檔案工作歷史發(fā)展淺談

田宇

摘 要：檔案是組織和個人參與社會活動以某種形式形成的用于服務(wù)后來發(fā)展需要的歷史記錄，可以幫助人們了解事物形成發(fā)展的具體過程。有效的檔案工作能夠為我國各項事業(yè)發(fā)展提供支持和依據(jù)。要想做好我國當(dāng)前的檔案工作，首先必須了解我國古代、近代以及現(xiàn)代的檔案以及檔案工作的發(fā)展歷程。

關(guān)鍵詞：檔案；歷史；發(fā)展

檔案是組織和個人在過去和現(xiàn)在通過參與社會活動，直接形成的、具有保存價值的、能夠作為原始記錄保存起來的，以備今后考查的文字、圖表、聲像以及其他各種方式和載體的歷史記錄；是各種有現(xiàn)實價值的相關(guān)資料，通過整理甄選后被保存下來，并通過各種途徑方式服務(wù)于后來的發(fā)展需要。檔案可以幫助人們在最短的時間內(nèi)了解組織、個人以及事物形成發(fā)展的具體內(nèi)容、特點和規(guī)律，從而促進人們更好地開展工作，提高工作效率。然而，要想在實際工作中做好檔案工作，首先要了解我國檔案及檔案工作的發(fā)展歷程。

1 我國古代檔案工作

檔案是隨著人類社會的不斷進步而逐漸產(chǎn)生并發(fā)展起來的。文字的出現(xiàn)、社會分工日益多樣化、社會管理活動的不斷活躍等等，都為檔案的產(chǎn)生創(chuàng)造了充分的條件。曾有學(xué)者認為，結(jié)繩和刻契的記錄方式是出現(xiàn)最早、最原始的文書檔案，通過這種方式記錄歷史、傳遞信息，然而，這僅僅是一種幫助人類記憶的輔助性方式，并不具有特定、準(zhǔn)確、固定的含義。目前，我國公認的最早出現(xiàn)的檔案是甲骨檔案，距現(xiàn)今3500年，產(chǎn)生于殷商時期。甲骨檔案被認定為最早的檔案，原因有三：第一，甲骨檔案具有檔案最重要的特點之一，即真實、客觀地記錄并反映了歷史的真實情況。記錄了前后273年包括狩獵、祭祀、征伐等社會歷史活動，內(nèi)容廣泛豐富，種類數(shù)量眾多。第二，甲骨文作為現(xiàn)存的中國王朝最古老的成熟文字，其所形成的甲骨檔案是可以辨認識別的。在10萬余片的甲骨檔案中有4500余個甲骨文字，其中有2000多個字是可以辨認的。第三，甲骨檔案具備現(xiàn)代檔案的特點，即經(jīng)過人們有意識地收集、整理并保存，有專人在固定場所對其進行保管。甲骨檔案產(chǎn)生于殷商時期，由當(dāng)時的卜官對甲骨文書進行制作，制作程序和文書結(jié)構(gòu)都與現(xiàn)代檔案相類似，且在程序結(jié)構(gòu)上有著嚴格的規(guī)定。而處理完畢的甲骨文書會按一定規(guī)律進行集中、整理、分類并存放，同時，由專人在特定地點進行保管。我國古代很重視對檔案的管理工作，早在《尚書·多方》中就有記載：“惟殷先人，有典有冊”。說明的是，要想將祖先的光榮傳統(tǒng)發(fā)揚廣大，就要通過文獻資料來記錄。

隨后，春秋戰(zhàn)國時期，由于青銅、簡牘、縑帛等物質(zhì)媒介的出現(xiàn)，檔案工作得到了進一步發(fā)展，檔案載體的形式變得更加多樣化，文書種類也不斷增多，格式、用語和使用范圍也逐漸成形。各國都設(shè)有專門的官員，從事撰寫文書、保管檔案的工作。史料記載，老子就曾專門負責(zé)檔案的保管。我國的第一部檔案文件匯編《尚書》就是由孔子根據(jù)收集到的文書檔案編撰而成的，收錄了59篇公文之多，屬于我國最早的公文史料，是后來我國學(xué)者對公文的起源、形式、作用進行研究的重要依據(jù)，也是檔案研究工作的經(jīng)典范例。

