淺析檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用

摘 要：檔案，是社會(huì)資源信息的一種儲(chǔ)存形式，無(wú)論是對(duì)國(guó)家還是對(duì)企業(yè)而言都具有一定的重要意義。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的檔案數(shù)量逐年增長(zhǎng)，伴隨著檔案的增多，其有效的管理方法也就成為了國(guó)家、企業(yè)以及個(gè)人關(guān)注的熱點(diǎn)。本文將檔案管理原理應(yīng)用到現(xiàn)代化的檔案管理中，有效的提高了檔案管理的工作效率，減少了不必要的管理錯(cuò)誤行為，對(duì)社會(huì)、對(duì)企業(yè)發(fā)展意義重大。

關(guān)鍵詞：檔案管理原理；檔案管理現(xiàn)代化；應(yīng)用

傳統(tǒng)的檔案管理方式都采用手動(dòng)方式，在現(xiàn)代化的發(fā)展大環(huán)境下亟需發(fā)展現(xiàn)代化的檔案管理工作，本文對(duì)檔案管理原理進(jìn)行了理論闡述，并試圖通過(guò)檔案管理原理的應(yīng)用分析來(lái)有效的提高現(xiàn)代化檔案管理的工作效率，并結(jié)合現(xiàn)代化的管理方式和方法以及設(shè)備去開展檔案管理工作。以此來(lái)積極的適應(yīng)社會(huì)的高速發(fā)展需求。

1 檔案管理原理應(yīng)用到檔案管理現(xiàn)代化中的必要性分析

檔案管理現(xiàn)代化，是指在現(xiàn)代化的管理理念下，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段和方法，采用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)以及設(shè)備進(jìn)行檔案管理的一種方法。它是檔案管理者積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性的一種體現(xiàn)，是對(duì)原有的檔案管理基礎(chǔ)之上進(jìn)行的科學(xué)化的調(diào)整和改革，是將檔案管理逐步引向現(xiàn)代化、智能化以及系統(tǒng)化方向發(fā)展的一種方式和方法[1]。

目前，社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，各行各業(yè)的檔案數(shù)量逐年增多，傳統(tǒng)的檔案管理已顯落后，難以跟上時(shí)代發(fā)展和企業(yè)發(fā)展的步伐，加之信息檔案多種形式的出現(xiàn)，更加增加了檔案管理工作的難度，面對(duì)這種社會(huì)問題，社會(huì)各界都在不斷的進(jìn)行檔案管理的調(diào)整。經(jīng)過(guò)檔案管理研究者和企業(yè)實(shí)際應(yīng)用實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，將檔案管理原理應(yīng)用到檔案現(xiàn)代化的管理中，可以有效的提高檔案管理的高效性和科學(xué)性，減少了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案管理的良性發(fā)展，由此可見，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，必須充分引入檔案管理原理，充分發(fā)揮其管理作用意義深遠(yuǎn)且重大，值得企業(yè)應(yīng)用實(shí)施。

2 檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用探討

所謂檔案管理原理主要包括四大方面，一是整分合原理，二是系統(tǒng)管理理論、三是反饋原理，四是動(dòng)力原理[2]。下面就從這四大方面在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用進(jìn)行分析。

1.整分合原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用。

所謂整分合原理，也就是指在整體規(guī)劃下，細(xì)分有效資源，再進(jìn)行綜合的一個(gè)過(guò)程。它可以對(duì)一項(xiàng)工作的過(guò)程進(jìn)行細(xì)分再整合，最后重新排列和組合成想要的結(jié)構(gòu)，這種原理可以有效的提高工作效率[3]。應(yīng)用到檔案管理中，就是首先分析檔案管理整個(gè)過(guò)程，初步了解檔案管理的基本情況，注意其中的發(fā)展規(guī)律和各個(gè)環(huán)節(jié)的功能體現(xiàn)，然后將檔案管理這個(gè)整體拆分成若干個(gè)部分，分成檔案性質(zhì)鑒定、檔案收藏、歸類庫(kù)存管理、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)以及編訂研究等幾個(gè)環(huán)節(jié)，之后由具體單位的實(shí)際情況再進(jìn)行合理的組合排列，確保宏觀上能夠最大程度的認(rèn)知檔案并管理檔案，還能確保檔案各個(gè)科室和管理部門各自職能的發(fā)揮。同時(shí)加強(qiáng)部門之間的聯(lián)動(dòng)機(jī)時(shí)制，爭(zhēng)分整體的還檔案信息資源。

