數(shù)字校園背景下高校文書檔案在線歸檔模式與實(shí)踐探索*
——以中國(guó)礦業(yè)大學(xué)檔案館為例

李月娥　周曉林　賈　玲　李　真　陸　江（.中國(guó)礦業(yè)大學(xué)檔案館，江蘇徐州，6；.徐州市檔案局，江蘇徐州，6）

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數(shù)字校園背景下高校文書檔案在線歸檔模式與實(shí)踐探索*
——以中國(guó)礦業(yè)大學(xué)檔案館為例

李月娥1周曉林1賈玲1李真1陸江2
（1.中國(guó)礦業(yè)大學(xué)檔案館，江蘇徐州，221116；2.徐州市檔案局，江蘇徐州，221116）

［摘要］隨著高校辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，科學(xué)合理地實(shí)現(xiàn)文書檔案在線歸檔成為高校檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要課題。文章以中國(guó)礦業(yè)大學(xué)檔案館為例，詳細(xì)介紹了文書檔案在線歸檔的軟件環(huán)境及歸檔模式，以及該模式實(shí)踐過程中遇到的重點(diǎn)問題及解決辦法，為高校文書檔案在線歸檔工作的推進(jìn)提供了參考實(shí)例。

［關(guān)鍵詞］高等學(xué)校數(shù)字校園辦公自動(dòng)化文書檔案在線歸檔

［分類號(hào)］G271

隨著數(shù)字校園建設(shè)的推廣，國(guó)內(nèi)許多高校已采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）進(jìn)行辦公信息的收集與處理、流動(dòng)與共享，基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化辦公。在數(shù)字化辦公環(huán)境下，通過文書檔案在線歸檔模式，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的電子文件和非OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的電子文件同時(shí)在線歸檔，不僅可以適應(yīng)高校數(shù)字校園建設(shè)的要求，而且可以有效保障文書檔案歸檔的安全性和完整性，提高文書檔案歸檔的效率。

1　文書檔案在線歸檔的軟件環(huán)境

按照歸檔電子文件的傳輸方式，電子文件歸檔方式分為在線歸檔與離線歸檔。所謂在線歸檔是指通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將電子文件及其元數(shù)據(jù)向電子文件管理系統(tǒng)（檔案部門）移交［1］。本文探索的高校文書檔案在線歸檔模式是指立檔單位將OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的電子文書和非OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的電子文件（包括掃描文件）均通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)向檔案管理部門進(jìn)行線上移交。該模式的實(shí)現(xiàn)離不開基本的軟件環(huán)境。

1.1功能完備的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)

通過大量的走訪調(diào)研和精心規(guī)劃，根據(jù)學(xué)校的檔案管理流程和實(shí)際的工作需求，中國(guó)礦業(yè)大學(xué)檔案館與專業(yè)的軟件公司合作，定制開發(fā)了個(gè)性化的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)。為了實(shí)現(xiàn)文書檔案在線歸檔，該系統(tǒng)除了具備一般的信息管理、整理編目、查詢檢索、借閱利用等功能外，系統(tǒng)注重強(qiáng)化了以下幾項(xiàng)功能：

（1）OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)電子文件的自動(dòng)分發(fā)

（2）非OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)文件的預(yù)著錄與全文掛接

（3）兼職檔案人員在線提交歸檔申請(qǐng)

（4）檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在線審核待歸檔文件

（5）檔號(hào)的自動(dòng)生成

（6）數(shù)據(jù)的批量維護(hù)

（7）檔案庫(kù)管理和權(quán)限設(shè)置

（8）標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口

1.2實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)的無縫鏈接

目前諸多高校中，電子文件生成系統(tǒng)與歸檔管理系統(tǒng)獨(dú)立開發(fā)、單獨(dú)運(yùn)行，因此為了實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)電子文件在線歸檔，必須將電子文件納入檔案管理范疇，對(duì)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和格式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的無縫鏈接。我校的檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)通過WebService接口（收文/發(fā)文/請(qǐng)示）來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接。即OA系統(tǒng)通過調(diào)用檔案管理系統(tǒng)提供的WebService接口傳遞相應(yīng)的電子文件和數(shù)據(jù)項(xiàng)，檔案管理系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先定義的規(guī)則解析數(shù)據(jù)存入本系統(tǒng)中的“OA信息緩存庫(kù)”，從而實(shí)現(xiàn)有關(guān)數(shù)據(jù)互用互通的雙向銜接，達(dá)到OA數(shù)據(jù)的在線實(shí)時(shí)收集和利用。在實(shí)現(xiàn)過程中，系統(tǒng)雙方都不開放各自的數(shù)據(jù)表，從而更好地保證了各自系統(tǒng)的獨(dú)立性和安全性。

