贈(zèng)書管理工作實(shí)踐研究

陳世莉　彭亮

關(guān)鍵詞：高校圖書館；贈(zèng)書工作；贈(zèng)書管理

摘要：文章通過對(duì)貴州民族大學(xué)圖書館贈(zèng)書數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析及圖書館贈(zèng)書管理工作現(xiàn)狀的梳理，指出贈(zèng)書工作的一些問題，提出贈(zèng)書管理工作的思路及建議。

中圖分類號(hào)：G251.5文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2016）07-0091-02

國內(nèi)最早研究贈(zèng)書的文獻(xiàn)是施士宇在1982年發(fā)表的《美國圖書館的圖書贈(zèng)送與交換》一文，論文雖是國內(nèi)學(xué)者研究國外的贈(zèng)書工作內(nèi)容，但足以引起學(xué)者們對(duì)國內(nèi)贈(zèng)書活動(dòng)的關(guān)注。1989年，何建新從贈(zèng)書的來源、分編和典藏三個(gè)方面探討了贈(zèng)書的管理問題。這是較早的對(duì)國內(nèi)贈(zèng)書管理的研究文獻(xiàn)，開啟了學(xué)者對(duì)國內(nèi)贈(zèng)書管理的研究之路。

筆者結(jié)合貴州民族大學(xué)圖書館贈(zèng)書管理工作的現(xiàn)狀，從贈(zèng)書工作的管理內(nèi)容及工作方式、贈(zèng)書數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析及贈(zèng)書工作的建議等方面分析貴州民族大學(xué)圖書館贈(zèng)書管理工作中存在的問題，并提出相應(yīng)的管理設(shè)想，希望對(duì)圖書館的贈(zèng)書管理工作起到推動(dòng)作用，規(guī)范贈(zèng)書工作。

1 貴州民族大學(xué)圖書館的贈(zèng)書管理工作概述

1.1 貴州民族大學(xué)圖書館贈(zèng)書管理工作內(nèi)容

貴州民族大學(xué)圖書館的贈(zèng)書工作可從其工作內(nèi)容、人員結(jié)構(gòu)與人員管理、信息采集、信息公開、信息宣傳、信息管理制度及工作流程等方面進(jìn)行概述。

1.1.1 在工作內(nèi)容上。贈(zèng)書工作的內(nèi)容分為信息登記和編目流通。它涉及兩個(gè)部門：一是贈(zèng)書接收部門，如辦公室，負(fù)責(zé)接收和登記捐贈(zèng)的圖書，向捐贈(zèng)者發(fā)放捐贈(zèng)證書，對(duì)贈(zèng)書題材進(jìn)行判定及對(duì)館藏文獻(xiàn)進(jìn)行查重，符合入藏的贈(zèng)書將其轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)編目環(huán)節(jié)，不符合入藏的贈(zèng)書則集中管理。二是贈(zèng)書數(shù)據(jù)處理部門，如文獻(xiàn)資源建設(shè)部，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)編目和入藏流通。

1.1.2 在人員結(jié)構(gòu)與管理上。贈(zèng)書工作涉及兩個(gè)部門相關(guān)人員兼崗，未設(shè)置專職部門和專職人員。這種設(shè)置容易出現(xiàn)工作內(nèi)容上銜接性差及相關(guān)人員對(duì)工作相互推諉的現(xiàn)象。2012年至今，負(fù)責(zé)贈(zèng)書工作的人員和部門已經(jīng)過多次調(diào)整。隨著部門職責(zé)和工作內(nèi)容的變化，贈(zèng)書工作常在不同部門之間變動(dòng)，工作人員產(chǎn)生懈怠思想，使贈(zèng)書工作受到嚴(yán)重影響。

1.1.3 在信息采集上。信息采集包括捐贈(zèng)者信息及捐贈(zèng)書目信息，采集信息包括捐贈(zèng)書名、贈(zèng)書單位或個(gè)人、出版社、ISBN、贈(zèng)送冊(cè)數(shù)、入藏冊(cè)數(shù)（館藏查重后的冊(cè)數(shù)）、贈(zèng)書價(jià)格、捐贈(zèng)時(shí)間、捐贈(zèng)方式及捐贈(zèng)證書發(fā)放等多項(xiàng)內(nèi)容。

