檔案管理工作規(guī)范初探

田宇

摘要：檔案工作廣義上是指所有與檔案有關(guān)的工作活動(dòng)，狹義上是專(zhuān)指檔案的業(yè)務(wù)管理活動(dòng)。本文通過(guò)對(duì)狹義檔案工作內(nèi)涵、工作環(huán)節(jié)、基本性質(zhì)研究的基礎(chǔ)上，對(duì)當(dāng)前我國(guó)的檔案機(jī)構(gòu)和檔案法律法規(guī)制度進(jìn)行了梳理，進(jìn)一步提出了針對(duì)基層組織檔案管理工作規(guī)范“十標(biāo)準(zhǔn)”。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案工作；管理；工作規(guī)范

檔案最早出現(xiàn)于我國(guó)商代。隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，文件材料才能作為檔案的傳統(tǒng)觀念不斷被顛覆，檔案的內(nèi)涵不斷被豐富，外延不斷被擴(kuò)大，如磁記錄材料、激光記錄材料等在檔案中所占比重愈發(fā)增大，當(dāng)前檔案已經(jīng)成為一門(mén)種類(lèi)多樣、門(mén)類(lèi)齊全的學(xué)科。

一、檔案與檔案工作

檔案是組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的，能夠作為原始記錄保存下來(lái)的以備考查的文字、圖表、聲像、實(shí)物以及其他各種載體的歷史記錄。檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中為了解決或記錄各種問(wèn)題、事件等形成的原始記錄，通過(guò)鑒別保存，以備將來(lái)考查利用。相比一般的信息資料，檔案記錄了各種事件活動(dòng)的真實(shí)面貌，是最真實(shí)、最直接、最原始的記錄。只有通過(guò)鑒別判定具有查考利用價(jià)值的、按照一定規(guī)律集中保存起來(lái)的材料，才能真正成為檔案。檔案具有原始記錄性、信息性和知識(shí)性。其中原始記錄性是檔案區(qū)別于其他圖書(shū)、筆記等文字記錄材料的重要性質(zhì)，是檔案最基本的性質(zhì)。檔案能夠真實(shí)記錄事件發(fā)生的過(guò)程，最大限度地保留當(dāng)事人的思想、行為、意識(shí)，甚至聲音形象等，因此對(duì)各項(xiàng)工作都具有查考憑證的作用。同時(shí)，檔案也能為人們總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)、開(kāi)展工作提供參考作用，可以幫助人們了解過(guò)去、指導(dǎo)現(xiàn)在、探知未來(lái)。充分理解檔案的性質(zhì)，對(duì)檔案管理具有重要意義，使檔案管理人員能夠以高度的歷史責(zé)任感和使命感維護(hù)檔案的真實(shí)完整，阻止危害檔案真實(shí)性事件的發(fā)生。

廣義的檔案工作是指所有與檔案有關(guān)的工作活動(dòng)，包括檔案管理、教育、科研等；狹義的檔案工作是特指檔案的業(yè)務(wù)管理活動(dòng)，即對(duì)檔案文件進(jìn)行收集整理、開(kāi)發(fā)利用等工作。本文主要以狹義的檔案工作為研究對(duì)象。檔案業(yè)務(wù)工作可分為七個(gè)環(huán)節(jié)，即收集、鑒定、整理、保管、檢索、提供利用和統(tǒng)計(jì)。通過(guò)收集工作把工作活動(dòng)中產(chǎn)生的零散文件集中起來(lái)，通過(guò)鑒定優(yōu)化文件，使檔案更加精煉；隨后對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、組合、整理，使檔案系統(tǒng)化，并加以妥善保管。檢索工作是提供利用的基礎(chǔ)，通過(guò)提取檔案中有用的檢索信息，編制檢索工具，為利用者提供查找檔案的信息線索，最終實(shí)現(xiàn)提供利用。檔案統(tǒng)計(jì)是為對(duì)檔案開(kāi)展有效控制，通過(guò)收集各個(gè)工作環(huán)節(jié)中的數(shù)據(jù)，并加以研究分析，為提出改進(jìn)完善意見(jiàn)提供基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)。檔案工作具有明顯的管理性、服務(wù)性和政治性。檔案工作是負(fù)責(zé)管理檔案信息的專(zhuān)門(mén)性工作，具有自己獨(dú)特的管理對(duì)象、手段、理論和原則。檔案工作是為其他各項(xiàng)工作提供信息支持的服務(wù)性工作，這是檔案工作存在的最根本的性質(zhì)，是其賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案的產(chǎn)生往往代表著某一階級(jí)利益，服務(wù)于某一特定階級(jí)，因此，檔案工作一定也必須具有政治性。

