試論事業(yè)單位檔案管理中知識(shí)管理的應(yīng)用

摘 要：知識(shí)管理與檔案管理在管理目的與內(nèi)容上具有較強(qiáng)的一致性與重疊性，從而可以有效的將知識(shí)管理的方法運(yùn)用在檔案管理中。對(duì)于事業(yè)單位而言，其具有充分的人才資源、資金資源與體制執(zhí)行力，從而有效的為檔案管理的知識(shí)管理運(yùn)作開辟更寬廣的道路，有助于相關(guān)管理工作的落實(shí)，促進(jìn)其實(shí)施效果的提升。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；知識(shí)管理

事業(yè)單位檔案管理有著重要信息應(yīng)用價(jià)值，是事業(yè)單位乃至國(guó)家的重要資源，同時(shí)社會(huì)檔案管理的重要部分。隨著國(guó)家各方面改革的不斷推進(jìn)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作上需要做更多的提升來(lái)滿足檔案管理價(jià)值的體現(xiàn)，而知識(shí)管理則是重要的管理措施，有效的拓展傳統(tǒng)檔案管理理念與實(shí)際效果。

1 事業(yè)單位檔案管理與知識(shí)管理內(nèi)在關(guān)系

知識(shí)管理在國(guó)內(nèi)研究方面分為兩代。第一代知識(shí)管理主要是充分對(duì)知識(shí)分類狀況做有別于傳統(tǒng)知識(shí)內(nèi)容的隱藏知識(shí)內(nèi)容；第二代知識(shí)管理主要是通過(guò)對(duì)用戶需求的重視與挖掘來(lái)達(dá)到信息服務(wù)完善。知識(shí)管理是在傳統(tǒng)信息管理所存在的基礎(chǔ)缺陷問(wèn)題之上發(fā)展而來(lái)的更為完善的信息管理理念，注重與人溝通協(xié)調(diào)的信息管理工作，有效的將結(jié)構(gòu)性和非結(jié)構(gòu)性信息與用戶使用信息所具有的狀況規(guī)律做有效的聯(lián)系分析管理。知識(shí)管理中注重對(duì)創(chuàng)新、競(jìng)爭(zhēng)、知識(shí)積累與學(xué)習(xí)，強(qiáng)調(diào)其具有更強(qiáng)的專業(yè)性、靈活性、創(chuàng)新性。

檔案管理屬于相關(guān)單位、組織與個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)方面匯總而成的信息資料，可以是文字、圖表與聲像等信息形式，可以用于查閱與應(yīng)用。檔案管理嚴(yán)格意義上來(lái)說(shuō)應(yīng)該屬于知識(shí)管理的內(nèi)容之一，檔案管理的對(duì)象本質(zhì)屬性是知識(shí)與信息特性，檔案是具有價(jià)值的信息資源，可以一種儲(chǔ)存與傳遞運(yùn)用中的知識(shí)形式。知識(shí)管理與檔案管理在管理目的上具有一致性，主要是為社會(huì)生活的開展提供有效的信息支持。其次，兩種管理對(duì)象具有重疊性。知識(shí)管理的內(nèi)容主要集中在檔案與文件管理，因此兩者具有一定管理對(duì)象的重合。因此在具體的管理流程與技術(shù)上可以達(dá)到互相借鑒與相似性，有效的對(duì)信息做有效的集中、有序化的管理，從而達(dá)到利用價(jià)值，其管理中均需要運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)、文本采集、檢索、門戶系統(tǒng)、信息安全與信息推送等相關(guān)技術(shù)操作。

2 事業(yè)單位檔案管理使用知識(shí)管理的應(yīng)用環(huán)境分析

檔案管理中運(yùn)用知識(shí)管理是發(fā)展趨勢(shì)，存在其實(shí)際的價(jià)值與可操作性。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中更加關(guān)注實(shí)體性的保管操作，一般在需要檔案資料時(shí)會(huì)將原始資料全部調(diào)出作為有效的使用。然而在知識(shí)管理理念中，更注重對(duì)檔案資源所具有的潛在信息做有效的挖掘，因此對(duì)檔案管理的更加深入透徹。在知識(shí)管理中，需要通過(guò)更多信息技術(shù)等先進(jìn)手段對(duì)用戶實(shí)際需求做全面的掌握，對(duì)知識(shí)服務(wù)本身的特性做深入挖掘，從而讓信息知識(shí)發(fā)揮其全方位價(jià)值。在提供知識(shí)服務(wù)前更加強(qiáng)調(diào)對(duì)相關(guān)文件或檔案的深入了解，進(jìn)而促進(jìn)其有效的開發(fā)利用，提升檔案管理的實(shí)際價(jià)值，有效的發(fā)揮檔案管理人員在相應(yīng)組織的價(jià)值與地位。同時(shí)檔案管理中運(yùn)用知識(shí)管理運(yùn)作可以有效的將檔案管理所涵蓋的范圍得到有效拓展。知識(shí)管理將傳統(tǒng)檔案管理中部分未進(jìn)行有效開展的管理活動(dòng)納入其中，將沒(méi)有歸入檔案管理的有價(jià)值信息得到充分的歸檔利用，從而達(dá)到大檔案管理的實(shí)際效果。

