醫(yī)院財務電算化與財務內部控制策略探究

唐艷秋

摘 要：隨著當前時代的不斷發(fā)展，我國對于企事業(yè)單位的財務電算化程度以及內部管理要求都有所提升。在財務會計的整體工作效率以及工作質量得到提升后，我國根據醫(yī)院的特點，對于醫(yī)院中的財務管理部門也提出了新的要求。文章結合當前醫(yī)院的實際發(fā)展情況，對于財務管理部門在醫(yī)院中的作用，以及電算化對于財務管理部門的綜合作用進行分析，探討了當前發(fā)展中所存在的問題，并提出了解決措施。

關鍵詞：醫(yī)院財務電算化 財務內部控制 策略探究 要點分析

中圖分類號：F233 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）10-144-02

一、前言

由于當前電子信息技術的不斷進步，電算化在企事業(yè)單位中的應用進一步廣泛化，在電算化程度不斷提升的過程中，仍存在著一定的問題有待我們進行解決。由于對于電算化技術進行采用，系統(tǒng)中的數據并沒有傳統(tǒng)方式下的原始憑證直觀、方便，并且修改起來較為方便，這就給投機取巧的犯罪分子有機可乘，這一現象也給醫(yī)院的辦公帶來了許多不必要的麻煩，因此醫(yī)院以及政府機關應根據這一問題找出相應的解決措施。

二、財務電算化導致內部控制出現問題的案例

我們先對于這一問題結合一個案例進行描述。在1990年前后，國家剛剛對于電算化開始應用的時候，門診收費方式隨之改革，改用計算機進行打印，從而減輕了工作人員的許多工作量，方便了在系統(tǒng)內對于信息進行查詢，并且可以通過系統(tǒng)對于病人的各方面費用進行匯總，因此也在一定程度上增加了核算的準確性。這一改變使得醫(yī)院的效率提升，收益也得到促進，醫(yī)院十分滿意，因此對于稽核崗位進行了取消。

這一發(fā)展隨著時間的順延體現出了其中存在的問題。電腦打出的發(fā)票共兩聯(lián)，一聯(lián)交由病人就醫(yī)，另一聯(lián)醫(yī)院保留用于對賬，病人若存在退號問題就會在醫(yī)院所保留的一聯(lián)上寫上“退費”二字。某次，在一個病人遺失了發(fā)票進行補辦的時候，工作人員發(fā)現其留于醫(yī)院的一欄已顯示作廢標志，其費用也并沒有上報而是被扣除了。該工作人員在這件事的基礎上發(fā)現了存在的貪污現象，但已對于醫(yī)院造成了較大程度的損失。

三、財務電算化下加強醫(yī)院內控是十分必要的

（一）電算化應與內部控制共存

電算化雖然很大程度上提升了財務工作的效率以及核算過程中的準確性，降低了工作人員的工作壓力，但內部監(jiān)督也是必不可少的，需要實施對醫(yī)院的財務進行監(jiān)控，以達到賬目的真實性。但由于當前電算化發(fā)展尚不完善，因此許多醫(yī)院不能及時的認識到這一點，只是片面的認為電算化進行應用后，就可以對于各種風險進行防控。而電腦系統(tǒng)終究是由人管理，并沒有十分固定的規(guī)則可循，因此很容易被不法分子找到漏洞，從而造成醫(yī)院的損失。從上述案例分析可得出，收據流程的作廢這一手段延續(xù)至今，并沒有因為電算化的應用而進行改變，這一漏洞并沒有因為電算化的發(fā)展而得到避免，但醫(yī)院人員在對于電算化應用后，片面的認為電算化可以避免一切漏洞，因此就造成了以上所述的后果。由此可以看出，電算化雖然促進了醫(yī)院的綜合發(fā)展，但其中的漏洞還要依靠內部控制系統(tǒng)進行避免，電算化并不能對于內部控制進行替代，二者應共存。

（二）物理痕跡的減少使得財務舞弊的風險有所加大

電算化進行應用后，許多數據以及記錄存在于系統(tǒng)之中，通過電腦即可進行查看，因此出于節(jié)能環(huán)保這一理念，許多醫(yī)院就不用與會計記錄進行打印保存了。這一做法確實貫徹了環(huán)保理念，但卻使得會計的徇私舞弊現象有所增加。在電算化還沒有應用的階段，會計監(jiān)察都是依靠于紙質的記錄，而當前電算化應用后，紙質的痕跡大程度減少，給不法分子提供了可乘之機。例如，在傳統(tǒng)過程中，對于金額大小寫數目的核對，每筆項目與原始憑證的核對，以及是否存在涂改、隱匿的財務案件許多會計都能夠進行詳細的核對，而采用了電算化系統(tǒng)后，只要擁有進入的權限，都可以對于其中的數據進行修改，而在系統(tǒng)中的修改還不會留下類似于紙質的痕跡，這就造成了錯賬不容易被發(fā)現。以上案件中，由于醫(yī)院留下了打印出來的原始憑證才發(fā)現貪污這一現象，若全都采用系統(tǒng)中所記錄的內容，則不會這么容易對于這一現象進行發(fā)掘。

（三）財務處理量的上升增加了操作風險

財務部門對于電算化應用后，財務處理的相關程序得到了簡化，從理論上來看，財務人員的工作量應該有所下降，但由于醫(yī)院采用電算化后，財務人員的工作流程簡單了許多，因此這使得人力成本得以降低，會減少財務人員的數量。而另一方面，當前的就醫(yī)人數不斷有所提升，因此收費人員雖然工作程序有所簡化，但每天所要收取費用的數量有很大程度的提升，并沒有使得工作人員的工作量有所降低，并且由于工作人員的工作量增多，其失誤的次數也隨之增多，從而也就提升了財務處理過程中存在的風險。

