人事檔案工作重要性認(rèn)識(shí)

翟長(zhǎng)軍

摘 要：文章認(rèn)為隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，檔案的社會(huì)價(jià)值進(jìn)一步顯現(xiàn)和提升，為此，要提升對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，正確認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，改進(jìn)檔案管理，從而發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展中的作用。

關(guān)鍵詞：檔案；重要性；認(rèn)識(shí)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度的確立，我國(guó)加快了政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的進(jìn)程，人事管理及其人事檔案工作面臨著新形勢(shì)，檔案的社會(huì)價(jià)值進(jìn)一步顯現(xiàn)和提升。為此，各級(jí)政府檔案管理部門要順應(yīng)時(shí)代潮流，正視人事檔案工作中存在的問題，抓住機(jī)遇，勇于改革，提升對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，正確認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，改進(jìn)檔案管理，從而發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展中的

作用。

1 科學(xué)認(rèn)識(shí)檔案的社會(huì)價(jià)值

人事檔案是各級(jí)各類人事管理部門在人事管理活動(dòng)中形成的經(jīng)過認(rèn)可的記錄與反映個(gè)體經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)及人事獎(jiǎng)懲、變化情況的資料。人事檔案以個(gè)體為單位，集中保存和備查，具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。因此，人事檔案的社會(huì)價(jià)值，是由自身的社會(huì)屬性所決定的。無(wú)論在何種的情況下，只要有人事管理活動(dòng)，就會(huì)形成相關(guān)的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用諸多方面的人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會(huì)價(jià)值。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和廣泛運(yùn)用，人事檔案進(jìn)入數(shù)字信息化時(shí)代，人事信息成為重要的社會(huì)資源，以人員信息為主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價(jià)值空間。因此，人事信息的收集和利用成為具有戰(zhàn)略意義的社會(huì)工程。市場(chǎng)人力資源的合理配置、各單位間和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、單位自身的人事管理和人才培養(yǎng)，以及愈加社會(huì)化的人事管理和社會(huì)保障工作等都需要真實(shí)、科學(xué)的人員信息為依據(jù)、支撐和連接，上述諸多信息的獲取和利用，離不開人事檔案工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，必須正確認(rèn)識(shí)人事檔案的社會(huì)價(jià)值，充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，在服務(wù)于組織人事工作的基礎(chǔ)上，為相關(guān)單位和從業(yè)者提供良好的信息服務(wù)，優(yōu)化市場(chǎng)人員資源配置，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)繁榮和發(fā)展，從而強(qiáng)化從業(yè)人員的社會(huì)化管理，推動(dòng)國(guó)家社會(huì)保障體系的建立和完善，維護(hù)社會(huì)的長(zhǎng)期穩(wěn)定。

2 現(xiàn)階段人事檔案管理現(xiàn)狀

基于以上所述，各級(jí)各類檔案管理部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)人事檔案的社會(huì)價(jià)值，提升社會(huì)公眾檔案意識(shí)，加快人事檔案工作運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，然而事實(shí)上，人事檔案管理現(xiàn)狀并不盡如人意，主要表現(xiàn)為：

1、社會(huì)化程度不夠 現(xiàn)行檔案管理以單位為管理主體，因此管理主體之間缺乏有機(jī)聯(lián)系，與日益社會(huì)化的人員流動(dòng)性不適應(yīng)，形成不了社會(huì)化的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。分散管理不便于統(tǒng)一規(guī)范檔案操作程序和社會(huì)人事檔案資源的整合、 利用；多頭管理和繁瑣的流程影響了檔案隨人員的自由流動(dòng)，造成棄檔、丟檔的現(xiàn)象。

2、檔案參考價(jià)值不大 受傳統(tǒng)工作方式影響，人事檔案內(nèi)容陳舊、雷同、空洞、失真，檔案的形成和收集缺乏針對(duì)性和規(guī)范性，不能反映個(gè)人的最新動(dòng)態(tài)，內(nèi)容雷同不能反映個(gè)人的獨(dú)特才能，失去檔案的參考價(jià)值，難以有針對(duì)性的提供權(quán)威的證明材料；內(nèi)容的空洞，無(wú)法滿足社會(huì)對(duì)人事檔案信息的新要求；內(nèi)容的失真，違背了人事檔案真實(shí)性的特征，失去了檔案的憑證價(jià)值，造成負(fù)面的社會(huì)影響。

