煙草檔案管理常見(jiàn)的問(wèn)題和對(duì)策

劉輝

摘 要：煙草檔案管理對(duì)煙草企業(yè)的發(fā)展有十分重要的意義，在當(dāng)前的管理過(guò)程中由于煙草檔案管理還存在一些不規(guī)范的問(wèn)題，對(duì)此需要加強(qiáng)這些問(wèn)題的解決，以提高煙草檔案管理水平，為煙草企業(yè)發(fā)展提供更多有用的檔案信息。本文對(duì)當(dāng)前煙草檔案規(guī)范化管理的重要性以及當(dāng)前煙草檔案管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，并且提出煙草檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：煙草檔案管理；煙草企業(yè)管理；規(guī)范化管理；策略

檔案管理是為煙草企業(yè)發(fā)展提供充足的信息材料的重要過(guò)程，尤其是對(duì)于煙草企業(yè)而言，越來(lái)越的檔案信息，必須要加強(qiáng)整理，從而才能為煙草企業(yè)的發(fā)展提供更多的信息和資料。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，加強(qiáng)煙草檔案管理的內(nèi)容控制以及方法的創(chuàng)新，有助于對(duì)煙草企業(yè)的檔案管理水平進(jìn)行提升，使得各項(xiàng)資料能夠得到有效的保存，防止出現(xiàn)信息缺乏的現(xiàn)象。我國(guó)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，煙草企業(yè)的檔案管理過(guò)程中還有一些問(wèn)題存在，比如很多煙草企業(yè)的管理體制存在問(wèn)題，沒(méi)有對(duì)檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范，因此使得檔案管理過(guò)程中也存在很多不規(guī)范的現(xiàn)象，比如亂涂亂畫(huà)、檔案保存不規(guī)范等，不利于檔案資源的查詢(xún)和利用。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的改善，加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的完善，從而使得檔案管理過(guò)程中的各項(xiàng)工作可以得到有效的落實(shí)，為煙草企業(yè)的發(fā)展提供更多信息。

1 煙草檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題

煙草檔案管理對(duì)于整個(gè)煙草企業(yè)的發(fā)展都有十分重要的意義，當(dāng)前有的煙草企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中很多檔案管理人員的管理方法比較單一，管理理念比較陳舊，因此使得很多煙草企業(yè)的檔案管理工作停滯不前，最終使得很多煙草企業(yè)的資料出現(xiàn)缺失，這對(duì)煙草行業(yè)的發(fā)展有十分嚴(yán)重的阻礙。當(dāng)前很多煙草企業(yè)的檔案管理都還停留在傳統(tǒng)的人工管理基礎(chǔ)上，對(duì)一些紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，對(duì)人力物力的消耗都比較大，而且當(dāng)前很多煙草企業(yè)都實(shí)現(xiàn)了信息化發(fā)展，對(duì)于各種信息化的應(yīng)用比較多，產(chǎn)生的電子檔案也比較多，所以傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用。另外，由于很多煙草企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，都更傾向于進(jìn)行煙草企業(yè)的各種物資檔案的管理，忽視了對(duì)于具體的工作人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量等方面的培訓(xùn)，使得檔案管理內(nèi)容不夠全面。在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該要結(jié)合當(dāng)前的信息時(shí)代背景，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和管理。比如煙草企業(yè)的檔案管理應(yīng)該要做到規(guī)范化，對(duì)于各種檔案要進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和存儲(chǔ)，便于煙草企業(yè)工作人員的調(diào)用。在檔案管理過(guò)程中要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，比如檔案的內(nèi)容模式、存檔的格式等，都要進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，從而使得各個(gè)部門(mén)的檔案管理工作可以更加規(guī)范化，也便于整個(gè)煙草企業(yè)對(duì)所有部門(mén)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。

2 煙草檔案規(guī)范化管理的策略

（一）完善煙草檔案管理制度

在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該要對(duì)管理制度進(jìn)行完善，從而使得檔案管理過(guò)程可以更加規(guī)

范化。首先，應(yīng)該要對(duì)檔案工作人員的責(zé)任進(jìn)行明確，使得不同的人員能夠明確知道自己的工作內(nèi)容，同時(shí)要建立完善的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于在檔案工作中出現(xiàn)問(wèn)題的人員要進(jìn)行懲罰，使得檔案管理人員能夠帶著責(zé)任感去工作，減少工作中的出錯(cuò)率。此外，還應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的監(jiān)督制度的完善。煙草企業(yè)的檔案工作要想實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展，則必須要在日常工作中加強(qiáng)對(duì)其的監(jiān)督管理，使得煙草企業(yè)的檔案管理可以受到監(jiān)督，對(duì)于一些重要的檔案要加強(qiáng)分類(lèi)和保存。最后，應(yīng)該要對(duì)煙草檔案管理制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。比如對(duì)于檔案管理的方式、檔案文件的格式等，都要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有助于檔案管理人員對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，促使煙草企業(yè)各種檔案能夠得到有效地保存。

