綜合檔案館檔案利用與公布中的問題及對策分析

黃鵬

摘 要：我國當(dāng)前的檔案利用與公布工作中還存在不足，需要依據(jù)嚴(yán)格的法律規(guī)定和檔案機(jī)制進(jìn)行綜合評估。文章從相關(guān)檔案的形成與鑒定的法律法規(guī)不完善、檔案利用者權(quán)限劃分不明確、檔案的開放與鑒定機(jī)制制約著檔案利用服務(wù)三個方面對檔案館的檔案開放利用與公布的問題進(jìn)行分析，并從健全相關(guān)法律規(guī)定、明確檔案利用與公布相關(guān)者的職責(zé)、加強(qiáng)檔案開放利用的基礎(chǔ)設(shè)施工作三個方面對檔案館檔案利用與公布的工作中出現(xiàn)的問題提出對策和建議，促進(jìn)檔案管理工作的建設(shè)，完善檔案形成與鑒定機(jī)制的設(shè)立與發(fā)展。

關(guān)鍵字：檔案館；檔案利用與公布；形成機(jī)構(gòu)；鑒定機(jī)制

1 綜合檔案館檔案開放利用與公布中的問題

隨著社會主義經(jīng)濟(jì)與政治的建設(shè)，我國政府部門也逐步強(qiáng)化其職能手段的服務(wù)性質(zhì)。檔案管理部門是隸屬政府管轄的部門，隨著政府職能的不斷加強(qiáng)，我國政府檔案館的工作模式也逐步發(fā)生變化。在現(xiàn)行的檔案管理工作當(dāng)中，我們還需要從實(shí)際的檔案管理工作中認(rèn)識到自身的不足之處。

1.1 法律法規(guī)不完善

在中國現(xiàn)行的檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)都是在很久之前所推行頒發(fā)的，在現(xiàn)如今信息化技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，以及全球化進(jìn)程的推進(jìn)，在之前頒發(fā)的相關(guān)檔案管理的規(guī)定早已不適合時代發(fā)展的步伐。例如檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)內(nèi)容和現(xiàn)行的檔案管理規(guī)定存在沖突。同時在檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，法律條文并未對檔案的網(wǎng)絡(luò)利用與傳播做出明確的規(guī)定限制，因此檔案數(shù)據(jù)化的管理建設(shè)內(nèi)容中還存在很多不清晰的地方，法律規(guī)定還需要仔細(xì)推敲，對檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化建設(shè)過程中還需要進(jìn)行多方面、多層次的思考。

1.2 權(quán)限劃分不明確

對于檔案形成、利用活動的參與者與檔案館之間的權(quán)限不明確，且不合理。三者的權(quán)限劃分不當(dāng)，職權(quán)與職責(zé)、權(quán)利與義務(wù)出現(xiàn)了不均衡、不銜接的現(xiàn)象：一是檔案館提供的檔案利用服務(wù)的職權(quán)與審查檔案開放與公布的職權(quán)高度集中，容易陷入“即是運(yùn)動員又是裁判員”的尷尬境地；二是利用者的檔案公布權(quán)與利用權(quán)的分離使其難以有效行使自由獲取、利用、公布、傳播檔案信息的合法權(quán)利；三是檔案形成者對檔案是否延遲開放或者繼續(xù)保密“必要時”并沒有清楚界定，因而事實(shí)上檔案形成機(jī)關(guān)并沒有真正行使檔案法規(guī)賦予它的檔案開放利用與公布的參與權(quán)與處置權(quán)，幾乎都是由檔案館在獨(dú)自履行檔案開放利用鑒定權(quán)和公布權(quán)[1]。檔案管理的權(quán)限不明確首先體現(xiàn)在檔案館是為檔案利用者提供檔案服務(wù)，其在檔案開放與審核的權(quán)限較為集中，在實(shí)際的檔案管理工作中容易導(dǎo)致檔案管理與執(zhí)行工作的權(quán)利的集中現(xiàn)象；其次是在檔案利用者在檔案使用權(quán)與公布權(quán)限并未緊密聯(lián)系起來，使得檔案管理工作中的服務(wù)內(nèi)容沒有得到實(shí)踐；最后是在檔案的形成過程中，一般是依照檔案形成者的主觀意愿進(jìn)行檔案形成權(quán)利的行使，并沒有充分考慮到被錄入檔案者的權(quán)利，而在這一情況下就將導(dǎo)致更加復(fù)雜的檔案準(zhǔn)備工作，同時也對檔案利用與公布工作形成阻礙。

1.3 檔案的開放與鑒定機(jī)制制約著檔案利用服務(wù)

在很長時間的檔案工作中，很多綜合性較強(qiáng)的檔案館由于在工作中一直都十分重視檔案的收集和整理工作，因此，在檔案開放和鑒定上就一直處于比較忽視的狀態(tài)，從而使得一些利用價值非常大的檔案在進(jìn)入檔案館之后就成為了不能被利用的檔案，此外還有很多檔案館在檔案開放和鑒定工作中比較重視檔案內(nèi)容的保密工作，鑒定的標(biāo)準(zhǔn)也不是非常的細(xì)致，在鑒定中不能嚴(yán)格按照鑒定的流程開展工作，所以其可操作性非常低[2]。在檔案錄入檔案館系統(tǒng)的過程中，必須嚴(yán)格依照規(guī)定對檔案進(jìn)行鑒定和評估，使檔案的實(shí)用價值得以實(shí)現(xiàn)。同時在檔案鑒定的工作人員中，也表現(xiàn)出了工作人員的工作效率與素質(zhì)不能滿足實(shí)際的檔案管理工作的需求，并且檔案管理人員的流動性較大，在工作人員的基礎(chǔ)管理工作知識與信息數(shù)據(jù)化技能都存在不足，這也就導(dǎo)致了檔案管理職能不能得到充分發(fā)揮，管理工作質(zhì)量沒有得到提升。