圖1　文書檔案在線歸檔模式

2　文書檔案在線歸檔模式探索

檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫鏈接后，文書檔案歸檔包括兩個(gè)部分，一是OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件，二是非OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件，因此我校文書檔案在線歸檔模式綜合考慮了這兩部分文書檔案在線歸檔的實(shí)際情況，按圖1所示設(shè)計(jì)了歸檔流程。

從文書檔案歸檔流程可以看出，檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部分別設(shè)置了OA信息緩存庫(kù)、各歸檔單位立卷庫(kù)、各歸檔單位歸檔庫(kù)和正式庫(kù)等多個(gè)不同檔案整理庫(kù)。系統(tǒng)管理員預(yù)先為兼職檔案人員和檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員分配不同檔案庫(kù)的操作權(quán)限，從而通過分庫(kù)分權(quán)協(xié)作完成在線歸檔全流程。

（1）檔案管理系統(tǒng)采集OA系統(tǒng)的電子文件信息

電子文件完成OA系統(tǒng)處理流程后，文書處理人員可以點(diǎn)擊“歸檔”按鈕，通過預(yù)先提供的WebService接口將待歸檔文書檔案的題錄信息和全文一同傳送到檔案管理系統(tǒng)的OA信息緩存庫(kù)，自動(dòng)生成待歸檔文書目錄及電子全文。

（2）檔案管理系統(tǒng)將采集到的OA系統(tǒng)電子文件批量自動(dòng)分發(fā)至各歸檔單位立卷庫(kù)

檔案管理系統(tǒng)根據(jù)OA信息緩存庫(kù)中的收文、發(fā)文、請(qǐng)示所對(duì)應(yīng)的承辦單位、擬稿部門、請(qǐng)示部門和各歸檔單位預(yù)先設(shè)定好匹配規(guī)則，從而實(shí)現(xiàn)批量自動(dòng)分發(fā)數(shù)據(jù)的功能。通過該功能將數(shù)據(jù)自動(dòng)分發(fā)到各歸檔單位的立卷庫(kù)，該過程可以由檔案管理系統(tǒng)定期自動(dòng)完成，也可以由檔案管理系統(tǒng)管理員隨時(shí)隨地手動(dòng)完成。

（3）兼職檔案人員在立卷庫(kù)中完成非OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的紙質(zhì)文件的預(yù)著錄，并與全文掛接各歸檔單位兼職檔案人員在本單位的立卷庫(kù)中手工錄入非OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的待歸檔文件目錄并正確掛接電子全文。預(yù)著錄時(shí)不錄入檔號(hào)。

（4）兼職檔案人員對(duì)待歸檔文件實(shí)施初始鑒定

通過流程1-3的信息采集和錄入，歸檔單位立卷庫(kù)中的數(shù)據(jù)包括了系統(tǒng)自動(dòng)分發(fā)的OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的電子文件和人工錄入的非OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的紙質(zhì)文件的目錄和全文。兼職檔案人員對(duì)OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的電子文件進(jìn)行鑒選，剔除無保管價(jià)值的文件（非OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的紙質(zhì)文件在預(yù)著錄前已完成文件鑒選），并同時(shí)根據(jù)文件的價(jià)值確定所有歸檔文件的保管期限。文件價(jià)值的大小是一個(gè)很難預(yù)先精確判斷的問題，因此為了防止兼職檔案人員因判斷錯(cuò)誤刪除有保存價(jià)值的文件，我們?cè)贠A信息緩存庫(kù)中對(duì)已刪除的OA文件設(shè)置刪除標(biāo)識(shí)以備后查。

