耶魯大學(xué)圖書館的檔案服務(wù)

朱圣明（天津外國語大學(xué)國際商學(xué)院，天津，300270）

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耶魯大學(xué)圖書館的檔案服務(wù)

朱圣明
（天津外國語大學(xué)國際商學(xué)院，天津，300270）

與國內(nèi)不同，美國圖書館也是檔案保管與檔案信息服務(wù)的主體之一。2015年7月26日至31日，筆者和父親受耶魯大學(xué)神學(xué)院圖書館（Yale University Library Divinity School Library）史茉莉（Martha Smalley）女士的邀請，赴該館查閱歷史檔案。其間，還前往耶魯大學(xué)斯特林紀念圖書館（Sterling Memorial Library）查閱相關(guān)史料。在整個查閱過程中，親身感受到美國一流大學(xué)圖書館（檔案館）的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，體驗到他們規(guī)范有序的辦事流程、熱情周到的服務(wù)態(tài)度和先進高端的技術(shù)條件。這一切都讓筆者此行受益匪淺，本文試圖從外來利用者的角度考察耶魯大學(xué)圖書館特藏提供的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以期為國內(nèi)檔案館提供更優(yōu)質(zhì)的查檔服務(wù)提供借鑒。

1　耶魯大學(xué)圖書館及其特藏

耶魯大學(xué)圖書館是全美乃至世界頂尖的大學(xué)圖書館，擁有1500萬藏品，存放于斯特林紀念圖書館、貝內(nèi)克善本和手稿圖書館（Beinecke Rare Book & Manuscript Library）、巴斯圖書館（Anne T. and Robert M. Bass Library）等15個分館。耶魯大學(xué)圖書館的藏品范圍，從古代的紙莎草、早期的印刷本一直到數(shù)字文件、電子數(shù)據(jù)庫都有涉及；它們的形式多樣，包括文本、照片、視頻、音頻、數(shù)據(jù)庫、地圖以及票據(jù)。

美國諸多大學(xué)圖書館秉承“圖書館是大學(xué)的心臟”這一理念，耶魯大學(xué)圖書館也是如此。在斯特林紀念圖書館大門右側(cè)石壁上，就鐫刻著該格言。而且耶魯大學(xué)圖書館的網(wǎng)站名稱就是Yale University Library /The Heart of the University（耶魯大學(xué)圖書館／大學(xué)的心臟）。對于“圖書館是大學(xué)的心臟”這個觀點，耶魯大學(xué)圖書館的蘇姍·吉本斯（Susan Gibbons）是這樣理解的：教學(xué)和研究的方式在很多方面已經(jīng)改變了，但是知識的創(chuàng)造、保存和傳播仍然是任何大學(xué)的核心所在，這就是圖書館是耶魯大學(xué)心臟的原因。因此，耶魯大學(xué)圖書館的使命是：通過他們的員工、藏品、圖書館空間以及管理系統(tǒng)，服務(wù)于耶魯?shù)慕虒W(xué)、學(xué)習(xí)和研究工作，同時為全球的學(xué)術(shù)界提供幫助。

在耶魯大學(xué)圖書館，特藏是其精華所在。根據(jù)耶魯大學(xué)圖書館的網(wǎng)頁介紹，他們沒有關(guān)于特藏的單獨定義。但是在耶魯，特藏一般有以下特點，即稀有性、格式化及綜合性。稀有性指那些獨有的、通常是未經(jīng)出版的、或者極少乃至沒有副本的，如珍本圖書、檔案、手稿或者其他形式的材料。因為它們的珍稀，特藏通常是不可替代的并且需要高等級的保護。耶魯?shù)奶夭赝ǔ１淮娣旁谔囟ㄔO(shè)施里，只有工作人員可以獲取，不能流通，利用者只能在工作人員的監(jiān)督下在閱覽室里查閱特藏。其次是格式化，像照片、地圖、手稿或者藝術(shù)品等，它們需要特殊的保護，也需要特殊的儲存條件來確保永久保存和長久利用。最后是綜合性，一組材料，考察其中的單份，其價值也許并不獨特，但它們整體相互補充，就揭示某一問題而言具有極高的價值。

