檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理研究

陳小潔

摘 要：企業(yè)記憶觀存在的核心意義，就是透過不同層面進(jìn)行檔案收集，力求配合宏觀鑒定指導(dǎo)效用，為檔案管理工作提供多元且可靠的指導(dǎo)服務(wù)，令企業(yè)組織記憶得到有序的構(gòu)建、傳承和維護(hù)，如此一來，才能保證企業(yè)檔案管理的全面真實(shí)性。筆者的核心任務(wù)，便是進(jìn)行檔案記憶觀念下的企業(yè)檔案管理措施研究，希望能夠?yàn)楦黝惼髽I(yè)可持續(xù)發(fā)展，提供豐富的指導(dǎo)線索。

關(guān)鍵詞：檔案記憶；企業(yè)檔案；指導(dǎo)功效；管理細(xì)節(jié)

所謂檔案，就是在長(zhǎng)期社會(huì)實(shí)踐過程中，經(jīng)過個(gè)人、組織、機(jī)構(gòu)交互式影響衍生出保留一定價(jià)值的歷史記錄，因?yàn)槠浔旧泶嬖谠己驼鎸?shí)性特征影響，使其具備了獨(dú)特社會(huì)歷史記憶的媒介和載體功能，既可以視為社會(huì)記憶形態(tài)，又可以轉(zhuǎn)化成為社會(huì)記憶映射的手段。截至至今，關(guān)于記憶和檔案工作的緊密關(guān)聯(lián)，已經(jīng)引起更多人的矚目，主要就是在不同載體作用下，社會(huì)大眾能夠獲取愈加豐富的民族和國(guó)家記憶，而檔案則在其中扮演社會(huì)一切重要活動(dòng)深刻記錄的角色。另外，在時(shí)間和理論層面，檔案管理和相關(guān)職員也自然地引進(jìn)記憶觀念，至此集體記憶維護(hù)和創(chuàng)建等工作順利拓展。所以說，對(duì)于廣大檔案工作人員來講，社會(huì)和集體記憶是目前的重點(diǎn)工作內(nèi)容。

1 企業(yè)進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

企業(yè)在進(jìn)行相關(guān)記憶構(gòu)建過程中，檔案指導(dǎo)意義非凡，其主要聯(lián)合不同記憶主體，進(jìn)行個(gè)人和集體記憶梳理，其中集體記憶的數(shù)量往往和社會(huì)中群體數(shù)量交相呼應(yīng)。透過社會(huì)層面觀察校驗(yàn)，包括宗教、家庭、企事業(yè)單位、社會(huì)階級(jí)等形式的群體組織，都必然保留彼此的集體記憶，并且對(duì)當(dāng)中每個(gè)成員進(jìn)行精細(xì)化控制，包括他們的過去和未來都因此產(chǎn)生重要影響。而集體記憶是任何記憶組織的根源，在現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)中，企業(yè)服務(wù)和流通工序彼此相互獨(dú)立，并透過組織記憶客觀地記錄企業(yè)整體生存和革新發(fā)展過程。歸結(jié)來講，企業(yè)經(jīng)過不同階段生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的具備保存價(jià)值的記錄，便是企業(yè)檔案，是企業(yè)進(jìn)行各類記憶塑造、構(gòu)建和傳承的標(biāo)準(zhǔn)化工具。就是說，當(dāng)前企業(yè)檔案管理，既能夠進(jìn)行以往記憶解讀，又可以構(gòu)建后續(xù)組織創(chuàng)新記憶內(nèi)容。

2 檔案記憶觀作用下的創(chuàng)新型企業(yè)檔案管理服務(wù)手段

企業(yè)經(jīng)過長(zhǎng)期生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)管理之后，會(huì)自動(dòng)地將一些指導(dǎo)價(jià)值深厚的信息進(jìn)行儲(chǔ)存，這對(duì)于企業(yè)創(chuàng)建、傳承、塑造不同組織，有著決定性意義，而當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案相關(guān)工作，主要是對(duì)過往組織記憶的一類解讀模式，更是對(duì)后期組織記憶的創(chuàng)建準(zhǔn)備。

