水利規(guī)劃設(shè)計(jì)單位科技檔案管理的思考

鄧紀(jì)文（江蘇省水利勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司，江蘇揚(yáng)州，22255112277）

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水利規(guī)劃設(shè)計(jì)單位科技檔案管理的思考

鄧紀(jì)文
（江蘇省水利勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司，江蘇揚(yáng)州，22255112277）

水利規(guī)劃設(shè)計(jì)單位在長期的工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、咨詢中，積累了大量的工程資料、報(bào)告、圖紙、計(jì)算書等技術(shù)檔案和各類文書檔案，具有一定的保存和利用價(jià)值。本文針對(duì)水利科技檔案在管理和利用實(shí)踐中存在的問題，就如何更好地實(shí)現(xiàn)水利科技檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，談?wù)剛€(gè)人的體會(huì)與思考。

一、水利科技檔案的作用和價(jià)值

1.對(duì)于水利規(guī)劃設(shè)計(jì)單位來說，水利科技檔案是從事水利科學(xué)研究的科技工作者的第一手信息資源，對(duì)科研事業(yè)的發(fā)展起著不可替代的作用。水利科技檔案能夠?yàn)樗麊挝坏娜粘９ぷ魈峁﹨⒖迹菃挝豢茖W(xué)研究成果最具價(jià)值的體現(xiàn)。

2.水利科技檔案是水利工程建設(shè)全過程原始、真實(shí)的記錄，是進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收，鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，又對(duì)工程建成投產(chǎn)后的管理、運(yùn)行、維修養(yǎng)護(hù)、拆除重建、加固改造及擴(kuò)建等工作的決策、設(shè)計(jì)起著重要的憑證和依據(jù)作用。在工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制的今天，檔案的憑證作用更為重要。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準(zhǔn)確，將直接影響檔案作用的發(fā)揮。水利工程“五不驗(yàn)收”中強(qiáng)調(diào)“檔案不合格不驗(yàn)收”，加強(qiáng)水利科技檔案管理，是工程建設(shè)與管理工作的重要內(nèi)容。

二、水利科技檔案收集、整理環(huán)節(jié)存在問題和解決策略

1.水利科技檔案歸檔的內(nèi)容

水利工程科技檔案的管理要注意完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和科學(xué)，文件歸檔應(yīng)從基礎(chǔ)資料的收集著手。具體包括：上級(jí)批文、設(shè)計(jì)合同、協(xié)議、委托書、分包合同、查勘、調(diào)查報(bào)告；勘探、測(cè)量、試驗(yàn)成果；勘測(cè)任務(wù)書、外協(xié)技術(shù)資料；有關(guān)會(huì)議材料、招投標(biāo)文件；地形圖、用地紅線圖、選址報(bào)告及其他技術(shù)文件資料等。

可行性研究、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段的文件歸檔收集按照單位《質(zhì)量管理體系文件》的要求，把相關(guān)需歸檔的工程設(shè)計(jì)文件和成果文件一一核對(duì)，接受并填寫文件、資料歸檔清單。整理時(shí)把與質(zhì)量管理有關(guān)的資料裝訂成一本質(zhì)量管理記錄，和其它檔案一樣分類、編目。

2.水利科技檔案歸檔的方式、方法

歸檔工作是檔案管理的重點(diǎn)。企業(yè)下達(dá)任務(wù)書時(shí)就應(yīng)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求，在檢查項(xiàng)目進(jìn)度和驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果時(shí)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件的歸檔情況，最后進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)時(shí)做好項(xiàng)目文件交接。在各種內(nèi)部審核、質(zhì)量評(píng)定中，凡應(yīng)歸檔而未歸檔的產(chǎn)品一律不得參加質(zhì)量評(píng)定，更不得評(píng)優(yōu)，未定質(zhì)量等級(jí)的項(xiàng)目不得計(jì)入產(chǎn)值，由技術(shù)質(zhì)量處進(jìn)行初評(píng)，實(shí)行一票否決。

一些中小型水利工程在工程結(jié)束后可一次性收集整理歸檔，對(duì)于規(guī)模大、投資大、周期長的大型水利工程，文件的歸檔按科研前期準(zhǔn)備，設(shè)計(jì)、施工和竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段進(jìn)行。

文件歸檔時(shí)要認(rèn)真做好每本資料名稱、日期、部門、專業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的記錄，按照單位任務(wù)書編號(hào)逐個(gè)進(jìn)行項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)。每張底圖做好圖紙封面名稱、日期、部門、專業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的登記工作，同時(shí)統(tǒng)計(jì)每套圖紙的張數(shù)，以便于歸檔環(huán)節(jié)一一核實(shí)，每年結(jié)合工程項(xiàng)目內(nèi)審、外審時(shí)，統(tǒng)一向各部門發(fā)歸檔通知，確保歸檔的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。

