水文檔案長(zhǎng)效管理機(jī)制的探索與實(shí)踐

陳秀英（江蘇省水文水資源勘測(cè)局鹽城分局，江蘇鹽城，22244005511）

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水文檔案長(zhǎng)效管理機(jī)制的探索與實(shí)踐

陳秀英
（江蘇省水文水資源勘測(cè)局鹽城分局，江蘇鹽城，22244005511）

廢黃河流域入海排水口門(mén)——中山河閘

水文水資源檔案資料（以下簡(jiǎn)稱水文檔案）是水文水資源工作成果的主要表現(xiàn)形式，是水資源儲(chǔ)備的一種重要形態(tài)，是廣大水文工作者辛勤勞動(dòng)的智慧結(jié)晶，也是水文工作服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民生的主要載體。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，水文資料檔案的作用越來(lái)越顯現(xiàn)，也越來(lái)越被社會(huì)所認(rèn)知。要使水文檔案更好地為貫徹“五大發(fā)展理念”服務(wù)，為生態(tài)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為保護(hù)生態(tài)環(huán)境服務(wù)，就要堅(jiān)持不懈地強(qiáng)化水文檔案的長(zhǎng)效管理，推動(dòng)水文檔案管理“轉(zhuǎn)型升級(jí)”。

一、我國(guó)水文檔案管理現(xiàn)狀

水文檔案工作是水文水資源勘測(cè)部門(mén)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。建設(shè)和完善水文檔案，加強(qiáng)和創(chuàng)新水文檔案管理，是水文工作實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)效監(jiān)管的需要，是水文工作部門(mén)樹(shù)立新的管理、服務(wù)理念的需要。做好水文檔案管理工作，對(duì)加強(qiáng)水文部門(mén)建設(shè)、提高監(jiān)管力度、服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和服務(wù)民生具有重要意義。

近些年來(lái)，我國(guó)水文檔案管理在基礎(chǔ)性工作方面確實(shí)獲得了富有成效的發(fā)展。主要表現(xiàn)為：水文檔案管理投入了一定的人力、物力和財(cái)力，一些水文部門(mén)專門(mén)設(shè)置了檔案庫(kù)房、辦公室、閱覽室、展覽室，購(gòu)置了檔案裝訂機(jī)、檔案柜、檔案檢查工具等檔案設(shè)施；不少水文部門(mén)重視檔案的收集、整理、保密、安全、利用等工作，制定了比較系統(tǒng)嚴(yán)格的水文檔案管理制度；越來(lái)越多的水文部門(mén)開(kāi)始重視水文檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，水文系統(tǒng)的檔案管理水平得到日益提升。

但是，依據(jù)檔案長(zhǎng)效管理的要求，我國(guó)水文檔案的管理還存在不少問(wèn)題。主要表現(xiàn)為五個(gè)“不夠”：

一是水文檔案管理設(shè)施不夠達(dá)標(biāo)。部分水文工作部門(mén)檔案場(chǎng)所面積偏小，檔案裝具陳舊，檔案設(shè)施不全。其中的關(guān)鍵是少數(shù)水文部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)比較淡薄，弱化或漠視水文檔案工作。

二是水文檔案管理制度不夠健全。有的水文部門(mén)未能制定嚴(yán)格規(guī)范的管理制度，有的部門(mén)雖有一些制度，但制度不全、不嚴(yán)，甚至有些已經(jīng)過(guò)時(shí)，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新制度。

三是檔案收集歸檔不夠完整。收集、歸檔、整理是水文檔案的基礎(chǔ)性工作。多數(shù)情況是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)不重視和制度的缺位，一定程度上影響了檔案人員的工作熱情，造成管理疏忽，檔案資料收集整理不及時(shí)、不完整，不認(rèn)真履行操作程序，致使檔案丟失、涂改現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