（一）保證檔案管理工作緊緊掌握當(dāng)前企業(yè)一切活動(dòng)脈絡(luò)

企業(yè)在經(jīng)歷各類生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)交接之后，必然會(huì)衍生諸多變革成就，在此期間，企業(yè)有必要不斷修繕已有發(fā)展戰(zhàn)略，保證管理理念和經(jīng)營(yíng)方向調(diào)整的時(shí)效性，如此一來，才能在今后激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中屹立不倒。目前我國(guó)檔案收集工作上存在體制不夠完善的問題，許多企業(yè)都結(jié)合其制動(dòng)的相關(guān)收集范圍進(jìn)行文檔管理，至于范圍外的工作重視程度明顯不足，最為常見的就是企業(yè)重要性突發(fā)案件，盡管說其對(duì)企業(yè)組織記憶有著特殊影響，不過因?yàn)橐陨蟽?nèi)容不能在收集范疇內(nèi)部，最終則產(chǎn)生丟失現(xiàn)象。工作規(guī)范對(duì)于檔案管理工作指導(dǎo)功效尤為關(guān)鍵，不過其應(yīng)該和時(shí)間相互配合才能將功用全數(shù)發(fā)揮，因此，對(duì)于目前檔案收集事務(wù)來講，如今企業(yè)活動(dòng)經(jīng)絡(luò)是其全面與否的保證條件，并且對(duì)于組織記憶構(gòu)建有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（二）維持企業(yè)檔案記憶的完整性

第一，搭建起健全樣式的檔案標(biāo)準(zhǔn)。透過檔案管理角度思維層面鑒定，大幅度提升相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)技能和職業(yè)道德素質(zhì)，保證相關(guān)人員責(zé)任的明確性，對(duì)于檔案管理體制完善影響意義深刻。具體就是依照企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和檔案法等政策，將企業(yè)實(shí)際工作狀況充分考慮進(jìn)去，力求在最新檔案管理指標(biāo)作用下衍生出完整的檔案資料，確保保密文件收發(fā)、文件儲(chǔ)存時(shí)間，以及歸檔范疇等得以明確規(guī)定。另外，有關(guān)機(jī)構(gòu)需要積極地研究檔案記憶鑒定工作，降低確實(shí)社會(huì)記憶可能性基礎(chǔ)上，針對(duì)相關(guān)工作人員思想予以調(diào)整，力求在健全化檔案規(guī)章體制作用下，維護(hù)今后檔案管理的實(shí)效性。畢竟健全的制度和標(biāo)準(zhǔn)，是保證記憶完整性的前提。

第二，利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行各類檔案收集和管理。如今，企業(yè)手機(jī)數(shù)字方面資源檔案和企業(yè)檔案記憶完整性，存在著緊密關(guān)聯(lián)。尤其是在全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程全面推進(jìn)作用下，網(wǎng)絡(luò)信息持續(xù)改善，令企業(yè)階段化經(jīng)濟(jì)收益和競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力得以全方位改善。企業(yè)不管是自動(dòng)化生產(chǎn)或是內(nèi)部控制，都將沿用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，并且經(jīng)過電子商務(wù)持續(xù)改革延展之后，信息化的影響范圍可謂是愈來愈大，隨后出現(xiàn)的是生產(chǎn)、銷售和經(jīng)營(yíng)等流程上的大量數(shù)字化信息增加結(jié)果。在此階段，關(guān)鍵數(shù)字化信息將分布在各類系統(tǒng)、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之上，如若無法在合理時(shí)間內(nèi)予以沉淀，便會(huì)流失，并且造成企業(yè)組織記憶的殘缺現(xiàn)象。所以說，在企業(yè)檔案收集工作中，需要在第一時(shí)間范圍內(nèi)儲(chǔ)存有價(jià)值的數(shù)字文檔信息?，F(xiàn)如今許多企業(yè)都開始將重心轉(zhuǎn)投在和知識(shí)相關(guān)的平臺(tái)和中心構(gòu)建事務(wù)上，力求在智力層面上推動(dòng)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程，不過，許多數(shù)量的關(guān)鍵性信息和知識(shí)狀態(tài)駕駛過分游離，不能發(fā)揮應(yīng)有的系統(tǒng)性，造成信息作用和價(jià)值無法傾數(shù)發(fā)揮，流失現(xiàn)象十分深刻。經(jīng)過實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，郵件系統(tǒng)是許多大中型企業(yè)開展管理活動(dòng)的重要支持平臺(tái)，而郵件系統(tǒng)內(nèi)部的郵件也都深陷于失控狀態(tài)，就算是一些較為重要的郵件，也不能及時(shí)歸檔到企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)范疇之內(nèi)。所以說，今后要盡力保證企業(yè)組織記憶的完善性，必要情況下要針對(duì)各類數(shù)字文檔信息加以合理的收集整合。