我國檔案工作發(fā)展真正起源于秦漢時期，是檔案工作發(fā)展的初期。秦朝時，首次由最高統(tǒng)治者對公文的各類文種使用范圍進行了明確、細致地規(guī)定。秦代公文種類包括“奏”、“詔”、“制”等。秦始皇統(tǒng)一六國后，設(shè)專門機構(gòu)負責(zé)所有公文的接收以及詔令的發(fā)布，設(shè)立特定的官職負責(zé)文書、檔案的管理工作。這些方法都成為后來檔案工作的效仿對象，為檔案工作的規(guī)范發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。漢朝時，大量檔案新文種紛紛出現(xiàn)，檔案工作又實現(xiàn)了新的發(fā)展，如“章”、“表”、“策書”等。漢朝的檔案工作基本沿襲了秦朝的檔案制度。在中央和地方均設(shè)有專門機構(gòu)和官職負責(zé)所轄范圍內(nèi)的文書工作，如文書的接收、拆閱、審批、起草、辦理等工作。漢朝所設(shè)有的“蘭臺”等專門機構(gòu)是我國最早出現(xiàn)的國家檔案館，是負責(zé)保存檔案的庫房。

在唐宋時期，檔案工作又得到了進一步發(fā)展。隋唐時期，形成了三省共管制，即由中書制定命令、門下對其進行審議、尚書進行執(zhí)行落實。中唐時期，封建統(tǒng)治者更加注重檔案工作，由此檔案工作也更加規(guī)范、合理。例如，詔令起草工作由翰林學(xué)士完成；對記載統(tǒng)治者言行的材料有了更加嚴格、明確的規(guī)定；戶籍檔案、官員任免檔案等內(nèi)容的完整程度和豐富化都大大增加了；同時，還從法律層面對文書檔案工作進行了要求和闡述。到了宋朝，盡管在檔案制度上沿襲了唐朝的管理方法，但由于國家機構(gòu)的繁冗復(fù)雜使得檔案的數(shù)量急劇增加。在中央、各部門以及各地都設(shè)有貯存文書檔案的文書庫，在各部門保存到一定年限后，需要統(tǒng)一移交給專門貯藏檔案的機構(gòu)。

經(jīng)過了元朝，明朝建立伊始，通過對元朝政府檔案工作的借鑒，明朝的文書管理機構(gòu)更加科學(xué)完善，對分工進行了明確劃分。對文書的書寫、辦理、機密文書的處理、收發(fā)文、檔案保管等都有明確的機構(gòu)負責(zé)。明嘉靖十三年（公元1534年），修建了“皇史宬”，是專門用于保存皇族檔案的庫房。該庫房采用“石室金匱”的保管設(shè)計理念，全部以磚石建成，至今保存完好，是我國古代檔案建筑的經(jīng)典。隨著明朝后期文牘主義盛行，加之政治腐敗，文書種類日趨繁多，行文制度愈加復(fù)雜，嚴重制約了檔案工作的發(fā)展進程。

清朝時期的檔案工作也有一定發(fā)展。在制度上，基本沿襲了明朝的檔案管理制度。分別有專門的機構(gòu)負責(zé)收發(fā)奏折、管理文書檔案、外省公文等工作。雍正時期成立了“軍機處”，負責(zé)擬定或辦理皇帝的諭旨或批奏。清朝檔案制度管理的非常嚴格，在文書的格式要求、辦理程序、回避政策、保密制度以及檔案的接收、保管、利用等方面都有著細致入微的規(guī)定。

2 我國近代檔案工作

辛亥革命后，南京臨時政府開始對清朝的文書檔案工作進行改革。出臺了《公文程式令》，對各種公文的名稱和使用范圍進行了新的規(guī)定，同時對公文辦理制度進行了優(yōu)化，廢棄了公文中帶有的封建色彩，采用公元紀(jì)年。同時，在總統(tǒng)府內(nèi)設(shè)有秘書處，秘書處下設(shè)有總務(wù)、收發(fā)等科室，分別對應(yīng)文書管理工作的各個環(huán)節(jié)。一些部門頒布了有關(guān)文書、檔案工作的規(guī)章制度，如《外交部編檔辦法》等。明確區(qū)別了“文書”和“檔案”的概念，即公文是指處理公事的文件，檔案是指經(jīng)過篩選編輯、化繁為簡后形成的“專檔”。endprint

隨后，袁世凱對南京臨時政府公文改革取得的有效成果進行了致命性的破壞。不僅對封建公文進行了恢復(fù)，還大肆破壞一些重要的文書檔案，四年里兩次下令燒毀檔案。北洋軍閥時期，為了解決經(jīng)費緊張問題，更是對大量檔案進行變賣，致使許多檔案資料散失或銷毀。