四是檔案管理隊(duì)伍不夠?qū)I(yè)。各地水文部門(mén)的檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，人員素質(zhì)參差不齊，個(gè)別的水文部門(mén)甚至沒(méi)有專職檔案管理人員，而由辦公室人員兼任，很難全身心地投入檔案管理工作。尤其是缺乏高素質(zhì)、復(fù)合型人才，加上人員頻繁變動(dòng)，大大影響了水文檔案管理工作的延續(xù)性和檔案資料的完整性。

五是檔案資料利用不夠充分。水文檔案工作“收”是基礎(chǔ)，“管”是保障，“用”是根本。水文檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)是最大限度地開(kāi)發(fā)和利用水文信息資源。目前，尚有不少水文部門(mén)重“藏”輕“用”，或者是重經(jīng)濟(jì)效益輕社會(huì)效益，缺乏主動(dòng)服務(wù)，不能發(fā)揮水文檔案資源的應(yīng)有作用。

二、水文檔案長(zhǎng)效管理的對(duì)策

水文檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、經(jīng)常性、系統(tǒng)性的綜合工作。水文檔案的收集、管理和利用不是一蹴而就、一勞永逸的工作。解決水文檔案管理存在的五個(gè)“不夠”等突出問(wèn)題，關(guān)鍵點(diǎn)是要堅(jiān)持“長(zhǎng)效管理”。

所謂“長(zhǎng)效管理”，就是指以“制度管理”為保障，以“常規(guī)管理”為基礎(chǔ)，以“人本管理”為前提，以“現(xiàn)代管理”為內(nèi)容，以“效率管理”為核心，以“創(chuàng)新管理”為目標(biāo)，堅(jiān)持常抓不懈，常管不松，注重管理的長(zhǎng)期性、經(jīng)常性和創(chuàng)新性，形成水文檔案管理的一種新常態(tài)。

江蘇省水文水資源勘測(cè)局鹽城分局歷來(lái)重視水文檔案資料工作，堅(jiān)持檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、長(zhǎng)效化管理，檔案工作步入良性發(fā)展軌道，取得了喜人成果。2012年以來(lái)，對(duì)照《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》，制定了全面細(xì)微的達(dá)標(biāo)創(chuàng)建規(guī)劃，按照“抓基礎(chǔ)，強(qiáng)管理；抓規(guī)范，上等級(jí)；抓應(yīng)用，促服務(wù)”的原則，始終堅(jiān)持從細(xì)化管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化建設(shè)、開(kāi)發(fā)利用等方面抓整改、抓建設(shè)，2015年5月20日順利通過(guò)江蘇省檔案工作五星級(jí)單位考核驗(yàn)收，成為全省新的檔案規(guī)范實(shí)施以來(lái)江蘇省水文行業(yè)首家達(dá)到檔案工作五星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的單位。

根據(jù)我國(guó)水文行業(yè)的實(shí)際，針對(duì)水文檔案資源的特點(diǎn)，結(jié)合江蘇省水文水資源勘測(cè)局鹽城分局的工作實(shí)踐，筆者認(rèn)為，要實(shí)施水文檔案的長(zhǎng)效管理，其對(duì)策主要有以下六個(gè)方面：

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，組織落實(shí)，抓好長(zhǎng)效管理的關(guān)鍵。

在實(shí)際工作中，我們體會(huì)到檔案工作創(chuàng)星定級(jí)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。近幾年來(lái)，鹽城分局領(lǐng)導(dǎo)不斷增強(qiáng)檔案意識(shí)，自覺(jué)把水文檔案工作作為全局的一項(xiàng)重點(diǎn)工作來(lái)抓，每年都把檔案工作納入年度工作總體計(jì)劃，納入各部門(mén)年度目標(biāo)考核內(nèi)容，做到年初有計(jì)劃，年中有檢查，年終有總結(jié)；分局不斷加強(qiáng)檔案工作的組織體系、管理體系、質(zhì)量體系、基礎(chǔ)設(shè)施體系建設(shè)，全局的檔案工作形成了“主要領(lǐng)導(dǎo)抓指導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)抓督促、辦公室主任抓落實(shí)、各科室領(lǐng)導(dǎo)抓具體、綜合檔案室抓實(shí)施”的全新格局。

