提高高校公文質(zhì)量的路徑淺思

李珊珊

【摘要】高校公文制發(fā)要熟練掌握國(guó)家相關(guān)法規(guī)政策，在公文制發(fā)中做到有的放矢、萬(wàn)無(wú)一失，提高公文質(zhì)量和工作效率。

【關(guān)鍵詞】高校 教育管理 公文 質(zhì)量提高

【中圖分類號(hào)】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2016）06-0074-01

一、高校公文制發(fā)的基本要求

行政公文，是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱，是人類在治理社會(huì)、管理國(guó)家的公務(wù)實(shí)踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文。作為表述國(guó)家意志、執(zhí)行法律法規(guī)、規(guī)范行政執(zhí)法、傳遞重要信息的最主要的載體，從某種程度上來(lái)說(shuō)，公文是國(guó)家法律法規(guī)的延續(xù)和補(bǔ)充。[1]高校公文直接服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)、科研和管理等各項(xiàng)工作，高校公文制發(fā)應(yīng)嚴(yán)格遵照《國(guó)家黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》。按照《中共中央政治局關(guān)于改進(jìn)工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的八項(xiàng)規(guī)定》中“要精簡(jiǎn)文件簡(jiǎn)報(bào)，切實(shí)改進(jìn)文風(fēng)，沒有實(shí)質(zhì)內(nèi)容、可發(fā)可不發(fā)的文件、簡(jiǎn)報(bào)一律不發(fā)?！?/p>

以北京某應(yīng)用型高校為例，該學(xué)校在公文制發(fā)方面嚴(yán)格按照國(guó)家要求，精簡(jiǎn)校級(jí)文件，圖1是近三年來(lái)的校級(jí)文件制發(fā)情況：

2015年共發(fā)校級(jí)文件397件，發(fā)文數(shù)量較同期減少15.7%，較2013年同期減少41.1%。2014年共發(fā)校級(jí)文件471件，2013年共發(fā)校級(jí)文件674份，發(fā)文數(shù)量較同期減少30.1%。

二、高校公文制發(fā)工作中存在的問題

1.文件報(bào)辦時(shí)間滯后。為便于統(tǒng)籌安排工作，原則上各擬稿部門應(yīng)在發(fā)文前三個(gè)工作日以上，將部門草擬的文件和發(fā)文稿紙呈送給辦公室。但有些部門經(jīng)常等到開會(huì)布置工作必須下發(fā)文件或者向上級(jí)報(bào)送文件的最后截止日才報(bào)辦公室要求制發(fā)，進(jìn)而又因主管校領(lǐng)導(dǎo)外出或在校內(nèi)開會(huì)不在導(dǎo)致無(wú)法簽發(fā)。文件制發(fā)時(shí)間緊迫，造成文件重復(fù)修改等一系列事倍功半的情況出現(xiàn)。

2.文件審核不規(guī)范。有些部門報(bào)送的文件發(fā)文稿紙?zhí)顚懖灰?guī)范，核稿人不是發(fā)文部門主要負(fù)責(zé)人，簽發(fā)的校領(lǐng)導(dǎo)也沒有審閱和確認(rèn)簽字，有些需要其他校領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽的也沒有履行相關(guān)會(huì)簽手續(xù)，有的甚至連發(fā)文稿紙都沒有辦理就要進(jìn)行文件制發(fā)，給辦公室負(fù)責(zé)文件制發(fā)人員造成了很大的不便，耽誤了發(fā)文時(shí)效。

3.過會(huì)文件不按流程辦理文件制發(fā)手續(xù)。因?yàn)槊恐軐W(xué)校會(huì)召開黨委常委會(huì)和校長(zhǎng)辦公會(huì)，會(huì)上都會(huì)有部分文件在進(jìn)行討論需要會(huì)后制發(fā)，有的擬稿單位認(rèn)為已通過學(xué)?！皟蓵?huì)”，便不再辦理任何簽發(fā)手續(xù)，有的甚至連材料都不報(bào)送辦公室便認(rèn)為可以直接出文制發(fā)。對(duì)于這種現(xiàn)象，給辦公室的工作造成很大困擾，文件制發(fā)人員首先并不參與列席會(huì)議，不知有哪些文件已過會(huì)；其次有些文件還需會(huì)后按照校領(lǐng)導(dǎo)討論意見進(jìn)行修改，這給文件制發(fā)造成很大麻煩，更降低了工作效率，耽誤了文件的發(fā)放。

4.各部門呈送文件格式不規(guī)范現(xiàn)象依然存在。雖然辦公室在2013年印發(fā)了《關(guān)于印發(fā)<某高校文件印刷格式標(biāo)準(zhǔn)>的通知》（XX黨辦〔2013〕3號(hào)），并在之前也出臺(tái)過《某高校校級(jí)規(guī)范性文件管理暫行辦法》（XX黨〔2008〕26號(hào)），對(duì)公文制發(fā)提出過具體發(fā)文格式要求，但仍有部分單位文件格式和內(nèi)容不規(guī)范等現(xiàn)象出現(xiàn)。

5.各部門發(fā)文人員經(jīng)常變更。許多部門沒有固定的辦文人員，部門內(nèi)工作交接不規(guī)范。因此，造成經(jīng)常有不熟悉業(yè)務(wù)的人員把不規(guī)范的文件呈送給辦公室，給辦公室文件制發(fā)人員造成很大困擾，更降低了工作效率。

三、進(jìn)一步做好高校公文制發(fā)工作的對(duì)策

以上問題，折射出高校的公文制發(fā)工作還存在著諸多不當(dāng)之處，也在一定程度上影射出高校內(nèi)部管理方面存在的問題。我們應(yīng)從做好規(guī)范規(guī)章制度、培訓(xùn)相關(guān)工作人員、協(xié)調(diào)內(nèi)部規(guī)范等方面入手，對(duì)癥下藥，理順公文制發(fā)過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)系，提高公文質(zhì)量和高校內(nèi)部管理水平。

1.以貫徹制度作為保障。關(guān)于黨政公文的制發(fā)、印刷程序及標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)有了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，此類工作最重要的要求是統(tǒng)一和規(guī)范，形成辦文人員的共同語(yǔ)言，不需要另起爐灶、單獨(dú)創(chuàng)新，故黨政公文印發(fā)的高質(zhì)量是以嚴(yán)格貫徹和執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)。

2.以溝通協(xié)調(diào)作為基礎(chǔ)。協(xié)調(diào)是公文制發(fā)工作中的重要環(huán)節(jié)，尤其在公文審核過程中，與擬稿部門進(jìn)行充分溝通，對(duì)于及時(shí)解決存在的問題，保證公文正常運(yùn)轉(zhuǎn)至關(guān)重要。

3.以定期培訓(xùn)為常規(guī)機(jī)制，不斷提高辦文人員素質(zhì)。一支高素質(zhì)的工作人員隊(duì)伍是公文制發(fā)工作中的關(guān)鍵，定期培訓(xùn)，提供標(biāo)準(zhǔn)模板是提高辦文質(zhì)量的必要條件。

綜上，高質(zhì)量公文除要求辦文人員認(rèn)真細(xì)心外，還必須定期加強(qiáng)公文業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，熟練掌握國(guó)家相關(guān)法規(guī)政策、唯有如此，才能在公文制發(fā)中做到有的放矢、萬(wàn)無(wú)一失，使高校公文制發(fā)更加科學(xué)化、規(guī)范化、上水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]謝新茂，行政公文寫作與范例大全[M].紅旗出版社，2010-5-1