計(jì)生檔案信息化管理探析

張成方（豐縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)，江蘇豐縣，22211770000）

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計(jì)生檔案信息化管理探析

張成方
（豐縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)，江蘇豐縣，22211770000）

人口和計(jì)劃生育政策已執(zhí)行了30余年，在新的歷史條件下正在全面轉(zhuǎn)型，而加速建設(shè)人口計(jì)生檔案信息化，運(yùn)用信息化、網(wǎng)絡(luò)化提升人口計(jì)生部門上下級(jí)之間信息資源共享水平，提高辦事和行政管理效率，將是推進(jìn)人口計(jì)生工作深入健康發(fā)展的新方向和新動(dòng)力。

目前，人口計(jì)生系統(tǒng)已廣泛使用了以育齡婦女檔案信息為基礎(chǔ)的各類數(shù)據(jù)信息和業(yè)務(wù)工作平臺(tái)，搭建了縱向到底的數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)，初步建成了覆蓋全部人口、記載詳細(xì)記錄的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著政府層面職能分工的不斷細(xì)化和信息共享的不斷加強(qiáng)，人口計(jì)生數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用領(lǐng)域和作用發(fā)揮得到不斷擴(kuò)大。但由于各種原因，目前人口計(jì)生檔案信息化的應(yīng)用程序和應(yīng)用效果還遠(yuǎn)未達(dá)預(yù)期，對(duì)此以豐縣為例，就人口計(jì)生檔案信息化工作的實(shí)踐應(yīng)用進(jìn)行探析。

一、人口計(jì)生檔案信息化現(xiàn)狀——信息化工作的硬件、軟件、應(yīng)用和成效

1.硬件配置

豐縣衛(wèi)生計(jì)生委與電信部門合作在開(kāi)通省、市、縣三級(jí)光纖專網(wǎng)的基礎(chǔ)上，又開(kāi)通100M光纖接入互聯(lián)網(wǎng)，購(gòu)買了防火墻等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，通過(guò)VPDN撥號(hào)將村級(jí)計(jì)算機(jī)接入縣人口計(jì)生信息中心。目前，該縣用于計(jì)生信息化的服務(wù)器3臺(tái)，計(jì)算機(jī)376臺(tái)，信息中心建設(shè)和計(jì)算機(jī)設(shè)備均達(dá)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。

省衛(wèi)計(jì)委在豐縣開(kāi)展婦幼重大公共衛(wèi)生項(xiàng)目績(jī)效考核

2.軟件應(yīng)用

使用的計(jì)生信息系統(tǒng)軟件包括：PAS全員人口信息平臺(tái)、WIS人口計(jì)生綜合信息平臺(tái)、PADIS流動(dòng)人口信息交換平臺(tái)等以信息數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)的系統(tǒng)平臺(tái)和全國(guó)藥具信息管理系統(tǒng)、孕前保健系統(tǒng)，以及再生育審批發(fā)證系統(tǒng)、獨(dú)生子女證件辦理軟件、孕環(huán)情監(jiān)測(cè)管理軟件和人口計(jì)生目標(biāo)考評(píng)管理系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng)。計(jì)生部門主要掌握的檔案信息類別包括：人員基本信息、結(jié)婚信息、懷孕信息、出生信息、避孕信息、技術(shù)服務(wù)信息、政策信息等。

3.應(yīng)用范圍

應(yīng)用范圍已從最初的單機(jī)版報(bào)表填報(bào)，發(fā)展到目前的多種計(jì)生業(yè)務(wù)綜合應(yīng)用和對(duì)外數(shù)據(jù)信息提供。數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用現(xiàn)狀主要有以下幾個(gè)方面：

（1）計(jì)生業(yè)務(wù)應(yīng)用。計(jì)生業(yè)務(wù)應(yīng)用是人口計(jì)生檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的主要目標(biāo)，目前人口計(jì)生信息數(shù)據(jù)可以引導(dǎo)開(kāi)展的計(jì)生業(yè)務(wù)包括：考核評(píng)估、技術(shù)服務(wù)、政策兌現(xiàn)、財(cái)政預(yù)算等方面。

（2）政府宏觀應(yīng)用。在各級(jí)政府進(jìn)行宏觀決策、制定規(guī)劃和具體計(jì)劃過(guò)程中，引用計(jì)生部門的總?cè)丝跀?shù)、當(dāng)年出生人口數(shù)、計(jì)劃生育率、出生率、性別比等信息數(shù)據(jù)。

