淺談文書(shū)檔案的收集及整理

張秀菊

摘 要：從現(xiàn)如今社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)狀中可以看出，文書(shū)檔案管理工作的重要性日益突出。隨著信息技術(shù)的高效普及和發(fā)展，文書(shū)檔案的管理方式也發(fā)生了明顯的變化。由于傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作的發(fā)生弊端展現(xiàn)，無(wú)法促進(jìn)檔案管理工作的高效進(jìn)行。文書(shū)檔案的收集方法和整理形式都應(yīng)該在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能夠促進(jìn)檔案管理工作的長(zhǎng)足發(fā)展。本文中，筆者主要對(duì)文書(shū)檔案的收集方法和整理形式進(jìn)行分析，僅供參考。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；收集；整理

文書(shū)檔案是單位、部門(mén)每一項(xiàng)工作活動(dòng)來(lái)龍去脈的清晰記載，做好文書(shū)檔案的整理和保管工作至關(guān)重要，工作人員在實(shí)際的工作中應(yīng)該以文書(shū)檔案的管理原則為基礎(chǔ)，提升文書(shū)檔案管理工作的科學(xué)性。為了實(shí)現(xiàn)這一目的，工作人員應(yīng)該盡量做好文書(shū)檔案的收集和整理工作，使得文書(shū)檔案保管工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，在提升工作效率的基礎(chǔ)上，提升檔案信息的利用率。

1 文書(shū)檔案收集規(guī)范化

收集是檔案工作賴以存在的基礎(chǔ)。檔案工作的對(duì)象是檔案，檔案只有不斷地通過(guò)收集才能逐漸完善。如果沒(méi)有收集，沒(méi)有檔案，檔案工作也就沒(méi)有了工作對(duì)象，失去了存在的條件和基礎(chǔ)。檔案收集得及時(shí)、完整、系統(tǒng)，可以為檔案管理的各處環(huán)節(jié)創(chuàng)造照好的物質(zhì)條件，可以完整地、系統(tǒng)地為利用者提供方便，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。。

（1）文書(shū)檔案收集的要求

收集的要求高低，直接關(guān)系著人館文書(shū)檔案的質(zhì)量好壞，所以辦公室文秘在接收和收集工作中應(yīng)該認(rèn)真掌握，切實(shí)把好關(guān)口。具體要求，主要有以下幾點(diǎn)：對(duì)按規(guī)定欲接收的文書(shū)檔案實(shí)行驗(yàn)收制。檔案館在進(jìn)行收集工作中，要事先向保存機(jī)關(guān)下達(dá)通知，并切實(shí)檢查欲接收文書(shū)檔案的真實(shí)程度、規(guī)范化程度和齊全程度。凡是不符合要求的都要由原保存機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)修改，然后再?gòu)?fù)查，直至達(dá)到要求時(shí)才能予以接收。對(duì)其他應(yīng)收集的文書(shū)檔案，要切實(shí)注意依據(jù)黨的有關(guān)政策進(jìn)行收集。特別是在集體、個(gè)體和合資等企業(yè)中，存在著企業(yè)經(jīng)營(yíng)保密問(wèn)題，一定要尊重他們的要求，注意保護(hù)他們的利益，待取得他們同意之后再行征集和收集，決不能強(qiáng)行收集。

（2）收集的范圍。

檔案文書(shū)收集的范圍主要有以下幾個(gè)方面：

1.各機(jī)關(guān)文書(shū)檔案室所保存的重要文書(shū)檔案。這部分指的是對(duì)各機(jī)關(guān)文書(shū)檔案室所形成、收集和保存的永久卷和長(zhǎng)期卷，按照檔案管理部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，在檔案室內(nèi)保存一定時(shí)期（十年、二十年或三十年），檔案館要按時(shí)接收過(guò)來(lái)。有的文書(shū)檔案室還保存有已撤銷原直屬單位的文書(shū)檔案，其中的永久卷和部分長(zhǎng)期卷，檔案館亦應(yīng)按時(shí)接收。

2.各專業(yè)檔案館主管單位重要文書(shū)檔案的復(fù)制件。各單位所形成和保存的重要文書(shū)檔案。各行業(yè)由于文書(shū)檔案室建立得不夠健全，所以他們所形成和保存的重要文書(shū)檔案是應(yīng)該直接入館的，也是檔案館應(yīng)該注意接收和收集的。其他有關(guān)單位和個(gè)人所形成和保存的重要文書(shū)檔案。這些文書(shū)檔案的范圍也很廣泛，上述文書(shū)檔案，都是很珍貴的，應(yīng)該特別注意加以收集，避免流失，造成不必要的損失。

3.收集的手續(xù)。在文書(shū)檔案的收集工作中，履行收集手續(xù)是對(duì)工作負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，既便于檔案館對(duì)文書(shū)檔案的統(tǒng)計(jì)，又便于有關(guān)人員日后查詢文書(shū)檔案的去向。收集工作的手續(xù)，主要有以下兩項(xiàng)：一是清點(diǎn)。對(duì)文書(shū)檔案室來(lái)說(shuō)，要在驗(yàn)收的同時(shí)根據(jù)應(yīng)收年度的案卷目錄對(duì)永久卷和長(zhǎng)期卷進(jìn)行清點(diǎn)。清點(diǎn)要一卷一卷地進(jìn)行，并要核對(duì)案卷標(biāo)題，以防有誤。因?yàn)闄n案本身涉及許多重要機(jī)密和政治問(wèn)題，一旦出現(xiàn)差錯(cuò)，政治責(zé)任難負(fù)，工作損失也難補(bǔ)。二是立據(jù)。辦公室文秘在文書(shū)檔案的收集工作中，無(wú)論是接收機(jī)關(guān)文書(shū)檔案室的還是接收其他單位的文書(shū)檔案，清點(diǎn)之后都要開(kāi)具收據(jù)，并留存根?！敖邮瘴臅?shū)檔案收據(jù)”中的項(xiàng)目，主要有交卷機(jī)關(guān)（單位）、案卷類別、案卷年度、案卷數(shù)量、接收單位和雙方經(jīng)手人等。所接收的如系零散文書(shū)材料，則應(yīng)按實(shí)際情況開(kāi)具詳細(xì)清單式的收據(jù)，并留收據(jù)存根。

