論高校檔案保密工作存在的問題與對策

吳小園

[摘要]本文具體分析了目前高校檔案保密工作中存在的一些問題：高校檔案庫房設(shè)施設(shè)備老舊和落后；高校檔案保密意識的弱化和松懈；高校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高；高校檔案保密制度的不健全；互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)增加了檔案保密的難度。同時，針對這些問題嘗試提出了相應(yīng)的對策建議：完善檔案保管設(shè)施設(shè)備，為檔案保密提供硬件保障；加強(qiáng)檔案人才隊伍的思想教育，提高檔案保密意識；加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案保密工作能力；建立健全高校檔案管理保密制度，讓保密管理有章可循；加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)竊密和失密；正確處理好檔案保密與開放利用的關(guān)系。

[關(guān)鍵詞]高校檔案；保密工作；問題；對策

[中圖分類號]G640 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）03-0027-02

doi：10.3969/j.issn.1671-5918.2016.03.013 [本刊網(wǎng)址]http：∥www.hbxb.net

高校檔案是指學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。它包含了大量的涉密文件、學(xué)術(shù)論文、科研項目、科技成果、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)等重要資料，無論是檔案資料內(nèi)容失竊、失密，還是檔案載體的丟失、缺失、毀壞，都將會導(dǎo)致檔案信息資源的流失。高校檔案小的方面包含個人隱私和團(tuán)體利益，大的方面涉及了高校單位和科研項目的機(jī)密，有些甚至關(guān)系著國家利益和國家安全，一旦發(fā)生檔案流失和機(jī)密泄露，后果不堪設(shè)想。特別是在當(dāng)今科技迅速發(fā)展、信息高速流通的21世紀(jì)，檔案管理中的保密工作尤為重要。

然而高校檔案的保密工作又有其自身的特殊性和復(fù)雜性，主要原因是高校檔案利用頻率較高，檔案借閱人員范圍較廣，學(xué)生參與重要科研項目的現(xiàn)象較普遍，高校檔案間檔案資源交流活動愈發(fā)廣泛等，這些都給高校檔案管理中的保密工作帶來了許多難度，檔案保密工作在制度制定、保密措施、管理技巧等方面都有一定的高校特點。因此，筆者結(jié)合自身在高校檔案管理工作中的經(jīng)驗，分析了高校檔案館信息泄露的原因，并嘗試提出了高校檔案館（室）加強(qiáng)檔案管理保密工作的具體措施，以供高校檔案保密工作參考。

一、高校檔案保密工作存在的問題

（一）高校檔案庫房設(shè)施設(shè)備老舊和落后。多年來，部分高校不重視也不舍得對檔案館的硬件投入，造成檔案庫房保密建設(shè)不達(dá)標(biāo)，缺乏檔案安全保護(hù)的設(shè)施和設(shè)備。比如涉密檔案應(yīng)該配備的保險鎖、保險柜、防盜器、攝像頭，出于保密需要要求單獨修建的檔案庫房等。此外，隨著當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)竊密技術(shù)也在不斷提高和進(jìn)步，而部分高校的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)硬件設(shè)備與保密安全技術(shù)卻沒有跟上，也給檔案網(wǎng)絡(luò)竊密埋下了隱患?？傊?，由于高校檔案庫房設(shè)施設(shè)備的老舊、落后，致使檔案的存放環(huán)境安全性不高，存在很多安全漏洞，無形中給檔案的竊密、失密創(chuàng)造了有利條件。

（二）高校檔案保密意識的弱化和松懈。近年來，新聞上有許多關(guān)于高校學(xué)生信息泄露和買賣個人信息檔案的報道，追其信息泄露的主要原因是檔案保密意識淡薄和缺失。檔案保密是管理中的防范性工作，是一種無形看不見的工作。大部分高校檔案工作人員都比較提倡檔案的接收和利用工作，這些工作也成為他們?nèi)粘９ぷ骱湍甓瓤己说闹攸c，而檔案的保密工作卻日益弱化，久而久之檔案工作人員從思想上就對檔案信息的保密開始松懈和弱化，漸漸放松了檔案管理利用過程中對檔案信息保密的警惕性，造成了檔案保密工作的被動性，給檔案竊密者帶來了可乘之機(jī)。