（5）兼職檔案人員在立卷庫(kù)中點(diǎn)擊“申請(qǐng)歸檔”按鈕提交歸檔申請(qǐng)信息

兼職檔案人員對(duì)本單位待歸檔文件完成初始鑒定后，點(diǎn)擊檔案管理系統(tǒng)中的“申請(qǐng)歸檔”按鈕，從而將本單位申請(qǐng)歸檔數(shù)據(jù)的查看權(quán)限授予檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員；同時(shí)立卷庫(kù)中的申請(qǐng)歸檔數(shù)據(jù)處于“待審”狀態(tài)，不可更改，從而有效保證了數(shù)據(jù)的一致性。

（6）檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在線審核申請(qǐng)歸檔的文件數(shù)據(jù)

檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員根據(jù)歸檔要求核查兼職檔案人員初始鑒定的結(jié)果是否合理，即該歸檔的文件是否歸檔（若被誤刪除，則可以從OA信息緩存庫(kù)中恢復(fù)），不該歸檔的文件是否刪除，歸檔文件劃分的保管期限是否正確。系統(tǒng)支持對(duì)不合格的歸檔文件提出修改意見并返回給兼職檔案人員進(jìn)行再修改后，重新提交歸檔。檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對(duì)待歸檔文件審核通過后，點(diǎn)擊按鈕確認(rèn)歸檔。

（7）系統(tǒng)自動(dòng)生成檔號(hào)將審核通過的文書檔案歸檔至對(duì)應(yīng)單位的文書歸檔庫(kù)

根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》、《中國(guó)礦業(yè)大學(xué)檔案實(shí)體分類方案》等要求，系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)計(jì)了靈活的選項(xiàng)，并對(duì)生成檔號(hào)必備的保管期限、檔案門類等字段強(qiáng)制賦予初始值，以便支持系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成檔號(hào)的功能。檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員點(diǎn)擊按鈕確認(rèn)歸檔后，系統(tǒng)自動(dòng)生成檔號(hào)。

①實(shí)體分類號(hào)的生成

圖4(b)為1951—2017年滬寧杭三地年均風(fēng)速對(duì)比。其中南京和杭州的風(fēng)速相比較低，上海的風(fēng)速則較高。而近50年來，上海的風(fēng)速下降趨勢(shì)顯著。南京自1950至2008年呈下降趨勢(shì)，在這之后有明顯回升，幾近于上海的水平。而杭州的風(fēng)速則一直較穩(wěn)定。推測(cè)其西側(cè)的山脈對(duì)風(fēng)起到了一定的阻擋作用。上海濱海，四周無地形阻擋，且地勢(shì)平坦，理應(yīng)為三地中風(fēng)速最大的城市。而上海近50年來發(fā)展較快，高樓的大量興建改變了下墊面的性質(zhì)，對(duì)風(fēng)力的削弱作用顯著增強(qiáng)。同時(shí)查閱資料發(fā)現(xiàn)，中國(guó)各地的風(fēng)速都略有下降趨勢(shì)，然而其原因尚未明確，有待深究。

根據(jù)本校文書檔案類目表可知，實(shí)體分類號(hào)由“檔案門類—年度—?dú)w檔單位—保管期限”4個(gè)部分組成。如文書檔案2014年人事處永久件的實(shí)體分類號(hào)為“W-2014RSC-Y”。因此，在自動(dòng)分發(fā)OA數(shù)據(jù)至立卷庫(kù)和人工錄入數(shù)據(jù)至立卷庫(kù)的過程中，系統(tǒng)均強(qiáng)制賦予檔案門類字段值為“文書檔案”，年度字段值為“歸檔年份-1”，歸檔單位代碼字段值為“當(dāng)前立卷庫(kù)對(duì)應(yīng)的部門單位”，保管期限字段值默認(rèn)為“長(zhǎng)期”，最終取值可由歸檔人員根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整，從而自動(dòng)合成在一個(gè)字段中，便自動(dòng)生成了對(duì)應(yīng)文件的實(shí)體分類號(hào)。

②檔號(hào)的生成

本校文書檔案檔號(hào)由“實(shí)體分類號(hào)-件號(hào)”2個(gè)部分組成，如文書檔案2014年人事處的永久第1件的檔號(hào)可標(biāo)識(shí)為“W-2014RSC-Y-1”。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，目錄檢索不再受限于傳統(tǒng)的組卷、文件排列順序等因素的影響，因此系統(tǒng)目前采用文件錄入的先后順序來自動(dòng)分配件號(hào)。如需調(diào)整排列順序，可由檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員進(jìn)行手工調(diào)整。

