新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考

霍瑞艷

摘 要：近年來，在我國的事業(yè)單位中，檔案資源的作用越來越重要。因此如何加強事業(yè)單位檔案管理工作、逐步提升檔案管理水平成為事業(yè)單位重點關(guān)注的問題。本文從新時期事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀入手，對創(chuàng)新檔案管理的思路進行了分析，希望能夠為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化提供良好的支持。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；工作方式；發(fā)展；創(chuàng)新

伴隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也必須堅持與時俱進，實現(xiàn)其現(xiàn)代化的同時提高信息化水平。從現(xiàn)在來看，我國的事業(yè)單位比較特殊，它們本質(zhì)上是公益性的，所以其和政府機關(guān)存在根本性差異。而要想實現(xiàn)和社會發(fā)展的相適應(yīng)，就要不斷完善現(xiàn)在的檔案管理工作。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理意識薄弱

作為國家的特殊部門，事業(yè)單位與一般的廠礦企業(yè)有所不同，部門領(lǐng)導(dǎo)及工作人員一味追求工作效率與結(jié)果，缺乏正確的檔案管理工作意識。首先是領(lǐng)導(dǎo)干部層面，其普遍認(rèn)為管理工作屬于簡單的文員差事，對檔案管理缺乏長遠(yuǎn)完備的工作計劃。其次，在這種影響下，管理人員對于檔案資料往往會以裝進檔案袋并放入柜子作為唯一工作任務(wù)，而不會具備重新翻看、整理、歸檔及查找遺漏的意識。這可能會導(dǎo)致檔案的丟失或遺漏，在需要指定檔案資料卷宗時手忙腳亂，無法及時找到所需資料。在極少數(shù)出于考核要求進行檔案達標(biāo)升級評定的單位中，也只是被動進行，缺乏思想意識上的認(rèn)識。

1.2 檔案管理信息化技術(shù)手段應(yīng)用不足

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對于檔案管理工作提出了新的要求，怎樣更加有效地把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作的實踐中，成為了眾多學(xué)者和專家研究的課題，也是檔案管理人員不斷探索的問題。但是，由于相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)性不足，所以導(dǎo)致相關(guān)工作的開展和進行受到一定的阻礙。這樣就會導(dǎo)致信息技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用有效性不高，難以發(fā)揮其促進作用，直接影響了檔案管理信息化建設(shè)的進程，影響了檔案的查閱和利用效率。

1.3 檔案管理工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能

不可否認(rèn)的是，事業(yè)單位的檔案管理工作比較無聊，但正是因為如此，相關(guān)的工作人員更要認(rèn)真對待，樹立責(zé)任感，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德。伴隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也要實現(xiàn)創(chuàng)新，相關(guān)的工作人員要不斷學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，這樣才可以更好的開展檔案管理工作?，F(xiàn)在的事業(yè)單位檔案管理人員工作比較隨意，缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)，對這一工作的了解程度不夠，還存在一些工作人員態(tài)度不端正，工作散漫，這些都會對事業(yè)單位的檔案管理工作產(chǎn)生不良影響。

1.4 事業(yè)單位的檔案管理工作沒有統(tǒng)一的管理制度

現(xiàn)在很多事業(yè)單位的檔案管理工作只是一種形式主義，缺乏相關(guān)的管理制度，這客觀的體現(xiàn)了對于檔案資源的重視力度不足。所以，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)必須加大重視力度，完善相關(guān)的規(guī)章制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理，進一步提高檔案管理人員的工作積極性，只有這樣才可以提高現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案管理水平。

1.5 硬件設(shè)施落后

事業(yè)單位經(jīng)常出現(xiàn)檔案發(fā)霉或者損壞等問題，這也反映了我國事業(yè)單位在檔案管理與投入存在的問題，不僅體現(xiàn)在管理人員的設(shè)立上，也體現(xiàn)在配件設(shè)施的匱乏上。一些事業(yè)單位沒有配置電腦，或者檔案盒供不應(yīng)求，使得檔案歸類模糊，擺放凌亂，為檔案查找工作增加了難度。此外，部分檔案室建設(shè)與擺放不符合規(guī)范要求，甚至存在堆放易燃易爆物品的現(xiàn)象，增加了火災(zāi)隱患。

