做好電子檔案工作 加強(qiáng)規(guī)劃檔案建設(shè)

田海紅

摘要：隨著時(shí)代的變遷，社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下工程規(guī)劃單位生存與發(fā)展都發(fā)生了新的改變，也對(duì)規(guī)劃檔案工作提出了新的要求，積極探索與現(xiàn)代化單位制度檔案工作相適應(yīng)的管理模式，加強(qiáng)規(guī)劃單位信息化建設(shè)，確保檔案管理工作更好更快地發(fā)展。本文主要對(duì)規(guī)劃電子檔案管理的特點(diǎn)及要點(diǎn)進(jìn)行了分析與探究。

關(guān)鍵詞：電子檔案工作；工程規(guī)劃；特點(diǎn)；要點(diǎn)分析；管理

隨著改革開放的不斷深入，電子信息技術(shù)得到了極大的發(fā)展。目前辦公自動(dòng)化逐漸完善，在各個(gè)工作領(lǐng)域及我們的日常生活中充斥著大量電子文件。伴隨國民經(jīng)濟(jì)水平的提升，我國工程建設(shè)事業(yè)也得到了極大的發(fā)展。檔案管理工作作為工程規(guī)劃單位管理的核心內(nèi)容，將電子信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中已成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。如國家重大水利工程三峽工程、高層建筑工程中都產(chǎn)生了大量的信息數(shù)據(jù)，在檔案管理中如繼續(xù)使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，則無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，為此，相關(guān)規(guī)劃單位必須在檔案管理中廣泛應(yīng)用電子信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)統(tǒng)一的管理，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化及無紙化辦公，為規(guī)劃檔案建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障。

1.電子檔案管理的特點(diǎn)

在整個(gè)工程建設(shè)中，規(guī)劃檔案是對(duì)整個(gè)過程的有效記錄，電子檔案作為新型檔案管理形式，其管理水平的高低直接影響著規(guī)劃資料的質(zhì)量，為此必須全面了解電子檔案管理的特點(diǎn)。電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。現(xiàn)階段電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。這種檔案對(duì)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備具有極大的依賴性，只有通過這些設(shè)備才能進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的查閱與處理。其中檔案保存的電子文件必須具有參考與利用價(jià)值才能作為歸檔電子文件。在工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)所出現(xiàn)的電子資料都是工程紙質(zhì)載體檔案的必要補(bǔ)充，電子檔案具有相應(yīng)的保存價(jià)值，是工程建設(shè)的歷史記錄，同時(shí)也是工程規(guī)劃單位管理工作的主要內(nèi)容。在電子檔案資料收集、整理及歸檔等環(huán)節(jié)中，相關(guān)部門必須對(duì)電子檔案歸檔信息的質(zhì)量加以重視，保證電子檔案的準(zhǔn)確性、完整性，有效提升檔案管理水平。

（1）相比紙質(zhì)檔案，電子檔案必須在現(xiàn)代辦公設(shè)備的幫助下才能進(jìn)行查閱與利用。確保電子檔案與相應(yīng)條件相符后，檔案管理工作人員利用計(jì)算機(jī)設(shè)備直接進(jìn)行檔案編號(hào)的輸入，進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)信息的查找，并進(jìn)行相關(guān)信息的利用。

（2）通過計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備電子檔案信息可以直接進(jìn)行快速處理。在一項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收后，電子檔案可實(shí)時(shí)通過計(jì)算機(jī)直接進(jìn)行檔案資料的歸檔工作，也可以在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一集中歸檔。并進(jìn)行檔案管理信息的添加，同時(shí)進(jìn)行分類號(hào)的設(shè)置，確保檔案標(biāo)號(hào)與工程代號(hào)一致，進(jìn)行各級(jí)類目的合理安排。隨后進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)資源共享。

（3）相比工程紙質(zhì)檔案，電子檔案管理在時(shí)間與空間等方面不在受到限制，可以實(shí)現(xiàn)信息共享。在電子檔案管理中，因其具有特殊性，為實(shí)現(xiàn)檔案文件的一級(jí)管理，命名相應(yīng)的文件名，只有這樣才能及時(shí)在計(jì)算機(jī)上及時(shí)找到所需的檔案資料，確保信息的快速傳遞，并能極大地縮短檔案管理人員工作的時(shí)間及降低工作量。