（8）檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員與兼職檔案人員共同校對(duì)歸檔庫(kù)文件信息

兼職檔案人員根據(jù)歸檔目錄整理好紙質(zhì)文件、加蓋歸檔件號(hào)章后與本單位領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后的備考表一起送交檔案館；檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對(duì)照紙質(zhì)文件再次校對(duì)電子目錄（如頁(yè)數(shù)、檔號(hào)等），檢查電子全文是否一致，批量維護(hù)數(shù)據(jù)（如批量添加盒號(hào)等），最后打印該單位的歸檔文件目錄。

通過校對(duì)，確認(rèn)歸檔信息無誤后，檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員點(diǎn)擊按鈕將電子文件批量歸檔至正式庫(kù)，在線歸檔完畢。

3　文書檔案在線歸檔模式實(shí)踐過程中重點(diǎn)問題及解決辦法

目前，本館對(duì)文書檔案在線歸檔的實(shí)踐很大程度上變革了傳統(tǒng)的文書歸檔模式。自動(dòng)采集OA流轉(zhuǎn)的電子公文數(shù)據(jù)、自動(dòng)分發(fā)OA數(shù)據(jù)至各歸檔單位立卷庫(kù)、攜帶式錄入、在線申請(qǐng)歸檔、在線審核、自動(dòng)生成檔號(hào)等功能均為檔案工作人員提供了更多的便利，提高了工作效率。但在實(shí)際歸檔過程中，也發(fā)現(xiàn)了一些初始設(shè)計(jì)和代碼實(shí)現(xiàn)中的不足，現(xiàn)將其中的重點(diǎn)問題及解決辦法分述如下，以求教于同仁。

（1）OA信息緩存庫(kù)的設(shè)置問題

為此，本館在檔案管理系統(tǒng)中新創(chuàng)建了OA信息緩存庫(kù)，并在它和各單位立卷庫(kù)之間設(shè)置匹配規(guī)則。本館首先利用WebService接口接收OA系統(tǒng)的電子文件及數(shù)據(jù)項(xiàng)，直接將解析后的OA信息存入到OA信息緩存庫(kù)中，隨后再自動(dòng)分發(fā)至各單位立卷庫(kù)。這樣不僅實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的自動(dòng)分發(fā)功能，而且有效保證了所有OA待歸檔文件的完整性。

（2）自動(dòng)分發(fā)規(guī)則設(shè)定問題

通過大量調(diào)研和不斷梳理，本館采用收文的承辦單位、發(fā)文的擬稿部門、請(qǐng)示的請(qǐng)示部門3個(gè)字段和各歸檔單位名稱進(jìn)行規(guī)則匹配。實(shí)際歸檔中，我們發(fā)現(xiàn)下列原因?qū)?dǎo)致部分OA數(shù)據(jù)無法成功匹配：（1）字段值缺失：OA系統(tǒng)中沒有將該規(guī)則下的匹配字段全部設(shè)定為必選項(xiàng)，特別是收文的承辦單位時(shí)常為空；（2）字段值不唯一：不同版本的組織機(jī)構(gòu)名稱有些許差異，OA系統(tǒng)將收文的承辦單位設(shè)置為文書人員手工填寫的文本框，從而導(dǎo)致同一個(gè)單位的名稱不唯一。

為此，本館的OA系統(tǒng)更改了初始設(shè)置，將用于規(guī)則匹配的字段設(shè)定為必選項(xiàng)，且在OA系統(tǒng)中導(dǎo)入學(xué)校最新版本的組織機(jī)構(gòu)名稱及代碼，同時(shí)更改收文的承辦單位為下拉框選擇模式，從而保證了系統(tǒng)成功實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分發(fā)的功能。

