基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理的探究

徐詩(shī)玚　劉麗莉

摘 要：網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境對(duì)于當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理工作產(chǎn)生了較為重要的影響。為此，檔案管理工作者以網(wǎng)絡(luò)與信息化檔案管理技術(shù)發(fā)展為契機(jī)，開展了檔案管理信息化理念、技術(shù)與制度研究，為信息檔案管理模式發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；機(jī)關(guān)；檔案管理；影響；實(shí)踐策略

機(jī)關(guān)檔案管理質(zhì)量的提高，對(duì)于機(jī)關(guān)辦事效率與質(zhì)量的提升有著重要促進(jìn)作用。因此我國(guó)政府機(jī)關(guān)管理體系中，檔案管理工作的開展占據(jù)著較為重要的位置。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)信息技術(shù)的不斷推進(jìn)，信息化檔案管理模式成為了當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作重要研究?jī)?nèi)容。特別是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來臨的今天，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)檔案管理工作遇到了新的問題與發(fā)展機(jī)遇。在這種情況下，檔案管理人員以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為基礎(chǔ)，結(jié)合信息化檔案管理模式應(yīng)用，開展了機(jī)關(guān)檔案管理研究。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)檔案管理主要影響

在當(dāng)前的機(jī)關(guān)檔案管理過程中，網(wǎng)絡(luò)化因素的影響是不可避免的。在實(shí)際工作中，這種影響主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

（一）檔案信息化要求提高

隨著檔案管理計(jì)算機(jī)模式的推廣，機(jī)關(guān)檔案信息化發(fā)展成為了檔案管理的必然趨勢(shì)。但是，網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式的出現(xiàn)，對(duì)于檔案信息化管理提出了新的要求。這些要求可以分為以下幾點(diǎn)。一是檔案信息化質(zhì)量的提升。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息化檔案，不僅僅是紙質(zhì)檔案的信息化過程，還對(duì)檔案自身格式、清晰度等質(zhì)量因素提出了新的要求。這種質(zhì)量要求，可很好地提高檔案管理質(zhì)量，但也對(duì)檔案信息化與管理過程提出了更加嚴(yán)格的要求。二是提高了對(duì)檔案安全性要求。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展中，安全與穩(wěn)定一直是影響其發(fā)展的主要問題。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，由于檔案管理計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的鏈接，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)容易受到木馬、病毒等安全問題影響，造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全穩(wěn)定問題。為此管理者必須提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全級(jí)別，以更高的安全性要求確保網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。三是檔案管理人員信息技術(shù)水平的提升。在網(wǎng)絡(luò)化檔案管理過程中，檔案管理者必須具有一定的計(jì)算機(jī)使用水平，同時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行等能力也有一定要求。但是在實(shí)際的檔案管理過程中，檔案管理工作人員由于受到年齡、所學(xué)專業(yè)等因素影響，造成了其信息專業(yè)水平較低，影響了檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展質(zhì)量。

（二）機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)落后

在機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)踐中，部分單位重視了檔案信息化過程，逐步開展了檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式。但是在實(shí)際工作中，機(jī)關(guān)單位管理者發(fā)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的落后，也是制約其網(wǎng)絡(luò)化管理模式推進(jìn)的主要原因。如在部分機(jī)關(guān)檔案管理過程中，由于其計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存儲(chǔ)容量較小，難以存放數(shù)字化機(jī)關(guān)檔案，進(jìn)而影響了檔案存儲(chǔ)與檢索速度。又如在部分?jǐn)?shù)字化檔案室中，由于缺乏無形網(wǎng)絡(luò)資源，造成了無線數(shù)據(jù)終端難以正常使用，影響了數(shù)字檔案的正常使用。這類管理系統(tǒng)落后造成的管理問題，對(duì)于信息化機(jī)關(guān)檔案建設(shè)造成了一定的滯后作用。

（三）管理制度的變化

在機(jī)關(guān)檔案管理過程中，制度管理模式對(duì)于提高管理正規(guī)化起到了有力的支持。但是在網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，原有的機(jī)關(guān)檔案管理制度已經(jīng)不再適應(yīng)檔案管理過程。這主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)層面。一是制度難以發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理制度是以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)制定的。所以其制度建設(shè)是以紙質(zhì)檔案管理為主，難以充分發(fā)揮信息化檔案管理應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。二是缺乏網(wǎng)絡(luò)化管理內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案管理制度在實(shí)踐應(yīng)用中，無法與網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式進(jìn)行對(duì)接，影響了網(wǎng)絡(luò)檔案模式的采用。如檔案安全管理制度中，為針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)進(jìn)行規(guī)定，就會(huì)嚴(yán)重影響檔案在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中的安全，造成不可估量的安全問題。這種制度層面的缺失，是當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理中遇到的主要問題。

