淺談水利工程檔案的管理與利用

韓桂芬　王　津（江蘇省太湖地區(qū)水利工程管理處，江蘇蘇州，21155112288）

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淺談水利工程檔案的管理與利用

韓桂芬王津
（江蘇省太湖地區(qū)水利工程管理處，江蘇蘇州，21155112288）

水利工程是人類改造自然、利用自然資源、抗御自然災(zāi)害的成果，是國(guó)家和人民的寶貴財(cái)富。水利工程檔案包括從工程立項(xiàng)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄，可以為工程建成投產(chǎn)后的運(yùn)行管理、維修改造等工作提供技術(shù)支持。管理好、利用好水利工程檔案，使其在水利工程管理活動(dòng)中充分發(fā)揮作用，更好地為水利事業(yè)服務(wù)，是水利工程建設(shè)者和管理者的共同職責(zé)。

一、水利工程檔案在工程運(yùn)行管理中的作用

水利工程檔案是反映整個(gè)工程建設(shè)過程的真實(shí)歷史記錄，它直接體現(xiàn)了廣大建設(shè)者的勞動(dòng)成果，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地再現(xiàn)了整個(gè)工程建設(shè)活動(dòng)的全貌，忠實(shí)反映了建設(shè)過程中存在的不足，是了解工程各方面情況的第一手資料，具有重要的參考和憑證價(jià)值。

水利工程檔案為水利工程項(xiàng)目的運(yùn)行和管理提供第一手資料，工程可研性報(bào)告、初步設(shè)計(jì)等文件是建立運(yùn)行管理機(jī)構(gòu)、編制調(diào)度運(yùn)行方案的依據(jù)；工程竣工決算和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料是管理單位接收固定資產(chǎn)、編制會(huì)計(jì)賬目的憑據(jù)；工程竣工圖紙、設(shè)備說明書等材料是工程日常維護(hù)的技術(shù)支撐。

水利工程檔案是水利工程進(jìn)行維修、更新、改造等活動(dòng)的唯一設(shè)計(jì)依據(jù)。隨著工程運(yùn)行年限的增加，受自然侵蝕或人為影響，水利工程建筑物會(huì)出現(xiàn)破損，水泵、閘門、啟閉機(jī)、電氣等設(shè)備也會(huì)逐漸老化，往往需要根據(jù)具體情況對(duì)其進(jìn)行更新改造或維修加固，這時(shí)水利工程檔案就能為項(xiàng)目決策和設(shè)計(jì)過程提供科學(xué)依據(jù)。江蘇省常熟水利樞紐加固改造工程在設(shè)計(jì)和實(shí)施過程中，科學(xué)參考了常熟樞紐工程水利檔案，避免了不必要的勘察設(shè)計(jì)工作，還根據(jù)工程實(shí)際運(yùn)行情況，對(duì)原先的部分設(shè)計(jì)方案進(jìn)行了優(yōu)化，提高了工程運(yùn)營(yíng)效率。

水利工程檔案還能為保障自身和周邊其他工程進(jìn)行安全銜接提供技術(shù)支持。水利工程由于其形態(tài)、位置和功能的特殊性，經(jīng)常與交通、航運(yùn)、電力、油氣管道等行業(yè)的工程項(xiàng)目產(chǎn)生交集，比如跨河橋梁、穿河管道等工程，在實(shí)施之前必須先行了解所處河道的斷面形狀、護(hù)坡護(hù)底形式、水文形態(tài)等資料。一套完整、準(zhǔn)確的水利工程檔案，能為工程設(shè)計(jì)提供重要的參考作用，使其設(shè)計(jì)科學(xué)合理、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，減小因相互干涉、交叉影響而發(fā)生事故的風(fēng)險(xiǎn)。

二、水利工程檔案管理過程中存在的問題

在水利工程運(yùn)行管理過程中，特別是工程投入使用的初期，需要頻繁使用工程建設(shè)檔案。工程建設(shè)檔案的質(zhì)量，直接關(guān)系到工程的作用能否得到順利發(fā)揮。筆者在多年來單位工程建設(shè)檔案的利用過程中，發(fā)現(xiàn)普遍存在以下問題：

1.檔案編目系統(tǒng)不科學(xué)，同一類型的案卷或反映同一問題的卷內(nèi)文件排序不連貫，難以查找。

2.案卷和文件題名不規(guī)范，案卷或文件題名常常以“（一）、（二）”等數(shù)字命名，而不是以時(shí)間或內(nèi)容來命名，導(dǎo)致某些文件，特別是各種圖紙的檢索極為不便。