2 綜合檔案館檔案利用與公布的工作對策和建議

2.1 健全相關(guān)法律規(guī)定

針對現(xiàn)行的相關(guān)法律規(guī)定不能符合現(xiàn)今的檔案管理建設(shè)工作，必須加快促進(jìn)相關(guān)的檔案利用與公布規(guī)定，隨著我國社會進(jìn)步發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的快速擴(kuò)展，檔案利用與公布機(jī)制必須要跟隨法律規(guī)定的建設(shè)，從而促進(jìn)協(xié)調(diào)發(fā)展。

對于檔案開放與公布工作中的依據(jù)相關(guān)法律進(jìn)行保密處理的部分檔案來說，使用者能夠依據(jù)自身的正當(dāng)查閱需求向有關(guān)部門提出申請使用的要求，在經(jīng)過部門審核批準(zhǔn)之后，依據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行使用。而對于已經(jīng)實(shí)現(xiàn)開放的檔案文件，個人或者組織都能依據(jù)自身的需求對檔案進(jìn)行合理的利用，檔案的利用形式是指在法律條文的規(guī)定條件下，對檔案文件中的信息資源進(jìn)行公布、利用、出版等活動。只要是實(shí)現(xiàn)開放的檔案文件都能得到社會與個人的查閱和了解，并從中實(shí)現(xiàn)檔案的價值。

2.2 明確檔案利用與公布相關(guān)者的職責(zé)

完善檔案形成機(jī)制，對檔案的形成、開放與公布過程具備相關(guān)的判斷標(biāo)準(zhǔn)，對檔案文件是否適合進(jìn)行開放處理、是否符合利用條件進(jìn)行科學(xué)的合理的判斷。檔案的形成機(jī)制能夠通過限制利用年限的方式進(jìn)行歸檔處理，視其實(shí)用價值為標(biāo)準(zhǔn)是否適宜進(jìn)行重復(fù)開發(fā)利用。對于形成機(jī)制不能保障和鑒定價值的檔案，就交由檔案館進(jìn)行單方面鑒定。從形成機(jī)制到檔案部門對檔案價值的鑒定進(jìn)行分級處理，能夠形成有效的檔案鑒定體制，完善對檔案鑒定的職能。

促進(jìn)檔案限制與開放機(jī)制的設(shè)立，對檔案的形成到檔案館進(jìn)行保存都需要一一注明可實(shí)現(xiàn)開放利用的具體要求。在檔案館對檔案進(jìn)行保存和利用開放的過程中，檔案館需要根據(jù)所注明的要求進(jìn)行分類處理，并且對通過利用開放鑒定的檔案進(jìn)行審查，通過二次審查之后再確認(rèn)檔案文件的可實(shí)現(xiàn)開放利用性質(zhì)。檔案的鑒定需要設(shè)置專門的鑒定機(jī)制進(jìn)行處理，并由檔案部門、檔案形成機(jī)制共同協(xié)商，由檔案管理的專業(yè)工作人員對檔案文件進(jìn)行合理的評估。

2.3 加強(qiáng)檔案開放利用的基礎(chǔ)設(shè)施工作

促進(jìn)檔案館的基礎(chǔ)工作建設(shè)，需要將檔案利用者的需求作為引導(dǎo)方向，將檔案館的信息資源進(jìn)行整合優(yōu)化，促進(jìn)檔案館的精益化發(fā)展。正確把握好檔案利用者的檔案利用需求，對檔案館的館藏資源和管理工作進(jìn)行調(diào)整，一方面促使檔案服務(wù)窗口能夠接收來自檔案利用信息的反饋，另一方面促進(jìn)檔案部門依據(jù)反饋信息對檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，同時對于檔案管理工作中的失誤與問題進(jìn)行修復(fù)，逐步完善檔案部門的服務(wù)職能。

在檔案管理的工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)適時轉(zhuǎn)變固有的管理模式和思想觀念，在保障當(dāng)前的工作質(zhì)量與服務(wù)水平的同時不斷對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，以自身的檔案管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行思維發(fā)散，促進(jìn)檔案管理體系的調(diào)整，使檔案的鑒定、形成、開放、公布工作都能夠協(xié)調(diào)發(fā)展，逐步改善檔案的開放程度，保證檔案文件的實(shí)用質(zhì)量與價值，從而提升檔案利用效率。

3 結(jié)語

在我國當(dāng)前的檔案建設(shè)工作當(dāng)中，明確了信息化與網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)目標(biāo)，但是仍然需要在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中發(fā)現(xiàn)不足之處，并加以改善。我國當(dāng)前的檔案形成與鑒定機(jī)制還需要愈加完善，依據(jù)檔案利用者的利用需求，對檔案文件的利用價值進(jìn)行合理的評估，逐步促進(jìn)檔案鑒定機(jī)制的發(fā)展，促進(jìn)檔案文件的建設(shè)滿足檔案利用者的利用需求，同時在實(shí)際的檔案開放與公布工作中的問題進(jìn)行強(qiáng)化和改良，這樣才能保障公民對檔案進(jìn)行了解與利用的權(quán)利。

參考文獻(xiàn)

[1]楊霞.綜合檔案館檔案利用與公布中的問題及對策分析[J].檔案學(xué)研究，2010（10）.

[2]陳卓.綜合檔案館檔案利用與公布中的問題及對策分析[J].科技傳播，2015（12）.endprint