（3）相關(guān)部門應(yīng)用。部分政府相關(guān)部門向計(jì)生部門不定期索取數(shù)據(jù)信息，如教育局每年度向計(jì)生部門索取近3年出生人數(shù)和其中女童數(shù)，作為安排入園計(jì)劃和教育規(guī)劃的測(cè)算用途等。

（4）社會(huì)公眾應(yīng)用。群眾習(xí)慣于關(guān)心涉及自身的計(jì)劃生育政策相關(guān)信息，對(duì)于可能與自身有關(guān)的出生數(shù)（涉及今后子女入園、入學(xué)、工作）、單獨(dú)家庭數(shù)、批準(zhǔn)生育二胎數(shù)、獨(dú)生子女?dāng)?shù)等信息數(shù)據(jù)通過(guò)媒體或網(wǎng)絡(luò)獲得。

4.檔案信息化已取得的成效

（1）提高了數(shù)據(jù)信息質(zhì)量

綜合信息平臺(tái)經(jīng)過(guò)三次升級(jí)，信息變更及時(shí)，已婚育齡婦女覆蓋率、主要數(shù)據(jù)項(xiàng)完整率、邏輯關(guān)系準(zhǔn)確率、信息準(zhǔn)確率均有明顯提高。通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，解決了縣鎮(zhèn)數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象。數(shù)字計(jì)生系統(tǒng)中還增加了公用信息管理、抽樣調(diào)查等功能，改進(jìn)了人口遷移、邏輯審核等功能，解決了育齡群眾信息失真、數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題，提高了數(shù)據(jù)質(zhì)量。

（2）減輕了基層工作負(fù)擔(dān)

傳統(tǒng)的手工資料無(wú)數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計(jì)功能，每找一個(gè)信息都要將臺(tái)賬資料翻一遍。計(jì)劃生育信息是動(dòng)態(tài)信息，工作量較大，省綜合信息平臺(tái)、數(shù)字計(jì)生系統(tǒng)建好后，取消了傳統(tǒng)的各種手工臺(tái)賬，采用實(shí)時(shí)電子臺(tái)賬，具有強(qiáng)大的查詢、統(tǒng)計(jì)功能，實(shí)現(xiàn)了“無(wú)紙化”辦公。

（3）提高了考核調(diào)研效率

建立健全育齡婦女圖像指紋電子檔案，解決了調(diào)研評(píng)估時(shí)對(duì)育婦信息難以查詢等問(wèn)題，既提高了工作效率，降低了行政成本，又減少對(duì)育齡婦女正常生活的干擾。

（4）優(yōu)化了服務(wù)效能

通過(guò)省綜合信息平臺(tái)、數(shù)字計(jì)生系統(tǒng)，將育齡婦女參加優(yōu)質(zhì)服務(wù)、獎(jiǎng)勵(lì)扶助優(yōu)惠政策、優(yōu)生優(yōu)育引導(dǎo)、生殖道感染防治、四項(xiàng)手術(shù)免費(fèi)服務(wù)及獎(jiǎng)勵(lì)金兌現(xiàn)等各項(xiàng)服務(wù)情況及時(shí)記載，可以為廣大育齡群眾提供更優(yōu)的服務(wù)，為實(shí)施誠(chéng)信管理提供可靠的技術(shù)平臺(tái)。

豐縣衛(wèi)計(jì)委開(kāi)展免費(fèi)孕前優(yōu)生健康檢查培訓(xùn)

二、檔案信息化工作中存在的問(wèn)題及原因分析

從目前情況來(lái)看，人口計(jì)生檔案信息化工作的確推動(dòng)了人口計(jì)生工作開(kāi)展，提高了工作效率和工作質(zhì)量，取得了一定的效果，但從深層次看，檔案信息化工作還存在著一些問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)。分析原因主要有以下幾點(diǎn)：

1.數(shù)據(jù)整體質(zhì)量不高

（1）信息覆蓋率仍較低。主要表現(xiàn)在計(jì)生業(yè)務(wù)系統(tǒng)WIS上，WIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)覆蓋率為74.47%。同時(shí)PIS和WIS中還存在數(shù)量可觀的重復(fù)信息，以及一部分沒(méi)有實(shí)時(shí)清理的遷出信息。不完整的數(shù)據(jù)覆蓋面直接導(dǎo)致自動(dòng)報(bào)表、服務(wù)引導(dǎo)、政策兌現(xiàn)引導(dǎo)等方面的覆蓋不到位。

