網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校會計核算流程再造

于亞利

【摘 要】 當前，網(wǎng)絡(luò)報銷還沒有在各高校普及，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)報銷技術(shù)必然會成為常態(tài)，并改變高校傳統(tǒng)的會計核算流程。文章對照傳統(tǒng)的高校會計核算工作，從七個方面再造了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計核算流程，并提出網(wǎng)絡(luò)報銷環(huán)境的注意事項。為解決高校報銷難，提高高校財務(wù)管理工作的信息化水平提供參考。

【關(guān)鍵詞】 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境； 會計核算； 流程再造

【中圖分類號】 F235.99；G475 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2016）13-0068-02

一、引言

隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，高校會計核算工作也悄然發(fā)生了變化。日常報賬是財務(wù)部門一項重要的工作，每年學期初或?qū)W期末是高校師生報賬的集中時間，報賬人員超長等待也很難滿足報賬需求，直接影響財務(wù)部門的工作效率。如何設(shè)計一套便捷高效的報賬系統(tǒng)是高校財務(wù)部門和廣大師生的迫切需求。因此，網(wǎng)絡(luò)報銷應運而生。網(wǎng)絡(luò)報銷是依托完善的計算機網(wǎng)絡(luò)，將高校財務(wù)部門的會計電算化系統(tǒng)與網(wǎng)上銀行系統(tǒng)聯(lián)結(jié)起來，使報銷人員和財務(wù)人員不再受時間與空間的限制，實現(xiàn)財務(wù)報銷工作的信息化。從當前的實際運行來看，我國僅有一小部分重點院校引入網(wǎng)絡(luò)報銷技術(shù)，絕大部分高校仍在沿用傳統(tǒng)的報銷方式。隨著國家教育經(jīng)費、科研投入增加，高校會計核算工作會越來越繁重，網(wǎng)絡(luò)報銷技術(shù)將是未來高校財務(wù)部門普遍運用的重要報銷方式。

二、網(wǎng)絡(luò)報賬的必然趨勢

網(wǎng)絡(luò)報賬技術(shù)逐漸在各高校推廣，不僅因為其高效便捷，更有其一定內(nèi)在與外在因素。

第一，國家政策要求高校進行財務(wù)信息化建設(shè)。2007年1月，教育部對高等學校財務(wù)工作提出若干管理意見指出：高等學校應全面推進財務(wù)核算體系的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立銀校網(wǎng)上銀行支付系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的資金收付方式，推進校園內(nèi)部的電子貨幣結(jié)算業(yè)務(wù)，減少財務(wù)現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)。這些規(guī)定旨在降低高校資金運營成本，提高資金安全性，為高校財務(wù)管理改革指明了方向[1]。

第二，會計電算化的不斷發(fā)展。計算機技術(shù)的廣泛運用，會計電算化已經(jīng)成為財務(wù)核算的普遍形式，在會計電算化之下，記賬憑證、報表輸出都已實現(xiàn)計算機操作，節(jié)省了大量的人力與物力。同時，原始憑證信息也因此生成電子會計信息，形成電子會計檔案，更加有利于會計檔案保管[2]。

第三，網(wǎng)絡(luò)支付是高校電子貨幣結(jié)算的技術(shù)條件。在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，各種電商平臺的涌現(xiàn)，使得網(wǎng)上支付成為更受大眾歡迎的便捷支付方式，各種O2O電商與銀行建立電子結(jié)算通道，利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)貨幣結(jié)算及資金轉(zhuǎn)移活動，這種資金支付形式，也為高校實現(xiàn)電子貨幣結(jié)算業(yè)務(wù)提供了技術(shù)條件。

第四，銀行卡及公務(wù)卡的普遍使用，為網(wǎng)絡(luò)報賬提供了基礎(chǔ)。當前許多高校的“一卡通”業(yè)務(wù)都與銀行對接，學費收繳、工資發(fā)放等都實現(xiàn)“無現(xiàn)金”形式。根據(jù)中央預算規(guī)定，對公務(wù)消費的會計報銷要通過銀行卡，而非現(xiàn)金支付模式[3]。因此，基于銀行卡與公務(wù)卡之上的財務(wù)報銷活動更容易實現(xiàn)“無現(xiàn)金報賬”。