2 機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)踐策略研究

機(jī)關(guān)檔案專業(yè)管理者，為了確實(shí)做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作，以技術(shù)要求與管理模式發(fā)展為核心，利用以下管理實(shí)踐策略推進(jìn)檔案管理工作發(fā)展。

（一）以專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)為基礎(chǔ)，提高檔案信息化水平

在機(jī)關(guān)檔案信息化發(fā)展中，檔案管理隊(duì)伍能力的發(fā)揮占據(jù)著重要位置。為此機(jī)關(guān)單位管理者應(yīng)以專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)為基礎(chǔ)，提高檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理水平。其主要工作包括了以下內(nèi)容。首先做好內(nèi)部檔案管理隊(duì)伍信息化教育。在政府機(jī)關(guān)管理中，具有一支具有專業(yè)檔案管理知識(shí)與能力的檔案管理隊(duì)伍。在這一基礎(chǔ)上，管理者可以利用職業(yè)教育、外派學(xué)習(xí)等多種模式，提高內(nèi)部管理隊(duì)伍信息化工作能力，使之可以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作。二是引進(jìn)專業(yè)管理人才。在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上，機(jī)關(guān)單位應(yīng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)專業(yè)技術(shù)人才，做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)、網(wǎng)站建設(shè)等專業(yè)工作，提高其信息化管理專業(yè)水平。

（二）做好檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作發(fā)展，除了對(duì)機(jī)關(guān)單位信息化理念提出發(fā)展要求外，還對(duì)單位計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提出了技術(shù)升級(jí)要求。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)建設(shè)，包括了硬件、軟件以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作。在硬件系統(tǒng)建設(shè)中，技術(shù)人員需要建設(shè)存儲(chǔ)量大、運(yùn)行速度快、安全穩(wěn)定性高的計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)，確保檔案管理硬件平臺(tái)質(zhì)量。在軟件運(yùn)行中，技術(shù)人員需要采用高質(zhì)量、運(yùn)行穩(wěn)定的檔案與文字管理軟件，輔助硬件系統(tǒng)做好檔案管理工作。如在檔案管理中，技術(shù)人員可以采用大容量硬盤與新型數(shù)據(jù)庫(kù)軟件結(jié)合的方式，提高檔案存儲(chǔ)質(zhì)量與容積，是檔案信息化建設(shè)的主要技術(shù)手段。而在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的優(yōu)化建設(shè)占據(jù)重要位置。其建設(shè)的主要內(nèi)容包括了無線網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、高速寬帶網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及安全內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等多項(xiàng)技術(shù)建設(shè)工作，以便為網(wǎng)絡(luò)化檔案工作的推進(jìn)提供網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)。

（三）做好信息化檔案工作制度建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)化與信息化檔案管理工作推進(jìn)，不僅表現(xiàn)在技術(shù)性管理層面，也同樣表現(xiàn)在機(jī)關(guān)檔案制度管理層面。在這一制度建設(shè)中，管理者需要作好工作。一是對(duì)現(xiàn)有檔案制度進(jìn)行改進(jìn)。對(duì)于部分現(xiàn)有的檔案管理制度，管理者應(yīng)結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理特點(diǎn)，對(duì)制度內(nèi)容進(jìn)行改進(jìn)。如在檔案安全管理制度中應(yīng)加入網(wǎng)絡(luò)安全內(nèi)容條目，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理安全性提高。二是建立新的管理制度，為了適應(yīng)新型網(wǎng)絡(luò)化檔案管理環(huán)境，管理者需要建立新的檔案管理制度。如紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化過程中，管理者需要建立相關(guān)的程序、保密、操作等管理制度，提高檔案數(shù)字化質(zhì)量。這里需要注意的是，網(wǎng)絡(luò)化檔案管理制度建設(shè)，依然處于試驗(yàn)性階段，其制度內(nèi)容中依然存在一定缺陷與不合理性。為此管理者必須開展專項(xiàng)調(diào)研工作，以進(jìn)一步完善機(jī)關(guān)檔案管理制度。

3 結(jié)束語

網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代中，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作受到技術(shù)、管理理念等多種因素影響，發(fā)生了較大的變化。為此，機(jī)關(guān)檔案管理者結(jié)合檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求，以提高檔案管理質(zhì)量與效率為目標(biāo)，開展了網(wǎng)絡(luò)檔案管理研究，為機(jī)關(guān)檔案管理整體發(fā)展提供理論支持。

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作者簡(jiǎn)介

徐詩(shī)玚（1988-），女，湖北省宜昌市水文水資源勘測(cè)局，湖北省宜昌市，研究方向：檔案管理。

劉麗莉（1986-），女，湖北省宜昌市水文水資源勘測(cè)局，湖北省恩施州，研究方向：電子信息化。