檔案信息化與人才隊伍的建設(shè)

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與廣泛應用，檔案工作發(fā)生了深刻的變化，相應地對檔案人員的要求也有了新的變化；本主要闡述了信息化大環(huán)境下檔案信息化與人才隊伍的建設(shè)的必要性與措施。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；人才；計算機

21世紀是知識經(jīng)濟的新世紀。以計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)為支柱的現(xiàn)代信息技術(shù)，越來越迅速地滲透到社會生活的各個方面。信息化時代已經(jīng)到來，信息化是當今世界發(fā)展的必然趨勢。隨著國企改革的日益深化，決策部門對信息的要求量也必然更加迫切。近幾年來檔案工作有了一定的進步，但離檔案信息化目標還存在距離，與國外先進的檔案管理水平和資源開發(fā)利用能力也還存在差距，有待于我們進一步提高認識，采取有效措施，推進檔案信息化，使資源得以充分開發(fā)利用，更好地為企業(yè)、為社會服務。檔案工作只有審時度勢，建立起既熟悉檔案專業(yè)知識又懂得信息化技術(shù)的復合型檔案信息化人才隊伍，才能融入知識經(jīng)濟時代。

1 檔案工作在信息化背景下產(chǎn)生的變化

（1）檔案載體形式的變化

在檔案信息化前，信息仍以紙張為主要載體存在。檔案信息數(shù)字化是其載體從量變到質(zhì)變，發(fā)生根本變化，信息脫離載體而存在，即是我們所說的電子檔案、電子文件。從利用上來說，信息可全天侯開放，從檔案信息的保管上來說，它可以無限復制，這就克服了紙質(zhì)檔案由于獨一無二所帶來的弊端。

（2）檔案管理方式的改變

檔案信息資源數(shù)字化就是利用數(shù)字化技術(shù)將其他形式存儲的信息資源轉(zhuǎn)化為計算機可識別的二進制代碼形式。這樣，檔案信息的存儲、加工、管理、使用方法上都發(fā)生了變化，借助計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實現(xiàn)對數(shù)字化信息資源的有效管理和利用。傳統(tǒng)檔案管理主要是物理管理，檔案信息數(shù)字化使企業(yè)檔案館擺脫庫方式的管理方式，檔案館更多地像是人的大腦。檔案不再像傳統(tǒng)文檔那樣按照某種特定的順序排列在框架上，檔案的排列完全虛擬化。在數(shù)字化檔案庫里，沒有找不到的存在文件，即是我們通常所說的“全文檢索”。這種方法有助于提高信息的收集和使用效率。檔案信息數(shù)字化可以妥善解決珍貴檔案文獻的保護利用問題。對于珍貴的檔案文獻原件，處于易損或變質(zhì)狀態(tài)時，經(jīng)數(shù)字化后，可制作視讀替代品，將原件保存，使原件得到了可靠的安全保護，同時也提高了檔案信息內(nèi)容的使用效率。

（3）檔案利用方式的改變

傳統(tǒng)的檔案是利用檔案，用戶必須到檔案館去，這種利用十分不便。數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，只需有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦，即可進入檔案查詢系統(tǒng)，查閱自己需要的檔案信息，網(wǎng)上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境和極好的良性循環(huán)之中。

2 檔案信息化與人才隊伍建設(shè)的必要性

計算機和網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生使我們進入網(wǎng)絡(luò)時代，信息化成為當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。以信息技術(shù)為代表的現(xiàn)代科學技術(shù)迅猛發(fā)展，極大地改變了檔案的載體、傳播方式，以及檔案工作的內(nèi)容、形式與檔案工作者的工作手段、方法。

首先，檔案部門出于自身和國企信息化管理需求使用計算機管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機在國企檔案管理中，得到了廣泛應用。國企檔案部門有著得天獨厚的優(yōu)越條件。

其次，計算機大量應用于企業(yè)管理，產(chǎn)生了大量的數(shù)字化文件，進而產(chǎn)生了數(shù)字化檔案，即電子檔案。許多國企建立企業(yè)局域網(wǎng)，各個單位與部門之間相互連接。有的部門還利用計算機建立了各種數(shù)據(jù)庫、實現(xiàn)資源共享；這為檔案信息的開發(fā)利用提供了廣闊的平臺。

推進檔案信息化的關(guān)鍵是人才，由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化、文檔處理的一體化、電子檔案保存的技術(shù)化、開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方式，這就對檔案管理人員提出了更高的要求，只有合理利用，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足單位發(fā)展對檔案工作的要求?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十一五”計劃》把信息化與人才隊伍建設(shè)列為戰(zhàn)略重點之一，明確了“十一五”期間檔案信息化管理的主要任務。作為檔案事業(yè)重要組成部分的國企檔案工作，在信息化背景下，檔案信息化自然也提出了更高的目標，這同時也帶來了巨大的發(fā)展機遇。

