研究所試劑耗材集中采購(gòu)探索與思考

包　艷

(中國(guó)科學(xué)院青島生物能源與過程研究所　公共實(shí)驗(yàn)室采購(gòu)中心，山東　青島　266101)

?

研究所試劑耗材集中采購(gòu)探索與思考

包艷

(中國(guó)科學(xué)院青島生物能源與過程研究所公共實(shí)驗(yàn)室采購(gòu)中心，山東青島266101)

摘要研究所采取集中采購(gòu)的模式，突破傳統(tǒng)浪費(fèi)人力、物力的采購(gòu)模式，依托網(wǎng)絡(luò)化中科院青能所科研耗材供應(yīng)管理系統(tǒng)和中國(guó)科學(xué)院科研試劑耗材采購(gòu)平臺(tái)，規(guī)范采購(gòu)操作流程，建立集中采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)，動(dòng)態(tài)優(yōu)化合格供應(yīng)商保障試劑耗材的供貨質(zhì)量，雙層審批以及雙人驗(yàn)貨的嚴(yán)謹(jǐn)操作流程規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，大客戶團(tuán)購(gòu)價(jià)降低科研成本，采購(gòu)流程全程可追溯，便于采購(gòu)過程的監(jiān)控。成為研究所科研強(qiáng)有力的支撐力量。

關(guān)鍵詞科研試劑耗材；集中采購(gòu)；平臺(tái)；喀斯瑪商城

隨著研究所日益壯大，科研項(xiàng)目日益增多，實(shí)驗(yàn)室用試劑耗材采購(gòu)品種、數(shù)量需求越來(lái)越大，質(zhì)量要求也越來(lái)越高，尤其一些低溫、運(yùn)輸條件較高的生物試劑，品種多、劃分細(xì)、廠家雜、規(guī)格多，因而保管難、安全要求高。

采購(gòu)是一個(gè)煩瑣復(fù)雜的過程[1]。過去沒有統(tǒng)一的采購(gòu)機(jī)構(gòu)和模式，由使用單位或部門甚至個(gè)人自行采購(gòu)，管理無(wú)序，缺乏公開競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和有效的監(jiān)督機(jī)制，采購(gòu)效率、效益低下，且容易滋生腐敗行為[2]。為保障研究所科研實(shí)驗(yàn)所需試劑耗材的及時(shí)供應(yīng)和品質(zhì)，節(jié)省團(tuán)隊(duì)人力物力，完善物資采購(gòu)環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，研究所規(guī)定由研究所條件保障部公共實(shí)驗(yàn)室采購(gòu)中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)藥品耗材的集中采購(gòu)、出入庫(kù)驗(yàn)收管理、貨款結(jié)付等工作。

1科研試劑耗材集中采購(gòu)模式

集中采購(gòu)是指集團(tuán)或組織在采購(gòu)商品時(shí)，進(jìn)行統(tǒng)一集中的供應(yīng)商管理與評(píng)估、 采購(gòu)價(jià)格管理、 采購(gòu)報(bào)賬管理。 中國(guó)科學(xué)院青島生物能源與過程研究所(以下簡(jiǎn)稱青能所)依托研究所自己開發(fā)的中科院青能所科研耗材供應(yīng)管理系統(tǒng)和中國(guó)科學(xué)院科研試劑耗材采購(gòu)平臺(tái)喀斯瑪商城(http://www.casmart.com.cn/)開展集中采購(gòu)，符合中科院要對(duì)科研試劑耗材采購(gòu)工作程序規(guī)范、控制嚴(yán)密、過程透明、信息公開的要求，滿足研究所對(duì)科研試劑耗材采購(gòu)工作質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、采購(gòu)便捷、配送及時(shí)、符合規(guī)范的需求。采購(gòu)中心以數(shù)據(jù)庫(kù)形式管理歷年信息,并實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理[3],為研究所科研工作提供篤實(shí)、可靠的支撐服務(wù)。

2科研試劑耗材采購(gòu)工作流程

科研試劑耗材采購(gòu)工作流程如下。

1)每年度遴選合格供應(yīng)商入中國(guó)科學(xué)院科研試劑耗材采購(gòu)平臺(tái)；

2)科研團(tuán)隊(duì)采購(gòu)者登陸平臺(tái)選擇試劑耗材提交訂單；

3)科研團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人以及分管所領(lǐng)導(dǎo)審核；

4)采購(gòu)中心采購(gòu)者與供貨商簽訂采購(gòu)合同；

5)條件保障部管理人員和團(tuán)隊(duì)采購(gòu)者共同驗(yàn)貨，對(duì)供貨商的服務(wù)以及試劑耗材質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，填寫《低值易耗物資進(jìn)貨檢驗(yàn)報(bào)告》；