1.1.4 在收藏方式上。由專庫收藏變?yōu)槿^流通，由集中管理變?yōu)榉稚⒐芾怼?/p>

1.1.5 在信息公開上。圖書館沒有建立專題網(wǎng)站公布贈(zèng)書的相關(guān)信息，信息處于不公開狀態(tài)，捐贈(zèng)者很難了解所贈(zèng)圖書的狀態(tài)，易使捐贈(zèng)者在心理上對(duì)圖書館產(chǎn)生負(fù)面影響。

1.1.6 在信息宣傳上。贈(zèng)書具有隨機(jī)性、不確定性的特點(diǎn)，缺乏宣傳手段和宣傳渠道，贈(zèng)書工作處于被動(dòng)狀態(tài)，贈(zèng)書數(shù)量處于不穩(wěn)定的狀況。

1.1.7 在管理制度上。想要更好地開展贈(zèng)書工作，就必須建立相關(guān)制度規(guī)范贈(zèng)書工作。目前，圖書館雖然在贈(zèng)書工作內(nèi)容上進(jìn)行分工，但是沒有相關(guān)制度規(guī)范贈(zèng)書工作。如：沒有制定捐贈(zèng)圖書的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、收藏標(biāo)準(zhǔn)、崗位職責(zé)等。

1.2 貴州民族大學(xué)圖書館贈(zèng)書管理工作流程分析

贈(zèng)書入館后，由接收部門對(duì)贈(zèng)書進(jìn)行信息登記，并向捐贈(zèng)者發(fā)放捐贈(zèng)證書。信息登記包含捐贈(zèng)者信息與贈(zèng)書信息。通過檢驗(yàn)贈(zèng)書內(nèi)容及館藏查重兩項(xiàng)因素判定贈(zèng)書是否入藏，符合入藏原則的贈(zèng)書則轉(zhuǎn)入文獻(xiàn)資源建設(shè)部，進(jìn)行數(shù)據(jù)編目；不符合館藏的贈(zèng)書集中管理。經(jīng)過數(shù)據(jù)處理的贈(zèng)書轉(zhuǎn)交讀者服務(wù)部相關(guān)書庫，分門別類入藏流通。

2 貴州民族大學(xué)圖書館贈(zèng)書數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

按照贈(zèng)書來源劃分，贈(zèng)書可分為個(gè)人贈(zèng)書和單位贈(zèng)書。個(gè)人贈(zèng)書是社會(huì)人士的個(gè)人著作或收藏，如學(xué)校教師的著作或收藏。單位贈(zèng)書主要是校內(nèi)外團(tuán)體、單位出版的著作和出版社贈(zèng)送的著作等。出版社贈(zèng)書主要由文獻(xiàn)資源建設(shè)部負(fù)責(zé)，其復(fù)本部分用于公益活動(dòng)轉(zhuǎn)贈(zèng)其他單位。

2.1 捐贈(zèng)單位分析

贈(zèng)書捐贈(zèng)單位統(tǒng)計(jì)主要反映本館贈(zèng)書的來源。2013年全年及2014年上半年圖書館接收個(gè)人贈(zèng)書的數(shù)量是61人次共計(jì)484冊(cè)圖書，主要有校內(nèi)教師、個(gè)人著作。單位贈(zèng)書的數(shù)量為44個(gè)單位共計(jì)454冊(cè)圖書，在單位贈(zèng)書中以本校水書文化研究院贈(zèng)書數(shù)量最多，達(dá)到166冊(cè)。從統(tǒng)計(jì)結(jié)果來看，以贈(zèng)書單位的角度，個(gè)人贈(zèng)書多于單位贈(zèng)書，而在贈(zèng)書數(shù)量的角度上，個(gè)人贈(zèng)書明顯少于單位贈(zèng)書的數(shù)量。從上述數(shù)據(jù)可以看出，主動(dòng)聯(lián)系校內(nèi)研究院，加大宣傳力度，是獲取更多具有本校特色學(xué)科文獻(xiàn)或著作的基礎(chǔ)（見表1）。

2.2 捐贈(zèng)渠道分析

捐贈(zèng)渠道有4種，分別為郵寄、轉(zhuǎn)贈(zèng)、攜帶及主動(dòng)提取服務(wù)。個(gè)人攜帶贈(zèng)送為175種，587冊(cè)；個(gè)人郵寄數(shù)量141種，221冊(cè)；他人轉(zhuǎn)贈(zèng)數(shù)量為72種130冊(cè)；圖書館主動(dòng)提取數(shù)量為1種840套小說（考慮到單個(gè)人贈(zèng)書840套小說只是個(gè)案，不能更好地反映出捐贈(zèng)方式的比重，在表中并沒有計(jì)入總量統(tǒng)計(jì)），具體內(nèi)容見表2。