2012年，鹽城分局在年度目標(biāo)任務(wù)中提出要加強(qiáng)綜合檔案室建設(shè)，加大投入，更新設(shè)備，提高水平；2013年，鹽城分局把鹽城水環(huán)境監(jiān)測(cè)中心施工進(jìn)度實(shí)施綜合檔案室新建項(xiàng)目，作為10件實(shí)事之一來(lái)抓落實(shí)，并提出用兩年時(shí)間完成“五星級(jí)檔案工作”達(dá)標(biāo)創(chuàng)建工作目標(biāo)；2014年，鹽城分局又把“爭(zhēng)取完成局檔案室省五星級(jí)達(dá)標(biāo)創(chuàng)建”的重點(diǎn)突破工作，寫(xiě)入局辦公室目標(biāo)管理責(zé)任狀，將完成“五星級(jí)檔案工作”創(chuàng)建任務(wù)列入局2014年10件大事。2015年，通過(guò)檔案工作五星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收后，鹽城分局領(lǐng)導(dǎo)不滿足現(xiàn)狀，主動(dòng)找差距，研究制定了《關(guān)于建立檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制的暫行規(guī)定》，提出了實(shí)施長(zhǎng)效管理的新的目標(biāo)和要求。

2.完整收集，科學(xué)整理，夯實(shí)長(zhǎng)效管理的基礎(chǔ)。

水文檔案資料收集的齊全完整是決定和影響水文檔案價(jià)值的關(guān)鍵因素。水文檔案資料種類較多，專業(yè)性較強(qiáng)。從宏觀上，可分為基礎(chǔ)資料、基建項(xiàng)目?jī)纱髩K；從中觀上，可分為水文、水資源、水質(zhì)、水土保持、勘測(cè)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、運(yùn)行維護(hù)等六塊；從微觀上，細(xì)分有近200種類別。鹽城分局遵循各類檔案的形成規(guī)律，加強(qiáng)對(duì)檔案的日常管理，明確各科室部門(mén)及時(shí)、完整和準(zhǔn)確地收集，努力做到不遺漏、不缺失，確保相關(guān)技術(shù)資料及時(shí)歸檔。局檔案室對(duì)各部門(mén)移交和收集來(lái)的每一份資料都嚴(yán)格把關(guān)、規(guī)范整理。全員發(fā)動(dòng)與科學(xué)管理保證了水文檔案資料的可靠性、時(shí)效性和延續(xù)性，夯實(shí)了長(zhǎng)效管理的基礎(chǔ)。

3.規(guī)范制度，“抓鐵留痕”，提供長(zhǎng)效管理的保障。

鹽城分局高度重視水文檔案管理制度建設(shè)，堅(jiān)持走“以制度管人、管檔”之路，不斷完善檔案管理制度，修訂成冊(cè)，張掛上墻，組織學(xué)習(xí)，嚴(yán)格執(zhí)行。

在檔案管理工作中，鹽城分局還認(rèn)真落實(shí)“三納入”“四參加”等具體措施，把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日常，促進(jìn)各項(xiàng)檔案制度的落實(shí)。每年都進(jìn)行“議檔”一到兩次，作為局長(zhǎng)辦公會(huì)專項(xiàng)議題，研究具體落實(shí)；把檔案管理納入日常工作管理，平時(shí)在全局范圍內(nèi)加強(qiáng)宣傳學(xué)習(xí)和落實(shí)遵守；納入檔案主管部門(mén)辦公室的年度目標(biāo)責(zé)任狀，嚴(yán)抓考核和獎(jiǎng)懲。同時(shí)，在組織建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收、產(chǎn)品鑒定、科研課題鑒定、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)，還要求檔案人員參加，有效地保證了檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，提高了各項(xiàng)資料歸檔的時(shí)效性。

