淺析如何做好旅游檔案的管理與利用

楊央

摘 要：旅游檔案是在旅游事業(yè)活動(dòng)中直接形成的具有價(jià)值而保存起來的不同形式、不同載體的歷史記錄。隨著旅游事業(yè)的蓬勃發(fā)展，旅游檔案作為一個(gè)獨(dú)立門類，逐步顯現(xiàn)出來。那么，管理好旅游檔案，利用好旅游檔案，對(duì)日新月異的旅游事業(yè)的發(fā)展將起到積極的推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞：旅游；檔案；管理

我國是一個(gè)旅游資源十分豐富的國家，擁有壯麗的山川，秀麗的江、泉、瀑，雄偉的古代建筑藝術(shù)，奇特的動(dòng)植物和數(shù)不勝數(shù)的名勝古跡，可謂自然景觀與人文景觀交映生輝。眾多的世界自然與文化遺產(chǎn)更是閃爍著我國人民的智慧和勤勞的光芒。旅游資源的開發(fā)與保護(hù)，離不開旅游檔案的管理。我國若要加快旅游大國的建設(shè)，加強(qiáng)旅游檔案的管理已經(jīng)成為旅游檔案部門不可回避的新鮮而重要的課題。

1 旅游檔案的管理

對(duì)旅游文件材料進(jìn)行歸檔、整理、保管，是旅游事業(yè)發(fā)展的必然趨勢和客觀要求，也是旅游檔案工作向縱深發(fā)展的前提條件。這一工作，對(duì)旅游系統(tǒng)各部門、各單位來說，應(yīng)從各自的實(shí)際出發(fā)，對(duì)旅游檔案進(jìn)行有效的管理，為其開發(fā)利用和保護(hù)工作創(chuàng)造條件。

首先要強(qiáng)化旅游檔案意識(shí)，樹立旅游檔案信息觀念。旅游檔案是一種旅游信息資源，旅游檔案部門是一個(gè)旅游信息部門，旅游檔案部門要開發(fā)旅游檔案信息資源，滿足社會(huì)各方面的需求，就必須根據(jù)自己的實(shí)際情況，建立相應(yīng)的旅游檔案管理機(jī)構(gòu)。如在2014—2015年期間，在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下，三明市旅游局成立了專門的檔案管理科室，印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)視頻、數(shù)碼照片等電子檔案資料收集整理工作的通知》，并嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)范和要求，委派專人認(rèn)真做好全市各類電子檔案資料的收集整理工作。據(jù)初步統(tǒng)計(jì)，近兩年來，全市共新增旅游專業(yè)策劃文本3份，旅游宣傳圖片資料200余張，旅游廣宣品設(shè)計(jì)稿18份，旅游宣傳影音資料3份和專家學(xué)者講座2份，涵蓋了文檔、圖片、課件、視頻、影音等各種檔案搜集整理類別，極大的豐富和拓寬了我市旅游檔案的內(nèi)容和范圍，為我市旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展提供有力支撐。同時(shí)，鼓勵(lì)有條件的旅游單位、旅游企業(yè)等部門建立旅游檔案信息資源開發(fā)中心和網(wǎng)絡(luò)資源中心，并選派高素質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)成員分管負(fù)責(zé)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)旅游檔案信息資源開發(fā)利用的組織領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任落實(shí)工作。

其次要加強(qiáng)旅游檔案管理，積極做好服務(wù)工作。由于旅游事業(yè)起步較晚，旅游檔案的概念也處于孕育發(fā)展階段，旅游檔案管理方法也正在探索，旅游檔案的基礎(chǔ)建設(shè)與旅游事業(yè)發(fā)展的需求尚有需要互相磨合之處。如旅游檔案的收集范圍還有限，內(nèi)容收集不齊全，整理不夠規(guī)范，旅游檔案保管還不夠科學(xué)，檔案提供利用的形式還比較陳舊、單調(diào)，旅游檔案的結(jié)構(gòu)還不合理等等。要改變此種現(xiàn)狀，就必須使旅游檔案的管理與日益發(fā)展的旅游事業(yè)相協(xié)調(diào)，從業(yè)務(wù)上切實(shí)完善各類旅游檔案的搜集整理工作、運(yùn)用當(dāng)前多元化的現(xiàn)代科技手段豐富旅游檔案信息資源搜集體系和充分挖掘和提煉旅游事業(yè)發(fā)展過程中一切可用資源來充實(shí)旅游檔案服務(wù)體系，才能切實(shí)提高旅游檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學(xué)化和系統(tǒng)化，才能更好的發(fā)揮旅游檔案服務(wù)大眾的社會(huì)功能。