3 檔案信息化對人才隊伍建設(shè)的要求

檔案信息化建設(shè)是檔案工作的重要組成部分，其發(fā)展愿景就是：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分級建設(shè)、安全保密的原則，打造數(shù)字化檔案，形成具有一定規(guī)模、不受時空制約的航空工業(yè)檔案資源管理利用及檔案業(yè)務協(xié)同辦公平臺。檔案信息化建設(shè)要求檔案工作者有創(chuàng)新意識。從根本上說，信息化對檔案工作的最大挑戰(zhàn)，不是技術(shù)和設(shè)備的挑戰(zhàn)，而是管理理念和管理模式的挑戰(zhàn)。

作為檔案工作者，信息時代的今天，要增強服務意識，要為企業(yè)職工提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務，改變過去封閉式的被動服務方式，主動地、開放性地為單位提供檔案信息服務，用工作成效來提高檔案工作的社會地位，擴大檔案工作的影響，從而引起對檔案信息化人才培養(yǎng)的關(guān)注和重視。

檔案信息化建設(shè)要求檔案工作者必須與時俱進，不斷更新服務觀念，創(chuàng)新服務方式，運用現(xiàn)代服務手段，適應新的服務要求。這樣才能跟上時代步伐，不斷拓展服務領(lǐng)域，提高服務效果，才能使檔案信息化建設(shè)具有升級和活力。

檔案信息化建設(shè)要求檔案工作者會運用現(xiàn)代化管理設(shè)備。越來越多的新技術(shù)將陸續(xù)應用于檔案工作的各個方面，這就要求信息時代的檔案工作者必須具備掌握新知識、新技術(shù)及運用新設(shè)備的能力，才能適應日新月異的檔案管理現(xiàn)代化、開發(fā)利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的需要。

4 檔案信息化與人才隊伍建設(shè)的措施

要引進一些具有檔案專業(yè)及計算機技術(shù)的人從事檔案工作。檔案工作屬于行政管理，卻有很強的專業(yè)性、業(yè)務性及技術(shù)性。特別是檔案信息化建設(shè)，必須要有懂專業(yè)、懂技術(shù)、觀念新、敢創(chuàng)新、有開拓精神的新生力量參與，以改變檔案部門的學歷層次、年齡結(jié)構(gòu)、男女比例不合理的局面。既能增強生機與活力，又能加快檔案信息化建設(shè)步伐。

要加強檔案部門現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育與培訓，為培養(yǎng)創(chuàng)新人才搭建平臺。引進人才是有限的，故培養(yǎng)人才勢在必行。因為有大量的工作主要還是靠現(xiàn)有的人員來完成，這就要求現(xiàn)有的年齡偏大、學歷偏低、專業(yè)知識偏少、不懂操作現(xiàn)代化管理系統(tǒng)和設(shè)備的檔案工作者，通過參加繼續(xù)教育，不斷充實提高自己。單位內(nèi)部要營造良好的學習氛圍，盡可能地為檔案工作者提供接受繼續(xù)教育的機會，通過參加培訓。全面提高綜合素質(zhì)及工作水平。檔案繼續(xù)教育機構(gòu)要改變流于形式、沒有實效的培訓方式，適應時代調(diào)整充實學習內(nèi)容，革新教育方式，使繼續(xù)教育成為培養(yǎng)檔案創(chuàng)新人才的陣地。

大力宣傳檔案工作的重要性和作用，提高檔案工作者的地位和待遇，用激勵機制留住人才、吸引人才。檔案部門與其它部門相比，不但不被看重、而且工作辛苦、待遇不高、無人關(guān)注等，這些都是造成年輕人不愿來、已有人才流失的重要原因，也使檔案人才隊伍成為單位的弱勢群體。因此，必須要通過增加檔案工作人員的福利待遇，方便職稱評定等形式，提高檔案工作者的地位。對檔案工作的需求給予適當?shù)耐斗?，改善其工作環(huán)境及辦公條件，一視同仁地對待檔案工作及其人員，使他們沒有被遺忘的感覺，才能激發(fā)他們的工作熱情，自覺自愿地加入到檔案信息化建設(shè)行列中。

檔案信息化與人才隊伍的建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，也不能僅僅單憑幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案部門只有克服困難，迎難而上，與單位其他部門同步發(fā)展，才能適應社會和時代發(fā)展的需要，更好的服務。

作者簡介

劉子墨，陜西，漢族，本科。