二、檔案機(jī)構(gòu)與法律制度

要做好檔案工作，首先要了解檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置和檔案的法律法規(guī)體系。當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)形成了一個(gè)由不同層次、不同類(lèi)型檔案機(jī)構(gòu)組成的科學(xué)完整的系統(tǒng)，具體分為檔案行政管理機(jī)構(gòu)、檔案館和檔案室三類(lèi)。檔案行政管理機(jī)構(gòu)是負(fù)責(zé)管理全國(guó)檔案事務(wù)的機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)等工作，涉及國(guó)家檔案局、各級(jí)檔案局、處等。檔案館屬于國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是國(guó)家永久保存檔案的中心，是檔案工作的終極基地。檔案館的管理水平能夠有效衡量一個(gè)國(guó)家檔案工作發(fā)展的真實(shí)水平。我國(guó)檔案館分為中央級(jí)檔案館、地方檔案館和專(zhuān)業(yè)檔案館。檔案室是機(jī)關(guān)單位的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量，維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的重要機(jī)構(gòu)，是國(guó)家檔案的源泉和基礎(chǔ)，決定著國(guó)家檔案的完整程度和管理質(zhì)量。檔案室主要負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督本組織文件材料的歸檔，接受保管本組織檔案材料，定期向檔案館移交具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案。檔案室可以分為六種類(lèi)型：普通檔案室、科技檔案室、音像檔案室、人事檔案室、綜合檔案室和聯(lián)合檔案室。

我國(guó)古代和近代的檔案工作都具有嚴(yán)格的管理制度，但這些制度大多缺乏科學(xué)性和嚴(yán)密性，且僅停留在制度層面，沒(méi)有上升到國(guó)家法律高度，在執(zhí)行上受人為作用較大。新中國(guó)成立后，我國(guó)針對(duì)檔案工作制定了一系列法律法規(guī)。當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)建立了完整的檔案法規(guī)體系，這是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的重要支撐。屬于國(guó)家層面的檔案法律，即《檔案法》，是我國(guó)檔案工作的基本法律，是國(guó)家檔案法律體系的核心?！稒n案法》共分為六章二十六條，明確規(guī)定了檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、確定了國(guó)家檔案范圍、制定了檔案工作的管理原則以及其他相關(guān)法律責(zé)任等等。由國(guó)務(wù)院制定的檔案行政法規(guī)，如《關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等等。由各地方人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)制定的檔案工作方面的決定、條例、規(guī)定等，如《珠海市檔案管理?xiàng)l例》、《廣東省檔案管理規(guī)定》。此外，還有國(guó)務(wù)院各部、辦、委、局制定的檔案規(guī)章和地方人民政府根據(jù)本地區(qū)檔案的具體情況制定的檔案規(guī)章。

三、檔案管理工作規(guī)范“十標(biāo)準(zhǔn)”

針對(duì)基層組織檔案管理工作，除了認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家和上級(jí)部門(mén)制定的檔案法律制度規(guī)定外，作為一級(jí)歸檔主體，檔案室應(yīng)建立符合本組織實(shí)際需要的檔案管理工作規(guī)范，嚴(yán)格按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。同時(shí)，注重“強(qiáng)化收集、細(xì)化整理、切實(shí)利用”這一原則全面開(kāi)展檔案管理工作。