在發(fā)揮知識(shí)管理作用上，需要有其可行性條件支持。首先，需要對(duì)知識(shí)管理理念有充分的認(rèn)可與執(zhí)行，有效的開展相關(guān)管理活動(dòng)。其二，需要有足夠的資金保證其知識(shí)管理運(yùn)作所需要的硬件、軟件配備；其三，需要有綜合性較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)人才，才能更有效地維護(hù)日常工作的有序進(jìn)行。而事業(yè)單位檔案管理具有一定知識(shí)管理的基本優(yōu)勢(shì)。事業(yè)單位的由于其行政性可以促使相關(guān)工作開展得到上下有效統(tǒng)一執(zhí)行的力度，執(zhí)行力較強(qiáng)。其次，政府單位有充分的資金支持相關(guān)管理所需配套硬件與軟件條件；其三，在事業(yè)單位檔案管理方面有著成熟的用人體制，專業(yè)人才和經(jīng)驗(yàn)豐富，有利于知識(shí)管理改良提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)條件，同時(shí)由于自身有強(qiáng)大的培訓(xùn)體制與人才篩選機(jī)制，有效的引入具有計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)人才，促進(jìn)組織內(nèi)人才資源的優(yōu)化配置。

3 事業(yè)單位檔案管理中知識(shí)管理的應(yīng)用方法

（一）強(qiáng)化理念升級(jí)

在事業(yè)單位檔案管理工作上，從領(lǐng)導(dǎo)層到基層都需要不斷提升管理理念，充分認(rèn)可檔案管理價(jià)值，加大檔案管理宣傳工作，促使單位內(nèi)部與外部民眾對(duì)檔案管理工作重視性，積極的發(fā)揮各自在檔案管理中的作用。在數(shù)字檔案管理建設(shè)中，通過(guò)多方面的知識(shí)檢索、服務(wù)、創(chuàng)新與信息充足來(lái)提升檔案管理的完善性。加大檔案價(jià)值的宣傳力度，積極的做好檔案情報(bào)收集整理工作，加大檔案研究投入，將知識(shí)檔案管理的意識(shí)進(jìn)行有效的普及。

（二）建立完善制度管理

在檔案管理中運(yùn)用知識(shí)管理理念以及廣泛的有序執(zhí)行，需要有完善的制度做支撐保障，對(duì)于進(jìn)行知識(shí)管理各方面工作做有效的制度規(guī)范，對(duì)執(zhí)行細(xì)節(jié)做有效的流程設(shè)置，對(duì)相關(guān)的工作開展制定考核制度，充分的調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員積極性、謹(jǐn)慎性，同時(shí)也有效的指導(dǎo)具體工作的有效開展，讓所有管理工作能夠在科學(xué)合理的范圍有序展開，少走彎路，提升管理效果。同時(shí)對(duì)于已經(jīng)獲取的成果要積極的反饋分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷的推進(jìn)知識(shí)管理工作的穩(wěn)步前進(jìn)。

（三）保證管理經(jīng)費(fèi)投入

在知識(shí)管理運(yùn)作上，需要保證資金投入的充分性，確保在檔案管理中有較為完善的硬件、軟件支持，同時(shí)有效的提供工作人員薪資福利，提升工作人員工作積極性。同時(shí)可以建立專項(xiàng)部門做工作監(jiān)察，將經(jīng)費(fèi)使用情況做有效監(jiān)管，確保經(jīng)費(fèi)全部落實(shí)到實(shí)處，切實(shí)的保證相關(guān)工作有序科學(xué)開展。同時(shí)對(duì)于相關(guān)經(jīng)費(fèi)投入情況要做好匯總分析與上報(bào)，做好相關(guān)工作的透明化。

（四）強(qiáng)化人才培養(yǎng)

在檔案管理工作中運(yùn)用知識(shí)管理，涉及到更廣闊的管理技巧與知識(shí)，因此需要做好人才培養(yǎng)，既要保證人才基本素質(zhì)過(guò)硬，保證人才引入的標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)也要加強(qiáng)人才引入后的再學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升工作人員在操作上與時(shí)俱進(jìn)的能力，保證相關(guān)工作執(zhí)行在新舊問(wèn)題出現(xiàn)中，能夠有效的應(yīng)對(duì)處理，保證檔案管理工作的有序開展。

4 結(jié)束語(yǔ)

知識(shí)管理與檔案管理在管理目的與內(nèi)容上具有較強(qiáng)的一致性與重疊性，從而可以有效的將知識(shí)管理的方法運(yùn)用在檔案管理中。對(duì)于事業(yè)單位而言，其具有充分的人才資源、資金資源與體制執(zhí)行力，從而有效的為檔案管理的知識(shí)管理運(yùn)作開辟更寬廣的道路，有助于相關(guān)管理工作的落實(shí)，促進(jìn)其實(shí)施效果的提升。

參考文獻(xiàn)

[1] 粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013，（16）：128-128，129.

[2] 史群.事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析[J].蘭臺(tái)世界，2013，（z5）：34-34.

[3] 喬梁.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2015，36（18）：75-76.

[4] 李雪丹.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].黑龍江史志，2014，（13）：168-168.

作者簡(jiǎn)介

朱旭陽(yáng)（1982-），男，漢族，河南省上蔡縣勞動(dòng)就業(yè)培訓(xùn)中心，培訓(xùn)中心副主任。