（4）在文件保存面積、場地等方面電子檔案管理要求較低，但對(duì)環(huán)境具有較高的要求，如溫度、濕度及防磁性能等。在硬件管理過程中，對(duì)電子檔案保管與相關(guān)設(shè)備的環(huán)境條件具有相關(guān)要求，如確保其溫度不能低于17攝氏度，不能高于20攝氏度，濕度必須控制在35攝氏度到40攝氏度的范圍內(nèi)，并做好防塵、防火等措施，為電子檔案數(shù)據(jù)保存的安全性提供強(qiáng)有力的保障。

2.工程規(guī)劃電子檔案管理的要點(diǎn)分析

在加強(qiáng)工程規(guī)劃檔案建設(shè)中，應(yīng)嚴(yán)格遵循國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)[2006]2號(hào)）等相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)工程項(xiàng)目電子檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，規(guī)范檔案驗(yàn)收工作行為，統(tǒng)一檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能確保規(guī)劃檔案管理的整體質(zhì)量。

（一）電子檔案網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的構(gòu)建

工程檔案規(guī)劃管理具有極大的信息量，涉及到工程建設(shè)的各個(gè)過程，如可行性研究階段、施工設(shè)計(jì)階段、施工階段及竣工驗(yàn)收階段等。在這些建設(shè)階段內(nèi)包括大量的資料存儲(chǔ)、管理及分析，通過電子信息技術(shù)的應(yīng)用，可以對(duì)這些問題進(jìn)行有效解決，并大大降低檔案管理人員的工作量，為提高電子檔案管理水平提供可靠地依據(jù)。電子檔案網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的建立與完善，可以對(duì)各種信息進(jìn)行及時(shí)匯總、分析，并遵循設(shè)定的格式自動(dòng)輸出信息，便于統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)及制定計(jì)劃與完成目標(biāo)。

選用分散采集、集中管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其中水文預(yù)報(bào)系統(tǒng)、地質(zhì)監(jiān)測系統(tǒng)等都是子系統(tǒng)，利用一臺(tái)計(jì)算機(jī)各子系統(tǒng)分別進(jìn)行各自收集數(shù)據(jù)的處理，完成后在各自子系統(tǒng)內(nèi)儲(chǔ)存處理后的信息，并向其上層網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行信息傳遞，這樣就可以利用子系統(tǒng)中心的計(jì)算機(jī)或上層網(wǎng)絡(luò)中心服務(wù)器，將系統(tǒng)信息內(nèi)的各種信息向網(wǎng)絡(luò)中的每個(gè)工作點(diǎn)進(jìn)行信息發(fā)布?；谵k公自動(dòng)化原則，在網(wǎng)絡(luò)通信與數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)基本軟硬件的基礎(chǔ)上，還需建立完善的檔案信息系統(tǒng)。在整個(gè)系統(tǒng)中必須將規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)庫作為系統(tǒng)建設(shè)的前提，將檔案查詢業(yè)務(wù)作為重點(diǎn)內(nèi)容，確保檔案管理自動(dòng)化、智能化及網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)各級(jí)部門檔案管理水平的有效提升。

（二）電子檔案信息的收集

對(duì)通用軟件出現(xiàn)的電子文件，應(yīng)對(duì)其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)等相關(guān)信息都進(jìn)行收集。原則上專用軟件出現(xiàn)的電子文件必須進(jìn)行通用電子文件的轉(zhuǎn)換，當(dāng)出現(xiàn)無法轉(zhuǎn)換的情況時(shí)，在進(jìn)行電子檔案信息收集時(shí)，必須和專用軟件信息一同收集。規(guī)劃單位必須進(jìn)行電子檔案備份的定期制作，避免檔案文件丟失等情況的大量產(chǎn)生。