國民黨政府時期，對文書檔案進行了一定的改進。先后頒布了《公文程式條例》、《修正內(nèi)政部辦事細則》，分別對公文的種類、格式和處理程序進行了規(guī)定，要求將收發(fā)文分成兩項工作來處理。同時，興建了一批專門的檔案機構(gòu)，負責(zé)保管各級機關(guān)檔案，并通過出臺《檔案室辦事規(guī)則》等規(guī)章制度，從而約束并規(guī)范檔案工作。1933年，國民政府進行了“行政效率改革”，要求公文撰寫辦理要一切從簡，有效提高了公務(wù)行政效率。隨后，逐步加強對文書檔案的改革，鼓勵使用白話文和新式標(biāo)點符號，開始重視對文書檔案人員的培訓(xùn)培養(yǎng)問題，分別開辦設(shè)立了檔案管理?？啤n案管理職業(yè)培訓(xùn)班、文書檔案專修班等，專門用于檔案工作人員的培養(yǎng)。

20世紀(jì)30年代，部分學(xué)者開始關(guān)注對檔案的理論研究。通過總結(jié)我國歷代檔案工作經(jīng)驗，結(jié)合并引進西方的檔案工作理論和分類方法，形成了一批檔案專著，如龍兆佛的《檔案管理法》（1940年）、傅振倫的《公文檔案管理法》（1946年）等。這些文獻都從不同方面對檔案的概念、作用、管理原則方法、保管以及檔案人員的選拔等問題進行了研究，極大促進了我國檔案理論研究的起步。

3 我國現(xiàn)代檔案工作

我黨始終對檔案工作給予了高度重視。建國前，就出臺了有關(guān)文書檔案工作的文件，即《文件處置辦法》，是我黨關(guān)于文書檔案工作最早的文件。其中，明確規(guī)定了文件的形成、處理以及檔案的分類、保管、銷毀等方法和規(guī)則。同時，要求如果可能，每件文件應(yīng)準(zhǔn)備兩份，即一份用于調(diào)閱，一份用于存檔，以備后人參考借鑒。在之后的各個歷史時期，我黨為了進一步提高檔案工作水平，采取了一系列的有效措施，例如，制定新的公文格式、建立新的檔案規(guī)章制度等等。

建國成立之初，黨和國家對檔案工作進一步加大了改革力度。1952年頒布了新中國成立后的第一個全國性的公文法規(guī)《公文處理暫行辦法》，標(biāo)志著封建公文和資產(chǎn)階級公文改革基本完成以及社會主義新公文制度的誕生。該辦法總結(jié)了黨在各個時期所進行的公文改革，指出了改革的經(jīng)驗和成果，明確了公文應(yīng)具有的性質(zhì)、地位、任務(wù)和作用，并對公文的文種、用途、格式、行文關(guān)系、寫作要求、集中管理機關(guān)檔案的原則進行了重新規(guī)定。1954年，第一次全國檔案工作會議上，通過了《中國共產(chǎn)黨中央和省（市）級機關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》。同年10月，國務(wù)院審議通過了關(guān)于成立國家檔案局的決議。國家檔案局主要負責(zé)管理全國的檔案工作，該機構(gòu)的成立標(biāo)志著我國檔案工作的發(fā)展進入了新的里程碑。隨著文書檔案工作的快速發(fā)展，有關(guān)其理論的研討、專業(yè)教育等事業(yè)也蓬勃發(fā)展。

文化大革命時期，檔案工作受到了嚴重摧殘，尤其是人事檔案工作受到了極大的沖擊和破壞。大量專業(yè)人員離崗、機構(gòu)縮減，多年積累的工作經(jīng)驗和研究成果被批判否定，眾多珍貴檔案被毀。粉碎“四人幫”以后，檔案工作被全面整頓，重新走上了復(fù)蘇發(fā)展之路。

改革開放以來，我國檔案工作得到了迅猛發(fā)展，成果顯著。新時期的文書檔案工作具有以下特點：完善的規(guī)章制度、現(xiàn)代的技術(shù)手段、完備的專業(yè)隊伍和規(guī)范的流程方法。

縱觀歷史，我們可以看出，只有堅持與時俱進的思想路線，不斷踐行科學(xué)發(fā)展觀，遵循檔案工作規(guī)律，運用科學(xué)思維，采取現(xiàn)代化手段，我國的檔案工作才能夠得到充分的發(fā)展、取得長足的進步，為社會主義各項事業(yè)建設(shè)提供支持和依據(jù)。

參考文獻

[1]吳廣平，向陽.檔案工作實務(wù)[M].北京：北京大學(xué)出版社，2013：2-5.

[2]劉丹.淺析檔案的歷史發(fā)展和管理[J].湖北成人教育學(xué)院學(xué)報，2011，17（3）：73-74.

[3趙愛國. 論檔案的起源與作用[J]. 煙臺大學(xué)學(xué)報：哲學(xué)社會科學(xué)版，1992（4）：45-50.endprint