強(qiáng)化會計檔案管理促進(jìn)高校財務(wù)規(guī)范化發(fā)展

傅曉露

摘 要 近年來，我國電算化產(chǎn)業(yè)不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平也得到了相應(yīng)的提升，這為高校會計檔案的管理打下了良好的基礎(chǔ)。當(dāng)前，我國許多高校都已實現(xiàn)了會計的電算化，使得高校的會計核算效率有了顯著的提升。高校會計檔案管理在高校財務(wù)規(guī)范化的過程中具有極大的作用，本文對當(dāng)前我國高校會計檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并就高校財務(wù)規(guī)范化的發(fā)展方向進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞 會計檔案 高校 財務(wù)規(guī)范化

會計檔案是國家檔案的重要組成內(nèi)容，在單位的內(nèi)部管理中也具有重要的意義，可以對單位的運行管理狀況進(jìn)行真實、有效的反映。通過會計檔案的建立，可以對單位的會計信息進(jìn)行及時的管理和監(jiān)督，為政府部門的監(jiān)管提供依據(jù)。高校會計檔案反映了高校在管理運行過程中的相關(guān)信息，是確保高校各項行政管理活動得以有序開展的前提和保障。

一、高校電算化會計檔案管理的內(nèi)容

隨著信息技術(shù)的普及，電算化的會計檔案逐漸在各個單位和部門當(dāng)中得以應(yīng)用，并取得了良好的效果。在高校的財務(wù)管理過程中，會計檔案起到了不可替代的作用，是各項會計工作得以展開的基礎(chǔ)。高校的會計檔案記錄著高校中的財務(wù)信息和經(jīng)濟(jì)活動，因此高校必須重視對財務(wù)檔案的管理。

（一）會計檔案是會計信息的重要來源和載體

會計檔案對于提高高校的會計工作水平具有極大的意義。會計檔案能夠促進(jìn)會計工作的制度化管理及操作的規(guī)范性。會計檔案管理起到了會計核算的基礎(chǔ)性作用，在管理過程中必須按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)由專業(yè)的人員負(fù)責(zé)。會計數(shù)據(jù)中包含著賬目信息、會計賬簿、財務(wù)報表等重要的數(shù)據(jù)信息。會計電算化的實行使得賬簿、報表等內(nèi)容的管理更加的便捷、系統(tǒng)，也使得數(shù)據(jù)的處理和存儲更加的方便。

（二）會計檔案的收集工作

隨著會計電算化的應(yīng)用，系統(tǒng)中所包含的會計檔案和信息將會不斷增加，高校必須對這些信息進(jìn)行定期的收集、分類和檢查，從而確保這些信息的安全。此外，高校還應(yīng)當(dāng)對相應(yīng)的計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行定期的檢查，防止系統(tǒng)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。在數(shù)據(jù)存入前要先對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止意外情況的發(fā)生。對于存儲有重要信息的會計電算化設(shè)備，在日常工作的過程中要做好安全保護(hù)，做到防火、防潮、防塵工作。與此同時，還要定期對會計檔案進(jìn)行調(diào)閱，確認(rèn)文件的保存限期，對于一些沒有價值的信息應(yīng)當(dāng)及時的刪除或更新，防止系統(tǒng)的過載。

二、高校會計檔案管理中存在的問題

（一）管理人員不夠重視，檔案管理意識滯后

會計檔案的管理需要應(yīng)用到現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)，并且要充分利用現(xiàn)有的會計信息資源，將其有效地應(yīng)用到日常的會計信息管理過程中。然而，我國高校的會計管理現(xiàn)狀是管理人員普遍缺乏會計檔案管理的意識和概念，對會計檔案的重要性沒有明確的認(rèn)識，認(rèn)為會計檔案的內(nèi)容單一、管理簡單，尤其是對于會計檔案的電算化管理沒有引起關(guān)注，管理意識十分的落后。在管理部門和人員的組織上也沒有投入應(yīng)有的力度，管理人員的專業(yè)能力普遍偏低。甚至還有一部分高校的檔案室隨意對外界人員開發(fā)，讓財務(wù)部門的人員進(jìn)行自行查閱，不僅工作效率低下，而且容易導(dǎo)致會計信息的丟失和篡改。

（二）會計檔案資料收集不齊全，忽視對會計電算化會計檔案的管理

會計檔案中包含著重要的會計信息，如會計賬簿、會計憑證、財務(wù)報表等。在進(jìn)行這些資料的管理時應(yīng)當(dāng)首先根據(jù)信息的類型進(jìn)行分類，將存根、銀行賬單、上級文件等進(jìn)行分類管理。在會計電算化的過程中，對數(shù)據(jù)的分類尤為重要，只有這樣才能確保信息的有序性，從而提高信息分析和處理的效率。