耶魯大學(xué)圖書館的特藏，某種意義上其實可以理解為中國的檔案，主要有手稿、檔案、珍本圖書、聲像材料、藝術(shù)品和電子文件，分別保存在6家圖書館。其中，貝內(nèi)克善本和手稿圖書館、斯特林紀念圖書館的手稿與檔案部是專門保存特藏的部門。而神學(xué)院圖書館則是特藏與普通圖書兼而有之。筆者在神學(xué)院圖書館和斯特林紀念圖書館手稿與檔案部進行檔案查閱，因此主要是通過這兩個部門來考察耶魯大學(xué)圖書館特藏的利用服務(wù)。

2　特藏利用的申請

耶魯大學(xué)圖書館目前采用Aeon系統(tǒng)進行管理。Aeon系統(tǒng)即用戶在線申請和工作流管理系統(tǒng)，是2007年克里斯汀·杜邦（Christian Dupont）向美國阿特拉斯（Atlas）公司提出概念，阿特拉斯公司隨后開發(fā)的軟件，是專門為檔案館和圖書館的特藏設(shè)計的。

Aeon系統(tǒng)通過提供性能卓越的跟蹤記錄、安全保護和統(tǒng)計手段來改善用戶服務(wù)并最大程度提高員工效率。全美已有40多家機構(gòu)采用該系統(tǒng)，包括耶魯大學(xué)、哈佛大學(xué)、普林斯頓大學(xué)、康奈爾大學(xué)等高等院校的圖書館，以及洛克菲勒檔案中心、猶太歷史中心等檔案機構(gòu)。

根據(jù)耶魯大學(xué)圖書館的要求，所有特藏的利用者首先都必須在Aeon系統(tǒng)內(nèi)注冊，并獲得個人賬戶。這是由兩方面因素決定的。首先是出于對特藏的保護，特藏的制成材料都是珍稀獨特并且不可替代的，它們需要一個遠高于一般流通圖書的保存條件，因此特藏材料只能在圖書館工作人員的監(jiān)督下，在確保安全的閱覽室內(nèi)使用，并且不能外借。所以，利用者必須注冊才能進入特藏閱覽室，還要記錄每次進出特藏閱覽室的時間。另外一個因素也是方便利用者，一旦注冊成功，就可以通過相應(yīng)的個人賬號，查閱特藏的目錄并提出申請。

Aeon系統(tǒng)的在線注冊對象分兩大人群。如果你是耶魯大學(xué)的在校學(xué)生、教職工或者工作人員，可以直接輸入其證件的用戶名和密碼。當前來者沒有有效的耶魯證件，屬于訪問學(xué)者。訪問學(xué)者需要利用耶魯?shù)奶夭?，必須注冊。注冊表的項目包括訪問學(xué)者的姓名、住址、Email地址、電話號碼、所屬單位、研究課題等信息。全部填寫完畢，點擊遞交按鈕，并同意《耶魯大學(xué)圖書館特藏利用協(xié)議》，就能在線注冊成功，Aeon系統(tǒng)便會保存?zhèn)€人信息，自動生成訪問學(xué)者的個人賬號。

《耶魯大學(xué)圖書館特藏利用協(xié)議》指出，任何研究耶魯珍稀和不可替代的特藏的利用者，都必須認同協(xié)議的條款，以保護這些文化遺產(chǎn)。該協(xié)議主要包括保密條款、復(fù)制條款、出版條款、安全條款、閱覽利用條款等五方面。

在獲得特藏的賬號后，利用者可用通過Aeon系統(tǒng)在線申請查閱。Orbis是耶魯大學(xué)圖書館的網(wǎng)上目錄，YFAD是檔案介紹數(shù)據(jù)庫，兩者和Aeon無縫連接。利用者可通過Aeon系統(tǒng)在線查閱自己感興趣的特藏，并且在線向耶魯大學(xué)圖書館管理員發(fā)送自己所需的特藏目錄并預(yù)約查閱時間。預(yù)約的好處在于確保利用者在預(yù)定的時間能看到自己所需的特藏，因為耶魯大學(xué)許多特藏平時保存在紐黑文郊外的后庫里。

