關(guān)于強(qiáng)化電力系統(tǒng)檔案管理的研究

宋斌玉　肖雯　馬中青　崔敏　矯龍

摘 要 在信息時代，檔案資料作為一種無形資產(chǎn)，對于電力企業(yè)的市場化資產(chǎn)經(jīng)營有著重要意義。如何對這些檔案進(jìn)行合理的管理，提升檔案資料的利用率，是現(xiàn)階段電力企業(yè)應(yīng)該深思的問題。

關(guān)鍵詞 電力系統(tǒng) 檔案 管理 信息化

隨著科技的快速發(fā)展，社會生產(chǎn)和生活對于用電量的需求量急劇膨脹，國家電網(wǎng)擔(dān)負(fù)的電網(wǎng)生產(chǎn)任務(wù)也日益繁重。近年來，我國電網(wǎng)建設(shè)工程隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)的不斷深入而迅速增加。在電網(wǎng)工程建設(shè)過程中，往往會產(chǎn)生大量的電力科技檔案，如何對這些檔案進(jìn)行合理的管理，提升檔案資料的利用率，是現(xiàn)階段電力企業(yè)應(yīng)該深思的問題。在信息時代，檔案資料作為一種無形資產(chǎn)，對于電力企業(yè)的市場化資產(chǎn)經(jīng)營有著重要意義。

一、電力系統(tǒng)檔案管理存在的問題分析

（一）電力系統(tǒng)檔案管理的特點

電力系統(tǒng)檔案與傳統(tǒng)意義上的企業(yè)行政檔案相比，具有覆蓋度廣、專業(yè)度高、利用價值高、檔案管理延續(xù)性強(qiáng)的特點。

電力工程是一項綜合度極高的工程，在電網(wǎng)建設(shè)過程中，會涉及土木工程、電力生產(chǎn)設(shè)備、電氣設(shè)備、通信技術(shù)、消防以及生態(tài)環(huán)境等多個層面。而凡是與電網(wǎng)建設(shè)及電力生產(chǎn)相關(guān)的技術(shù)，在應(yīng)用和實踐過程中都會留下一系列的檔案資料，主要內(nèi)容包括相關(guān)參數(shù)、工程方等，方便生產(chǎn)管理。電力系統(tǒng)檔案內(nèi)容覆蓋面極為廣闊，同時也具有較高的專業(yè)度。

電力生產(chǎn)過程中會產(chǎn)生大量的生產(chǎn)記錄檔案，這種生產(chǎn)檔案實際上可以稱為科技檔案，因為它真實反映了生產(chǎn)過程中的方方面面。一方面，它可以作為電力企業(yè)的無形資產(chǎn)，提升電力企業(yè)的市場競爭力；另一方面，它又是電廠開展日常安全生產(chǎn)運行、檢修維護(hù)及技術(shù)改造等工作不可缺少的參考資料。在電力生產(chǎn)管理過程中，檔案具有重要的憑證作用和參考價值。

電網(wǎng)的建設(shè)往往是為了起到長期的電力生產(chǎn)和電力運營的作用。通常來說，水電站樞紐工程自投產(chǎn)，一般有50年以上的設(shè)計壽命，其設(shè)備設(shè)施的設(shè)計、制造、施工建設(shè)等技術(shù)檔案的保管年限與設(shè)備設(shè)施的壽命相當(dāng)或者更長。后期在生產(chǎn)運行中形成的技術(shù)檔案詳細(xì)記錄了設(shè)備設(shè)施的缺陷、故障及診斷處理等信息。不同段所形成的科技檔案均為設(shè)備設(shè)施不可分割的連貫信息，因此，電力系統(tǒng)檔案管理不可間斷，具有很強(qiáng)的延續(xù)性。

（二）電力系統(tǒng)檔案管理存在的問題

電力系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)階段存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，電力系統(tǒng)檔案信息化管理、數(shù)字化管理的建設(shè)工作存在較大的不足。隨著信息技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，利用這些先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，能夠有效地提升檔案管理效率。同時，數(shù)字化的檔案保存形式不易遭到物理破壞，檢索過程也更加方便。但由于許多企業(yè)本身對于檔案管理的關(guān)注度不高，所以檔案管理的信息化建設(shè)工作有所落后或停滯，往往浮于表面，而沒有得到真正的落實。

其次，檔案管理的理論研究和業(yè)務(wù)指導(dǎo)滯后。電力系統(tǒng)檔案管理工作是新形勢下擺在電力系統(tǒng)管理部門面前的新課題，亟須加強(qiáng)這方面的理論研究和政策指導(dǎo)。特別是關(guān)于電力系統(tǒng)檔案的產(chǎn)權(quán)特征和法律地位問題，電力系統(tǒng)檔案在檔案資源建設(shè)中的地位和作用問題，電力系統(tǒng)在產(chǎn)權(quán)變更后檔案的流向以及對國家、社會有保存價值的檔案鑒定問題，都需要檔案行政管理部門在實踐中探索和完善民營企業(yè)檔案管理模式，出臺相關(guān)的政策，指導(dǎo)民營企業(yè)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展。