（四）會計核算與事務管理銜接不完善，使得電算化的優(yōu)勢不存在

電算化即通過電腦批量化、自動化的對于信息進行處理，在理想的狀態(tài)下，醫(yī)院的信息系統(tǒng)與電算化系統(tǒng)應良好的進行銜接，醫(yī)院的信息系統(tǒng)主要對于庫存的藥品數量以及設備的使用情況進行記載，二者銜接后則有利于對于醫(yī)療的業(yè)務量、藥品的使用率以及設備的使用率進行得出。但當前尚處于電算化發(fā)展的初期，電算化得到了發(fā)展，但醫(yī)院信息管理系統(tǒng)并沒有實現十分普遍的信息化，在案例中醫(yī)院要是做到了這兩個系統(tǒng)的良好銜接，通過兩個系統(tǒng)相應信息的核對，也能對于貪污這一現象進行較好的避免。

四、財務電算化后醫(yī)院財務內控要點分析

（一）完善內控相關制度

手工記賬法屬于傳統(tǒng)記賬法，是在財務部門還沒有進步的時期所使用的記賬方法，隨著當前的不斷發(fā)展，醫(yī)院內部控制系統(tǒng)得到了較為完善的建立，財務人員也不斷在工作中積累了相應的工作經驗。因此在當前電算化的基礎上，有必要對于原有的制度作進一步的調整，從而使得電算化得以完善。

1.謹慎改革原有制度。制度的制定以及改革是對于原有的弊端進行改變的一種手段，例如，對于曾經發(fā)生過風險的點，曾經制度中存在的漏洞或針對于貪污現象的防范。在財務電算化應用后我們應重新對于曾經所應用的制度進行進一步的分析和探究，并對于其中存在的漏洞進行重視。對于風險點，我們可以同各國完善電算化的程序，加強對于數據的核算以及復查，從而保證其準確性。而對于徇私舞弊這一現象，我們應完善稽查崗位，并不斷加強對于所要改革的政策的合理性，從而使得以上所存在的問題得以良好的解決。

2.做好系統(tǒng)安全管理。電算化登錄具備權限，但權限十分容易泄漏，從而被他人使用。電腦中的數據十分方便修改，一旦經過修改很難查出修改的痕跡以及進行修改的人員，因此數據一旦被篡改，后果不堪設想。并且近年來不少黑客惡意對于企業(yè)的數據庫進行破壞，從而對于商業(yè)機密進行盜取，因此這就需要我們進一步對于系統(tǒng)的安全管理進行重視。對于這一問題，首先我們應嚴格按照自身的權限對于數據進行操作，并且對于不同的崗位設立不同的權限，以分清責任，防止內部人員對系統(tǒng)內部數據進行隨意篡改。第二，醫(yī)院在對于財務軟件進行購買的過程中，應選擇具備國家安全標準的軟件，以使得軟件的相應質量有所保障，并且在使用過程中及時對于殺毒軟件以及防火墻進行安裝，并且要做到定期查殺以及按時升級軟件，將系統(tǒng)被外界攻擊的幾率降到最低，保證使用過程中的安全性。第三，就是要將每天的財務數據進行備份，以在月底查賬的時候有據可循。

3.加強內部監(jiān)督檢查。一方面，在電算化后，工作效率有很大程度的提升，因此，對于會計人員的需求數量有所下降，而對于稽查的要求進一步嚴格化，醫(yī)院可以將一部分會計人員轉為稽查人員，從而使得人才得到了充分的利用，并且加強了對于日常會計工作的監(jiān)督。另一方面，財務電算化后，還需要對于月底的賬目與原始憑證進行核對，并檢查網絡中是否存在篡改的痕跡，從而保證會計數據的真實性。

（二）財務系統(tǒng)與醫(yī)院其他IT系統(tǒng)的銜接

當前IT系統(tǒng)在發(fā)展中不斷有所普及，除財務系統(tǒng)外，門診、住院、藥房等都有著自己的系統(tǒng)。根據核對過程中賬實相符這一原則，財務部門的數據應該與其他部門的數據有所關聯(lián)。例如，患者在繳納完藥費后，財務部門的賬中應顯示繳納藥費的數量，而藥房也應該顯示出藥品的名稱以及相應的金額，以方便今后的核查。而當前各個部門之間的聯(lián)動尚不完善，各個部門的數據更新存在時差，這就需要相關人員在月底將電算化內容與醫(yī)院的信息管理系統(tǒng)所涉及的內容進行核查，其中包括藥品收入，住院收入以及門診收入等，以保證賬賬相符。

（三）加強人員的教育工作

軟件以及機器的使用還要依托于人員的操作，因此加強醫(yī)院的內部控制是醫(yī)院發(fā)展過程中十分重要的內容之一。由于電算化主要是對于計算機進行應用，因此收費人員也普遍年輕化，但由于年輕人的思想尚不成熟，因此在對于職工的培養(yǎng)中我們可采用以下手段：一是定期對于員工進行思想教育，以提升員工的思想水平，并使得其覺悟得以提升，將來能把好的素養(yǎng)帶入工作之中。二是在員工的工作中進行抽查，對于存在的問題及時解決，并且加強對于出錯職工的教育。三是進行輪崗，防止某一職工在其崗位上極為熟悉，從而產生徇私舞弊的現象。

五、結語

本文結合當前醫(yī)院的實際發(fā)展情況，對于醫(yī)院的電算化以及內部控制進行分析，望對讀者有所啟發(fā)。

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（作者單位：黑龍江省佳木斯大學附屬第一醫(yī)院 黑龍江佳木斯 154002）

（責編：趙毅）