從表中數(shù)據(jù)可以看出，目前，圖書館贈(zèng)書渠道中“個(gè)人攜帶贈(zèng)送”在書籍種類及數(shù)量上占據(jù)較大比重，這種渠道在時(shí)間或人力上比較符合個(gè)人捐贈(zèng)的條件，也是贈(zèng)書最普遍、最直接的一種渠道；因地域的限制而產(chǎn)生的“個(gè)人郵寄”的方式，比較適合全國各地的捐贈(zèng)者；“他人轉(zhuǎn)贈(zèng)”是作者把自己的著作交由他人代為捐贈(zèng)的一種方式，為捐贈(zèng)者提供了便捷；為捐贈(zèng)者提供主動(dòng)服務(wù)是圖書館的服務(wù)宗旨，“主動(dòng)服務(wù)”能將贈(zèng)書工作從“被動(dòng)等待”轉(zhuǎn)為“主動(dòng)聯(lián)系”的狀態(tài)，最大限度地吸收閑置文獻(xiàn)，補(bǔ)充缺藏，更好地發(fā)揮資源共享、文獻(xiàn)共有的作用。另外，目前貴州民族大學(xué)圖書館尚未開展接收外文贈(zèng)書的工作，為豐富外文文獻(xiàn)資源，可指定專人與相關(guān)的機(jī)構(gòu)開展聯(lián)系，爭(zhēng)取獲得更多的有價(jià)值的外文資源。

2.3 捐贈(zèng)質(zhì)量分析

贈(zèng)書質(zhì)量好壞取決于贈(zèng)書入藏的數(shù)量。2013全年及2014上半年贈(zèng)書總量為388種，938冊(cè)，其中根據(jù)館藏復(fù)本量檢測(cè)后入藏贈(zèng)書有719冊(cè)，占贈(zèng)書總量的76.65%，未入藏贈(zèng)書數(shù)量是219冊(cè)，占比為23.35%。從入藏?cái)?shù)量分析得出這一時(shí)段的有效贈(zèng)書數(shù)量較高，的確起到了彌補(bǔ)館藏?cái)?shù)量不足的作用。

3 建立相關(guān)制度，完善贈(zèng)書工作

筆者通過對(duì)贈(zèng)書工作現(xiàn)狀的分析發(fā)現(xiàn)贈(zèng)書工作存在一些問題。為了提高贈(zèng)書工作質(zhì)量，必須理清贈(zèng)書工作思路，規(guī)范工作內(nèi)容，建立贈(zèng)書管理的體系及制度，包括贈(zèng)書捐贈(zèng)辦法及工作管理辦法等，使贈(zèng)書工作有章可循，更利于規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化地管理贈(zèng)書工作。

①統(tǒng)一工作內(nèi)容。制定崗位職責(zé)與工作內(nèi)容，不因工作人員的變化而變化，工作方式因人而異，只有確定了工作內(nèi)容與職責(zé)，才能加強(qiáng)對(duì)人的工作方式的管理。②加強(qiáng)部門結(jié)構(gòu)與人員管理。贈(zèng)書是補(bǔ)充館藏文獻(xiàn)資源的一個(gè)部分，雖具有零散性、不穩(wěn)定性的特點(diǎn)，不能因其非常態(tài)的特點(diǎn)不列入其常規(guī)工作中。作為一項(xiàng)常規(guī)性工作，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理。③完善信息采集。開發(fā)信息采集登記系統(tǒng)，加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的管理，使數(shù)據(jù)有據(jù)可查。④規(guī)范信息公開，加強(qiáng)信息宣傳。開發(fā)捐贈(zèng)網(wǎng)站，建立贈(zèng)書數(shù)據(jù)庫，公布贈(zèng)書的相關(guān)信息，管理信息及數(shù)據(jù)發(fā)布。⑤制定管理制度。根據(jù)圖書館資源建設(shè)目標(biāo)，制定相關(guān)的捐贈(zèng)書入藏標(biāo)準(zhǔn)、崗位職責(zé)制度。針對(duì)現(xiàn)有工作模式產(chǎn)生的問題，圖書館應(yīng)建立一套完備的管理體系及問題解決方案，由此贈(zèng)書管理才能向系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

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（編校：馬懷云）