三是扎實(shí)做好現(xiàn)有旅游檔案的基礎(chǔ)化管理工程。由于旅游檔案是一門新興的檔案門類，如果只滿足于現(xiàn)有的基礎(chǔ)檔案文書及電子圖片搜集整理，當(dāng)然不能適應(yīng)新常態(tài)下的旅游產(chǎn)業(yè)的發(fā)展格局，對(duì)此，作為旅游檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)細(xì)致鉆研旅游檔案發(fā)展的特點(diǎn)和新常態(tài)下旅游檔案發(fā)展的趨勢，著手編撰適應(yīng)當(dāng)前旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展需要的切實(shí)可行的實(shí)施方案，便于旅游檔案的細(xì)致管理工作更高效快捷的操作和落實(shí)。近年來，我局正組織專人研究制定“十三五”旅游檔案管理實(shí)施方案，并對(duì)現(xiàn)有的各類體現(xiàn)民俗、地質(zhì)等的文化資料進(jìn)行細(xì)分和管理，如著手做好三明郊野國家地質(zhì)公園的相關(guān)材料的挖掘整理、對(duì)2000年我市創(chuàng)建優(yōu)秀旅游城市的檔案資料進(jìn)行集中整合等業(yè)務(wù)工作，不但豐富了現(xiàn)存旅游檔案的類別和形態(tài)，還研究挖掘出傳統(tǒng)檔案的發(fā)展優(yōu)勢，使旅游基礎(chǔ)檔案更好、更有效的為我市旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展服務(wù)，更加有力地推進(jìn)我市旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展壯大。

四是加強(qiáng)對(duì)旅游檔案專業(yè)人才的教育指導(dǎo)，切實(shí)提高檔案隊(duì)伍綜合素質(zhì)。由于旅游檔案隨旅游事業(yè)發(fā)展而形成的時(shí)間較晚，存在旅游檔案專業(yè)人才缺乏，素質(zhì)有待提高等因素，且旅游檔案管理工作不同于一般的檔案管理，旅游資源的開發(fā)、利用、保護(hù)等不是一朝一夕就能完成的工作，比如一個(gè)旅游景區(qū)景點(diǎn)從規(guī)劃開發(fā)到成熟經(jīng)營至少需要2-5年左右的時(shí)間，這其中的旅游信息的收集、整理、分析工作非常復(fù)雜和繁瑣，沒有專業(yè)、敬業(yè)的工作精神，不可能高效、準(zhǔn)確的完成旅游檔案的管理。同時(shí)旅游行業(yè)屬于一個(gè)跨行業(yè)范圍廣泛的產(chǎn)業(yè)，眾多不同行業(yè)之前的交集和匯總產(chǎn)生大量需要分析對(duì)比的旅游資料，屬于一項(xiàng)高強(qiáng)度的管理工作。因此，想要提高我市旅游檔案的管理質(zhì)量和效率，關(guān)鍵在于提升旅游檔案管理工作的人員的專業(yè)水平和工作責(zé)任心。近些年來，三明市旅游局組織旅游檔案管理人員積極參加省、市檔案館舉辦的各類檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，通過系統(tǒng)的課程學(xué)習(xí)來提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平；每年組織各縣（市、區(qū)）旅游部門及相關(guān)業(yè)務(wù)科室參加國家、省市舉辦的導(dǎo)游人員檔案系統(tǒng)操作流程、旅游質(zhì)監(jiān)投訴網(wǎng)上操作流程等，通過培訓(xùn)來充實(shí)完善自我的業(yè)務(wù)儲(chǔ)備庫，以便應(yīng)對(duì)各類旅游信息的歸納和管理；同時(shí)，還可以通過安排旅游檔案管理人員與其他同行之間進(jìn)行交流分享，通過學(xué)習(xí)借鑒來提升我市旅游檔案的綜合管理水平。

2 旅游檔案的收集方法

（一）要有超前意識(shí)，提前介入。旅游檔案責(zé)任部門應(yīng)加強(qiáng)與各相關(guān)業(yè)務(wù)科室的溝通聯(lián)系，確定收集范圍、明確歸檔時(shí)間、強(qiáng)化歸檔制度，并納入年終考評(píng)制度，切實(shí)解決檔案搜集不全、不完善、不明確等各類問題。

（二）主動(dòng)作為，實(shí)時(shí)高效。在收集前，旅游檔案具體經(jīng)辦人要主動(dòng)了解各業(yè)務(wù)科室、各縣（市、區(qū)）進(jìn)行的日常旅游業(yè)務(wù)，主動(dòng)作為，第一時(shí)間收集、掌握相關(guān)可用材料，以保證歸檔信息資源的完整齊全。

（三）全程跟蹤，確保質(zhì)量。旅游檔案責(zé)任科室及經(jīng)辦人要及時(shí)知曉全年旅游重點(diǎn)工作開展的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，提前與業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人做好溝通聯(lián)系，確保旅游業(yè)務(wù)開展過程中的各類重要文件資料的齊全和完善，為旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展提供參考借鑒。endprint

