探究新時期如何做好文書檔案管理工作

鐘小嬋

摘要：文書檔案記錄著一定時期單位發(fā)展的歷史。文書檔案在單位發(fā)展的過程中進行歷史證明，可以為單位發(fā)展提供合理的歷史經(jīng)驗以及教訓，其地位不可替代，其作用不容忽視。高效的文書檔案管理有利于各個單位、機關組織高效的管理、制定科學的經(jīng)營決策、合理的處理問題、進行信息交流。文書檔案管理具有自身的獨特屬性，具備非常強的專業(yè)性、保密性以及政策性?？茖W、有效的文檔管理可以極大提升當前各單位部門的工作，增強其工作效率。

關鍵詞：文書檔案；管理工作；計算機

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）11-0017-02

黨和國家在任何時期都非常重視和關注文書檔案管理及其相關工作，切實保障了歷史的完整和連續(xù)。但是時代持續(xù)發(fā)展，尤其是電子技術(shù)、計算機網(wǎng)路的普及，極大地沖擊了過去紙質(zhì)形式的文書檔案，并且大有取代傳統(tǒng)文書檔案管理之勢，我們必須做好二者的銜接工作，轉(zhuǎn)變過去落后的、效率低下的管理模式，積極應用先進的管理技術(shù)和方法，但是在此過程中存在較多問題，使得文書檔案管理工作難以有效進行，其完整性無法得到有效保障。新時期條件下，怎樣切實做好文書檔案管理工作中，積極、高效的應用便捷的科技手段提升管理工作效率，更好地滿足新時代發(fā)展需求，這是需要各個單位積極探討并深入開展的工作。

1文書檔案管理的重要意義

文書檔案管理具有較強的特點，具有極強的專業(yè)性、機密性以及保密性特征【1】。相關檔案工作人員必須對其重要意義以及積極作用進行充分的認識，尤其是在新時期條件下，市場經(jīng)濟迅猛發(fā)展，該項工作是否高效、有序，同各單位各項工作的能否順利開展、能否獲取長遠、穩(wěn)定存在著最直接的聯(lián)系。通常情況下，文書檔案對于機關、單位的工作進行客觀的記錄，其內(nèi)容真實、客觀，具備絕對的法律效用；不同其他文獻資料，文書檔案具有一定的歷史憑證效用，其這一效用源自其形成當中的各項相關影響因素，而其具體的形成又存在一定的自然性，所以，這也決定著其所進行的記錄具有一定的客觀性；另外，在諸多方面，文書檔案對單位工作進行了真實的記錄，文檔的保存形式有紙質(zhì)的，也有電子形式的；文書檔案也在一定程度上表現(xiàn)了事業(yè)工作的深度以及廣度，所以各個單位的文檔還存在很強的參考性，可以為單位獲得更加理想的發(fā)展，組織更加有效的工作，提供有效的依據(jù)和經(jīng)驗。

2新時代文書檔案管理工作存在的問題

2.1 文書檔案管理缺乏較強的規(guī)范性

現(xiàn)階段，我國多數(shù)單位在文書檔案管理方面缺乏較強的規(guī)范性，具體的管理工作非常隨意、雜亂無章，其規(guī)范性欠缺表現(xiàn)在很多方面，比如，文書檔號不規(guī)范、卷宗分類混亂、案卷名稱不符合要求，有的部分檔案沒有目錄，同時還存在卷宗的組卷雜亂無序的情況。另外，常常出現(xiàn)文書檔案無法檢索或者檢索困難的情況，其檢索效率較差。目前階段，多數(shù)單位使用的為人工和電子兩種類型的檢索方式【2】。電子檢索必將是未來發(fā)展的趨勢，但是由于過去管理缺乏一定的規(guī)范性的，導致最終的檢索效率并不高

2.2 文書工作和檔案工作缺乏密切的銜接

文書以及檔案這兩項工作之間相互獨立且有聯(lián)系，兩者存在對立統(tǒng)一關系【3】。因此，要想組織高效的文書和檔案管理活動，必須轉(zhuǎn)變管理模式，積極采取一體式的管理模式，這是新時期一項非常重要的手段，只有這樣才可以保障兩項工作均能夠有效進行。然而在實際的工作中，一些機關在組織本單位的文書檔案管理活動時，采用的管理模式依然是分塊式的。在單位過去的發(fā)展過程中，這種管理模式確實發(fā)揮了一定積極作用，而且具備相應的優(yōu)勢，但是長久下去會嚴重割裂文書和檔案相關工作，使二者的距離更遠，再加上多數(shù)的文書工作人員缺乏對檔案管理正確而又深刻的認識，同時檔案負責人員對文書相關活動也缺乏深入的了解，這就更加重這兩項活動的矛盾。

2.3 單位領導缺乏對文書檔案管理改革的重視

一些單位的高層管理者缺乏對文書檔案管理改革活動足夠的重視，對其重要作用以及積極意義缺乏正確、深刻的認知。一些領導也對文檔管理活動本身缺乏準確的認識，誤認為該項工作只是單純進行資料的收集以及保存，在諸多方面對于改革提供了有力的支持，但是由于缺乏正確、清晰的管理認知，使得最終的改革效率并不高，其效果也不理想，無法使單位收獲應有的效益回報。在一些單位中，其相關領導人員僅對文檔管理工作者做出簡單的要求，僅就口頭方面進行一系列的要求，對于改革的細節(jié)缺乏詳細的指導和規(guī)定，具體的活動中沒有給予充分的重視。