（3）實(shí)體分類號(hào)的問題

因?yàn)闄n號(hào)由“實(shí)體分類號(hào)+件號(hào)”組成，所以實(shí)體分類號(hào)的正確與否直接影響到檔號(hào)自動(dòng)生成的結(jié)果。在實(shí)際歸檔過程中，自動(dòng)分發(fā)OA數(shù)據(jù)至立卷庫(kù)和人工錄入數(shù)據(jù)至立卷庫(kù)的過程中，都有可能存在保管期限或檔案門類等字段值的缺失問題，從而導(dǎo)致實(shí)體分類號(hào)的合成有誤，最終導(dǎo)致無法正確自動(dòng)生成檔號(hào)。

因此，不論是OA數(shù)據(jù)自動(dòng)分發(fā)還是人工錄入的方式，我們均在各單位的立卷庫(kù)中強(qiáng)制賦予了檔案門類、保管期限、歸檔單位、歸檔時(shí)間等字段的初始值，從而有效防止了實(shí)體分類號(hào)為空或不全的問題。

（4）自動(dòng)生成檔號(hào)的問題

分析檔號(hào)的生成規(guī)則可以發(fā)現(xiàn)，歸檔單位待歸檔文件的檔案門類、年度、歸檔單位代碼都是相同的，并且計(jì)算機(jī)檢索的便利性突破了傳統(tǒng)文書檔案整理的順序性。因此，本館考慮根據(jù)保管期限的不同類別隨機(jī)生成件號(hào)。但是在實(shí)際歸檔過程中，這種隨機(jī)性給檔案整理帶來了一定的混亂和操作的不習(xí)慣。

為此，本館在原有的保管期限分類基礎(chǔ)上，增加了以錄入文件目錄的先后順序?yàn)橐罁?jù)依次生成件號(hào)。這樣不僅可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)生成檔號(hào)，而且可以讓紙質(zhì)文件的存放具有傳統(tǒng)歸檔邏輯的順序性。

4　結(jié)語(yǔ)

本校文書檔案在線歸檔模式的實(shí)踐優(yōu)化了文書檔案管理的業(yè)務(wù)流程，給全校文書檔案管理帶來了質(zhì)的變革。由于該項(xiàng)工作尚在開展，在實(shí)踐應(yīng)用中仍有許多值得改進(jìn)的地方。但筆者堅(jiān)信，只要在實(shí)踐中不斷探索，不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，終將達(dá)到我們預(yù)期的目標(biāo)。

*本文系國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目“智慧檔案館特征及其建設(shè)內(nèi)容研究”（項(xiàng)目號(hào)：2015-X-06）研究成果之一。

參考文獻(xiàn)

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［5］周曉林.檔案初始鑒定的內(nèi)容及組織實(shí)施［J］.上海檔案，2000（2）.

李月娥，女，中國(guó)礦業(yè)大學(xué)檔案館館員，主要研究方向?yàn)闄n案信息化建設(shè)。

周曉林，女，中國(guó)礦業(yè)大學(xué)檔案館館長(zhǎng)，研究館員，主要研究方向?yàn)闄n案管理。

賈玲，女，中國(guó)礦業(yè)大學(xué)檔案館副研究館員，主要研究方向?yàn)闄n案信息資源管理。

李真，女，中國(guó)礦業(yè)大學(xué)檔案館副研究館員，主要研究方向?yàn)闄n案信息資源管理。

陸江，女，徐州市檔案局副局長(zhǎng)，研究館員，主要研究方向?yàn)樯鐣?huì)學(xué)。

Online Archiving Mode and Practicing About Document Archives Under the Background of Digital Campus in Colleges and Universities——A Case Study of China University of Mining and Technology Archives

Li Yue'e，Zhou Xiaolin，Jia Ling，Li Zhen，Lu Jiang
（1.Archives of China University of Mining and Technology，Xuzhou，Jiangsu，221116；2.Xuzhou Municipal Archives Burean，Xuzhou，Jiangsu，221008）

Abstract:With the improvement of office automation in colleges and universities，it has become an important subject about archives informatization for us how to scientifically construct and implement online archiving. Based on archives construction in China University of Mining and Technology，this paper comprehensively introduce online archiving software environment and archive mode about document archives，take issues and solutions encountered in practice into account，and further provide reader the reference case in development of online archiving about document archives.

Keywords:Colleges and Universities；Digital Campus；Office Automation；Document Archives；Online Archiving

［作者簡(jiǎn)介］