我國人事檔案管理權所存在的問題：

首先，公共部門的人事檔案，需要進行統(tǒng)一的領導和管理，采用層層管理的方式，當有人員流動的時候，需要按照人事管理的規(guī)定有序地進行檔案的轉移，并且要通知相對人檔案的去向。

其次，對于那些非公制單位的人事管理應該實行統(tǒng)一的指導。用人單位需要按照國家的有關規(guī)定，為員工建立健全的人事檔案，內容要齊全：工作情況、誠信狀況以及工作能力等等。人員流動、離職、病故時，應及時將相對人的檔案交給國家管理部門，不得私自銷毀。

5.加強管理模式的創(chuàng)新和完善

改革人事檔案管理模式，充分體現選用人才的政策精神，能有力地促進人才的合理的流動：

首先，變封閉式管理為開放式管理。隨著社會經濟的發(fā)展，人才資源的流動優(yōu)勢越發(fā)明顯，人事檔案社會化開放式管理模式將成為一種通用的管理模式。對不屬于個人隱私，能反映個人能力等方面的信息，應采用網絡化管理，實現信息共享，真正做到檔案管理由封閉變?yōu)殚_放式管理，為人事檔案提供更廣闊的生存和發(fā)展的空間，從而促進人事檔案管理自身的改革和創(chuàng)新。

其次，加強人事檔案的信息化管理。運用高新科技對檔案管理工作進行創(chuàng)新、改造，將紙質檔案進行數字化保存，同時借助發(fā)達便捷的網絡實現異地查閱，為人才迅速流動提供保證，為人力資源部門和組織部門選拔人才提供條件，為人才的合理利用提供便捷，為社會生產力發(fā)展提供優(yōu)秀的人力資源。

隨著我國經濟建設的飛速發(fā)展，人事檔案將越來越顯示它應有的價值。改變過去不合理的思想和落后的管理刻不容緩。只有與時俱進，不斷地改革創(chuàng)新，才能使人事檔案信息由單純的存放走向應用，更好地服務于社會，實現人事檔案信息利用的有效性、及時性。

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