6)制作《原材料驗(yàn)收和領(lǐng)用單》，分?jǐn)倛F(tuán)隊(duì)以及課題收費(fèi)；

7)通過發(fā)票合同等到財(cái)務(wù)部報(bào)賬付款。

3科研試劑耗材集中采購(gòu)目標(biāo)與舉措

1)集中采購(gòu)嚴(yán)格遵循風(fēng)險(xiǎn)防控體系和質(zhì)量管理體系，實(shí)行多級(jí)賬戶的集中審批制度，管理者和購(gòu)買者責(zé)權(quán)明晰，以達(dá)到集中采購(gòu)0違規(guī)；

2)經(jīng)常調(diào)研團(tuán)隊(duì)需求，綜合評(píng)價(jià)供貨商，動(dòng)態(tài)優(yōu)化供貨商，科苑商城實(shí)名制評(píng)價(jià)供貨商，積極調(diào)解糾紛，定責(zé)理賠，確保集中采購(gòu)0糾紛；

3)其他科苑商城沒有的試劑，第一時(shí)間與團(tuán)隊(duì)溝通需求，與供貨廠家聯(lián)系談判價(jià)錢，確保集中采購(gòu)0延遲；

4)主動(dòng)回訪團(tuán)隊(duì)關(guān)于進(jìn)程以及質(zhì)量的信息與建議，確保服務(wù)工作百分百滿意。

4科研試劑耗材集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)

4.1流程規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)

集中采購(gòu)嚴(yán)格按國(guó)家關(guān)于科研經(jīng)費(fèi)管理及風(fēng)險(xiǎn)防控要求設(shè)計(jì)，嚴(yán)格遵循質(zhì)量管理體系和研究所《藥品和耗材采購(gòu)管理辦法》。規(guī)范化的下單—審核—發(fā)貨—驗(yàn)貨—報(bào)銷采購(gòu)流程符合行業(yè)、財(cái)務(wù)審核和專項(xiàng)審計(jì)檢查要求。研究所規(guī)定單批采購(gòu)金額在5萬(wàn)元(含)以下的，由團(tuán)隊(duì)(部門)負(fù)責(zé)人登錄“科研試劑耗材采購(gòu)平臺(tái)”進(jìn)行審核。單批采購(gòu)金額大于5萬(wàn)元時(shí)，還需要填寫紙質(zhì)版《原材料采購(gòu)申請(qǐng)(計(jì)劃)表》，由團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人、主管所領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)入采購(gòu)流程。

除易制毒試劑、液氮以及其他必須實(shí)施公共庫(kù)存管理的試劑外，研究所采購(gòu)的科研試劑耗材均實(shí)行公共實(shí)驗(yàn)室驗(yàn)收后團(tuán)隊(duì)即時(shí)領(lǐng)用的模式。公共實(shí)驗(yàn)室采購(gòu)人員應(yīng)按照?qǐng)F(tuán)隊(duì)采購(gòu)申請(qǐng)、供應(yīng)商送貨單和《低值易耗物資進(jìn)貨檢驗(yàn)準(zhǔn)則》，檢查低值易耗物資(消耗性實(shí)驗(yàn)材料、試劑、設(shè)備零配件及小工具等)的品名、型號(hào)、規(guī)格、包裝、外觀、數(shù)量、有效期、出廠檢驗(yàn)合格證等是否符合要求，填寫《低值易耗物資進(jìn)貨檢驗(yàn)報(bào)告》。經(jīng)檢驗(yàn)符合采購(gòu)要求后，在藥品耗材包裝上加蓋檢驗(yàn)章，并填寫《原材料驗(yàn)收和領(lǐng)用單》中的相關(guān)內(nèi)容作為驗(yàn)收入庫(kù)憑證。

雙層審批和雙層驗(yàn)貨制度從流程上防止線下操作，客觀上削弱了團(tuán)隊(duì)采購(gòu)者、采購(gòu)管理部門、采購(gòu)管理人員在采購(gòu)時(shí)的權(quán)為，直接或間接地割斷了采購(gòu)職能部門、用戶與供應(yīng)商之間的利益聯(lián)系，做到“陽(yáng)光采購(gòu)”[1]，杜絕違法交易行為，對(duì)防止腐敗具有重要的作用[4]。