2 文書(shū)檔案整理的具體做法

（1）文書(shū)檔案管理工作的整理方法

做好文書(shū)檔案的整理工作至關(guān)重要，工作人員在實(shí)際的工作中應(yīng)該以文書(shū)檔案的管理原則為基礎(chǔ)，提升文書(shū)檔案管理工作的科學(xué)性。為了實(shí)現(xiàn)這一目的，工作人員應(yīng)該盡量做好文書(shū)檔案的整理工作，使得文書(shū)檔案保管工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，在提升工作效率的基礎(chǔ)上，提升檔案信息的利用率。通常情況下，文書(shū)檔案管理工作的分類方法可以從三個(gè)方面來(lái)進(jìn)行分析和探討：

1. 年度分類。所謂的年度分類法在進(jìn)行的過(guò)程中，主要是根據(jù)文件形成和處理的年度來(lái)講所有的文書(shū)檔案以時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行區(qū)分，然后根據(jù)時(shí)間的差異來(lái)排列。在文書(shū)檔案管理工作中，工作人員首先需要將文書(shū)檔案進(jìn)行歸納，提升檔案分類的高效性。經(jīng)過(guò)具體的實(shí)踐可以看出，采用年度分類法不僅可以提升文書(shū)檔案的質(zhì)量和效率，在實(shí)際的工作中意義重大。

2.組織機(jī)構(gòu)分類法。根據(jù)文書(shū)處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。它以立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，按不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目。

3.問(wèn)題分類法。按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題或“事由”將文書(shū)檔案劃分成各個(gè)類別。

（2）文書(shū)檔案裝訂

檔案裝訂是文書(shū)檔案整理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一般說(shuō)來(lái)，普通文件一份裝訂一次，有些文書(shū)的批復(fù)和請(qǐng)示可以合并歸成一件，如果頁(yè)數(shù)太多當(dāng)然可以分成兩件或者多件。正文與附件之間、正本和草稿之間、來(lái)文同復(fù)文之間，都可以根據(jù)實(shí)際情況斟酌而行，或者合而為一，或者拆而為二，都是可以的。不過(guò)如果有關(guān)的文書(shū)檔案拆開(kāi)處理時(shí)，在進(jìn)行排序時(shí)還是應(yīng)當(dāng)相對(duì)集中于一處，以方便后期的利用。

（3）文書(shū)檔號(hào)章與頁(yè)碼編寫(xiě)

檔案管理中章與頁(yè)碼編寫(xiě)是最細(xì)微繁瑣的工作之一，頁(yè)碼編號(hào)的有序可以提高文書(shū)與檔案管理的工作效率。所有文件的右上部位應(yīng)當(dāng)加印檔號(hào)章，檔號(hào)章上填寫(xiě)檔案內(nèi)容，內(nèi)容包括檔案號(hào)碼、所屬年份、機(jī)構(gòu)代號(hào)、問(wèn)題代號(hào)、保管時(shí)限、館編件號(hào)等項(xiàng)內(nèi)容。重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)檔案號(hào)碼的填寫(xiě)，按照分類標(biāo)準(zhǔn)的不同，檔案號(hào)碼要從分類、保管時(shí)限的低級(jí)順序向高級(jí)順序依次進(jìn)行。

3 如何做好文書(shū)檔案的信息保管工作

通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應(yīng)用的是抽詞比較法。抽詞比較法可以按照不同的時(shí)間按照批次處理。首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納入索引表，其中包括文件責(zé)任人、內(nèi)容、種類等等。這個(gè)過(guò)程可以有主要和次要之分。按照一定規(guī)范要求給每個(gè)詞條打分，把其余的詞條錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，歸之為自學(xué)習(xí)系統(tǒng)，形成后各建詞表。其次，根據(jù)不同的要求，對(duì)文書(shū)檔案的文件格式進(jìn)行不同的設(shè)置。這種設(shè)置方法沒(méi)有明確的規(guī)定，包括其中的文書(shū)內(nèi)容、種類、年代等等，主要做到更加便捷容易的瀏覽和查閱即可。再者，編輯制作計(jì)算機(jī)輔助程序。這項(xiàng)工作簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是比較的過(guò)程，將檔案文件的題名表和題名的對(duì)照。找出其中相一致的內(nèi)容，方便儲(chǔ)存和使用。第四，文書(shū)檔案的管理的最后一步就是確保電子文件形成后能夠在計(jì)算機(jī)中正常運(yùn)行。并按照分類標(biāo)準(zhǔn)與保管期限等進(jìn)行劃分。

4 結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期下企事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高與簡(jiǎn)單便捷的文書(shū)檔案整理保管方法是密不可分的，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企事業(yè)單位的工作進(jìn)程。因此，相關(guān)工作人員必須提高工作意識(shí)，轉(zhuǎn)變陳舊觀念，勇于大膽創(chuàng)新，積極投入實(shí)踐。充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源，把新時(shí)期文書(shū)檔案的收集與整理工作推向新臺(tái)階。

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