2 新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新分析

2.1 加強檔案管理意識

首先，要從單位領(lǐng)導(dǎo)層面入手，改變其過度看重業(yè)務(wù)而忽視檔案的思想，幫助其糾正錯誤觀念：事業(yè)單位的工作既包括顯耀的人前工作，也包括檔案管理這樣的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。如果單位的領(lǐng)導(dǎo)干部在檔案管理工作方面意識淡薄，過度重視能看到成績的工作，就難免會引領(lǐng)基層工作人員發(fā)生認(rèn)識和行為上的偏差，導(dǎo)致檔案管理工作難以落到實處，達不到真正的管理目的。其次，要在領(lǐng)導(dǎo)干部的引導(dǎo)下，加大投入力度，逐步加強檔案管理人員的工作意識，力求更好地促進檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

2.2 積極應(yīng)用信息技術(shù)

人類社會已經(jīng)進入信息時代，所以在開展事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的時候，應(yīng)該充分利用信息技術(shù)成果，采取更加有效的方式，充分借助信息技術(shù)的便捷和高效，努力提升事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)該重視信息技術(shù)的應(yīng)用，組織相關(guān)的信息技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)，結(jié)合本單位檔案管理工作的實際情況，提高信息技術(shù)的應(yīng)用效率。通過這樣的方式，會使檔案管理工作的效率不斷提升，并且檔案的檢索會更加方便。

2.3 完善檔案管理相關(guān)制度

為了更加有效地開展檔案管理工作，首先應(yīng)該注重完善檔案管理相關(guān)的制度，為檔案管理工作提供制度上的保證。在具體的工作中，應(yīng)該從制度上對于檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性進行改進和優(yōu)化，從而更好地滿足事業(yè)單位檔案管理工作的實際需要。同時，應(yīng)該注重加強對于檔案管理工作的重視程度，完善相關(guān)約束機制，確保相關(guān)人員對于檔案管理工作給予足夠的重視。在制度上對于相關(guān)人員的行為進行約束，使其能夠嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)章制度，這樣會使檔案管理工作的科學(xué)性不斷提升。

2.4 改進檔案管理手段

政府部門和事業(yè)單位要加大對檔案管理的資金投入，改進檔案管理的手段。一方面，引進先進的技術(shù)和設(shè)備，諸如網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計算機設(shè)備等，另一方面，可以加強事業(yè)單位之間的交流，探討彼此的檔案管理經(jīng)驗，實現(xiàn)取長補短。工具的創(chuàng)新是檔案管理工作創(chuàng)新的關(guān)鍵。因此，事業(yè)單位要積極運用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計算機技術(shù)的強大技術(shù)優(yōu)勢，依托先進的檔案管理工具，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。事業(yè)單位要根據(jù)檔案管理的不同層次要求，采用綜合性的技術(shù)手段，對檔案進行有針對性的管理工作，以確保檔案管理工作的保密性和高效性。最后，事業(yè)單位要充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，在確保檔案管理保密性的基礎(chǔ)上，積極進行檔案信息資源的開發(fā)，拓展檔案管理的范圍。

2.5 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

作為檔案的直接管理者，檔案管理人員必須從各方面加強自身的綜合素質(zhì)，不斷提高管理工作質(zhì)量。首先，檔案管理人員帶著全心全意為人民服務(wù)的精神，在平凡的檔案管理崗位上不計得失，默默奉獻。其次，管理人員必須具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以專業(yè)的檔案管理知識來開展相關(guān)工作，做到科學(xué)整理與存放檔案。與此同時，事業(yè)單位的檔案管理人員還需要具備的是相應(yīng)的觀察能力與分析能力，做到敏銳觀察、有效分析辨別檔案利用者的別有用心，爭取更好更快地掌握檔案管理工作的規(guī)律。

2.6 逐漸實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化

要想保存好檔案原文件，就要實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化，通過一定的信息手段保存好信息資源，進一步建立事業(yè)單位的檔案資源數(shù)據(jù)庫，有利于為信息需求者提供良好的服務(wù)。與此同時，檔案管理工作的數(shù)字化要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理工作的方法，使兩者相互補充，相互共存，共同發(fā)展。

3 結(jié)語

在新時期的時代背景下，事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展關(guān)鍵是要創(chuàng)新思路。因此，考察事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和存在著的問題，充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計算機技術(shù)的強大技術(shù)優(yōu)勢，從多方面拓展事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路，促進事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展創(chuàng)新，滿足新時期事業(yè)單位對檔案管理工作的要求。

參考文獻

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