加強(qiáng)基層單位人事檔案信息化建設(shè)的思考

張倩倩

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）04-000-01

摘 要 目前，各基層事業(yè)單位的人事檔案管理中都有一些共性問(wèn)題存在，例如：檔案材料整理不規(guī)范、更新不及時(shí)、管理手段落后等，這些原因影響了人事檔案管理的發(fā)展。本文筆者將提出加強(qiáng)對(duì)人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)；加強(qiáng)檔案的收集與審核；建立人事檔案信息系統(tǒng)，保持更新；提升人事檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)等相應(yīng)措施，打造促進(jìn)單位發(fā)展的人事檔案信息化平臺(tái)，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，從而充分發(fā)掘其使用價(jià)值。

關(guān)鍵詞 基層單位 人事檔案 信息化建設(shè)

人事檔案是個(gè)人及組織在社會(huì)生活中直接形成的個(gè)人歷史記錄，具有嚴(yán)格的歷史意義，通過(guò)人事檔案可以證實(shí)個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況。然而，許多基層單位人事檔案管理存在整理不規(guī)范、更新不及時(shí)、管理手段落后等問(wèn)題，而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化對(duì)于解決這些問(wèn)題提供了一個(gè)良好的渠道。本文筆者從加強(qiáng)對(duì)人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)；加強(qiáng)檔案的收集與審核；建立人事檔案信息系統(tǒng)，保持更新；提升人事檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)等四個(gè)方面進(jìn)行思考與分析，以加強(qiáng)檔案信息化管理。

一、當(dāng)前基層單位人事檔案存在的問(wèn)題

（一）整理不規(guī)范

當(dāng)今人事檔案管理，大多以傳統(tǒng)的筆記為主，重復(fù)性強(qiáng)。檔案材料中存在填寫格式不夠規(guī)范，填寫內(nèi)容前后不一致，紙張大小不合要求等情況。雖然一些部門已經(jīng)研發(fā)并且實(shí)行了人事檔案管理的相關(guān)軟件，但還是不能達(dá)到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，操作依舊繁瑣，使上下級(jí)、各部門之間無(wú)法及時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享，影響人事檔案管理的工作效率。

（二）更新不及時(shí)

許多基層單位在人事檔案的管理上，大部分精力放在對(duì)現(xiàn)有人事檔案內(nèi)容的整理，往往容易忽略對(duì)應(yīng)該入檔材料的收集和歸檔，導(dǎo)致檔案材料不能及時(shí)得到補(bǔ)充與更新。

（三）管理手段落后

在多數(shù)基層單位，計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡(jiǎn)單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能有待進(jìn)一步開(kāi)發(fā)。在許多單位的人事檔案管理中，調(diào)閱檔案大多采用原始的手工操作方式，原件反復(fù)被調(diào)用，陽(yáng)光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

二、如何加強(qiáng)基層人事檔案信息化

（一）加強(qiáng)人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)

必須要抓好檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，要做到檔案管理的收集、整理、鑒定、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作，為提高檔案信息化打好基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案的收集與審核

一要規(guī)范收集檔案整理材料。采取定期和不定期相結(jié)合的方式，及時(shí)將需要入檔的人事檔案資料進(jìn)行收集、整理，并按標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

二要認(rèn)真審查、鑒別人事檔案資料。在審查檔案材料的過(guò)程中，要嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真對(duì)人事資料進(jìn)行審查和鑒別，確保人事檔案資料的真實(shí)性，對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題分類逐一進(jìn)行記錄，以待研究解決。同時(shí)，對(duì)所有檔案材料進(jìn)行編號(hào)，并在計(jì)算機(jī)上建立檔案，依次將人事檔案材料歸類、入案、裝訂，最終形成完整的案卷，且清楚標(biāo)示順序號(hào)，以方便查找和補(bǔ)充。

三要確保檔案真實(shí)性和完整性。在審核工作中一定要按照“逐批審閱、詳細(xì)記錄、及時(shí)補(bǔ)充、整理入檔、提高總結(jié)”的科學(xué)方式，合情合理、條理清晰的進(jìn)行。

（三）建立人事檔案信息系統(tǒng)，保持更新

第一，建立人事檔案電子資料庫(kù)，根據(jù)建立檔案編碼為索引建立目錄，再用掃描儀對(duì)檔案材料逐頁(yè)電子化，之后將圖片信息按照人員編碼命名，存放到相應(yīng)目錄中，且檔案目錄要與檔案內(nèi)容進(jìn)行鏈接，便于日后查找、補(bǔ)充使用。

第二，人事部門制定相關(guān)規(guī)定，單位人員在日常生活、工作的變動(dòng)中形成屬于人事檔案范圍資料，都應(yīng)第一時(shí)間遞交給人事管理部門，使檔案能夠第一時(shí)間得到補(bǔ)充。對(duì)人事檔案缺資料的補(bǔ)充要嚴(yán)謹(jǐn)，根據(jù)缺少人事資料的內(nèi)容和性質(zhì)，適當(dāng)采用拷貝補(bǔ)充、缺失補(bǔ)充和重新制作填寫三種處理方式，使人事檔案能夠及時(shí)更新。

第三，建立人事檔案資料收集責(zé)任制。在責(zé)任制中對(duì)需要及時(shí)歸檔內(nèi)容和時(shí)限提出明確要求，對(duì)需要及時(shí)入檔的共性的材料（如每年晉升薪級(jí)審批表等），檔案管理人員應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門聯(lián)系及時(shí)入檔并在電腦上做好檔案信息錄入工作。

（四）提升人事檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

第一，提升政治素養(yǎng)。要把人事檔案管理工作看作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治工作。人事檔案管理人員一定要做到政治合格，嚴(yán)守秘密，勤奮敬業(yè)。工作中，要遵紀(jì)守法，嚴(yán)守秘密，自覺(jué)遵守《保密法》和《保密工作守則》，做到依法治檔，認(rèn)真執(zhí)行檔案管理工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度。

第二，提升職業(yè)道德。做好人事檔案管理工作，前提是愛(ài)崗敬業(yè)，具備良好的職業(yè)道德、高度的工作責(zé)任心、愛(ài)崗敬業(yè)的工作態(tài)度和樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神。

第三，增強(qiáng)業(yè)務(wù)技能。人事檔案管理人員要懂得檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等檔案專業(yè)基本知識(shí)，熟悉上級(jí)檔案管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作。

第四，利用現(xiàn)代化技術(shù)、實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法、掌握新技巧。能掌握數(shù)字化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及多媒體技術(shù)等這些新技術(shù)，熟練地運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段管理人事檔案。

三、結(jié)語(yǔ)

落實(shí)檔案信息化，有效提升效率、準(zhǔn)確率，也能夠方便查找相關(guān)人事檔案資料。不僅避免了傳統(tǒng)手抄模式所造成的失誤也降低了人事檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，使工作效率及質(zhì)量得到有效地提升。

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