（二）構(gòu)建數(shù)字檔案室

煙草檔案管理包括多方面內(nèi)容，比如對(duì)煙草企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的各種檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析以幫助煙草企業(yè)的管理者可以實(shí)現(xiàn)正確的決策，比如根據(jù)煙草企業(yè)的人事檔案，確定煙草企業(yè)新招聘人員的數(shù)量、專(zhuān)業(yè)等，可以為煙草企業(yè)的人力資源工作提供必要的依據(jù)。在檔案管理過(guò)程中，數(shù)字化管理是未來(lái)發(fā)展的一個(gè)重要趨勢(shì)，在數(shù)字檔案室的建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)檔案室信息資源的整合，加強(qiáng)煙草企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系，從而可以將各種檔案信息匯總，形成數(shù)字文檔。數(shù)字文檔的存儲(chǔ)是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的，其存儲(chǔ)空間較大，可以滿(mǎn)足越來(lái)越大的檔案存儲(chǔ)需求。因此煙草企業(yè)應(yīng)該要建立數(shù)字檔案室，對(duì)硬件網(wǎng)絡(luò)容量進(jìn)行配置和完善，要配置滿(mǎn)足檔案室存儲(chǔ)、查詢(xún)等需求的各種服務(wù)器、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，以滿(mǎn)足海量的檔案室信息處理需求。而且各個(gè)部門(mén)之間要對(duì)數(shù)字檔案有清晰的認(rèn)識(shí)，在各個(gè)部門(mén)中要形成準(zhǔn)確的數(shù)字檔案，然后再在檔案管理部門(mén)進(jìn)行匯總，為煙草企業(yè)發(fā)展提供更多的信息資料。

（三）提高檔案管理人員自身素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理過(guò)程中的主要人員，對(duì)檔案管理的規(guī)范化程度以及管理水平有很大影響。當(dāng)前很多煙草企業(yè)的檔案管理過(guò)程中檔案管理人員依舊采用傳統(tǒng)的方式方法進(jìn)行管理的現(xiàn)象，其根本原因就是檔案管理人員自身的能力水平不高。對(duì)此必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的綜合能力水平的提升，以提高檔案管理質(zhì)量。要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培養(yǎng)，比如煙草企業(yè)可以為檔案管理人員提供一些深造學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，在煙草企業(yè)內(nèi)部可以舉辦一些針對(duì)檔案管理的講座等，讓檔案管理人員能夠不斷開(kāi)拓思維，將新的管理理念應(yīng)用在檔案管理過(guò)程中。檔案管理人員自身應(yīng)該要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)意識(shí)的培養(yǎng)，在日常的工作過(guò)程中應(yīng)該要積極結(jié)合信息時(shí)代的檔案管理特征，加強(qiáng)對(duì)各種新媒體以及新技術(shù)的認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)等各種新技術(shù)的使用方法，使用新技術(shù)進(jìn)行檔案管理。同時(shí)還可以借助各種媒介平臺(tái)加強(qiáng)與其他檔案管理人員的溝通和交流，就檔案管理過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分享，將自己對(duì)檔案管理的看法講出來(lái)，暢所欲言，通過(guò)這種方式進(jìn)行交流，檔案管理人員取長(zhǎng)補(bǔ)短，對(duì)自己的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行反思，累積更多的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和檔案管理方法，從而實(shí)現(xiàn)煙草檔案管理水平的提升。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案安全的管理

信息技術(shù)的應(yīng)用使得煙草檔案管理效率得到提升，但同時(shí)也會(huì)帶來(lái)較大的安全隱患，尤其是互聯(lián)網(wǎng)中的安全隱患，是一個(gè)最大的障礙。比如一個(gè)惡意的數(shù)據(jù)包就有可能導(dǎo)致各種計(jì)算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)癱瘓，最終使得各種信息出現(xiàn)泄漏。只有不斷提高煙草檔案管理人員的安全意識(shí)，才能從根本上杜絕一些危害的出現(xiàn)，使得煙草檔案管理更加規(guī)范。比如引導(dǎo)煙草企業(yè)的檔案管理人員形成主動(dòng)的安全觀(guān)念，使得他們?cè)谑褂糜?jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)的時(shí)候可以注意不要去點(diǎn)一些不安全的網(wǎng)站，不會(huì)下載一些非法的東西，從而確保煙草企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)處于安全的狀態(tài)，不會(huì)導(dǎo)致煙草企業(yè)的檔案信息的泄露。同時(shí)，還應(yīng)該要采用技術(shù)手段對(duì)各種安全隱患進(jìn)行控制。在煙草企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，為了對(duì)各種信息進(jìn)行安全保護(hù)，則必須要從技術(shù)手段加強(qiáng)安全保護(hù)，比如對(duì)于各個(gè)部門(mén)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，要安裝防病毒系統(tǒng)，購(gòu)買(mǎi)一些正版的殺毒軟件，安裝防火墻等，使得煙草企業(yè)的內(nèi)部信息系統(tǒng)可以得到有效的保護(hù)，不斷提高煙草企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全水平。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，煙草企業(yè)的快速發(fā)展使得各種檔案數(shù)據(jù)越來(lái)越多，在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，煙草企業(yè)的檔案管理是一個(gè)十分重要的內(nèi)容。煙草檔案管理過(guò)程中的一些不規(guī)范問(wèn)題成為煙草企業(yè)發(fā)展過(guò)程中需要解決的大難題。在檔案管理過(guò)程中要積極采取相應(yīng)的措施，從多方面著手，比如加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案室的建設(shè)，提高煙草企業(yè)的檔案工作的規(guī)范化程度，使得煙草企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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