探討電力系統(tǒng)檔案的數(shù)字化管理

蔡嬌

摘 要：新時期，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，作為電力管理工作的基礎(chǔ)，電力系統(tǒng)檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。因此，現(xiàn)階段，加強對其數(shù)字化管理的研究顯得尤為重要。本文將通過闡述其數(shù)字化管理的意義，具體分析其所存在的問題，來探討與之有關(guān)的對策。

關(guān)鍵詞：電力；檔案；電力系統(tǒng)；數(shù)字化管理

近年來，隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電力系統(tǒng)檔案管理工作也得到極大的發(fā)展。但是，在其發(fā)展過程中依然存在諸多問題。因此，新時期，加強對其數(shù)字化管理的研究具有重要的意義。

一、將電力系統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的意義

（一）有助于促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展

在電力系統(tǒng)檔案管理中，通過采用數(shù)字化管理，能夠形成與企業(yè)重大人事變動調(diào)整、重大項目投資、機構(gòu)重大變革等事宜有關(guān)的電子文件，并能夠通過這一平臺將這些事宜及時的公布出來，有利于提高企業(yè)有關(guān)工作的開放度與透明度，有利于督促企業(yè)民主管理工作，有利于提高廣大職工工作的積極性。此外，電子系統(tǒng)檔案管理的數(shù)字化，一方面能夠為員工的工作與學(xué)習(xí)開拓新的途徑，另一方面也能夠有效提高員工的綜合素質(zhì)，從而促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

（二）有助于進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息資源的共享

電子系統(tǒng)檔案管理的數(shù)字化，能夠?qū)ζ髽I(yè)各種原始資料實現(xiàn)分類收集與集中管理。因此，通過建立一個這樣的數(shù)據(jù)庫，一方面能夠提高企業(yè)員工對本企業(yè)檔案資料查閱的方便性，比如，可直接利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱，另一方面還能夠有效查閱有關(guān)單位的文件資料，有助于其自身的學(xué)習(xí)與發(fā)展，有助于真正實現(xiàn)資源共享的目的。

（三）有助于提高電力檔案管理工作的質(zhì)量與效率

長期以來，對于檔案資料的保存，有關(guān)工作部門及其相關(guān)人員通常采用紙質(zhì)檔案保管的方法[1]。我們知道，這種方法很用意受到保存環(huán)境的影響，從而出現(xiàn)一些墨跡字跡不清與受潮等問題。但是，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具有運行穩(wěn)定、功能完備和技術(shù)先進(jìn)等優(yōu)勢，不會受到保存環(huán)境的影響，能夠有效避免保管不方便和工作勞動量大等問題，有利于對檔案資料進(jìn)行規(guī)范化管理，有利于提高其管理工作的質(zhì)量與效率。

二、電力系統(tǒng)檔案管理存在的問題

（一）缺乏對檔案管理工作的重視

就目前來講，一些企業(yè)依然只重視生產(chǎn)經(jīng)營管理，而對于有關(guān)檔案管理工作明顯重視不足，不能夠?qū)n案管理工作的重要性與必要性形成正確的認(rèn)識。比如，在檔案工作硬件的投入方面。作為檔案工作的重要基礎(chǔ)，檔案管理硬件設(shè)備較為陳舊，已不能滿足檔案保管標(biāo)準(zhǔn)的需求。而且，由于對檔案管理工作的重視不足，缺乏對該項工作的投入，使得其硬件建設(shè)嚴(yán)重滯后。比如非標(biāo)準(zhǔn)檔案柜依然在使用；刻錄機、打印機和檔案室專用微機等不足；大多數(shù)檔案庫房的防蟲、防潮和防高溫等措施不足等等，這些都嚴(yán)重影響了檔案的信息化建設(shè)。

（二）缺乏一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍

首先，在電力系統(tǒng)檔案管理中，多數(shù)檔案管理人員并沒有對相關(guān)專業(yè)進(jìn)行具體學(xué)習(xí)，缺乏相應(yīng)的理論知識素養(yǎng)和實踐鍛煉，對檔案管理工作也不熟悉。其次，現(xiàn)有檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)明顯不合理，這主要是因為大部分檔案員是由于一些其他因素而到檔案部門工作的。最后由于施行垂直管理制度，多數(shù)檔案管理人員在舒適的工作環(huán)境中會出現(xiàn)一些不思進(jìn)取和貪圖安逸等情況。

（三）管理工作缺乏規(guī)范性

由于一些工作人員缺乏對《檔案法》具體內(nèi)容的了解與掌握，就會出現(xiàn)一些有章不循和有法不依等不規(guī)范管理現(xiàn)象。比如，對于在企業(yè)產(chǎn)權(quán)登記過戶、資產(chǎn)重組、質(zhì)量體系認(rèn)證、項目招投標(biāo)和單位轉(zhuǎn)制等工作中產(chǎn)生的一些新型賬外檔案資料，有些檔案管理人員由于不了解，就容易在收集的過程中出現(xiàn)遺漏

三、電力系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化對策

（一）建立并完善有關(guān)管理制度

第一，為有效提高數(shù)字化檔案工作效率，要建立健全規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)工作程序，并嚴(yán)格按照該工作程序開展具體的工作。第二，為提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，要提高檔案管理人員歸類整理工作的能力；第三，為防止計算機操作失誤造成文件丟失，要對歸檔的電子文件進(jìn)行拷貝。第四，要建立并完善嚴(yán)格的文件登記管理制度。

（二）加大對檔案管理設(shè)備的投入

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，其守舊的管理方法已不能滿足電力企業(yè)健康發(fā)展的要求[2]。隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來，人們了解事物和解決問題的途徑更加廣泛。在電力系統(tǒng)檔案管理工作中，其硬件基礎(chǔ)設(shè)施也必須跟進(jìn)時代發(fā)展的要求，必須充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的價值。因此，企業(yè)必須對其檔案管理工作的重要性有足夠的認(rèn)識，必須增加對其設(shè)施設(shè)備的投入，購置數(shù)字化管理所需要的計算機、數(shù)碼攝像機、復(fù)印機、數(shù)碼相機、服務(wù)器、光盤刻錄機和掃描儀等，用現(xiàn)代化的密集架代替鐵柜，對檔案庫房進(jìn)行改造或更新。

（三）建立一支強有力的檔案管理工作隊伍

作為一項專業(yè)性很強的基礎(chǔ)工作，檔案工作需要有一支高素質(zhì)的管理隊伍來確保其順利進(jìn)行。因此，各檔案工作人員一方面要了解并靈活運用相關(guān)的管理知識，另一方面還要了解與其工作有關(guān)的科學(xué)技術(shù)等。從企業(yè)角度講，就是要積極組織有關(guān)培訓(xùn)活動，以提高員工的管理知識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。從工作人員角度講，就是要積極參加企業(yè)所組織的有關(guān)活動，以提高自身的整體素質(zhì)。

四、結(jié)語

總之，信息時代的到來，為電力系統(tǒng)檔案管理工作帶來了很大的便利。電力系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化，有助于促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展，有助于進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息資源的共享，有助于提高電力檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，為有效解決現(xiàn)代電力系統(tǒng)管理中的一些問題，必須通過建立并完善有關(guān)管理制度、加大對檔案管理設(shè)備的投入和建立一支強有力的檔案管理工作隊伍等措施來促進(jìn)其管理工作的數(shù)字化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳科.淺談電力系統(tǒng)運用檔案數(shù)字化提升檔案管理水平[J].科技資訊，2013，02：245.

[2]烏盛菊.電力系統(tǒng)檔案管理存在的問題及對策[J].廣東科技，2011，20：161-162.