三、傳統(tǒng)高校會計核算流程

當前很多高校仍然沿用傳統(tǒng)的會計報銷核算模式，第一，報銷人員將取得的原始憑證整理，填寫報銷憑證；第二，報銷憑證要經(jīng)過項目負責人或直接主管簽字核準；第三，報銷人將領(lǐng)導簽字后的憑證送至財務(wù)處，由制單人員再對發(fā)票的會計屬性進行審核，生成會計記賬憑證；第四，記賬憑證再由復核人員進一步審核確認；第五，報銷人持復核通過的記賬憑證領(lǐng)取現(xiàn)金或銀行轉(zhuǎn)賬，完成報銷活動，具體過程如圖1所示。

從圖1可以看出，報銷人持原始憑證在得到多個簽字確認后，才取得最后的現(xiàn)金或銀行轉(zhuǎn)賬，整個報銷過程既耗時又費力。

四、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計核算流程再造

分析高校傳統(tǒng)的財務(wù)報銷模式，能夠發(fā)現(xiàn)報銷過程的繁復。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，高校要積極引入更智能的信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的財務(wù)報銷系統(tǒng)，優(yōu)化會計核算流程，創(chuàng)新財務(wù)管理工作[4]，可以從七個方面進行智能改造升級，如圖2所示。

（一）財務(wù)報銷平臺再造——建立校園網(wǎng)絡(luò)報銷平臺

當前，高校都有自己的校內(nèi)辦公系統(tǒng)，可以利用數(shù)字技術(shù)將辦公系統(tǒng)與財務(wù)部門對接，形成財務(wù)信息化平臺，開通網(wǎng)絡(luò)報銷業(yè)務(wù)，將傳統(tǒng)報銷工作全部轉(zhuǎn)移到線上完成，報銷活動不再是單純的報銷者物理空間的移動，而是通過鼠標完成報銷內(nèi)容。

（二）報銷系統(tǒng)再造——開發(fā)與財務(wù)報銷系統(tǒng)聯(lián)接的校園APP

高校應利用移動通信的便利性，開發(fā)可以移動辦公的手機APP軟件，并與學校的財務(wù)報銷系統(tǒng)相聯(lián)接，特別是智能排隊系統(tǒng)，學校師生通過下載手機客戶端，在校園的任何地方都可以預約排隊，類似醫(yī)院的預約掛號一樣，但與以往不同的是，排隊系統(tǒng)帶有提醒功能，在前面還有兩人或三人時提醒報銷者，這樣不僅方便報銷者取號排隊，更減少大量的報銷者長久的等待時間，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，這些是完全可以實現(xiàn)的。

（三）原始憑證使用方式再造——電子憑證

在網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)中，原始憑證不再是最初的紙質(zhì)形式，原始憑證需要電子化處理，報銷人員將取得的原始憑證拍照，并在網(wǎng)上填寫電子報銷單據(jù)，根據(jù)原始憑證性質(zhì)選擇報銷項目類別，將全部資料提交至網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，這大大簡化了原始憑證面對面的傳統(tǒng)過程。

（四）簽字審批方式再造——電子簽名網(wǎng)上審批

電子簽名在電信或銀行領(lǐng)域已經(jīng)實行，高校財務(wù)報銷系統(tǒng)依然可以采用這種方式。報銷人提交的電子報銷憑證，系統(tǒng)會根據(jù)報銷項目自動轉(zhuǎn)撥至審核人處，審核人員審查電子單據(jù)，不符合規(guī)定的單據(jù)或憑證不全，審批人員退回單據(jù)并由系統(tǒng)告知報銷人。審核無誤的電子單據(jù)由系統(tǒng)生成記賬憑證，推送到報銷人員所在的部門，并提醒部門負責人信息已到達。部門負責人電子審批后再自動轉(zhuǎn)至復核人員，復核人員對該筆業(yè)務(wù)復核后，依然采用電子簽名，最后返回至制單人員，這時系統(tǒng)自動告知報銷人，此筆業(yè)務(wù)的狀態(tài)，方便報銷人安排紙質(zhì)原始憑證的傳遞。整個憑證傳遞的過程都是通過網(wǎng)絡(luò)完成和數(shù)字簽名實現(xiàn)[5]。