（四）完善制度，逐項(xiàng)審核。對(duì)照旅游檔案搜集管理的規(guī)范和要求，對(duì)收集資料和相關(guān)資料進(jìn)行定時(shí)自查，逐項(xiàng)審核，查看檔案搜集材料是否完整齊全，如不齊全，應(yīng)立即和相關(guān)業(yè)務(wù)科室對(duì)接，及時(shí)完善材料搜集工作，并按規(guī)范做好相關(guān)的交接手續(xù)。

3 幾點(diǎn)建議

（一）旅游檔案工作制度化。建議旅游部門在發(fā)生重大業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，向市檔案管理部門進(jìn)行提前備案，以便檔案管理部門對(duì)所形成檔案資料進(jìn)行專業(yè)化指導(dǎo)、監(jiān)督和管理，確保旅游檔案高質(zhì)高效。

（二）設(shè)立專門收集人，建立收集工作網(wǎng)絡(luò)。建議各級(jí)旅游部門明確一名分管領(lǐng)導(dǎo)作為旅游檔案工作第一責(zé)任人，在各業(yè)務(wù)科室指定一名責(zé)任人作為業(yè)務(wù)資料的收集、整理直接責(zé)任人，對(duì)其進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，便于其更好的與旅游檔案專職人員進(jìn)行溝通和對(duì)接，確保各項(xiàng)檔案資料搜集全面完善。

（三）加強(qiáng)對(duì)各類電子載體檔案資料的收集。根據(jù)不同檔案載體和電子檔案信息的特點(diǎn)，研究制定新形勢下各類電子檔案的收集整理歸檔方法，逐步形成規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。

4 旅游檔案的利用

開發(fā)旅游檔案信息資源，利用旅游檔案更好的為旅游事業(yè)的發(fā)展服務(wù)，是旅游檔案管理的主要目的，，因此，我們應(yīng)該統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，具體從以下幾個(gè)方面努力：

一要樹立為旅游事業(yè)服務(wù)的思想，不斷改善服務(wù)態(tài)度，在做好日常查借閱工作的同時(shí)，還可采取電話調(diào)卷、網(wǎng)上服務(wù)、開架閱覽，實(shí)現(xiàn)旅游檔案的開放性利用工作。

二要建立旅游檔案的橫向聯(lián)系制度，合理開發(fā)旅游檔案信息資源。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，橫向經(jīng)濟(jì)聯(lián)系的不斷加強(qiáng)。旅游檔案工作也正在走改革、開放、搞活的道路，加強(qiáng)旅游檔案工作橫向聯(lián)系的途徑主要指加強(qiáng)旅游經(jīng)營部門之間、經(jīng)營項(xiàng)目之間、地區(qū)之間的聯(lián)系。由于旅游資源分布廣、內(nèi)容多、交錯(cuò)存在，開展橫向聯(lián)系，可以發(fā)揮部門、各經(jīng)營單位、各地區(qū)、各旅游檔案門類的檔案優(yōu)勢，擴(kuò)大旅游檔案信息資源的服務(wù)范圍，進(jìn)一步繁榮旅游檔案事業(yè)。在一個(gè)旅游經(jīng)營部門或經(jīng)營項(xiàng)目、一個(gè)經(jīng)營系統(tǒng)內(nèi)建立起旅游檔案協(xié)作中心或旅游檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)。加強(qiáng)各部門、各地區(qū)的協(xié)作，提高旅游檔案管理水平，實(shí)行綜合性的開發(fā)利用。

三要搞好旅游檔案的利用工作，在編制全引目錄、索引等傳統(tǒng)檢索工具的同時(shí)，還應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)芈糜问聵I(yè)的需要適時(shí)編輯一些諸如旅游景點(diǎn)介紹、旅游環(huán)境簡介、交通條件、氣候狀況等簡介資料，逐步建立起旅游檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)中心。

四要熟悉旅游檔案內(nèi)容，適時(shí)開展旅游檔案編研工作。由于旅游檔案的實(shí)用性強(qiáng)，利用率高，有關(guān)旅游檔案管理機(jī)構(gòu)要積極創(chuàng)造條件開展旅游檔案的編研工作，帶頭推動(dòng)旅游檔案工作邁向新臺(tái)階。

5 結(jié)語

只有從多方面多措并舉，規(guī)范旅游檔案的收集管理，制定符合實(shí)情的旅游檔案管理方案，并充分的開發(fā)和利用好旅游檔案，才能對(duì)旅游業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)勁的動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)

[1]李愛妹.加快信息化建設(shè)不斷創(chuàng)新檔案工作[J].上海造船，2012（01）

[2]趙建軍.高校特色旅游管理人才培養(yǎng)模式新思維[J].旅游學(xué)刊，2013（21）.endprint