（三）會計檔案管理缺乏科學(xué)性和規(guī)范性

高校對會計檔案的管理普遍缺乏科學(xué)合理的方法。首先在操作上就沒有根據(jù)《會計檔案管理制度》中的相關(guān)要求來執(zhí)行。此外，大多數(shù)高校都沒有建立起適合高校自身工作特點的會計檔案管理體系，導(dǎo)致會計檔案的管理過程混亂無序，各部門之間沒有配合。高校會計檔案的管理人員素質(zhì)也普遍偏低，無法滿足現(xiàn)代化管理的要求。部分學(xué)校在會計檔案管理上投入的經(jīng)費明顯不足，導(dǎo)致會計檔案管理場所狹小、混亂，極易導(dǎo)致信息的丟失。

在會計管理觀念上，許多會計檔案管理人員仍然遵循著傳統(tǒng)的管理理念，在管理方法上缺乏科學(xué)性和有效性，導(dǎo)致會計檔案的整理十分混亂。在會計檔案的移交和銷毀方面也缺乏完善的制度，一些已經(jīng)過期的賬單、憑證等沒有進(jìn)行及時的處理，造成了人力資源和管理經(jīng)費的浪費。

（四）輕視會計檔案對高校發(fā)展的作用

由于受到傳統(tǒng)會計管理觀念的影響，高校的管理人員仍沒有對會計檔案的重要性引起重視，認(rèn)為會計檔案的管理只是簡單的收集資料、整理數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致高校在會計檔案管理方面投入的人力物力嚴(yán)重不足，影響了會計檔案功能與作用的發(fā)揮。

三、加強(qiáng)會計檔案管理的對策

（一）加強(qiáng)普及宣傳教育，增強(qiáng)檔案意識

會計檔案管理是高校在發(fā)展過程中不可忽視的重要工作內(nèi)容，是考察高校經(jīng)濟(jì)狀況、發(fā)展?jié)摿Φ闹匾罁?jù)。為此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)極大對會計檔案重要性的宣傳工作，普及《會計法》、《檔案法》中的相關(guān)內(nèi)容，增強(qiáng)高校管理人員對會計檔案的認(rèn)識，將會計檔案管理作為一項基礎(chǔ)工作內(nèi)容在進(jìn)行。

（二）健全高校會計檔案管理制度，推動會計檔案事業(yè)發(fā)展

會計檔案中包含著豐富的內(nèi)容，這使得會計檔案的管理工作量十分龐大。為了確保會計檔案管理的質(zhì)量，在管理的過程中應(yīng)當(dāng)制定完善的計劃和方案，最終形成一個完善的高校會計檔案管理制度。高校的會計管理部門應(yīng)當(dāng)與其他部門建立良好的溝通與合作渠道，根據(jù)高校的發(fā)展實際，建立切實可行的管理體系，使得會計檔案的管理工作有良好有效的依據(jù)。與此同時，高校應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的會計檔案監(jiān)管機(jī)制，提高會計信息的真實性和準(zhǔn)確性。高?？梢詮臋n案分類、借閱制度、檔案移交等方面進(jìn)行制度的完善。

（三）遵循會計檔案管理原則

《會計檔案管理辦法》是會計檔案管理的主要依據(jù)，在實際的工作與管理過程中，高校的會計檔案管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，并且與其他部門共同做好會計信息的核實與監(jiān)督工作。在會計檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)遵循一定的原則，如完整性原則、簡易性原則、安全性原則和保密性原則等。

（四）積極運用現(xiàn)代化手段管理會計檔案

在會計檔案管理發(fā)展和完善的過程中，應(yīng)當(dāng)積極地與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合起來。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠極大的提高會計檔案管理的質(zhì)量和效率。高校在進(jìn)行會計檔案管理時，可以選用一套適合自身管理體制的軟件，并建立相應(yīng)的會計檔案管理系統(tǒng)，將相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類存儲和管理。管理人員只需要將會計信息輸入到系統(tǒng)中，就可以由計算機(jī)進(jìn)行自動的分類、整理、檢索等過程。相關(guān)財務(wù)和會計人員只需要登錄系統(tǒng)就可以對需要的信息進(jìn)行及時的調(diào)用。這樣不僅節(jié)省了管理的時間，還能限制系統(tǒng)的訪問權(quán)限，提高了會計信息的安全性。

四、結(jié)語

會計檔案作為高校內(nèi)部管理信息的重要組成部分，在高校的管理和發(fā)展中都起到了重要的作用。在信息化的時代背景中，高校的管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變對會計檔案管理的觀念，充分認(rèn)識到會計檔案的重要性，并且積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理手段，逐步實現(xiàn)會計檔案的電算化管理，充分發(fā)揮會計檔案原有的功能和作用，為高校的建設(shè)和發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（作者單位為云南交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

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