（三）高校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。目前部分高校檔案工作人員配置標(biāo)準(zhǔn)偏低，專業(yè)人才少、臨時或兼職人員居多，在檔案保密觀念和防范意識上認(rèn)識不夠，在保密措施上不專業(yè)，而且也缺乏檔案保密管理方面的系統(tǒng)知識和操作能力。而學(xué)校也不注意他們保密工作技能的培訓(xùn)和提高，隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和竊密科技的迅速發(fā)展，檔案管理人員保密工作技能和素質(zhì)愈發(fā)跟不上時代。結(jié)果經(jīng)過多年的檔案管理工作后極易造成涉密檔案管理的不規(guī)范，檔案資料混合存放的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，甚至造成涉密檔案的管理流失。

（四）高校檔案保密制度的不健全。高校檔案借閱是檔案利用的一個重要途徑，且高校檔案的借閱量大、借閱人員復(fù)雜，所以健全檔案借閱制度、完善檔案利用中的監(jiān)督，是做好檔案保密工作的重要內(nèi)容。但由于長久以來高校檔案制度建設(shè)的滯后，造成了檔案管理制度的缺失和不完善，各類檔案的借閱沒有正規(guī)嚴(yán)格、分門別類的手續(xù)制度，且在實際操作過程中也沒能嚴(yán)格執(zhí)行。檔案管理保密制度的不健全，造成高校檔案保密工作缺乏可操作性，也在一定程度上影響了學(xué)校檔案管理與保密工作的正常開展和高效運(yùn)行。

（五）互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)增加了檔案保密的難度。近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和移動通訊科技的快速發(fā)展改變了傳統(tǒng)的信息傳遞方式，且隨著高校數(shù)字檔案和電子檔案的廣泛應(yīng)用，檔案信息流通渠道越來越廣泛，流通速度越來越快。但也給電子檔案的保密帶來了挑戰(zhàn)，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，如果高校檔案的防護(hù)措施不到位，極容易造成檔案信息泄密，甚至發(fā)生檔案被盜事件。從某種意義上來說，檔案館的計算機(jī)軟件與網(wǎng)絡(luò)方面存在的隱患，給檔案管理和保密工作造成了極大的挑戰(zhàn)，必須引起高度重視。

二、加強(qiáng)高校檔案保密工作的對策建議

（一）完善檔案保管設(shè)施設(shè)備，為檔案保密提供硬件保障。完善檔案庫房保管設(shè)施設(shè)備，是做好檔案保密工作的基礎(chǔ)條件，也是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的重點。首先從檔案保密和安全維護(hù)的需要，檔案庫房最好單獨興建，且必須特別加固防盜門窗，并在庫房加裝攝像頭，確保庫房安全。另外，最好為絕密檔案單獨設(shè)立保險柜、保險鎖等防護(hù)設(shè)備，方便絕密檔案的安全存放。其次，大多數(shù)檔案是紙質(zhì)材料，一旦發(fā)生火災(zāi)后果非常嚴(yán)重?？刹扇〖友b防火保溫門，更換防爆、阻燃性好的室內(nèi)燈具，頂樓庫房加裝避雷針等措施，提高檔案庫房的防火安全性能。