再者，檔案管理中存在安全問題。安全問題需要一分為二來進(jìn)行剖析。一方面，是檔案庫房的安全問題，如庫房的設(shè)計布局不合理、庫房準(zhǔn)入制度比較混亂等，都會造成檔案資料的遺失；另一方面，在數(shù)字化、信息化的檔案管理形勢下，由于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)力較弱，容易出現(xiàn)檔案信息受到攻擊遺失或者被盜取的現(xiàn)象。

最后，則是電力企業(yè)檔案管理基層人員管理素質(zhì)較低的問題。傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容簡單，對管理人員的綜合素質(zhì)要求不高。但想要建設(shè)數(shù)字化、信息化的電力系統(tǒng)檔案管理形式，就必須要進(jìn)一步提升電力系統(tǒng)檔案管理人員的現(xiàn)代化操作技術(shù)和管理技術(shù)。

二、強(qiáng)化電力系統(tǒng)檔案管理的相關(guān)對策

（一）完善電力系統(tǒng)信息化檔案管理建設(shè)

隨著電力生產(chǎn)精細(xì)化管理的深入開展，電力生產(chǎn)人員的工作效率必將逐步提高，利用快捷、高效的方式獲取信息資源成為他們的共同愿望。建立以計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)為工作平臺的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，將檔案的保存功能向信息中心轉(zhuǎn)變，開展網(wǎng)上服務(wù)，提高利用效率，是滿足利用者服務(wù)需求的最有效途徑。一方面，要充分利用變電站局域網(wǎng)建立檔案主頁，使檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來，公開案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢、檢索，使生產(chǎn)人員更方便查閱檔案室已藏檔案；另一方面，要最大限度地實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化。檔案資料數(shù)字化后，在網(wǎng)上提供有限制性或非保密電子文件的查詢、利用服務(wù)，使利用者可以不受地域和時間限制，及時獲取自己所需的檔案信息，使服務(wù)變得快捷、高效、準(zhǔn)確，大大提高檔案的利用率和使用價值。

在加大電力系統(tǒng)檔案信息化管理平臺建設(shè)的過程中，也要注重對信息環(huán)境的安全防護(hù)建設(shè)，不僅要在物理環(huán)境上保證紙質(zhì)檔案的安全，還要保證有一個安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。與此同時，還應(yīng)該建立嚴(yán)格的檔案查閱制度，通過對檔案信息系統(tǒng)用戶分層、設(shè)置用戶口令等方式來提升對信息查閱、使用的安全性。

（二）加強(qiáng)對電力科技檔案管理的理論指導(dǎo)

一方面，電力企業(yè)應(yīng)該做好檔案收集、整理的基礎(chǔ)工作，為研究電力科技檔案管理的科學(xué)方法提供豐富的資料。在實踐過程中，相關(guān)檔案收集人員應(yīng)該走入電力生產(chǎn)現(xiàn)場，深入了解電力生產(chǎn)過程，了解相關(guān)數(shù)據(jù)產(chǎn)生、變化的過程，從而提升自己整理檔案信息的能力，提升檔案整理的科學(xué)性和有效性，避免盲目性的整理。另一方面，在電力企業(yè)行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)，應(yīng)該形成一定的信息共享或檔案管理交流活動，通過友好性的管理交流來綜合形成有效的理論指導(dǎo)，促進(jìn)電力企業(yè)的共贏發(fā)展局面。

（三）提高基層管理人員的綜合素質(zhì)

管理水平很大程度上受到管理人員素質(zhì)的影響。電力企業(yè)首先要認(rèn)識到檔案管理人員的重要性，通過提升福利待遇來進(jìn)一步招攬高素質(zhì)的人才。其次則是要對現(xiàn)有檔案管理隊伍進(jìn)行整合和培訓(xùn)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，采用夜校培訓(xùn)、集中學(xué)習(xí)等措施，不斷提升他們的檔案管理素質(zhì)。

三、結(jié)束語

在信息時代，電力科技檔案所代表的價值是無法估量的。電力企業(yè)應(yīng)該更新檔案管理理念，在實際檔案管理中積極建設(shè)信息化的管理平臺，整合管理技術(shù)和人力資源，起到強(qiáng)化檔案管理的作用，進(jìn)一步提升電力企業(yè)的核心競爭力。

（作者單位為國網(wǎng)山東省電力公司萊陽市供電公司）

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