2.系統(tǒng)管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用。

現(xiàn)代化的檔案管理工作需要系統(tǒng)化原理進(jìn)行支持，所謂系統(tǒng)原理就是以系統(tǒng)的理論和方式、方法對(duì)檔案進(jìn)行管理的一種現(xiàn)代方法。隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在的檔案基本已形成了一個(gè)大的檔案系統(tǒng)，不再是傳統(tǒng)形式上的分割式形態(tài)了。檔案的劃分多從局域、部門以及單位來(lái)進(jìn)行，現(xiàn)代化的檔案管理就是考慮整個(gè)整體，把子系統(tǒng)融合在一起的這么一種形式。這是檔案管理現(xiàn)代化的必然發(fā)展要求?？梢詮囊韵聨追矫孢M(jìn)行著手應(yīng)用：首先，檔案管理者要整體的、系統(tǒng)的觀念去對(duì)檔案進(jìn)行管理；其次，合理利用現(xiàn)代化的電子技術(shù)進(jìn)行電子化的檔案管理，對(duì)其收集和查詢做系統(tǒng)的整合；最后，提高檔案管理工作的重視度，結(jié)合國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)來(lái)系統(tǒng)的認(rèn)知檔案管理工作，并積極完善檔案管理的系統(tǒng)化。

3.動(dòng)力原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用。

動(dòng)力是維持一項(xiàng)工作有序并高效進(jìn)行的重要保證，動(dòng)力原理主要是針對(duì)管理者而言的。是指檔案管理在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)應(yīng)該以動(dòng)力為支撐，，充分發(fā)揮管理者的主觀能動(dòng)性，從物質(zhì)方面、精神方面來(lái)為管理者帶來(lái)動(dòng)力。首先，物質(zhì)需求是管理者的基本需求之一，只有保證管理者得到了基本物質(zhì)滿足才能吸引管理者為檔案管理工作提供工作動(dòng)力。其次，精神動(dòng)力是指對(duì)管理要進(jìn)行培訓(xùn)教育和宣傳教育，使其充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性以及自身在其中的價(jià)值體現(xiàn)。除此之外，國(guó)家也應(yīng)該設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，不斷吸引優(yōu)秀管理人才。

4.反饋原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用。

反饋原理是現(xiàn)代化的檔案管理中的基本組成要素之一，是一種發(fā)布管理信息，再通過(guò)傳輸渠道回收信息的一個(gè)過(guò)程。它是檔案管理質(zhì)量的直接體現(xiàn)形式，可以充分的反應(yīng)管理價(jià)值。例如，一份檔案的管理能否在社會(huì)上發(fā)揮其積極的社會(huì)效應(yīng)和經(jīng)濟(jì)效益就是可以通過(guò)反饋來(lái)體現(xiàn)的。反饋的信息好自然就表示社會(huì)效益是良好的。所以，現(xiàn)代化的檔案管理工作中反饋原理的應(yīng)用必不可少。也可以說(shuō)，反饋過(guò)程其實(shí)就是一種社會(huì)對(duì)于檔案管理工作的監(jiān)督和檢驗(yàn)過(guò)程，根據(jù)反饋信息，檔案管理者可以發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，及時(shí)加強(qiáng)自身建設(shè)，根據(jù)參考依據(jù)不斷調(diào)整管理方法，積極的推進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理工作。

3 總結(jié)

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，耗時(shí)較長(zhǎng)，只有充分認(rèn)識(shí)案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值才能不斷的提高檔案管理工作的有序性、科學(xué)性、完整性以及安全性。在實(shí)際的應(yīng)用中，應(yīng)該不斷提高檔案的保護(hù)意識(shí)與管理能力，減少外界環(huán)境對(duì)檔案資料的破壞，實(shí)現(xiàn)檔案管理對(duì)于社會(huì)的現(xiàn)代化建設(shè)和國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要實(shí)用意義與價(jià)值。

參看文獻(xiàn)

[1]張建芳. 淺析檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用[J]. 民營(yíng)科技， 2016（2）：102-102.

[2]徐蕾. 檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析[J]. 決策與信息旬刊， 2014（5）：66-66.

[3]李華. 芻議檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2014（6S）：49-49.

作者簡(jiǎn)介

張文艷（1972-），女，河南商丘人，本科，講師，研究方向：檔案

管理。