對檔案從實(shí)體管理、信息管理到知識管理的探討

梁莉莉

摘 要：從檔案管理的發(fā)展過程來看，可以分為實(shí)體管理階段、信息管理階段和知識管理階段，每一個(gè)管理階段工作內(nèi)容都存在的一定的差別，本文主要從檔案管理的各個(gè)階段中工作的內(nèi)容、方法、研究對象及價(jià)值取向等進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；實(shí)體管理；信息管理；知識管理

在企業(yè)的發(fā)展中，檔案是重要的資源組成，對企業(yè)各方面經(jīng)營活動能夠從檔案中真實(shí)反映出來，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，因此企業(yè)管理中，檔案管理是重要的組成部分，對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，也是企業(yè)管理中最基本的要求。從檔案管理發(fā)展的歷程來看，可劃分為實(shí)體管理階段、信息管理階段、知識管理階段，對每一個(gè)階段檔案管理工作的重點(diǎn)進(jìn)行研究，才能促使企業(yè)檔案管理朝著更好的方向發(fā)展。

一、檔案實(shí)體管理階段

（一）主要工作內(nèi)容及管理方法

在實(shí)體管理階段，還沒有將文件內(nèi)容與載體嚴(yán)格區(qū)別開，因此工作內(nèi)容主要是針對載體而言的，在該時(shí)期的檔案管理工作中，物本管理理念在各個(gè)方面都被貫徹，實(shí)際工作中，管理人員針對檔案實(shí)體進(jìn)行收集與整理，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、保管及利用，所以檔案管理工作是圍繞著檔案實(shí)體開展起來的，缺少信息開發(fā)力度，在物本管理理念下，管理人員也主要采用手工管理方法收集、整理檔案，采用的是簡單的物理、化學(xué)技術(shù)對檔案進(jìn)行保管與保護(hù)。當(dāng)然在后期也對先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸應(yīng)用到檔案管理中，但是管理功能相對比較單一。

（二）理論研究對象

該階段，檔案管理工作人員主要針對的是檔案實(shí)體進(jìn)行研究。從封建時(shí)期開始，為了能夠便于書寫史書，史學(xué)家對檔案史料開始有意識的進(jìn)行分類與整理。進(jìn)入到20世紀(jì)后，在檔案的研究方面才開始有專業(yè)傾向，此時(shí)對檔案理論的研究還處于直觀的、淺顯的層面。直至上世紀(jì)中期，檔案學(xué)真正出現(xiàn)，但還沒有座位獨(dú)立的學(xué)科存在，此時(shí)研究的主要對象是機(jī)關(guān)檔案管理，對其它方面的內(nèi)容涉及比較少。新中國成立后，檔案學(xué)作為一門獨(dú)立學(xué)科劃分出來，關(guān)于檔案管理的理論研究也取得了巨大的發(fā)展。

（三）價(jià)值取向

檔案其本質(zhì)是對歷史的分類與整理，對歷史進(jìn)程能夠真實(shí)的反映出來，上世紀(jì)以前的檔案，以史料價(jià)值表現(xiàn)最為突出，將管理檔案的部門也稱為史志部門，檔案日常管理工作也由專門的史官負(fù)責(zé)。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案的重要性也逐漸受到人們的重視，借助檔案可對生活中出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行解決，此時(shí)檔案的價(jià)值以憑證價(jià)值最為突出。尤其是在新中國成立后，社會與政府都開始設(shè)置相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)，對檔案管理機(jī)制也開始建立，并逐步完善，這也就表明了檔案的價(jià)值取向也在發(fā)生轉(zhuǎn)變。

二、檔案信息管理階段

（一）工作內(nèi)容及管理方法

進(jìn)入到檔案信息管理階段后，在原有檔案管理工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上，檢索與編研兩項(xiàng)內(nèi)容增加出來。上世紀(jì)末，政府開始對檔案管理工作進(jìn)行改革，也采取了多種措施，使得檔案管理工作的側(cè)重發(fā)生改變，在信息化開發(fā)方面投入加大，更深層次上對編研工作進(jìn)行了深化。此時(shí)，從檔案管理方法可以看出，已經(jīng)發(fā)生了改變，傳統(tǒng)手工管理方式逐漸被摒棄，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用也越來越多，信息技術(shù)的應(yīng)用，也促使檔案管理部門開始利用網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺的建立，對檔案資料進(jìn)行在線歸檔，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)自動檢索檔案資料，同時(shí)檔案資料縮微保存也得以實(shí)現(xiàn)。