檔案管理工作規(guī)范“十標(biāo)準(zhǔn)”，即一個(gè)制度、二個(gè)統(tǒng)一、三個(gè)確保、四個(gè)登記、五個(gè)嚴(yán)禁、六個(gè)定期、七個(gè)掌握、八個(gè)防范、九個(gè)不準(zhǔn)、十個(gè)加強(qiáng)。具體來(lái)說(shuō)，一個(gè)制度是指一套完整的檔案管理制度。檔案工作能否做到位，制度建設(shè)是根本，檔案制度是貫穿檔案工作始終的主線，是檔案工作落到實(shí)處的重要保障。要不斷完善組織內(nèi)部的檔案管理工作，建立健全檔案管理制度，分別對(duì)檔案管理人員的崗位職責(zé)、檔案的安全保密、收集鑒別、整理移交、查借保管、銷(xiāo)毀統(tǒng)計(jì)、應(yīng)急處置等方面進(jìn)行具體明確的制度化規(guī)范。在制度的落實(shí)上，注重加強(qiáng)宏觀指導(dǎo)和微觀掌控，不斷強(qiáng)化檔案管理人員的檔案制度意識(shí)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而建立科學(xué)有效的檔案工作秩序，使檔案工作真正落到實(shí)處。二個(gè)統(tǒng)一，即統(tǒng)一存放，統(tǒng)一管理。整理歸檔后的檔案，要統(tǒng)一移交存放在檔案室專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，方便進(jìn)行統(tǒng)一管理。三個(gè)確保，即確保檔案資料的完整性、真實(shí)性和安全性。四個(gè)登記，即歸檔登記，查借登記，轉(zhuǎn)移登記和銷(xiāo)毀登記。其中，查借檔案除了按規(guī)定辦理相應(yīng)的查借手續(xù)外，還應(yīng)指定專(zhuān)人監(jiān)督，督促借閱檔案部門(mén)按時(shí)間要求歸還檔案。五個(gè)嚴(yán)禁，即在檔案室內(nèi)，嚴(yán)禁吸煙、嚴(yán)禁使用明火、嚴(yán)禁使用大功率設(shè)備、嚴(yán)禁存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品物，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員隨意出入。六個(gè)定期，即定期歸檔、定期清點(diǎn)、定期統(tǒng)計(jì)、定期檢查、定期移交、定期銷(xiāo)毀。七個(gè)掌握：即要求檔案管理人員，掌握自身的崗位職責(zé)，掌握檔案的各類(lèi)法律法規(guī)，掌握檔案管理各環(huán)節(jié)的工作規(guī)范和操作流程，掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，掌握室藏檔案內(nèi)容，掌握檔案檢索工具的應(yīng)用以及掌握檔案室安全防范與突發(fā)事件應(yīng)急處理措施。八個(gè)防范，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防塵、防高溫、防污染。檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案儲(chǔ)藏條件，對(duì)一些問(wèn)題設(shè)備、過(guò)期的防蟲(chóng)防潮藥等進(jìn)行更換。九個(gè)不準(zhǔn)，即不準(zhǔn)隨意談?wù)摍n案內(nèi)容，不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露檔案秘密，不準(zhǔn)涂改、抽頁(yè)、拆毀、增刪檔案，不準(zhǔn)擅自提供、復(fù)印、抄錄、攜帶、銷(xiāo)毀檔案，不準(zhǔn)擴(kuò)大檔案查借閱的范圍，不準(zhǔn)隨意丟棄檔案工作中形成的帶有字跡的紙張，不準(zhǔn)在檔案室會(huì)客，不準(zhǔn)將應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案挪作他用，不準(zhǔn)將檔案室、檔案柜鑰匙隨意借用。十個(gè)加強(qiáng)，即加強(qiáng)檔案工作職業(yè)道德建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)落實(shí)檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行力度，加強(qiáng)提高檔案管理水平和工作能力，加強(qiáng)檔案設(shè)施的更新與完善，加強(qiáng)查借閱檔案的工作效率，加強(qiáng)檔案檢索工具的有效性，加強(qiáng)檔案工作開(kāi)拓創(chuàng)新的能力，以及加強(qiáng)檔案管理的安全教育和保密意識(shí)。

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