從檔案整理角度論檔案安全管理應(yīng)從資源抓起

陳偉光

摘 要：檔案安全管理是確保檔案真實、完整的重要保障，目前檔案安全管理注意力主要集中在抓好檔案后期管理工作。本文結(jié)合在基層檔案整理過程遇到的問題，簡單闡述現(xiàn)時檔案安全管理可能存在的問題，提出從檔案資源抓起，把做好前端控制權(quán)，確保檔案完整、真實、正確移交到檔案管理部門，為全面保證檔案安全提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案；安全管理；前端控制

檔案是一種不可再生資源，對于單位各項工作的發(fā)展都有著重要參考和依據(jù)價值，一旦丟失、損毀后果不堪設(shè)想。因此在日常檔案管理中，我們不斷探索如何加強(qiáng)檔案安全管理工作。

1 現(xiàn)行檔案安全防護(hù)的認(rèn)識

按照《國家檔案法》要求，現(xiàn)時檔案安全管理的辦法主要集中在物防、技防、人防上，如在庫房管理上做到“八防”，對電子檔案檔案庫房配置了具備防磁、防震、防靜電、防化學(xué)腐蝕等設(shè)備；在技防上恒常開展庫房巡查，定期抽檢電子檔案；制定檔案借閱、保密和銷毀制度，建立檔案突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案等，保證了庫管檔案的安全，但保證庫管檔案安全是否就一定就安全呢？決定檔案的依據(jù)價值主要是歸檔資料的完整性與真實性，試想如果檔案資料在移交時就損壞或是贗品，那么保證檔案安全還是否還有意義？

2 現(xiàn)行檔案安全防護(hù)上的問題

在整理單位2009-2015年文書檔案時發(fā)現(xiàn)有部分移交資料為復(fù)印件，個別文件存在缺失，領(lǐng)導(dǎo)審批過程有遺漏的情況出現(xiàn)；部分年代久遠(yuǎn)的照片已無法查找照片拍攝時的詳細(xì)信息，電子檔案無法確定是否為最終定稿；部分黨團(tuán)的活動資料已經(jīng)無法追補(bǔ)等問題。

3 檔案安全管理應(yīng)先從源頭抓起

檔案的接收和征集是檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié)，接收和征集質(zhì)量好與不好，直接影響檔案利用價值。所以我們把好檔案管理工作前端控制，確保檔案資源收集的完整、真實、及時地移交到檔案管理部門。近期國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》，著重提到了要做好檔案安全問題前移，加強(qiáng)檔案資源安全風(fēng)險治理。而要提升檔案安全管理，本人認(rèn)為應(yīng)從檔案形成資源過程這一步著手做好如下幾點(diǎn)：

（一）強(qiáng)化檔案安全管理知識培訓(xùn)。

新時期賦予了檔案管理員新的要求，檔案管理員除了需要具備豐富的檔案管理知識外，還需有扎實的管理能力，如發(fā)現(xiàn)安全隱患能力，以加強(qiáng)檔案資源形成時的安全；與時俱進(jìn)的學(xué)習(xí)能力，以時刻關(guān)心檔案信息管理的最新動態(tài)，提升電子檔案管理安全觸覺；及時宣教能力，普及兼職檔案管理人員的知識與技能培訓(xùn)。比喻在OA發(fā)文流程管理上，加強(qiáng)規(guī)范電子檔案格式宣傳工作，強(qiáng)化電子檔案修改痕跡的保護(hù)，避免在流傳過程的隨意替換，確保電子檔案移交時完全保留領(lǐng)導(dǎo)批閱，并和紙質(zhì)發(fā)文相一致等。

（二）把好檔案管理前端控制。

把控檔案資源形成各個環(huán)節(jié)的安全，把檔案工作前移，讓檔案管理人員參與到各項工作的籌劃過程，依照檔案法規(guī)，對檔案資料那些需要保管、如何保管給予專業(yè)性指導(dǎo)，如在基建檔案形成過程中，指導(dǎo)規(guī)范按照建筑、結(jié)構(gòu)、安裝的順序來匯總圖紙會審資料；提醒室外工程資料的及時整理匯總，定期檢查分部工程質(zhì)量驗收記錄等容易出現(xiàn)遺漏或不全的資料；指導(dǎo)竣工預(yù)驗收參加驗收單位規(guī)范做好資料的簽章等；提醒施工中有變更及時在竣工圖上注明修改處和依據(jù)等。又如基建各階段聲像檔案都需要提前介入，并且要明確檔案拍攝的內(nèi)容和時間等，確保檔案移交時沒有被遺漏或要再需進(jìn)行追溯的情況發(fā)生。

（三）及時做好臨時性檔案文件材料的收集和標(biāo)注。

臨時性檔案資源具有形成時短、部分難以補(bǔ)追的特點(diǎn)。如單位迎檢或舉辦各類活動的照片，很多都是以電子形式暫存電腦，到規(guī)定時間再上交，這種暫存的方式很容易因沒有標(biāo)注或沒有及時做好照片說明，造成誤刪或到年底統(tǒng)一移交時照片記載不詳?shù)膯栴}出現(xiàn)，無形中給予檔案真實性一定的影響。因此，負(fù)責(zé)管理檔案的人員應(yīng)把握一年中各類重大活動情況，注重督促資源生成部門做好臨時性檔案資料的及時整理工作。比如召開職工大會之后，應(yīng)及時通知各分組討論的筆錄要及時完整地匯總到檔案室。

（四）改變坐等的收集方式。

作為檔案管理人員應(yīng)適時更新檔案的收集與整理方式，多到各檔案資源部門了解檔案資料的生成動向，將坐等上門的收集歸檔工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥礁鱾€部門去收集。加強(qiáng)各方面的溝通聯(lián)系，積極引導(dǎo)各有關(guān)部門的工作人員，根據(jù)檔案工作的管理需要，交出真文件，確保收集檔案的真實性。尤其在人員崗位變動時，檔案管理部門的工作人員應(yīng)主動協(xié)助相關(guān)崗位人員做好文件材料的交接工作，對原崗位人員交來的文件材料給予審核、登記接收，以免檔案資料因人員崗位變動而流失。

參考文獻(xiàn)

1.張顏，施工及竣工驗收階段工程檔案歸檔的常見問題，城建檔案，2014（3）期。

2.張美芳，檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的研究，檔案學(xué)研究，2010（04）期。

3.趙鵬，從檔案安全體系建設(shè)的角度看檔案保護(hù)，中國檔案，2010（06）期。