（二）加強(qiáng)檔案人才隊伍的思想教育，提高檔案保密意識。實際工作中很多檔案信息泄露的主要原因都是檔案保密意識淡薄和缺失，因此必須提高檔案工作人員的保密意識，讓他們主動認(rèn)識到保密工作的重要性，自覺加強(qiáng)檔案保密工作的實施。可以采取的方法有：現(xiàn)實案例講述、專題講座、保密法規(guī)學(xué)習(xí)、分組討論等多種教育方式，通過長期的宣傳教育，讓檔案管理人員充分認(rèn)識到檔案保密的重要性，自身管理工作的重大責(zé)任，從思想上增強(qiáng)檔案管理人員高度的責(zé)任感，幫助養(yǎng)成良好的檔案保密意識，讓檔案管理人員有意識的主動開展檔案保密工作，保證檔案保密工作的良好運(yùn)行。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案保密工作能力。檔案保密工作是防范性的管理工作，需要檔案管理人員全面的綜合素質(zhì)才能實現(xiàn)檔案保密工作的目標(biāo)和和任務(wù)。因此，必須重視檔案工作人員的上崗培訓(xùn)和進(jìn)修學(xué)習(xí)，拓寬他們在保密法規(guī)、保密技能上的知識面，更新他們檔案保密的技術(shù)和知識，讓他們掌握嫻熟的保密技巧，具備做好檔案信息資料保密防范的工作能力。此外，隨著科技的進(jìn)步和發(fā)展，檔案保密和竊密的技術(shù)也在不斷進(jìn)步，因此檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能提高應(yīng)該作為一項長期任務(wù)，常抓不懈，并創(chuàng)造條件讓他們外出參觀學(xué)習(xí)，進(jìn)一步借鑒和豐富檔案保密工作的管理方法和方式，方能保證檔案保密工作的效果。

（四）建立健全高校檔案管理保密制度，讓保密管理有章可循。完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｃ芄芾碇贫仁潜ＷC檔案保密管理高效運(yùn)行的基礎(chǔ)和依據(jù)，因此必須及早建立保密管理制度，并在實踐應(yīng)用中不斷補(bǔ)充和完善。一方面要加強(qiáng)制度建設(shè)。具體來講要建立起完善的閱覽制度、復(fù)印制度、外借制度，并根據(jù)檔案的性質(zhì)、種類分別制定相應(yīng)的借閱范圍和審批程序。從制度上確保檔案信息的安全，杜絕涉密檔案的輕易泄露。另一方面要加強(qiáng)制度執(zhí)行。制度只有真正貫徹執(zhí)行、落實到位，才能成為檔案保密工作的保障和依據(jù)，才能推動檔案保密工作的發(fā)展。檔案分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視檔案制度管理力度，加強(qiáng)檔案工作人員檔案保密制度執(zhí)行力度?？梢圆扇∝?zé)任制督促檔案工作人員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，嚴(yán)格按照檔案保密管理程序工作，確保檔案保密制度的落實到位。

（五）加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)竊密和失密。目前高校利用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)非常普遍，但互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用也給檔案保密工作帶來了新的挑戰(zhàn)，數(shù)字、電子檔案具有與外界的資源共享和網(wǎng)絡(luò)的開放性特點，增加了檔案保密的難度。首先要加強(qiáng)檔案館計算機(jī)用戶權(quán)限、上網(wǎng)操作規(guī)程、電子檔案加密管理等規(guī)章制度，確保檔案館內(nèi)計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的保密安全，其次要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)方面專業(yè)人才的引進(jìn)，加快構(gòu)建防火墻和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全相關(guān)技術(shù)，提高檔案館電子檔案和檔案共享的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全。

（六）正確處理好檔案保密與開放利用的關(guān)系。近些年來，隨著高校檔案價值被社會普遍重視，各類檔案價值的利用被深入開發(fā)，高校越來越重視檔案資源的開發(fā)和資源共享。但是檔案資源的利用與開發(fā)必須建立在嚴(yán)格的保密制度下，否則極易造成檔案信息的泄密。具體來說，就是要做好檔案開放和利用的審查工作，要準(zhǔn)確的界定檔案開放和利用的范圍和程度，在通過相關(guān)審查程序后方可合理的利用和開放檔案，真正為檔案的安全使用和合理利用創(chuàng)造良好的條件，做到檔案利用與保密的兼顧，不但實現(xiàn)了檔案資源的合理開發(fā)利用，又保證了涉密檔案的安全。