4.2供應(yīng)商可靠

條件保障部公共實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行多方調(diào)研和評(píng)價(jià)，嚴(yán)格遴選藥品耗材的合格供應(yīng)商。公共實(shí)驗(yàn)室每年度對(duì)全部供應(yīng)商從資質(zhì)、市場(chǎng)知名度、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨及時(shí)性、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、服務(wù)質(zhì)量、有無(wú)嚴(yán)重過失、交易順暢性、信譽(yù)度等方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，淘汰掉產(chǎn)品質(zhì)量差、服務(wù)差、信譽(yù)差的供應(yīng)商。再以代表性常規(guī)藥品耗材(25種左右)作為價(jià)格水平基礎(chǔ)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格水平評(píng)價(jià)，遴選出價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力強(qiáng)的20～25家供應(yīng)商作為下年度的合格供應(yīng)商。除已有合格供應(yīng)商外，采購(gòu)中心積極聯(lián)系更多供應(yīng)商，在供貨價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等方面依據(jù)合格供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格評(píng)價(jià)合格后也接納為供應(yīng)商?？圃飞坛羌胁少?gòu)平臺(tái)實(shí)行實(shí)名評(píng)價(jià)制和定責(zé)理賠制度，實(shí)現(xiàn)合格供應(yīng)商的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和動(dòng)態(tài)優(yōu)化。

4.3價(jià)格優(yōu)惠

以研究所為單位，定期對(duì)代理商進(jìn)行大宗商品優(yōu)惠促銷談判講價(jià)，同時(shí)每月均有根據(jù)采購(gòu)者需求的低價(jià)團(tuán)購(gòu)。以TAKARA、NEB、aladin、Sigma、Agilent、Transgen等為例，2014年大宗團(tuán)購(gòu)價(jià)共為研究所節(jié)省成本約20萬(wàn)元。

4.4方便管理、統(tǒng)計(jì)

1)網(wǎng)上采購(gòu)管理工作全流程網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化管理，全透明流程，內(nèi)嵌制約監(jiān)管機(jī)制，可實(shí)時(shí)監(jiān)控。 采購(gòu)流程可全程追溯，如圖1所示。

訂單號(hào):15051239488狀態(tài):已確認(rèn)尊敬的客戶,您的訂單正在處理中,請(qǐng)您耐心等待。 提交訂單商品出庫(kù)等待驗(yàn)貨完成2015/5/129:16:00 2015/5/188:34:18 2015/5/188:34:18訂單跟蹤付款信息處理時(shí)間處理信息操作人2015/5/199:47:32根據(jù)發(fā)貨單(15051856670)增加驗(yàn)貨單,操作人[驗(yàn)貨員]baoyan[驗(yàn)貨員]baoyan2015/5/129:16:01訂單創(chuàng)建用戶2015/5/1523:36:49審核訂單:功能基因組用戶2015/5/188:34:08訂單確認(rèn)ses03@126.com2015/5/188:34:12訂單配貨中ses03@126.com2015/5/188:34:18訂單發(fā)貨,發(fā)貨單號(hào)15051856670ses03@126.com送貨方式:商家自配

圖1某訂單采購(gòu)流程全追溯

2)能實(shí)現(xiàn)針對(duì)單個(gè)采購(gòu)者、單個(gè)課題、團(tuán)隊(duì)、實(shí)驗(yàn)室、研究所各層面各時(shí)間段的采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。圖2是2014年11月到2015年6月期間各團(tuán)隊(duì)采購(gòu)量以及所占比例。