（2）信息準(zhǔn)確性較低。主要原因在兩庫(kù)數(shù)據(jù)量龐大，且兩庫(kù)間信息的重復(fù)項(xiàng)目較多，一線的計(jì)生工作者在大社區(qū)的背景和人力嚴(yán)重不足的現(xiàn)狀下，無(wú)法保證信息的及時(shí)、準(zhǔn)確采集。另一方面，群眾所提供的信息主要為口頭申報(bào)，由于厭煩情緒等，不少群眾也只是隨口說(shuō)說(shuō)而已，嚴(yán)重影響信息質(zhì)量。

2.信息采集方式單一

計(jì)生部門在信息數(shù)據(jù)上權(quán)威性不高，人口信息比不上公安，出生信息比不上衛(wèi)生，婚姻信息比不上民政，技術(shù)服務(wù)信息比不上衛(wèi)生。公安、民政、衛(wèi)生、勞保等部門基本上是公民信息申報(bào)制度，群眾申報(bào)信息的準(zhǔn)確程度較高，故信息權(quán)威性亦較高。計(jì)生部門既沒(méi)有申報(bào)制度，也沒(méi)有很強(qiáng)的利益導(dǎo)向政策吸引群眾來(lái)主動(dòng)申報(bào)登記信息。目前辦理二胎準(zhǔn)生證、獨(dú)生子女證、獎(jiǎng)勵(lì)扶助是相對(duì)有效一點(diǎn)的信息采集手段，但是所采集的信息時(shí)效性較差，且所能采集到的信息量較少。

3.信息傳遞方式的影響

近年來(lái)，豐縣加大了與相關(guān)部門信息共享的協(xié)調(diào)力度，逐步形成常態(tài)的信息交接機(jī)制，但是，信息傳遞仍處于原始的紙質(zhì)傳遞狀態(tài)，信息的分揀、下發(fā)、核對(duì)均存在困難，遠(yuǎn)不如電子數(shù)據(jù)直接共享準(zhǔn)確及時(shí)。

4.數(shù)據(jù)提供的使用面較窄

日常工作中，經(jīng)常有相關(guān)部門向計(jì)生部門索取數(shù)據(jù)信息的情況，但由于對(duì)方需要的數(shù)據(jù)信息項(xiàng)目與計(jì)生部門能夠提供的不一致，提供情況不盡如人意。如，由于婦兒保規(guī)劃等相關(guān)工作需要，婦聯(lián)曾索取的參加RTI檢查的困難家庭婦女信息，但計(jì)生部門的信息系統(tǒng)中沒(méi)有RTI檢查項(xiàng)目，也沒(méi)有是否困難∕低保的信息項(xiàng)目，故無(wú)法全面提供。

三、加強(qiáng)檔案信息化管理的措施

人口計(jì)生檔案信息是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)信息，是科學(xué)規(guī)劃和科學(xué)決策的重要依據(jù)。提高人口檔案信息化水平，建立互聯(lián)互通、互惠互利的人口檔案信息共建共享機(jī)制，對(duì)于整合部門人口信息，減少重復(fù)采集，提高人口檔案信息資源利用率，推進(jìn)社會(huì)事務(wù)管理具有十分重要的作用。

1.政府牽頭，建立權(quán)威高效的人口檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

要全面、準(zhǔn)確掌握各類數(shù)據(jù)信息，減輕基層信息重復(fù)采集、重復(fù)變更的工作負(fù)擔(dān)，減少信息數(shù)據(jù)庫(kù)重復(fù)建設(shè)的浪費(fèi)，充分發(fā)揮部門優(yōu)勢(shì)，改變采集、維護(hù)、使用數(shù)據(jù)信息各自為政的現(xiàn)狀，減少對(duì)基層和群眾的干擾，保障信息系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和數(shù)據(jù)信息的廣泛應(yīng)用。政府層面應(yīng)建立“端口采集、集中維護(hù)、部門應(yīng)用”的數(shù)據(jù)信息運(yùn)轉(zhuǎn)工作模式，即：由政府牽頭，組建多部門參與信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，調(diào)研所有部門涉及群眾個(gè)案信息的需求，將信息項(xiàng)目進(jìn)行整合，建設(shè)一個(gè)跨部門的，以居民身份證號(hào)碼為唯一識(shí)別標(biāo)志的集中、統(tǒng)一、權(quán)威、高效的綜合人口信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.提升數(shù)據(jù)質(zhì)量