筆者赴耶魯之前，分別向神學(xué)院圖書館和斯特林紀念圖書館手稿與檔案部進行了查閱預(yù)約，都及時地得到了對方的響應(yīng)。斯特林紀念圖書館手稿與檔案部公共服務(wù)人員邁克爾·弗羅斯特（Michael Frost）6月11日回復(fù)的電子郵件是：“你們所需要的所有材料都在我們的Aeon系統(tǒng)內(nèi)，目前處于等候狀態(tài)。你們來訪的前夕，這些材料會被提取和傳遞過來，7月29日你們就能見到。請記住隨身帶上身份證明，并完成登記過程。關(guān)于我們的利用規(guī)則，可以訪問我們的網(wǎng)站。有什么問題可以向我們詢問。我們期待你們的造訪?！?/p>

3　閱覽室的現(xiàn)場查閱

7月26日，我們按約趕到神學(xué)院圖書館特藏閱覽室，工作人員史茉莉和凱文·克勞福德（Kevin Crawford）接待了我們。根據(jù)要求，利用者首次到耶魯大學(xué)任何一個圖書館利用特藏，需要出示能表明自己合法身份的有效證件，證件上必須顯示姓名、照片、有效期，可出示護照、駕照、軍官證等，也可以出示由機構(gòu)出具的身份證明。我們出示護照后，凱文用攝像頭給我們拍了照，該圖像就進入Aeon系統(tǒng)用戶數(shù)據(jù)庫。隨后凱文就把預(yù)先準備好的檔案盒交給我們閱覽。

根據(jù)《耶魯大學(xué)圖書館特藏利用協(xié)議》，所有的個人物件包括公文包、手提電腦和相機的外盒、外套、帽子、眼鏡盒以及在閱覽室不穿的衣服，都必須寄存。取出相機后，我們將隨身所帶背包存放在指定的儲物柜里。

利用特藏，每次只能從工作人員處獲取一個檔案盒，閱覽時只能從檔案盒里拿出一個文件夾，用完該文件夾并放回檔案盒后，才能利用下一個文件夾。由于文件夾里的手稿是不裝訂的，所以利用者必須保持原有的次序。特藏材料必須放在桌子上，不能置于利用者的膝蓋、地板、椅子、或者其他任何遠離閱覽桌的地方。我們所利用的中國文件合集（China Records Project Miscellaneous Personal Papers Coll- ection，Record Group No.8）、帕克斯頓文件（John Hall Paxton Papers，MS629）和《世界召喚》（World Call，ZP W89）都是年代久遠的特藏，所以我們閱覽時特別小心。

在利用特藏之前，工作人員都會簡單介紹一下利用規(guī)則，在利用過程中，可以隨時咨詢工作人員。在神學(xué)院圖書館，根據(jù)文件的重要性，筆者和凱文協(xié)商利用特藏的先后次序。因為《世界召喚》存放于后庫，需要通過快遞公司運輸過來，凱文提前告知第二批到達的時間，便于筆者合理安排閱覽時間。當天閱覽結(jié)束，筆者歸還特藏時，凱文都會詢問筆者第二天是否還需利用這些當日已閱覽的特藏。

耶魯大學(xué)圖書館要求利用者對特藏內(nèi)特定內(nèi)容保密。首先是對社會保險號（Social Security Numbers）保密。社會保險號是唯一終生伴隨美國公民的一個號碼，每個人的銀行賬號、稅號、信用卡號、社會醫(yī)療保障號等等都與社會保險號碼掛鉤。特藏內(nèi)可能包含的社會保險號，利用者不能記錄、復(fù)制和泄露。其次是對隱私權(quán)和肖像權(quán)的保護。由于美國對隱私權(quán)和肖像權(quán)的規(guī)定是由州法律規(guī)定的，所以利用者必須根據(jù)相關(guān)的材料，自己作出判斷。