2.4 在“卷”改“件”中，計算機功能欠缺

改進文書檔案管理是滿足信息時代發(fā)展需求，也順應了時代更替的要求。在歸檔環(huán)節(jié)融進計算機管理，一方面可以發(fā)揮復制原文件的功能，另一方面也不會對檢索的便捷性造成影響。在此值得注意的是，單份文件形式的報關形式并非一切文書檔案，因為使用該管理模式的前提是文件具有一定的獨立性。所以保障在計算機管理機制中，能夠?qū)ξ募畔⒁约皩嶓w文件具體的位置進行查詢，實現(xiàn)了文檔管理同信息化管理的有機融合。將計算機技術(shù)引入檔案管理，對其展開輔助管理，能夠使人為造成的管理混亂情況大大減少。但是文書檔案門類存在差別的話，計算機無法進行通用，也就是計算機提供的服務并非一體化，其功能有待加強和完善。

3 加強文書檔案管理工作的措施

3.1 規(guī)范文書檔案管理

其一，關于顯存的資料。需要詳細核查這一部分文書檔案，將其中一些過于陳舊，失去效用的卷宗清除，由此可以規(guī)避在采用計算機管理的過程中出現(xiàn)重復的現(xiàn)象，使得管理質(zhì)量和水平下降【4】；其二，需要合理的整合文書檔案材料，特別是一些卷宗較為混亂，對于這些卷宗應當進行重現(xiàn)編排，在組織編排活動中應當努力尋找檔案間的聯(lián)系，將具有一定關系的檔案組合起來，而一些檔案材料的頁碼、標題已經(jīng)不存在，對于這部分材料需要重新填寫；其三，部分檔案材料命題存在問題，比如命題重復或者命題模糊。對此，應當對這部分資料實施統(tǒng)一命題，進而可以有效規(guī)避在進行計算機管理過程中發(fā)生識別困難的問題。

3.2 連接文書工作和檔案管理

將文書同檔案管理有機的融合起來，使其成為檔案管理的前提和基礎，科學、高效的文書活動在檔案管理中發(fā)揮重要的決定作用，可以極大的促進管理效率的提升【5】。如果文書工作效率較低，長時間得不到有效的提升，則檔案管理水平和質(zhì)量難以獲得改善。所以，必須對基礎的文書工作進行規(guī)范，并在此基礎上提升檔案管理質(zhì)量和水平。相關文書負責人員必須加強自身的業(yè)務素質(zhì)和工作能力，強化對檔案管理的認知，對文書資料進行及時處理歸檔。在實際的工作過程中，將文書和檔案管理進行有機的結(jié)合，實現(xiàn)對文檔管理有效控制，特別是一些賬外材料，確保及時對其實施處理。

3.3 單位管理人員要提高重視程度

新時期環(huán)境下，文書檔案各項管理工作需要進行改革，但是單位領導對此并沒有引起足夠的重視，這會使得具體改進措施難以得到有效落實，阻礙改革的順利進行，也使得文書檔案管理效率和質(zhì)量無法提升。檔案管理負責人員應當及時匯報部門的具體工作，同時積極宣傳文書檔案涉及的政策制度，加深單位管理人員的文檔管理改善的迫切性和意義的認識，獲取領導的支持，推動相關改進措施的實行。同時單位領導人員必須將文書檔案管理放在重要的位置，加大相關工作支持力度，提升文檔管理模式轉(zhuǎn)變速度。

3.4 增強文書檔案管理信息化程度

在新時期發(fā)展情況之下，具備熟練的現(xiàn)代管理能力和辦法可以為文檔管理工作奠定良好的基礎，為相關管理工作提供了堅實的保障。引入計算機技術(shù)，能夠?qū)⑽臋n相關工作和自動化進行融合，快速實現(xiàn)對文件的刪除、記錄、復制等一系列操作【6】?？萍汲掷m(xù)發(fā)展、進步，必須加強該技術(shù)和文檔管理工作的融合，提高技術(shù)的應用水平，所以，相關工作人必須切實提升自身的操作能力，積極學習信息化相關知識，促進計算機和文檔工作的融合，提升文檔管理的信息化水平。過去采用的是紙質(zhì)管理形式，其工作量大，工作內(nèi)容繁雜，在此過程中積極引進計算機技術(shù)，由此可以提高工作效率，可以顯著降低工作人員勞動強度，簡化工作程序，收獲事半功倍的效果。尤其是人工立卷的過程中，雖然立卷存在統(tǒng)一的規(guī)范和標準，但是每一個操作人員對其標準具有不同的理解，所以會出現(xiàn)多種形式的分類，這也就會造成分類混亂、缺乏科學性的問題，使得案卷分類質(zhì)量大大下降，影響后續(xù)的查詢工作。在文件檢索中融入計算機技術(shù)，不僅可以有效控制人為操作形成的負面影響，同時也使得計算機的優(yōu)勢得以充分的發(fā)揮，使得具有檢索操作方便快捷，大大提升了工作效率，由此促進文書檔案檢索和整理效率的提升。

4 結(jié)束語

文書檔案對各個單位的相關活動進行了真實的記錄，一方面可以對單位自身的實際工作進行有效的指導，另一方面也可以提供相關歷史憑證，推動單位的長遠發(fā)展和進步。文書檔案管理其自身的政策性非常高，同時在保密以及專業(yè)性方面也提出了極高的要求，新的發(fā)展時期，信息化程度進一步加深，推動文檔管理工作的發(fā)展，有利于進一步實現(xiàn)資源共享。在此環(huán)境下，必須切實加強文書檔案管理，增強相關工作人員的素質(zhì)，推進管理的信息化發(fā)展，提高文檔管理的效率，有利于單位獲得長遠的發(fā)展。

參考文獻：

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