三、水利科技檔案底圖歸檔實(shí)踐中存在問題和解決策略

底圖因其自身形成和管理的特點(diǎn)，無法像藍(lán)圖那樣組卷管理，需要單獨(dú)存放，建立一套相應(yīng)的登記目錄，嚴(yán)格按照底圖整理和排列要求，反映底圖的成套性和系統(tǒng)性特點(diǎn)，以便于保管和利用。要在實(shí)際工作中建立底圖目錄，按張歸檔和使用。設(shè)計(jì)《文件、資料歸檔清單》附表《底圖歸檔清單》，在這張底圖歸檔清單中有三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：一是底圖號(hào)可以辨別每張底圖。工程的底圖號(hào)里有各工程名稱、專業(yè)的內(nèi)容和順序號(hào)，通過每張底圖的底圖號(hào)識(shí)別底圖。二是任務(wù)書編號(hào)。平時(shí)歸檔和設(shè)計(jì)修改通知單時(shí)，都按照任務(wù)書編號(hào)標(biāo)記，任務(wù)書編號(hào)是底圖歸檔和使用過程中的紐帶。三是底圖歸檔清單的內(nèi)容。依次是工程項(xiàng)目名稱、設(shè)計(jì)階段、序號(hào)、圖紙封面名稱、單位、數(shù)量、圖幅張數(shù)（幾號(hào)圖）、底圖號(hào)、圖紙封面日期、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、接收人、日期、歸檔部門、檔案號(hào)、存放地等。歸檔時(shí)要一張一張核對(duì)仔細(xì)，把每一份圖由哪些明細(xì)組成、歸檔的時(shí)間、部門都標(biāo)識(shí)清楚，并在檔案管理系統(tǒng)里著錄，形成底圖電子版案卷目錄。

嚴(yán)格按照檔案整理工作細(xì)則的規(guī)定進(jìn)行整理立卷工作。扎扎實(shí)實(shí)地做好檔案資料的收集、鑒別、整理、保管、傳遞、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)性工作，及時(shí)提供借閱服務(wù)。對(duì)于卷內(nèi)文件的排列，圖樣在形成時(shí)一般有兩種情況:一種是形成時(shí)編制了圖樣目錄，需按已編制的圖樣目錄順序排列。另一種是形成時(shí)沒有編制圖樣目錄，排列圖樣一般按總體和局部關(guān)系排列。主要適用于基本建設(shè)工程圖樣文件的系統(tǒng)排列。其總的排序是:總體布置圖→系統(tǒng)圖→平面圖（或立面圖、剖面圖）→大樣圖等。即總體性、綜合性的圖樣在前圖樣文件排列，局部性的圖樣居中，細(xì)部的、大樣性的圖樣在后。

四、實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化

1.建立健全水利檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制

領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，研究解決檔案工作中遇到的困難，將檔案工作納入到領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、單位年度工作計(jì)劃或目標(biāo)考核，并做到與單位其他工作同部署、同組織、同落實(shí)。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，技術(shù)質(zhì)量處處長負(fù)責(zé)主管、主抓檔案工作，各處室配備兼職檔案員，形成公司分管領(lǐng)導(dǎo)直接抓、職能部門具體抓、各處室協(xié)調(diào)配合抓的科學(xué)合理的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體系，保證檔案工作的良性循環(huán)。領(lǐng)導(dǎo)重視為檔案管理上臺(tái)階、上水平提供了有力的組織保證。

2.建立健全檔案管理工作制度

把水利工程科技檔案工作進(jìn)行分解，有關(guān)具體要求細(xì)化落實(shí)到各部門和有關(guān)人員，融合到各項(xiàng)具體工作中。要把規(guī)章制度的實(shí)施作為一項(xiàng)專門的內(nèi)容，列入工作考核實(shí)施細(xì)則中，提出具體考核要求，對(duì)各部門和有關(guān)人員貫徹落實(shí)規(guī)章制度的情況定期進(jìn)行考核，促進(jìn)檔案規(guī)章制度的實(shí)施。確保水利工程技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范，使水利工程技術(shù)檔案管理達(dá)到制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)性、服務(wù)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，更是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、繁瑣的工作。隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)的進(jìn)步，檔案工作的任務(wù)、環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生了變化。作為檔案人員，要多方面、全方位地努力提高自己，系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)和其他相關(guān)知識(shí)。同時(shí)，還要積極參加檔案工作的各種經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，開拓視野，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，取長補(bǔ)短，提高實(shí)踐水平。要加大檔案宣傳力度，對(duì)新入職員工開展檔案知識(shí)專題培訓(xùn)，增強(qiáng)員工的檔案意識(shí)，使檔案規(guī)范管理成為所有員工的意識(shí)、責(zé)任和使命。

4.做好檔案資源的開發(fā)利用

檔案利用是檔案業(yè)務(wù)的中心環(huán)節(jié)，我公司通過編制各種檢索工具、豐富檔案編研種類、提高檔案現(xiàn)代化管理水平等多種手段，化被動(dòng)為主動(dòng)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和部門業(yè)務(wù)工作做好服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展作出了積極貢獻(xiàn)。編寫了包括《全宗指南》《大事記匯編》《組織機(jī)構(gòu)沿革》《獲獎(jiǎng)科技項(xiàng)目匯編》《質(zhì)量管理體系文件匯編》《檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)程匯編》《檔案管理制度匯編》《主要工程項(xiàng)目簡介》等編研材料。

5.開展水利檔案數(shù)字化工作

近年來，檔案管理數(shù)字化進(jìn)程不斷加快，建立科技檔案與工程建設(shè)項(xiàng)目共享信息資源的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，被提上了重要日程。水利科技檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢(shì)，為了使利用者便捷高效地查詢科技檔案信息，確定科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化模式是關(guān)鍵，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的核心。我公司根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，采用流程化方式對(duì)電子資料實(shí)施統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理。尤其值得注意的是，安全問題是檔案數(shù)字化管理面臨的重要問題，只有將技術(shù)手段、管理手段和法律手段有機(jī)結(jié)合，構(gòu)成系統(tǒng)的安全保障體系，才能從根本上保證檔案信息系統(tǒng)的安全。

參考文獻(xiàn)

［1］張正強(qiáng).論文件管理元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)對(duì)保證電子文件真實(shí)性的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)和意義［J］.檔案與建設(shè)，2011（11）：4-7.

［2］劉宏偉.《做好基層檔案管理工作之我見［J］科技與企業(yè)，2013 （8）:36-36.