（五）支付方式再造——無現(xiàn)金支付

報銷人員收到系統(tǒng)通知后，可以攜帶原始憑證到網(wǎng)絡(luò)報銷窗口，也可通過校內(nèi)特定的原始憑證傳遞渠道，將憑證轉(zhuǎn)到網(wǎng)絡(luò)報銷處。當審核人員收到原始憑證后，調(diào)出系統(tǒng)內(nèi)預先生成的記賬憑證，進一步核對憑證，準確無誤后打印復核簽字后的記賬憑證，交由出納將原報銷金額轉(zhuǎn)到報銷人約定的銀行卡或賬戶中，并由系統(tǒng)通知報銷人。

（六）會計憑證再造——以電子憑證為主[6]

當引入網(wǎng)絡(luò)報銷平臺以后，系統(tǒng)的產(chǎn)生方式將發(fā)生根本的變化。當報銷人員網(wǎng)上填寫報銷單據(jù)時，報銷內(nèi)容、金額、對應項目等信息都會體現(xiàn)，這些內(nèi)容經(jīng)審核人員進一步確認后，系統(tǒng)可以將這些信息自動轉(zhuǎn)換成會計憑證信息，點擊就能直接生成記賬憑證，不再需要會計人員錄入、選擇等操作，這是財務(wù)報銷工作的重大創(chuàng)新。

（七）預算系統(tǒng)再造——將報銷與預算結(jié)合

通常情況下，高校財務(wù)系統(tǒng)的預算功能與報銷功能是分離的，經(jīng)常會出現(xiàn)賬戶超限情況。如果將兩個功能結(jié)合起來，報銷人員可以隨時了解經(jīng)費支出明細，當經(jīng)費支出超過規(guī)定比例時自動提醒，這可以有效避免財務(wù)人員報銷過程中逐項計算明細的麻煩，不僅提高工作效率，也使經(jīng)費核算更加明確。

五、網(wǎng)絡(luò)報銷的注意事項

高校引入網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)的優(yōu)勢是明顯的，它能夠減少報銷人員的排隊與等待過程，避免報銷人員在各部門之間來回簽字，還可以簡化財務(wù)人員的核算工作，提高財務(wù)工作信息化程度，但是運用網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)有一些問題需要注意。

（一）要注意網(wǎng)絡(luò)安全問題

網(wǎng)絡(luò)安全已經(jīng)是互聯(lián)網(wǎng)時代面臨的重要問題，報銷申請人通過用戶密鑰進入報銷系統(tǒng)，電子單據(jù)在數(shù)個部門人員之間傳遞，可能涉及到內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的傳遞過程，這存在著極大的安全隱患，一旦系統(tǒng)受到病毒攻擊，財務(wù)信息、個人信息都容易泄露，所以安全可靠的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是必不可少的前提。

（二）兩套系統(tǒng)并行的制度更能滿足實際需要

網(wǎng)絡(luò)報銷還是新生事物，當前還沒有在高校普及。網(wǎng)絡(luò)報銷快捷方便，但對于一些不熟悉網(wǎng)絡(luò)操作的人員來說，使用網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)還有一定的難度。在實際財務(wù)工作中，可能會涉及到一些大額，或不符合常規(guī)的報銷項目，也需要到傳統(tǒng)的財務(wù)大廳辦理。所以，兩套報銷方式并行更為合理，不僅方便特殊業(yè)務(wù)辦理，為老教職工提供便利，更能解決報銷難的問題，提高學校財務(wù)管理工作的數(shù)字化與信息化水平。

【參考文獻】

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[6] 高勇.基于業(yè)務(wù)流程再造的高校財務(wù)核算模式創(chuàng)新探析[J]. 教育財會研究，2014，25（6）：7-12.