4　復(fù)制及對版權(quán)的尊重

耶魯大學(xué)圖書館的特藏，在不違背特藏捐贈協(xié)議以及美國聯(lián)邦版權(quán)法有關(guān)合理利用的原則，并且不損害特藏的前提下，是可以復(fù)制的。合理利用是指，一切形式的特藏復(fù)制件只能用在個人的學(xué)術(shù)研究上，不能進行買賣，也不能保存在其他收藏機構(gòu)。耶魯大學(xué)圖書館可以憑借特藏，為利用者提供廣泛的復(fù)制服務(wù)。同時，也允許利用者自行拍照用于個人的學(xué)術(shù)研究。

《耶魯大學(xué)圖書館特藏利用協(xié)議》規(guī)定，可用于拍照的工具，包括照相機、手提電腦以及其他移動設(shè)備，這些設(shè)備必須去除外包裝。照相機不能使用三腳架或開啟閃光燈。利用者只能拍攝自己所需的材料，不能拍工作人員或其他利用者，并且需將聲音關(guān)閉，避免影響其他利用者。不允許使用便攜式掃描儀，也不允許站在凳子上拍攝。

在進入兩個特藏閱覽室進行查閱時，工作人員都告知我們可以拍照。這種鼓勵利用者拍照的政策，給我們帶來了許多的便利。不必再去一一抄寫，極大地節(jié)省了查閱的時間，復(fù)制回去后，也能完整地呈現(xiàn)特藏的原貌。并且拍照對藏品的影響最小，不像其他復(fù)制設(shè)備，會有強光對藏品造成損傷。但是耶魯不允許利用者復(fù)制整個檔案全宗。

耶魯特藏的手稿，其每一個文件夾上都標有檔號以及文件簡介。連同檔案一起拍攝下來，將來可以方便利用者歸納整理，并在引用時直接標注出處。另外耶魯大學(xué)圖書館的藏品，許多已經(jīng)數(shù)字化了，利用者可以從數(shù)字圖書館網(wǎng)頁上免費下載。因此耶魯大學(xué)圖書館鼓勵利用者在實地查閱特藏之前，先去數(shù)字圖書館網(wǎng)頁查看是否有自己所需的材料。

耶魯大學(xué)神學(xué)院圖書館的智能掃描儀設(shè)備是Aeon系統(tǒng)的一個組成部分。該設(shè)備稱為SCANNX，由一臺觸摸式電腦和一架A3掃描儀組成。觸摸屏顯示的流程簡潔明了，讓操作變得快速簡單，可調(diào)節(jié)角度的掃描設(shè)備讓利用者可以舒適地使用。掃描前可以根據(jù)自己的需要進行設(shè)置，掃描顏色有彩色、黑白、灰色，精度有標準、高品質(zhì)、照片要求，格式有TIFF、JPEG、PNG。在設(shè)定復(fù)制件題名后，SCANNX能自動選擇掃描對象，不需要手工選取，利用者確認后，會在極短的時間內(nèi)完成掃描過程。掃描結(jié)束后，可以對圖片進行旋轉(zhuǎn)、裁剪、分割、縮放等處理。利用者可以直接將U盤插在設(shè)備上將圖片拷走，或者通過電子郵件，發(fā)送到郵箱。有了智能掃描儀的幫助，可以將查閱到的照片高精度地復(fù)制回來。讓我們驚訝的是，跟查閱和拍照一樣，用SCANNX掃描也是免費的。

盡管特藏的利用限制較少，但耶魯大學(xué)圖書館十分強調(diào)對知識產(chǎn)權(quán)的尊重。提供查閱或允許復(fù)制并不意味著耶魯大學(xué)圖書館授權(quán)利用者出版，利用者必須自己去調(diào)查相關(guān)特藏的版權(quán)所在，并取得版權(quán)所有人的授權(quán)。一旦耶魯大學(xué)圖書館之外的特藏版權(quán)所有者追究利用者的侵權(quán)行為，法律責(zé)任由利用者個人承擔(dān)。除了一些特殊情況，耶魯大學(xué)不擁有大部分特藏材料的版權(quán)。耶魯大學(xué)圖書館只能將擁有版權(quán)的特藏，授權(quán)利用者出版。如果利用者公開了這些特藏的話，學(xué)校保留收取使用費的權(quán)利。