3.文件材料不夠準(zhǔn)確，主要表現(xiàn)在竣工圖與實(shí)物不符、反映同一事物的文件內(nèi)容不一致、聲像檔案的內(nèi)容和文字說明不一致等情況。

4.接收的文件因時(shí)間久遠(yuǎn)和頻繁使用，時(shí)常出現(xiàn)紙張破損、字跡掉色等現(xiàn)象，不利于長(zhǎng)期保管和使用。

5.檔案利用水平低，盡管工程檔案的收集和整理過程已借助計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行輔助管理，但尚未具備聯(lián)網(wǎng)查詢利用的條件，電子檔案資源無法聯(lián)網(wǎng)利用，給野外作業(yè)增加了不便。

這些問題增加了水利檔案管理工作的難度，影響了水利工程的運(yùn)行管理，甚至影響到工程的安全。比如下穿航道的地涵工程，如果實(shí)際埋深與竣工圖不符，如果航道拓浚時(shí)僅靠竣工圖來設(shè)計(jì)施工，很可能會(huì)破壞涵洞頂部保護(hù)層，帶來嚴(yán)重的后果。

三、科學(xué)管理和利用水利工程檔案的對(duì)策

為確保工程建設(shè)檔案滿足工程運(yùn)行管理和更新改造的需要，工程建設(shè)單位在檔案管理活動(dòng)中應(yīng)當(dāng)摒棄“重建輕管”的思想，從檔案利用的角度出發(fā)，充分考慮管理單位的需求，充分發(fā)揮工程檔案“追本溯源、傳承信息、積累經(jīng)驗(yàn)”的功能。

1.加強(qiáng)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。將檔案工作納入工程建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，建立健全檔案管理制度，明確各單位的職責(zé)，并有相應(yīng)的控制措施；同時(shí)制定完善的工程檔案管理制度或辦法，配備足夠的人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)，保障檔案工作正常開展。

2.嚴(yán)格控制歸檔文件的質(zhì)量。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)從工程建設(shè)的前期工作開始，將歸檔資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)及規(guī)范化性管理納入工程常態(tài)化管理，按照“誰形成、誰收集、誰整理”的原則，及時(shí)對(duì)立項(xiàng)批準(zhǔn)、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料進(jìn)行收集和整理，確保工程檔案的完整性；形成的檔案應(yīng)能充分反映建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收的全過程，能真實(shí)記錄項(xiàng)目建設(shè)和竣工的全過程，做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。文件歸檔必須按照要求對(duì)檔案資料進(jìn)行規(guī)范化分類、組卷，保持案卷和卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，同時(shí)按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制作備考表、卷皮、檔案盒背脊，并嚴(yán)格控制裝訂質(zhì)量；文件歸檔后，要安全保管和使用，防止老化、破損；檔案向管理單位移交時(shí)，應(yīng)由雙方共同對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查合格并簽字確認(rèn)后，由管理單位接收保管。

3.提高檔案工作信息化管理水平。目前水利檔案管理部門使用的檔案管理軟件還停留在“建立目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)”的階段，不能異地聯(lián)網(wǎng)利用電子檔案資源。水利檔案在數(shù)字化后就被長(zhǎng)期保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，受安全保密以及技術(shù)水平的限制不能被合理地開發(fā)和利用，未能充分發(fā)揮其價(jià)值。

4.提高工程建設(shè)檔案對(duì)運(yùn)行管理工作的適應(yīng)性。因工程管理和建設(shè)對(duì)檔案工作的要求和側(cè)重點(diǎn)有所不同，工程建設(shè)檔案在運(yùn)行管理過程中可能會(huì)出現(xiàn)“水土不服”的情況。比如工程建設(shè)最重視的質(zhì)量評(píng)定資料，在運(yùn)行管理工作中基本用不到；而對(duì)工程建設(shè)“無關(guān)緊要”的設(shè)備使用說明書，卻是管理人員最常用的資料。因此，在工程建設(shè)普遍有運(yùn)管單位人員參與的背景下，可以考慮委派運(yùn)管單位人員參與工程建設(shè)檔案的管理，根據(jù)運(yùn)行管理的需要，有針對(duì)性地開展相關(guān)檔案的收集、整理和歸檔。這樣既能減輕建設(shè)單位的工作量，避免返工和浪費(fèi)，也能使工程檔案盡快投入使用，有利于運(yùn)管單位及早啟動(dòng)工作，發(fā)揮工程效益。