圖2　2014年11月至2015年6月各團(tuán)隊(duì)采購(gòu)量以及所占比例

5特殊管制試劑的采購(gòu)管理

國(guó)家對(duì)易制毒、易致爆和劇毒化學(xué)品的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理采取集中化的管理方式[5-6]。研究所對(duì)易制毒試劑每季度進(jìn)行需求調(diào)研，根據(jù)科研團(tuán)隊(duì)提出的試劑需求量購(gòu)買。第二類、第三類易制毒試劑購(gòu)買前將所需購(gòu)買品種、數(shù)量,向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)備案。經(jīng)營(yíng)單位也需要有營(yíng)業(yè)執(zhí)照、備案證明、法定代表人身份證復(fù)印件等必備資料。運(yùn)輸時(shí)選擇有備案證明的物流公司運(yùn)輸。中心倉(cāng)庫(kù)建有完善的易制毒試劑管理制度， 防盜、防爆、通風(fēng)、降溫等基礎(chǔ)設(shè)施完善， 還配置了符合安全規(guī)范的專用藥品柜[7]。易制毒試劑實(shí)行雙人雙管制、條件保障部采購(gòu)人員做好易制毒試劑的購(gòu)買入庫(kù)臺(tái)賬記錄；科研團(tuán)隊(duì)人員做好易制毒試劑的領(lǐng)用記錄，在科研團(tuán)隊(duì)實(shí)驗(yàn)區(qū)做好易制毒試劑的使用記錄。易制毒試劑的管理全程可追溯。

6結(jié)束語(yǔ)

研究所科研試劑耗材集中采購(gòu)依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，突破了傳統(tǒng)科研試劑耗材采購(gòu)空間、時(shí)間的局限性，操作靈活便捷，信息庫(kù)數(shù)據(jù)龐大且動(dòng)態(tài)更新，操作流程規(guī)范化規(guī)避了采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)了公開、公正、公平。采購(gòu)者嚴(yán)格遵循政策法規(guī)，主動(dòng)回訪團(tuán)隊(duì)關(guān)于進(jìn)程及質(zhì)量的信息與建議，不斷用新的理論

和知識(shí)武裝自己，努力做到研究所受益、用戶滿意[4]。采購(gòu)中心節(jié)省了科研團(tuán)隊(duì)人力物力成本，成為研究所穩(wěn)固的科研支撐平臺(tái)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]鐘永泉，曾文冰，余樂俊，等.基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校試劑耗材集中采購(gòu)的探討[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索,2014,33(4):68-71.

[2]王慧青.高校集中采購(gòu)的實(shí)踐與探索[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2006,23(1):107-109.

[3]宋菲,吳兵,黃松，等.規(guī)范采購(gòu)行為，提高執(zhí)行效率[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理,2008，25(8):141-145.

[4] 張春宇，李 悅，楊松濤．實(shí)驗(yàn)室化學(xué)試劑管理信息系統(tǒng)的開發(fā)及應(yīng)用[J]．實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2011，30(11):159-160．

[5]陳軍．淺談高校實(shí)驗(yàn)室易制毒化學(xué)品的使用管理[J]．高校實(shí)驗(yàn)室工作研究，2008,96(2): 100-102．

[6] 張英華，楊小弟，李來(lái)發(fā)，等．高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室易制毒化學(xué)品的管 理[J]． 實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2009，26(6):162-164．

[7]汪財(cái)生，譚志文，劉合生．實(shí)驗(yàn)中心試劑耗材網(wǎng)格網(wǎng)絡(luò)化管理探索與實(shí)踐[J]．高 校 實(shí) 驗(yàn) 室 工 作 研 究，2014(3):32-34．

Exploration and Thought on Centralized Puchasing of Reagent and Consumable Materials in Institute

BAO Yan

(PublicLaboratoryPuchasingCenter，QingdaoInstituteofBioenergyandBioprocessTechnology，ChineseAcademyofSciences，Qingdao266201,China)

AbstractWe take the centralized puchasing mode,break through the traditional puchasing mode,which may result in waste of manpower and material resources.It relies on the consumable materials management system web of Qingdao Institute of Bioenergy and Bioprocess Technology and CAS Market,stipulating the procedures,founding the database,optimizing the qualified supplier dynamicly,dual approval and examination.These rigorous procedure aviods the puchasing adventure,at the same time，puchasing in bulk reduces the cost,we also retrospect every order procedure,which attributes to monitoring the whole procedure.The puchasing center is the powderful support force for the whole institute.

Key wordsreagent and consumable materials for science and research；centralized puchasing；platform；CAS mart

收稿日期:2015-07-22；修改日期: 2015-09-15

基金項(xiàng)目：中國(guó)科學(xué)院所級(jí)公共技術(shù)服務(wù)中心基金(Y01801110R)。

作者簡(jiǎn)介：包艷(1980-)，女，碩士，工程師，主要從事研究所科研試劑耗材集中采購(gòu)工作。

中圖分類號(hào)G482

文獻(xiàn)標(biāo)志碼A

doi:10.3969/j.issn.1672-4550.2016.02.063