重慶市民辦高校檔案管理意義及對策分析

莫鳳玲

摘 要：民辦高校如雨后春筍般的快速發(fā)展，作為衡量管理水平，為學(xué)?？茖W(xué)決策提供依據(jù)的檔案工作的科學(xué)化發(fā)展也被提上了重要議程。文章分析了做好民辦高校檔案管理工作的現(xiàn)實意義和價值，并就如何做好民辦高校檔案管理提出了對策和建議。

關(guān)鍵詞：民辦高校；檔案；管理；對策

民辦高校是國家機(jī)構(gòu)以外的社會組織或者個人，利用非國家財政性經(jīng)費(fèi)，面向社會依法舉辦的學(xué)?；蚪逃龣C(jī)構(gòu)。近十年，中國民辦高校如雨后春筍，快速增長，民辦高等教育已經(jīng)在高等教育中占據(jù)了重要位置。以重慶市民辦高校為例，截至2013年12月，重慶市共有高等學(xué)校70所，民辦高校數(shù)達(dá)23所，其中民辦本科高校7所（含獨(dú)立學(xué)院6所），民辦高職學(xué)院16所。在渝高校本?？圃谛W(xué)生共計347634人，其中民辦高校本?？茖W(xué)生達(dá)73288人，占21%。隨著民辦高校自身的發(fā)展壯大，其檔案管理問題也隨之被提上重要議程。

一、做好民辦高校檔案管理工作的現(xiàn)實意義和價值

民辦高校的檔案工作，它真實地記錄了民辦院校發(fā)展歷程，反映出一個特殊教育群體艱苦創(chuàng)業(yè)和發(fā)展壯大的過程，是民辦高校乃至社會的寶貴財富。做好民辦高校檔案工作，至少還包括以下3個意義：

（一）做好民辦高校檔案工作是民營投資者確立產(chǎn)權(quán)的需要

高等教育大眾化、市場化、專業(yè)化發(fā)展，為民辦高校的生存發(fā)展提供了機(jī)遇，一批有識之士投身民辦高等教育，創(chuàng)造了民辦高等教育的輝煌，也實現(xiàn)了投資者事業(yè)的成功。在這過程中，產(chǎn)生了大量的諸如合作辦學(xué)、土地、房屋、師資、儀器設(shè)備等各類檔案，若不能對這些檔案進(jìn)行有效的保管甚至遺失，將會對學(xué)校乃至事業(yè)的發(fā)展壯大產(chǎn)生非常不利的影響。反之，做好民辦高校檔案工作，有序保管各類檔案，將為投資者確立產(chǎn)權(quán)提供強(qiáng)力支撐憑證。

（二）做好民辦高校檔案工作是民辦高校對學(xué)生和社會負(fù)責(zé)的責(zé)任和義務(wù)所在

教育乃百年大計，十年樹木，百年樹人。其不同于一般的商業(yè)行為，一手交錢、一手交貨。很多年過后，人們?nèi)匀恍枰峁┰谛W(xué)習(xí)階段的相關(guān)檔案，比如評聘職稱、晉升職務(wù)、參加各類社會考試等，牽涉到每一個相關(guān)者的民生利益。檔案工作處于各項管理工作的最后一環(huán)，事情辦理完畢后歸檔保管。民辦高校若沒有開展好歸檔工作，事情辦完后不歸檔，則可能各類資料散失，直接受損的是學(xué)校校友。作為辦學(xué)主體來講，則沒有盡到對學(xué)生和社會的責(zé)任。

（三）做好民辦高校檔案工作為民辦高校提供身份感、根源感和榮譽(yù)感

近10年來，我國民辦高等教育從無到有，從小到大。在進(jìn)一步全面深化改革的總基調(diào)下，民辦高校極有可能創(chuàng)造更大的輝煌?！笆⑹佬拗?、望族修譜”，民辦高校檔案是學(xué)校發(fā)展真實的記憶，做好民辦高校檔案工作為其正本清源、含弘光大提供強(qiáng)力支撐。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，沒有檔案作支撐，則很難再現(xiàn)我國民辦高等教育波瀾壯闊的創(chuàng)業(yè)史。

二、重慶市民辦高校檔案管理發(fā)展對策

（一）加強(qiáng)檔案宣傳，加大對民辦高校的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度，提升民辦高校的檔案意識