3、服務(wù)水平不高 檔案管理人員“重藏輕用”，觀念陳舊， 缺乏服務(wù)的積極性和主動(dòng)性。人事檔案從屬于組織人 事工作，服務(wù)職能被管理職能所掩蓋，造成服務(wù)方向不清晰、服務(wù)職能不明確；加之部分單位檔案的數(shù)字信息化水平不高，以至于工作效率不高。

4、約束機(jī)制缺位 應(yīng)當(dāng)看到，不少企事業(yè)單位用工不需要政府部門審批，因而忽略用工建檔， 致使依靠行政手段維系運(yùn)轉(zhuǎn)的人事檔案工作陷入尷尬境地。 缺乏相應(yīng)約束機(jī)制使用工單位為了擺脫舊的人事制度束縛，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略， 或逃避社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用降低運(yùn)行成本，不重視人事檔案，不接收和建立人事檔案。上述情況致使人事檔案工作運(yùn)轉(zhuǎn)不暢，無(wú)法運(yùn)轉(zhuǎn)。

3 強(qiáng)化檔案管理的舉措

基于以上所述，各級(jí)檔案管理部門要正視工作中存在的問題，采取科學(xué)舉措，保證工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，從而發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。

1、提升社會(huì)化水平 檔案管理部門要打破壁壘，實(shí)行社會(huì)化管理，整合社會(huì)檔案資源，打破現(xiàn)行的以企事業(yè)單位或社團(tuán)組織為管理主體的管理體系，對(duì)社會(huì)的檔案實(shí)行統(tǒng)一的管理，形成社會(huì)化的工作網(wǎng)絡(luò)，從而整合社會(huì)檔案資源，便于統(tǒng)一和規(guī)范操作程序；實(shí)施人事代理制度，落實(shí)人員社會(huì)化檔案代理。

2、納入社會(huì)保障體系 社會(huì)上發(fā)生的勞資糾紛和社會(huì)保障費(fèi)用征繳方面的問題，其根源是缺乏相應(yīng)的人事檔案資料。人事檔案資料的缺失，影響勞動(dòng)者自身維權(quán)行為，給國(guó)家社保經(jīng)費(fèi)的征繳帶來困難。因此，實(shí)行社會(huì)化人事檔案代理制度，把人事檔案納入社會(huì)保障體系，作為用人和勞動(dòng)保障的必備條件，通過立法建立健全新型的社會(huì)化的人事檔案制度，維護(hù)勞動(dòng)者的正當(dāng)權(quán)益。

3、規(guī)范操作程序 檔案管理要面向現(xiàn)代社會(huì)需要的，因此要公開、公正、透明。工作中要科學(xué)規(guī)范地形成和收集人事檔案資料，在保證檔案資料真實(shí)可靠的前提下，提升檔案資料的科學(xué)價(jià)值。檔案管理部門在嚴(yán)格人事檔案基本規(guī)范，從檔案資料的形成、收集、整理、歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)，制定出規(guī)范性的操作章程，嚴(yán)格操作，保證檔案資料的真實(shí)、可靠和鮮活，全面提高檔案質(zhì)量。

4、加強(qiáng)服務(wù) 檔案管理要轉(zhuǎn)變工作理念和工作方式，倡導(dǎo)服務(wù)至上的理念，由管理者變?yōu)榉?wù)者；在實(shí)行社會(huì)化管理方式的基礎(chǔ)上，明確檔案社會(huì)化管理部門的職務(wù)職能，建立健全相關(guān)的配套服務(wù)措施，通過服務(wù)體現(xiàn)檔案社會(huì)價(jià)值；利用科技手段，建立方便、快捷和自動(dòng)化程序較高的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，提高服務(wù)效率。

總之，檔案管理部門要順應(yīng)時(shí)代潮流，正視人事檔案工作中存在的問題，抓住機(jī)遇，勇于改革，提升對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，正確認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，改進(jìn)檔案管理，從而發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展中的作用。