（三）豐富并改良企業(yè)檔案的利用服務(wù)模式

人類在進(jìn)行相關(guān)身份認(rèn)同過程中，主要強(qiáng)調(diào)記憶的指導(dǎo)性，相比之下，企業(yè)內(nèi)部員工就必須利用特殊性組織記憶獲得應(yīng)有的認(rèn)同成就，這樣一來，才能令員工形成應(yīng)有的歸屬和自豪等感官效應(yīng)，推動(dòng)企業(yè)今后可持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展進(jìn)程。想要令員工真正地認(rèn)同企業(yè)，就必須不斷地進(jìn)行組織記憶激活和傳承。須知原始的外部資料，能夠輔助人們進(jìn)行記憶恢復(fù)，而作為集體記憶的企業(yè)檔案，能夠?qū)⑸缛?、民族和個(gè)體的關(guān)聯(lián)性予以細(xì)致化拆解驗(yàn)證。透過以上結(jié)果可以斷定，檔案對(duì)于集體記憶發(fā)揮著中間性作用，就是激活記憶。不過釋放記憶功能，單純憑借檔案館中被動(dòng)儲(chǔ)存的資料是不現(xiàn)實(shí)的，需要借助檔案的全新管理形式，才能順利激活企業(yè)中的一切組織記憶。

利用可以說是檔案管理的最終動(dòng)機(jī)指標(biāo)，是檔案向社會(huì)大眾提供的服務(wù)手段，當(dāng)中最具有代表性的莫過于情報(bào)和憑證價(jià)值。在進(jìn)行企業(yè)組織記憶系統(tǒng)化傳承和激活過程中，相關(guān)工作人員才能愈加系統(tǒng)、深入地整合多元化檔案資源，配合一些生動(dòng)、形象的接受形式，令企業(yè)員工直接面對(duì)各類組織記憶，并在潛移默化中完成企業(yè)特殊性組織記憶的激活和傳承任務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于企業(yè)來講，其經(jīng)歷較長(zhǎng)的革新發(fā)展過后，會(huì)衍生出優(yōu)質(zhì)化的組織記憶，就是所謂的檔案，其深刻印證企業(yè)諸多發(fā)展細(xì)節(jié)，能夠?yàn)槠髽I(yè)綜合化發(fā)展提供高超的理論支持，確保企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力至此大幅度提升。因此，今后在企業(yè)檔案事業(yè)觀科學(xué)引導(dǎo)作用下，企業(yè)觀念有必要時(shí)刻予以更新，保證企業(yè)檔案管理方案與時(shí)俱進(jìn)，使得相關(guān)檔案管理工作發(fā)揮應(yīng)有的真實(shí)有效性，對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展發(fā)揮積極地推動(dòng)功效。

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作者簡(jiǎn)介

陳小潔（1980-），女，漢，廣東省新豐縣人，檔案管理初級(jí)，大專，研究方向：檔案管理。