根據(jù)五星級(jí)檔案管理要求，鹽城分局在2015年7月還專門(mén)印發(fā)了《關(guān)于建立檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制的暫行規(guī)定》，從組織管理、入庫(kù)形式、入庫(kù)原則、歸檔范疇、長(zhǎng)效機(jī)制、開(kāi)發(fā)利用等六個(gè)方面，為進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，積極發(fā)揮檔案在單位發(fā)展及社會(huì)服務(wù)中的作用，提出了長(zhǎng)效管理的要求，促進(jìn)了檔案管理步入制度化、科學(xué)化、常態(tài)化的良性發(fā)展軌道。

4.創(chuàng)新服務(wù)，“盤(pán)活”檔案，增強(qiáng)長(zhǎng)效管理的效率。

開(kāi)發(fā)利用是檔案長(zhǎng)效管理的中心工作，是檔案價(jià)值的體現(xiàn)，也是檔案事業(yè)活力的源泉。鹽城分局十分注重檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作，積極創(chuàng)新服務(wù)方式，較好地滿足了單位和社會(huì)的利用需求。

一是大力開(kāi)展水文檔案編研。組織發(fā)動(dòng)全局各部門(mén)職工編制了《水文測(cè)站水文測(cè)驗(yàn)操作規(guī)程》《鹽城市水文測(cè)報(bào)系統(tǒng)應(yīng)用維護(hù)手冊(cè)》《鹽城分局組織機(jī)構(gòu)沿革》等100多項(xiàng)各類編研材料，成為分析總結(jié)和規(guī)劃指導(dǎo)水文工作的重要參考資料。

二是建成了集陳列展覽、科普宣傳為一體的展示廳。展示廳約100平方米，于2014年7月建成，它以鹽城百年歷史為主線，以創(chuàng)新改革為重點(diǎn)，以全面發(fā)展為亮點(diǎn)，反映歷史沿革和發(fā)展歷程，集中展示鹽城分局的一些重要活動(dòng)、重大事件、重要成果和主要榮譽(yù)等。這一水文科普、宣傳和水文文化建設(shè)優(yōu)秀成果的展示平臺(tái)，成為激勵(lì)干部職工團(tuán)結(jié)奮進(jìn)的教育基地，成為面向社會(huì)進(jìn)行青少年教育的實(shí)踐基地。

三是利用現(xiàn)有的檔案管理能力，承接了大量的科技服務(wù)項(xiàng)目。積極開(kāi)展防洪評(píng)價(jià)、水資源論證、水生態(tài)監(jiān)測(cè)和水土保持監(jiān)測(cè)，為沿海開(kāi)發(fā)、灌河開(kāi)發(fā)、里下河整治提供技術(shù)支撐，為江蘇省委、鹽城市委沿海發(fā)展戰(zhàn)略作貢獻(xiàn)，不僅鍛煉了檔案管理隊(duì)伍，提高了檔案工作對(duì)外服務(wù)的能力，同時(shí)還為單位創(chuàng)造了一定的經(jīng)濟(jì)效益。

5.以人為本，專兼結(jié)合，打牢長(zhǎng)效管理的根本。

事在人為，隊(duì)伍建設(shè)是做好水文檔案工作的根本保證。鹽城分局綜合檔案室配備4名專職檔案工作人員，各部門(mén)、各下屬單位分別配備兼職檔案員1名。

鹽城分局特別注重加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。凡是有關(guān)檔案專業(yè)方面的會(huì)議和培訓(xùn)，都安排檔案管理人員參加；結(jié)合工程驗(yàn)收等機(jī)遇，邀請(qǐng)省局、省廳和市檔案局的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)專家來(lái)鹽城分局指導(dǎo)，促進(jìn)了檔案工作水平的提高；檔案新設(shè)備、新軟件管理系統(tǒng)的應(yīng)用和維護(hù)，都安排供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，并在試用過(guò)程中努力發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，逐步做到“會(huì)、懂、通”。此外，還注意加強(qiáng)新職工的檔案知識(shí)培訓(xùn)，針對(duì)近年來(lái)新進(jìn)技術(shù)干部較多的情況，鹽城分局結(jié)合崗前培訓(xùn)，對(duì)他們進(jìn)行檔案知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)，從源頭上提高職工檔案意識(shí)。同時(shí)，在全局范圍內(nèi)加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的宣傳和教育，先后多次發(fā)文組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)《檔案法》及其實(shí)施辦法，學(xué)習(xí)《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》和省水利廳有關(guān)檔案管理規(guī)定。廣泛地培訓(xùn)、宣傳和教育，大大提高了專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為局檔案工作的規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)。