（二）理論研究對象

檔案實(shí)體管理中研究對象僅限于檔案實(shí)體的現(xiàn)象，在檔案信息管理階段已經(jīng)開始重視對檔案信息化的研究。隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，檔案工作者一方面對檔案實(shí)體要進(jìn)行有效的管理，同時(shí)還要考慮以往的檔案實(shí)體管理制度是否適用現(xiàn)階段檔案信息管理，對檔案信息管理的發(fā)展過程進(jìn)行關(guān)注，重視信息的共享和交流，對檔案信息管理的方法與制度進(jìn)行研究，建立完善檔案信息管理機(jī)制，選擇合理的管理方法，提高檔案管理工作的信息化水平。

（三）價(jià)值取向

隨著檔案信息管理階段的到來，信息價(jià)值是這一階段檔案管理的主要價(jià)值取向。通過檔案可以將人類發(fā)展的歷程真實(shí)的反映出來，對于企業(yè)而言，檔案對企業(yè)的發(fā)展歷程也能夠真實(shí)的進(jìn)行反映，因此檔案具有社會信息的屬性。由于檔案是對最原始資料的記載，因此也是屬于信息產(chǎn)生源頭的一種存在形式。隨著信息社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案以史料價(jià)值存在的價(jià)值取向已經(jīng)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，信息價(jià)值取消逐漸變得越來越重要，從檔案資料中獲取更多的信息，服務(wù)于企業(yè)及社會的發(fā)展，因此強(qiáng)調(diào)的是檔案的信息價(jià)值。

三、檔案知識管理

（一）工作內(nèi)容及管理方法

現(xiàn)階段，檔案管理工作發(fā)展到知識管理階段，其管理的內(nèi)容也趨向于檔案知識方面，要求檔案服務(wù)體系要更加符合用戶的實(shí)際需求。所以，在檔案管理工作中，要求管理人員需要對檔案形成的全過程進(jìn)行管理，尤其是在檔案鑒定環(huán)節(jié)中，要采用宏觀鑒定的方式，即檔案的來源、時(shí)間等不再是檔案歸類的唯一標(biāo)準(zhǔn)，而是將檔案形成的部門職能等宏觀內(nèi)容作為現(xiàn)階段檔案歸類的具體標(biāo)準(zhǔn)，那么檔案管理人員的職能也就發(fā)生了改變，傳統(tǒng)檔案管理人員可以理解為資料保管員，而在檔案知識管理階段，檔案管理人員則是以知識提供者存在的。而在管理工作中，檔案資料管理也不僅僅是依靠信息技術(shù)作為管理的唯一手段，在此基礎(chǔ)上，還擔(dān)負(fù)著信息傳播的作用，二者是互相依存的，并非知識管理階段中就要將信息管理全部摒棄，而是在信息技術(shù)的支持下，對檔案資料進(jìn)行編輯、整理、出版、發(fā)行等，為檔案知識管理奠定信息化基礎(chǔ)。

（二）理論研究對象

該階段，檔案理論研究對象的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，需要充分的挖掘檔案中的隱形及顯性知識，重新進(jìn)行整合，并且還要重視對知識權(quán)益的保護(hù)?，F(xiàn)階段，檔案工作者一方面對檔案管理工作受知識經(jīng)濟(jì)的影響進(jìn)行研究，另一方面對檔案管理還要進(jìn)一步正確進(jìn)行定位。初次以外，在企業(yè)中如何實(shí)現(xiàn)檔案知識管理也是研究的一個(gè)側(cè)重點(diǎn)，盡管此類研究在當(dāng)前還處于起步階段，研究還沒有完善成熟，但研究人員也已經(jīng)認(rèn)識到企業(yè)中檔案知識管理的重要性。

（三）價(jià)值取向

在檔案知識管理階段，知識價(jià)值是檔案知識管理中的價(jià)值取向。隨著知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，社會及企業(yè)發(fā)展中，知識已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案知識的重要性已經(jīng)被檔案從業(yè)人員所重視，相關(guān)學(xué)者認(rèn)為，對檔案知識的屬性如果能夠有一個(gè)正確的認(rèn)識，那么就能夠提高檔案管理的工作效率，同時(shí)檔案自身的價(jià)值也能夠更好的發(fā)揮出來，也就是企業(yè)在發(fā)展的過程中，檔案知識管理發(fā)揮著重要的作為，促進(jìn)了企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

四、結(jié)束語

在檔案管理發(fā)展的歷程中，其實(shí)體管理、信息管理及知識管理三個(gè)階段之間的關(guān)系是相互聯(lián)系的，不能完全分離，目前我國企業(yè)檔案管理工作正處于轉(zhuǎn)型的重要時(shí)期，是從實(shí)體管理向信息管理和知識管理過渡的重要時(shí)期，因此要求檔案管理人員對檔案管理體系要進(jìn)行深入的研究，尋找一種創(chuàng)新的管理方法與模式，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作水平的提高?，F(xiàn)階段，盡管在檔案管理方法和模式上也取得了一定的進(jìn)展，但距離最終目標(biāo)還有很大的差距，需要進(jìn)一步研究和探索。

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