由于對檔案重要性的認(rèn)識不到位，使得民辦高校在組織結(jié)構(gòu)設(shè)置、人員配備、軟硬件投入等方面讓檔案工作“靠邊站”，大大阻礙檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案行政管理部門、教育行政管理部門必須加大對檔案工作的宣傳力度，充分發(fā)揮輿論先導(dǎo)作用，讓出資者、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及教職員工認(rèn)識檔案、了解檔案、重視檔案。要積極幫助民辦高校，向他們宣講做好民辦高校檔案管理工作的現(xiàn)實意義和價值、宣講國家對民辦高校檔案管理的要求，提高民辦高校出資人、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識；要積極宣傳和推廣民辦高校檔案管理的優(yōu)秀個案，創(chuàng)造條件召開民辦高校檔案工作現(xiàn)場會，將民辦高校檔案工作的創(chuàng)新舉措及工作成果宣傳出去，擴(kuò)大民辦高校檔案工作的影響。要針對民辦高校的實際情況，開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作和培訓(xùn)工作；要積極發(fā)揮現(xiàn)有重慶市檔案學(xué)會檔案工作協(xié)助組、重慶市高教學(xué)會檔案工作研究會等作用，吸納民辦高校為成員單位，采取1+1、手拉手等協(xié)助模式，提高民辦高校檔案管理能力。

（二）優(yōu)化民辦高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置，穩(wěn)定民辦高校檔案管理隊伍，提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

我們認(rèn)為民辦高校檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置可以更加靈活，在優(yōu)先實現(xiàn)集中管理的基礎(chǔ)上，以有專門館庫和專職檔案員為底線，可以是獨(dú)立建制的機(jī)構(gòu)，也可以是掛靠在或內(nèi)設(shè)在相關(guān)部門的機(jī)構(gòu)，但必須明確相關(guān)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)該項工作。比如將檔案館室作為校長辦公室內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，發(fā)揮校長辦公室綜合協(xié)調(diào)能力強(qiáng)的優(yōu)勢，規(guī)范學(xué)校檔案工作。將檔案館室掛靠或內(nèi)設(shè)在圖書館可以發(fā)揮館庫用房相對便于調(diào)劑的優(yōu)點(diǎn)。

各高校要根據(jù)工作需要，引進(jìn)或培養(yǎng)專職檔案工作者，使他們不僅專職，而且專業(yè)。檔案行政管理部門要多舉辦相關(guān)培訓(xùn)，積極推進(jìn)專職檔案工作者持證上崗工作。教育行政管理部門、檔案行政管理部門要對民辦高校提要求，努力做到專職檔案工作者實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或職員職級制，享受同行政管理人員、教輔專技人員同等待遇，使檔案管理人員感受到重視，感覺到重要，從而樹立愛崗敬業(yè)的意識，進(jìn)而穩(wěn)定檔案管理隊伍。杜絕將檔案崗位作為刻意安置退休教師、引進(jìn)特殊人才安置家屬等現(xiàn)象。

（三）加強(qiáng)民辦高校檔案管理制度建設(shè)，創(chuàng)新民辦高校檔案分類和整理辦法

無規(guī)矩不成方圓，民辦高校應(yīng)通過有效的制度建設(shè)，讓檔案工作依規(guī)辦事。要通過制度建設(shè)明確民辦高校檔案工作體制機(jī)制、機(jī)構(gòu)人員、收集管理利用等具體要求。在實際檔案管理過程中，逐步細(xì)化檔案實體分類辦法、各類檔案工作規(guī)范、檔案館庫安全保密等制度，逐步確立兼職檔案員和部門領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)職能職責(zé)。

就檔案實體分類而言，鑒于民辦高校發(fā)展歷史短、規(guī)模小，機(jī)構(gòu)設(shè)置不夠完善等實際情況，建議民辦高校不一定完全按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》中所細(xì)分的類別進(jìn)行整理，可以根據(jù)民辦學(xué)校實際情況，抓住重點(diǎn)，簡化門類。就產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版類目前民辦高校很少涉及，不必專門分類，可以根據(jù)實際情況進(jìn)行整合。此外，除教學(xué)類、財務(wù)類檔案數(shù)量相對較大外，可考慮參照設(shè)立二級目錄，余下各類檔案如黨群、行政、外事等可只設(shè)一級目錄。

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