5　以利用者為導(dǎo)向

耶魯大學(xué)圖書館特藏的查閱過程給筆者最深刻的感受就是其服務(wù)是以利用者為導(dǎo)向的。耶魯大學(xué)圖書館網(wǎng)站上圖書館的愿望里的四句話，印證了筆者的想法：耶魯大學(xué)圖書館的員工積極地預(yù)測和回應(yīng)耶魯和高等教育領(lǐng)域不斷變化的教學(xué)、學(xué)習(xí)和研究需要；耶魯大學(xué)圖書館是通向利用的大門，不管你所需要的材料是實體的還是電子形式的，耶魯擁有的還是其他地方的，耶魯大學(xué)圖書館會不斷增強利用者發(fā)現(xiàn)、獲取和研究的能力；耶魯大學(xué)圖書館的空間會適應(yīng)改變中的學(xué)術(shù)和研究實踐，并隨之變化；耶魯大學(xué)圖書館系統(tǒng)會在對利用者需求和研究相關(guān)數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上，及時作出回應(yīng)。

以利用者為導(dǎo)向，首先可以從耶魯大學(xué)圖書館的網(wǎng)站感受到。該網(wǎng)站內(nèi)容分為研究、服務(wù)、圖書館分館、信息與規(guī)范等四部分，通過這四部分可以鏈接到所有圖書館分館。在研究部分，可以找到特藏利用的子項。打開特藏利用的網(wǎng)頁，一共有8個欄目，分別為主頁、查找、注冊、請求、訪問、復(fù)制、版權(quán)以及特藏的專業(yè)術(shù)語。其中主頁部分詳細介紹了特藏的概念、特藏的分布（包括相關(guān)圖書館的名稱、郵箱、聯(lián)系電話）、最新公布的特藏內(nèi)容等。在注冊欄目里，詳盡說明了注冊的意義、內(nèi)容、步驟，并公布了《耶魯大學(xué)圖書館特藏利用協(xié)議》，讓利用者清晰地了解相關(guān)內(nèi)容，并很容易地完成相關(guān)注冊的流程。

其次，體現(xiàn)在工作人員的優(yōu)質(zhì)服務(wù)及其與先進的Aeon系統(tǒng)的完美結(jié)合。耶魯大學(xué)圖書館指導(dǎo)原則里說：我們認為服務(wù)于耶魯社區(qū)是我們的最高目標；我們期待每一位員工都成為耶魯?shù)氖拐撸晃覀兣c來自耶魯校園內(nèi)外的人員合作，提供無瑕疵和全面的服務(wù)；我們依托技術(shù)手段，以最有效的方式來為利用者提供最好的服務(wù)；我們評估我們的所作所為，以確保服務(wù)的效率和質(zhì)量。Aeon系統(tǒng)是一個充分考慮利用者需求、并將特藏工作服務(wù)于利用者的高效系統(tǒng)。但是，任何軟硬件系統(tǒng)都離不開高素質(zhì)的工作人員。筆者在赴耶魯前，使用Aeon系統(tǒng)注冊、在線搜索和發(fā)送查閱請求時，體驗到Aeon系統(tǒng)的便捷，然而更感受到的是特藏工作人員周到的服務(wù)，這從對方及時回復(fù)電子郵件就可以體會到。在查閱過程中，無時不感覺工作人員的敬業(yè)和專業(yè)。

以利用者為導(dǎo)向也是雙向交流的過程。一個合格的利用者，其文明程度需要匹配優(yōu)雅的環(huán)境，而一個充滿信任和幫助的環(huán)境氛圍，同樣有助于利用者素質(zhì)和境界的提升。

朱圣明，女，天津外國語大學(xué)國際商學(xué)院本科生，研究方向為信息管理與信息系統(tǒng)。

［作者簡介］