論秘書協(xié)調(diào)工作的基本原則

李美蓮

摘 要：隨著我國經(jīng)濟發(fā)展越來迅速，無論是政府還是企業(yè)中，也出現(xiàn)越來越多需要協(xié)調(diào)的事情，秘書這個部門，已經(jīng)不僅僅存在政府中，對于企業(yè)來說，也需要這方面的人才，經(jīng)濟的發(fā)展，整個社會對秘書這一職業(yè)大大提高了需求，本文就秘書協(xié)調(diào)工作需要堅持哪些基本原則發(fā)表一些意見和看法。

關(guān)鍵詞：秘書；協(xié)調(diào)；原則

一、秘書的涵義

我們現(xiàn)在說起秘書，人們的第一反應(yīng)就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理綜合情況、調(diào)查研究、聯(lián)系接待、辦理文書書和交辦事項的工作人員，通常的解釋就是受雇為上級處理通訊及日常事務(wù)和辦公室雜務(wù)的人。而在古代的時候，秘書有兩種解釋，第一種解釋和現(xiàn)代一樣，是一種職業(yè)，古代稱掌管圖書的官員為秘書，第二種解釋：秘書是指秘密機要的書籍和文件。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，各種企業(yè)的發(fā)展也越來越迅速，有些企業(yè)發(fā)展龐大，領(lǐng)導(dǎo)人就需要另外雇傭一個人來為他處理日常性的事務(wù)和雜務(wù)，秘書和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是一種區(qū)別于一般同事關(guān)系的特殊同事關(guān)系，有了領(lǐng)導(dǎo)，才能有秘書。秘書和領(lǐng)導(dǎo)人之間關(guān)系處理的好壞，直接關(guān)系到秘書整個全局工作的開展和工作的成敗。

二、秘書的工作特征

（一）秘書工作的基本特征

從秘書的工作性質(zhì)來看，秘書的輔助性是秘書崗位工作的基本特征。秘書工作的基本特征是領(lǐng)導(dǎo)對秘書工作的基本要求，也是秘書在整個企事業(yè)單位管理體系中所占的地位決定的。

（二）秘書的工作，是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)與下級部門之間的“紐帶”和“橋梁”

從上到下文件及命令的傳達(dá)，從小到上各種匯報及報告的匯總，都需要秘書從中作為聯(lián)系的紐帶。

（三）秘書工作的直接性

秘書工作的直接性體現(xiàn)在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理一切對內(nèi)事務(wù)，在行政組織架構(gòu)、崗位設(shè)置及工作程序上得到了全部體現(xiàn)。

（四）秘書工作的服務(wù)性

秘書是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，但同時也是為企事業(yè)單位各部門員工服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，協(xié)調(diào)各部門與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，同時傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指令，也向領(lǐng)導(dǎo)匯報各部門之間的工作情況，所以秘書崗位的工作，起到承上啟下的作用。

（五）秘書工作的被動性

秘書的工作是由領(lǐng)導(dǎo)安排，并且要求秘書不越權(quán)，不越職，在他本職的輔助工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動性。

（六）秘書工作的潛隱性

秘書的工作以領(lǐng)導(dǎo)的名義發(fā)出，或者以部門的名義申請，活動過程具有幕后性，潛在性是勞動成果的體現(xiàn)，不直接體現(xiàn)出效果，而是經(jīng)過溝通，通過各部門的互相作用體現(xiàn)出工作成果。

三、秘書工作的基本原則

（一）輔助決策原則的內(nèi)容

超前原則、定位原則、信息原則、諫諍原則。秘書對領(lǐng)導(dǎo)所有工作的反饋，都對領(lǐng)導(dǎo)的決策起到輔助作用，所以秘書提交的文件資料及分析數(shù)據(jù)，都具有超前意識，注重超前原則，從原來固有的資料去舉例分析，尋找規(guī)律性，尋找發(fā)展方向，給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了事實依據(jù)，符合實際的發(fā)展；秘書作為輔助性的崗位，需要每個人對自己的崗位定位準(zhǔn)確，是為單位起到協(xié)調(diào)作用，所以要對事實進(jìn)行調(diào)查，在堅持底線的前提下，改變溝通方式，改善溝通手段，用婉轉(zhuǎn)的語言，能使人接受，要用客觀公正的態(tài)度去對待每件事，用公平的方式去平衡各方面的利益，從而達(dá)到協(xié)調(diào)工作的目的，使各部門之間運轉(zhuǎn)更順暢；秘書更領(lǐng)導(dǎo)之間，是一種特殊的同事關(guān)系，作為領(lǐng)導(dǎo)最接近的崗位，接觸領(lǐng)導(dǎo)各方面的工作方式工作風(fēng)格，了解領(lǐng)導(dǎo)的脾氣性格，但是每個人都不是完人，都有考慮不周的時候，所以秘書考慮事情必須比領(lǐng)導(dǎo)更為周全更為全面，因為秘書的工作就是協(xié)調(diào)平衡各方面利益的工作，但是在溝通的過程中當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)做出的錯誤的決策的時候，秘書是第一個知道的，雖然有監(jiān)督部門，但是很多時候監(jiān)督部門的監(jiān)督都處于事后監(jiān)督，有些造成的損失或者影響甚至已經(jīng)是無法挽回了，所以秘書必須起到諫諍的作用。