（1）一般電子檔案收集

要求選用XML、RTF、TXT通用格式進(jìn)行一般電子檔案資料的收集及歸檔保存，在收集資料時(shí)必須將檔案儲(chǔ)存格式、文字處理工具進(jìn)行標(biāo)注，在規(guī)劃系統(tǒng)內(nèi)大多數(shù)應(yīng)用的軟件都是WORD與EXCEL，在保存時(shí)應(yīng)及時(shí)對(duì)確定的電子檔案資料轉(zhuǎn)換格式及備份。

（2）音視頻電子檔案收集

通過錄像機(jī)或多媒體設(shè)備獲取的檔案視頻、音頻資料，在進(jìn)行檔案收集時(shí)，其常用格式多為MPEC與AVI，在進(jìn)行視頻電子檔案處理時(shí)，因?yàn)槠涮厥庑裕x用的計(jì)算機(jī)硬件必須具有較高的運(yùn)行速度及必須應(yīng)用專業(yè)處理軟件，這就要求檔案管理人員必須具備較高的專業(yè)素質(zhì)及計(jì)算機(jī)操作技能。

（三）電子檔案歸檔

（1）歸檔要求

根據(jù)規(guī)劃檔案數(shù)量大、利用率高和時(shí)有增補(bǔ)的特點(diǎn)，定期文件形成部門必須將鑒定過與歸檔要求相符合的電子文件移交給檔案管理部門，同時(shí)遵循檔案管理要求的格式將電子檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，主要在保管期限要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行存儲(chǔ)。確保電子檔案信息的真實(shí)性、完整性及有效性，確定歸檔范圍并進(jìn)行保管期限的劃定。文件形成單位的負(fù)責(zé)人必須在電子檔案歸檔前簽署審核意見，在《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》內(nèi)填入審核結(jié)果。

（2）電子檔案歸檔

為便于保管與提供利用，需遵循鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行電子檔案歸檔工作。在電子檔案管理中可以分兩步進(jìn)行歸檔工作，首先實(shí)時(shí)進(jìn)行邏輯歸檔，隨后定期進(jìn)行物理歸檔。檔案歸檔工作中必須對(duì)電子信息技術(shù)的環(huán)境、數(shù)據(jù)類型及格式等因素進(jìn)行充分考慮。集中拷貝歸檔標(biāo)識(shí)的電子檔案，確保載體的耐久性，遵循相應(yīng)順序如只讀光盤、一次寫光盤等。電子檔案歸檔中不能選用軟磁盤作為長期存儲(chǔ)的載體。為提高電子檔案歸檔的質(zhì)量與安全性，必須進(jìn)行一式三份的資料備份，確保工程規(guī)劃檔案管理的質(zhì)量。解密后在對(duì)加密電子檔案信息進(jìn)行拷貝，應(yīng)將電子檔案歸檔后的載體進(jìn)行禁止寫操作狀態(tài)的設(shè)置。

（四）電子檔案保管

作為規(guī)劃檔案管理中的重要組成部分，電子檔案保管可實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一集中管理。這就要求相關(guān)部門必須進(jìn)行良好保管環(huán)境的創(chuàng)建，對(duì)工程規(guī)劃檔案進(jìn)行妥善保管，維護(hù)檔案創(chuàng)建的良好秩序。在檔案保管中主要內(nèi)容包括：檔案的日常維護(hù)、檔案的修復(fù)管理及設(shè)備的維護(hù)等。作為一個(gè)單位成長證明的存在形式，在檔案保管中必須做到科學(xué)性與有效性，只有這樣才能進(jìn)一步提高檔案保管工作質(zhì)量，才能充分發(fā)揮電子檔案管理的作用。

3.結(jié)語

綜上所述，隨著辦公自動(dòng)化的逐漸完善，大量電子文件充斥在我們的生活與工作中。工程規(guī)劃事業(yè)作為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，對(duì)國民經(jīng)濟(jì)的快速增長起著重要的作用。作為一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，電子檔案管理要求工作人員必須具有較高的專業(yè)素質(zhì)及操作技能，還要完善電子檔案軟、硬件設(shè)備管理，做好電子檔案資料收集工作，提高檔案歸檔質(zhì)量，只有這樣才能有效提升規(guī)劃檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理經(jīng)濟(jì)效益最大化。