把數(shù)據(jù)質(zhì)量作為信息化的生命線，通過(guò)建立信息采集責(zé)任體系和質(zhì)量控制體系，嚴(yán)把信息采集、審核和錄入關(guān)，確保了信息的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。一是拓寬信息采集渠道。通過(guò)入戶訪視、群眾辦事、部門協(xié)同等多種渠道采集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，建立信息比對(duì)、督查考核機(jī)制，糾正邏輯錯(cuò)誤，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量。二是完善信息核查比對(duì)機(jī)制。建立信息定期交換制度，加強(qiáng)公安、民政、衛(wèi)生、教育、社保、計(jì)生等部門信息數(shù)據(jù)的比對(duì)和核實(shí)，及時(shí)通報(bào)反饋?zhàn)≡悍置?、戶籍登記、婚姻變更、流?dòng)人口等相關(guān)信息，準(zhǔn)確補(bǔ)充和更新數(shù)據(jù)信息庫(kù)。建立管理人員準(zhǔn)入機(jī)制，加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理人員和信息采集人員的培訓(xùn)，提高技能，持證上崗。信息系統(tǒng)、交流平臺(tái)、一村一機(jī)的建立，使信息由原來(lái)的全鎮(zhèn)一人集中處理變?yōu)榉执鍏f(xié)同處理，減輕了后臺(tái)工作人員的工作量，從而也提升了數(shù)據(jù)質(zhì)量。深入開(kāi)展信息質(zhì)量信得過(guò)單位創(chuàng)建活動(dòng)，扎實(shí)糾正問(wèn)題信息，數(shù)據(jù)質(zhì)量大幅提升。三是建立信息采集責(zé)任體系。按照信息采集、錄入和應(yīng)用的不同工作環(huán)節(jié)、要求和特點(diǎn)，先后建立了信息采集日?qǐng)?bào)告制度、月例會(huì)分析制度、質(zhì)量考評(píng)制度、責(zé)任追究制度、管理維護(hù)等制度，明確了信息采集和管理人員的職責(zé)，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，以責(zé)任促數(shù)據(jù)質(zhì)量的提升。

3.落實(shí)數(shù)據(jù)應(yīng)用

把數(shù)據(jù)應(yīng)用作為信息化的關(guān)鍵，通過(guò)全員人口信息系統(tǒng)建設(shè)，促進(jìn)計(jì)生工作有序開(kāi)展。在服務(wù)管理上，按月提取長(zhǎng)效避孕節(jié)育措施落實(shí)、產(chǎn)后隨訪及婦科病普查對(duì)象名單，生成月派工單，對(duì)服務(wù)對(duì)象提供精準(zhǔn)服務(wù)；在證件辦理上，調(diào)用“證件打印”模塊辦理各類證件，簡(jiǎn)化辦證流程，提高辦證準(zhǔn)確性；在信息查詢上，利用人口地圖和網(wǎng)絡(luò)管理，精確查詢農(nóng)戶及家庭成員信息；在報(bào)表匯總上，以系統(tǒng)報(bào)表代替手工報(bào)表，減輕工作量，消除人為統(tǒng)計(jì)誤差；在流動(dòng)人口協(xié)查上，服務(wù)更為便捷，交流反饋更為及時(shí)準(zhǔn)確；在宏觀決策上，按月匯總分析人口結(jié)構(gòu)、性別、育齡婦女構(gòu)成等主要指標(biāo)變化情況，及時(shí)掌握工作現(xiàn)狀，準(zhǔn)確提供決策依據(jù)。

4.擴(kuò)大信息共享

把服務(wù)社會(huì)作為信息化建設(shè)的目標(biāo)，建立人口信息交流共享制度，為公安部門提供戶籍人口基本信息，協(xié)作核實(shí)戶籍人口底子；為民政、社會(huì)保障部門提供老齡人口、單親家庭、五保戶等人員名單，給城鄉(xiāng)低保和社保工作提供前期數(shù)據(jù)支持；為醫(yī)療單位提供待產(chǎn)婦女名單，提高產(chǎn)婦住院分娩率；為教育部門預(yù)測(cè)新生入學(xué)、入園人數(shù)，為合理調(diào)整教育資源布局提供依據(jù)。信息共享應(yīng)用的擴(kuò)大，提高了人口信息的社會(huì)公信力。

5.加強(qiáng)信息化隊(duì)伍建設(shè)

優(yōu)先選配和引進(jìn)專業(yè)型人才，充實(shí)到人口計(jì)生檔案信息化崗位。強(qiáng)化對(duì)基層人口計(jì)生服務(wù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，做到人人都能操作計(jì)算機(jī)，熟悉信息管理系統(tǒng)。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)村計(jì)生專干計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn)，提高基層計(jì)生干部的業(yè)務(wù)能力。

總之，要重視加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人口信息采集多元化、審核制度化、匯總自動(dòng)化、分析精準(zhǔn)化、應(yīng)用社會(huì)化，進(jìn)一步提高工作效率，以更好地適應(yīng)人口計(jì)生工作發(fā)展的新需要。

參考文獻(xiàn)

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