6.保證投入，更新設(shè)施，提升長(zhǎng)效管理的水平。

加大投入，改善檔案保管條件。2012年，鹽城分局在申報(bào)鹽城水環(huán)境監(jiān)測(cè)分中心遷建項(xiàng)目時(shí)安排檔案管理用房600平方米，為鹽城分局完成“五星級(jí)檔案工作”創(chuàng)建任務(wù)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了辦公室、庫(kù)房、閱檔室和實(shí)物檔案陳列室、資料室獨(dú)立分開(kāi)，并建成約100平方米展示廳。鹽城分局又多方爭(zhēng)取到“局綜合檔案室設(shè)備更換與購(gòu)置”“通榆河水文監(jiān)測(cè)系統(tǒng)和中小河流水文設(shè)施工程檔案設(shè)施完善”等項(xiàng)目，共計(jì)投入經(jīng)費(fèi)29.6萬(wàn)元，重點(diǎn)購(gòu)置了小型服務(wù)器、電腦、高速掃描儀、復(fù)印機(jī)、高清照相機(jī)、辦公自動(dòng)化軟件、檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案工作經(jīng)費(fèi)得到有效保障，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施水平快速提升。

將檔案信息化與全局信息化同步規(guī)劃實(shí)施。在局內(nèi)網(wǎng)江蘇鹽城水文信息網(wǎng)上設(shè)立了“檔案管理”專欄，配備了檔案工作專用的小型服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等檔案工作專用設(shè)備；購(gòu)置使用了《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)》《文盛科技檔案信息綜合管理系統(tǒng)V9.0》軟件，檔案信息管理系統(tǒng)與鹽城水文檔案網(wǎng)網(wǎng)頁(yè)對(duì)接完好，實(shí)現(xiàn)了全局檔案在線歸檔、在線檢索、在線查閱等；建成了室藏全部檔案的文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、重要及利用頻繁的紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、照片及視頻檔案多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，并可在江蘇鹽城水文信息網(wǎng)內(nèi)網(wǎng)查閱檔案目錄和全文。

信息系統(tǒng)安全管理進(jìn)一步加強(qiáng)。與檔案管理系統(tǒng)相匹配的OA辦公系統(tǒng)全部?jī)?nèi)網(wǎng)運(yùn)行，與外網(wǎng)物理隔斷，內(nèi)外網(wǎng)端口設(shè)立網(wǎng)卡，凡是密級(jí)檔案、內(nèi)部資料檔案一律不錄入信息系統(tǒng)；安裝了適合的防火墻和殺毒軟件，專業(yè)人員定期檢查系統(tǒng)安全，保證了系統(tǒng)可靠安全運(yùn)用；在開(kāi)通全局科級(jí)以上干部及相關(guān)人員的上網(wǎng)查閱檔案的同時(shí)，設(shè)定“查閱、下載、修改”等相應(yīng)權(quán)限，并設(shè)有防錯(cuò)漏、防調(diào)換標(biāo)記、操作日志等，每天定時(shí)自動(dòng)備份檔案信息，并定期刻錄數(shù)據(jù)光盤(pán)備份，多措施保證檔案信息系統(tǒng)的安全。信息化工程的建設(shè)，使干部職工可通過(guò)檔案管理平臺(tái)輕松地實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索，大大提升了水文檔案長(zhǎng)效管理的水平，既方便了領(lǐng)導(dǎo)決策，也提高了職工工作效率。