（二）協(xié)調(diào)關(guān)系的原則

政策指導(dǎo)、客觀公正、平等協(xié)商、注重整體、靈活適度。秘書在領(lǐng)導(dǎo)和其他部門、其他人員面前，往往起到代替領(lǐng)導(dǎo)的作用，而在領(lǐng)導(dǎo)面前，又往往代替了其他員工的角色，所以秘書在領(lǐng)導(dǎo)和員工、領(lǐng)導(dǎo)和其他部門之間起到重要的協(xié)調(diào)關(guān)系的作用，但是在協(xié)調(diào)關(guān)系的過程中，秘書必須堅持在正確的政策指導(dǎo)下，客觀公正地對待事實，與各部門之間平等協(xié)商，從整體全局出發(fā)，以靈活的溝通方式，達(dá)到各方面利益的平衡。

（三）處理信息的原則

及時性、保真性、適用性和預(yù)測性。對于秘書工作來講，信息的處理直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)的決策結(jié)果。給領(lǐng)導(dǎo)提供的信息越真實，在大的經(jīng)濟政治環(huán)境下，越及時，越能把我預(yù)測的準(zhǔn)確性，對領(lǐng)導(dǎo)決策的準(zhǔn)確性越有幫助，始終堅持以客觀事實為依據(jù)的態(tài)度，能確保信息更準(zhǔn)確，更有利于去進(jìn)行深層次原因的分析和挖掘，而領(lǐng)導(dǎo)的決策是根據(jù)政府宏觀調(diào)控的前提下，根據(jù)公司管理體制與公司發(fā)展階段而做出的決策，所以領(lǐng)導(dǎo)的決策并不是永遠(yuǎn)適用的，而只是適用于公司發(fā)展的某一階段，所以要求秘書處理信息要及時，并且預(yù)測要準(zhǔn)確，特別是在對政府宏觀調(diào)控政策的預(yù)測。

（四）辦理事務(wù)的原則

被動中求主動、原則中求靈活、繁雜中求規(guī)范。秘書一直都是在被動接受工作的環(huán)境中，無論是下屬員工需要與領(lǐng)導(dǎo)溝通工作，還是領(lǐng)導(dǎo)需要給下屬員工傳達(dá)指令，秘書的角色都是被動接受工作。但是在接受這個被動的工作之后，如何要將這個工作做好，就必須充分發(fā)揮辦理事務(wù)的時候的主動性，在堅持原則的前提下，靈活運用各種溝通手段及溝通方法，用現(xiàn)有的規(guī)范的制度條例去協(xié)調(diào)各方面的工作，這樣才能將工作做到最好。我們再來分析紀(jì)曉嵐，每次紀(jì)曉嵐都是在知道事件發(fā)生之后，他才被動地接受了利用最大的資源讓事情往好的方向發(fā)展，如何在被動的事件中將自己變?yōu)橹鲃印?/p>

四、秘書的溝通協(xié)調(diào)工作在企事業(yè)單位中占據(jù)了重要地位，那么該如何提高秘書協(xié)調(diào)能力，做好協(xié)調(diào)工作

第一，要鍛煉好自己的基本功，即秘書工作的聽說讀寫能力，這是作為秘書工作的首要基本條件，當(dāng)你缺少這方面的基本能力的時候，你比別的專業(yè)的競爭者就失去了先決條件。第二，在秘書這個行業(yè)中，作為一個為領(lǐng)導(dǎo)做決策提供依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀意見的助手，平時就該搜集多方面的信息，如國家的宏觀調(diào)控政策，貨幣政策，國家法律法規(guī)的更新，地方性優(yōu)惠政策的頒布，各行業(yè)的需求，專業(yè)的經(jīng)濟學(xué)知識分析，等等，只有不停地充實自己，完善自己的信息庫，將自己所學(xué)的理論知識有效地與實際相結(jié)合，才能在面對各種復(fù)雜的事務(wù)的過程中做到胸有成竹，能做到運籌帷幄，無論從經(jīng)濟利益回報、國家政策、法律法規(guī)的規(guī)定及企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的階段等從專業(yè)方面分析為領(lǐng)導(dǎo)提供更為準(zhǔn)確的意見，也能讓領(lǐng)導(dǎo)對你的意見更信服。第三，在溝通協(xié)調(diào)的過程中在堅持原則的前提下，不違反國家法律法規(guī)、不損害公司利益的前提下，需要講究方式方法，在平等協(xié)商的條件下，運用和平的手段去協(xié)調(diào)，能平衡各方面的利益，確保工作的順利進(jìn)行，也確保企業(yè)的順利運轉(zhuǎn)。第四，秘書工作者需要培養(yǎng)良好的人際關(guān)系，在處理各種人際關(guān)系的同時，既要考慮到自身的能力，又要考慮到本單位現(xiàn)在和將來工作所接觸到的人員。

五、結(jié)束語

總之，隨著改革開放后經(jīng)濟發(fā)展的加快，企事業(yè)單位對秘書人員的需求也急劇增加，對秘書人員的綜合職業(yè)素質(zhì)的要求也越來越高，良好的職業(yè)素質(zhì)，是秘書工作者從事快節(jié)奏、高效率的工作的基本條件，秘書工作者綜合素質(zhì)的高低，也有助于提高企業(yè)管理水平和工作效率，秘書工作者只有更加完善自己的，不斷地提高自己的綜合實力，加強自己的職業(yè)素養(yǎng)、心理素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，在工作中不斷地完善自己，為企業(yè)的發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)，也為自己的發(fā)展開拓更寬廣的道路。